某家具公司家具展會參展方案第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》等國家法律法規(guī)，參考ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)、歐盟REACH法規(guī)及美國出口管制條例等國際公約，結(jié)合公司“創(chuàng)新驅(qū)動、全球布局”發(fā)展戰(zhàn)略，旨在規(guī)范家具展會參展業(yè)務(wù)全流程管理，解決當(dāng)前參展決策隨意、資源浪費、風(fēng)險分散等問題，實現(xiàn)價值創(chuàng)造最大化、風(fēng)險防控最優(yōu)化、運營效率最提升化。核心目標(biāo)在于通過制度約束與流程優(yōu)化，確保參展活動合規(guī)合法、安全高效、協(xié)同聯(lián)動。

1.2適用范圍與對象

本制度適用于公司所有部門及關(guān)聯(lián)人員，包括但不限于市場部、銷售部、采購部、生產(chǎn)部、財務(wù)部、人力資源部及第三方合作單位（如展會搭建商、物流服務(wù)商等）。正式員工需嚴(yán)格遵守制度各項規(guī)定，外包及合作單位需參照執(zhí)行并接受公司監(jiān)督。例外適用場景包括緊急參展需求（需經(jīng)總經(jīng)理特批）及跨國參展（需遵循當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)）。審批權(quán)限由財務(wù)部根據(jù)金額分級備案。

1.3核心原則

（1）合規(guī)性原則：所有參展活動須符合國家及目標(biāo)市場法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度。

（2）權(quán)責(zé)對等原則：明確各級決策、執(zhí)行、監(jiān)督主體權(quán)責(zé)，禁止越權(quán)行為。

（3）風(fēng)險導(dǎo)向原則：聚焦高價值參展活動（如國際性展會）的風(fēng)險防控，實施差異化管控。

（4）效率優(yōu)先原則：優(yōu)化審批流程，壓縮參展籌備周期至≤30個工作日。

（5）持續(xù)改進(jìn)原則：每年結(jié)合參展效果及審計反饋修訂制度。

（6）平等自愿原則：參展合同簽訂須遵循公平誠信原則，禁止強制捆綁銷售。

1.4制度地位與銜接

本制度為專項性制度，處于公司制度體系第三層級，與《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》《合同管理辦法》《財務(wù)報銷制度》等制度存在銜接關(guān)系。如存在沖突，以本制度為準(zhǔn)，重大事項需報董事會審議。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司參展業(yè)務(wù)實行董事會-總經(jīng)理辦公會-市場部三級管理架構(gòu)。董事會負(fù)責(zé)參展戰(zhàn)略決策（如年度參展預(yù)算審批），總經(jīng)理辦公會負(fù)責(zé)重大參展項目（如跨國展會）的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，市場部為執(zhí)行主體，生產(chǎn)、采購、財務(wù)等部門協(xié)同配合。監(jiān)督機構(gòu)包括內(nèi)控部（風(fēng)險監(jiān)控）及合規(guī)部（涉外業(yè)務(wù)審查）。

2.2決策機構(gòu)與職責(zé)

（1）股東會：審議年度參展預(yù)算（金額≥500萬元需股東會審批）。

（2）董事會：審批國際性展會參展方案（如CES、米蘭展），決策金額上限為1000萬元。

（3）總經(jīng)理辦公會：審批國內(nèi)重點展會參展方案（金額≤500萬元），制定跨部門協(xié)同計劃。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責(zé)

（1）市場部：

主責(zé)：制定參展方案（含預(yù)算、目標(biāo)客戶、展位設(shè)計），牽頭執(zhí)行全流程。

配合：需采購部確認(rèn)材料供應(yīng)、生產(chǎn)部落實產(chǎn)品交付、財務(wù)部提供資金支持。

（2）采購部：

主責(zé)：審核搭建商資質(zhì)（需具備ISO認(rèn)證），簽訂合同金額≥10萬元的需財務(wù)部會簽。

配合：需市場部提供展位需求清單，物流部協(xié)調(diào)運輸。

（3）財務(wù)部：

主責(zé)：參展費用預(yù)算管控（偏差率≤10%），差旅費報銷審核（超標(biāo)需總經(jīng)理審批）。

配合：需市場部提供預(yù)算依據(jù)，審計部抽查支出合規(guī)性。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責(zé)

（1）內(nèi)控部：

主責(zé)：審查參展方案的風(fēng)險評估（含匯率波動、知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)風(fēng)險），嵌入三個關(guān)鍵內(nèi)控環(huán)節(jié)：預(yù)算審批、合同簽訂、費用報銷。

配合：需合規(guī)部提供涉外業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（2）審計部：

主責(zé)：每年對參展效果及費用使用開展專項審計（樣本量≥30%）。

配合：需財務(wù)部提供數(shù)據(jù)支持，市場部反饋業(yè)務(wù)改進(jìn)建議。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

建立“每周參展協(xié)調(diào)會”機制，由市場部主持，參會部門需提前提交周報。涉外業(yè)務(wù)增設