服裝公司檔案管理管控辦法第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

1.1.1制定依據(jù)

本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案工作條例》《中華人民共和國(guó)合同法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及國(guó)際檔案理事會(huì)《檔案組織與管理指南》（ICAGuidetoRecordsandInformationManagement）等相關(guān)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)際公約制定，結(jié)合服裝公司國(guó)際化經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略與數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求，旨在規(guī)范公司檔案管理行為，防范檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案利用效率，保障公司資產(chǎn)安全與合規(guī)運(yùn)營(yíng)。

1.1.2制定目的

針對(duì)服裝公司檔案管理中存在的分散管理、分類(lèi)不清、利用效率低、風(fēng)險(xiǎn)管控不足等問(wèn)題，本制度通過(guò)構(gòu)建“制度-流程-表單-責(zé)任”四維一體管理閉環(huán)，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期管理，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控，適配數(shù)字化與國(guó)際化需求，為公司價(jià)值創(chuàng)造提供支撐。

1.2適用范圍與對(duì)象

1.2.1適用范圍

本制度適用于服裝公司總部及所有境外分支機(jī)構(gòu)，涵蓋設(shè)計(jì)、采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)、人力資源等所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域產(chǎn)生的各類(lèi)檔案，包括但不限于紙質(zhì)檔案與電子檔案。

1.2.2適用對(duì)象

本制度適用于公司全體員工、外包服務(wù)單位及合作單位相關(guān)人員，其中正式員工需簽署《檔案管理責(zé)任書(shū)》，外包單位需簽訂《檔案管理協(xié)議》。

1.2.3例外適用場(chǎng)景

涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密的檔案按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定管理；境外分支機(jī)構(gòu)需遵循當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)，經(jīng)公司合規(guī)部備案后執(zhí)行差異化管理。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則

檔案管理須符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)際公約要求，確保檔案真實(shí)性、完整性、安全性。

1.3.2權(quán)責(zé)對(duì)等原則

檔案管理職責(zé)與崗位權(quán)限相匹配，明確各層級(jí)、各部門(mén)及崗位的檔案管理責(zé)任。

1.3.3風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則

聚焦檔案管理中的高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)施差異化管控措施。

1.3.4效率優(yōu)先原則

優(yōu)化檔案管理流程，提升檔案檢索與利用效率。

1.3.5持續(xù)改進(jìn)原則

定期評(píng)估檔案管理績(jī)效，動(dòng)態(tài)優(yōu)化管理制度。

1.3.6國(guó)際化適配原則

境外分支機(jī)構(gòu)檔案管理需與當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)及公司制度相協(xié)調(diào)。

1.4制度地位與銜接

1.4.1制度層級(jí)

本制度為基礎(chǔ)性制度，與公司《內(nèi)部控制手冊(cè)》《合規(guī)管理手冊(cè)》等專(zhuān)項(xiàng)制度構(gòu)成公司治理體系的重要組成部分。

1.4.2制度銜接

本制度與《財(cái)務(wù)檔案管理辦法》《合同管理辦法》《知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理辦法》等制度存在關(guān)聯(lián)，沖突時(shí)以本制度為準(zhǔn)。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司檔案管理實(shí)行董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理負(fù)責(zé)、合規(guī)部監(jiān)督、各部門(mén)執(zhí)行的管理體系。董事會(huì)負(fù)責(zé)重大檔案管理決策，總經(jīng)理辦公會(huì)審議年度檔案管理計(jì)劃，合規(guī)部統(tǒng)籌監(jiān)督，各部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的具體管理與利用。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.2.1股東會(huì)

負(fù)責(zé)審議公司檔案管理戰(zhàn)略與重大制度，審批年度檔案管理預(yù)算。

2.2.2董事會(huì)

負(fù)責(zé)審批檔案管理組織架構(gòu)、年度檔案管理計(jì)劃及重大檔案處置方案。

2.2.3總經(jīng)理辦公會(huì)

負(fù)責(zé)審議部門(mén)級(jí)檔案管理方案，審批檔案管理資源分配。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.3.1設(shè)計(jì)部

負(fù)責(zé)產(chǎn)品研發(fā)檔案管理，包括設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、測(cè)試報(bào)告等，承擔(dān)高風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任。

2.3.2采購(gòu)部

負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案管理，包括合同、資質(zhì)證明、驗(yàn)收記錄等，承擔(dān)中風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任。

2.3.3生產(chǎn)部

負(fù)責(zé)生產(chǎn)過(guò)程檔案管理，包括生產(chǎn)記錄、質(zhì)檢報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等，承擔(dān)中風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任。

2.3.4銷(xiāo)售部

負(fù)責(zé)客戶(hù)檔案管理，包括合同、訂單、回款記錄等，承擔(dān)中風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任。

2.3.5財(cái)務(wù)部

負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理，包括會(huì)計(jì)憑證、納稅申報(bào)、審計(jì)報(bào)告等，承擔(dān)高風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任。

2.3.6人力資源部

負(fù)責(zé)員工檔案管理，包括入職登記、績(jī)效考核、離職證明等，承擔(dān)中風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任。

2.3.7合規(guī)部

統(tǒng)籌監(jiān)督全公司檔案管理，承擔(dān)高風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部

負(fù)責(zé)檔案管理內(nèi)控環(huán)節(jié)監(jiān)督，包括檔案分類(lèi)、存儲(chǔ)、利用等全流程核查，承擔(dān)高風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任。

2.4.2審計(jì)部

負(fù)責(zé)年度檔案管理專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，承擔(dān)高風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

2.5.1跨部門(mén)協(xié)調(diào)

建立檔案管理聯(lián)席會(huì)議制度，由合規(guī)部牽頭，各部門(mén)檔案管理員參與，每月召開(kāi)一次會(huì)議，協(xié)調(diào)解決跨部門(mén)檔案管理問(wèn)題。

2.5.2信息共享

2.5.3涉外業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)

境外分支機(jī)構(gòu)檔案管理需與當(dāng)?shù)睾弦?guī)部門(mén)、稅務(wù)部門(mén)協(xié)調(diào)，由合規(guī)部統(tǒng)一備案。

第三章專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

3.1.1管理目標(biāo)

實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)化、存儲(chǔ)安全化、利用便捷化、風(fēng)險(xiǎn)可控化。

3.1.2核心指標(biāo)

檔案完整率≥99%、檔案檢索準(zhǔn)確率≥95%、檔案違規(guī)率≤0.1%。

3.2專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

3.2.1檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)

檔案分為永久、長(zhǎng)期（10年以上）、短期（10年以下）三類(lèi)，具體分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)附件《檔案分類(lèi)表》。

3.2.2檔案存儲(chǔ)規(guī)范

紙質(zhì)檔案采用密集架存儲(chǔ)，電子檔案存儲(chǔ)于專(zhuān)用服務(wù)器，雙機(jī)熱備，異地備份。

3.2.3高風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)及防控措施

3.2.3.1高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：產(chǎn)品研發(fā)檔案管理

防控措施：建立設(shè)計(jì)檔案雙人復(fù)核制度，重要檔案加密存儲(chǔ)。

3.2.3.2高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：財(cái)務(wù)檔案管理

防控措施：財(cái)務(wù)檔案全流程電子化，設(shè)置雙重權(quán)限控制。

3.2.3.3中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合同檔案管理

防控措施：合同簽訂后30日內(nèi)歸檔，電子合同需符合《電子簽名法》要求。

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法

采用全生命周期管理方法，結(jié)合PDCA循環(huán)持續(xù)優(yōu)化。

3.3.2管理工具

使用ERP系統(tǒng)管理采購(gòu)、生產(chǎn)檔案，使用CRM系統(tǒng)管理銷(xiāo)售檔案，使用OA系統(tǒng)管理行政檔案。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計(jì)

4.1.1檔案形成

各部門(mén)按檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)收集、整理檔案，填寫(xiě)《檔案登記表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后移交檔案室。

4.1.2檔案存儲(chǔ)

檔案室按檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案，電子檔案由IT部統(tǒng)一管理，合規(guī)部監(jiān)督。

4.1.3檔案利用

利用人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理員審核、部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱，紙質(zhì)檔案借閱期限不超過(guò)30日，電子檔案可在線(xiàn)查閱。

4.1.4檔案處置

檔案到期后，由檔案管理員填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、合規(guī)部審核，報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審批后銷(xiāo)毀，電子檔案需雙重確認(rèn)銷(xiāo)毀。

4.2子流程說(shuō)明

4.2.1電子檔案形成流程

各部門(mén)電子文件需符合《電子文件歸檔規(guī)范》（GB/T18894），經(jīng)系統(tǒng)自動(dòng)歸檔或人工歸檔，歸檔后需經(jīng)業(yè)務(wù)人員雙人確認(rèn)。

4.2.2檔案借閱流程

借閱人需提供工作證，檔案管理員核對(duì)身份后辦理借閱手續(xù)，借閱檔案需拍照留存，歸還時(shí)需核對(duì)完整后銷(xiāo)賬。

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

4.3.1關(guān)鍵控制點(diǎn)1：檔案登記

控制措施：檔案登記需雙人核對(duì)，確保信息準(zhǔn)確完整。

4.3.2關(guān)鍵控制點(diǎn)2：檔案存儲(chǔ)

控制措施：紙質(zhì)檔案需定期檢查，電子檔案需定期備份。

4.3.3關(guān)鍵控制點(diǎn)3：檔案銷(xiāo)毀

控制措施：銷(xiāo)毀檔案需制作銷(xiāo)毀記錄，指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程。

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

每年12月由合規(guī)部牽頭，各部門(mén)檔案管理員參與，對(duì)檔案管理流程進(jìn)行評(píng)估，提出優(yōu)化建議，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批后實(shí)施。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

5.1.1檔案登記權(quán)限

各部門(mén)檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案登記，合規(guī)部負(fù)責(zé)監(jiān)督。

5.1.2檔案存儲(chǔ)權(quán)限

檔案室管理員負(fù)責(zé)檔案存儲(chǔ)管理，IT部負(fù)責(zé)電子檔案管理。

5.1.3檔案利用權(quán)限

各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案利用審批，合規(guī)部負(fù)責(zé)特殊檔案利用審批。

5.1.4檔案處置權(quán)限

總經(jīng)理辦公會(huì)審批檔案銷(xiāo)毀。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

5.2.1審批層級(jí)

檔案借閱審批層級(jí)：部門(mén)負(fù)責(zé)人→合規(guī)部→總經(jīng)理（特殊檔案）。

5.2.2審批時(shí)限

常規(guī)檔案借閱審批時(shí)限≤3個(gè)工作日，特殊檔案審批時(shí)限≤5個(gè)工作日。

5.2.3越權(quán)審批禁止

禁止越權(quán)審批檔案利用，越權(quán)審批視為無(wú)效。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

授權(quán)需填寫(xiě)《授權(quán)委托書(shū)》，經(jīng)授權(quán)人簽字、合規(guī)部備案后方可執(zhí)行，授權(quán)期限最長(zhǎng)不超過(guò)1年，臨時(shí)代理需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

5.4異常審批流程

緊急情況需加急審批，加急審批需附《加急審批申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，加急審批結(jié)果需在5個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦常規(guī)審批手續(xù)。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

6.1.1操作規(guī)范

檔案管理需符合《檔案管理操作規(guī)范》（附件），紙質(zhì)檔案需字跡清晰，電子檔案需符合《電子文件歸檔規(guī)范》。

6.1.2表單填報(bào)

檔案管理需填寫(xiě)《檔案登記表》《檔案借閱申請(qǐng)表》《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》等表單，表單需經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)。

6.1.3痕跡留存

檔案管理全過(guò)程需留存痕跡，紙質(zhì)檔案需有操作記錄，電子檔案需有系統(tǒng)日志，雙備份留存于不同地點(diǎn)。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

6.2.1日常監(jiān)督

合規(guī)部每月對(duì)各部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果納入績(jī)效考核。

6.2.2專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督

合規(guī)部每季度組織專(zhuān)項(xiàng)檔案管理檢查，重點(diǎn)檢查高風(fēng)險(xiǎn)檔案。

6.2.3突擊檢查

合規(guī)部每月組織突擊檢查，檢查結(jié)果作為年度考核依據(jù)。

6.3檢查與審計(jì)

6.3.1檢查內(nèi)容

檢查檔案分類(lèi)、存儲(chǔ)、利用、處置等全流程合規(guī)性。

6.3.2檢查頻次

日常檢查每月不少于一次，專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)每年至少一次。

6.3.3檢查結(jié)果應(yīng)用

檢查結(jié)果形成《檔案管理檢查報(bào)告》，明確整改要求，整改不到位的按《員工手冊(cè)》處理。

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

各部門(mén)每月提交《檔案管理執(zhí)行報(bào)告》，合規(guī)部匯總后提交總經(jīng)理辦公會(huì)，報(bào)告內(nèi)容包括檔案管理情況、風(fēng)險(xiǎn)、改進(jìn)建議等。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績(jī)效考核指標(biāo)

7.1.1考核指標(biāo)

檔案完整率（40%）、檔案檢索準(zhǔn)確率（30%）、檔案違規(guī)率（30%）。

7.1.2評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

考核指標(biāo)按百分制評(píng)分，考核結(jié)果與績(jī)效考核掛鉤。

7.2評(píng)估周期與方法

7.2.1評(píng)估周期

月度評(píng)估、季度評(píng)估、年度評(píng)估。

7.2.2評(píng)估方法

數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、現(xiàn)場(chǎng)核查、問(wèn)卷調(diào)查。

7.3問(wèn)題整改機(jī)制

7.3.1整改流程

發(fā)現(xiàn)問(wèn)題→立案→整改→復(fù)核→銷(xiāo)號(hào)。

7.3.2整改分類(lèi)

一般問(wèn)題（≤7個(gè)工作日整改）、重大問(wèn)題（≤30個(gè)工作日整改）、緊急問(wèn)題（立即整改）。

7.3.3責(zé)任追究

整改不到位按《員工手冊(cè)》處理，情節(jié)嚴(yán)重的追究法律責(zé)任。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

7.4.1建議收集

7.4.2評(píng)估審批

合規(guī)部評(píng)估建議可行性，報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審批。

7.4.3跟蹤實(shí)施

合規(guī)部跟蹤改進(jìn)措施實(shí)施情況，確保落地。

第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制

8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.1.1獎(jiǎng)勵(lì)情形

檔案管理優(yōu)秀部門(mén)、個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)。

8.1.2獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)型

精神獎(jiǎng)勵(lì)（通報(bào)表?yè)P(yáng)）、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)（獎(jiǎng)金）、晉升獎(jiǎng)勵(lì)。

8.1.3獎(jiǎng)勵(lì)程序

申報(bào)→審核→審批→公示（不少于3個(gè)工作日）→發(fā)放。

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1一般違規(guī)

檔案登記信息不完整、檔案借閱未登記等。

8.2.2較重違規(guī)

檔案丟失、檔案銷(xiāo)毀不規(guī)范等。

8.2.3嚴(yán)重違規(guī)

檔案泄密、檔案篡改等。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.3.1處罰標(biāo)準(zhǔn)

一般違規(guī)（警告）、較重違規(guī)（罰款500-1000元）、嚴(yán)重違規(guī)（解除勞動(dòng)合同）。

8.3.2處罰程序

調(diào)查→取證→告知→審批→執(zhí)行。

8.4申訴與復(fù)議

8.4.1申訴條件

收到處罰通知后3個(gè)工作日內(nèi)可申訴。

8.4.2復(fù)議流程

申訴→受理→復(fù)核→答復(fù)。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

9.1.1應(yīng)急預(yù)案

制定《檔案管理應(yīng)急預(yù)案》，明確應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、響應(yīng)流程、處置措施。

9.1.2危機(jī)處理

發(fā)生檔案丟失、泄密等危機(jī)時(shí)，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，第一時(shí)間報(bào)告總經(jīng)理，合規(guī)部協(xié)調(diào)處置。

9.2例外情況處理

9.2.1例外場(chǎng)景

自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭(zhēng)等不可抗力因素。

9.2.2處理流程

啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，優(yōu)先保護(hù)重要檔案，事后及時(shí)補(bǔ)充。

9.3危機(jī)公關(guān)與善后

9.3.1責(zé)任主體

合規(guī)部負(fù)責(zé)危機(jī)公關(guān)，公關(guān)部負(fù)責(zé)對(duì)外發(fā)布。

9.3.2發(fā)布流程

制定溝通口徑，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。

9.3.3善后措施

評(píng)估損失，完善制度，追究責(zé)任。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本制度由公司合規(guī)部負(fù)責(zé)解釋。

10.2相關(guān)制度索引

《內(nèi)部控制手冊(cè)》（編號(hào)：2023-001）、《合規(guī)管理手冊(cè)》（編號(hào)：2023-002）。

10.3修訂與廢止程序

本制度由合規(guī)部發(fā)起修訂，經(jīng)總經(jīng)理辦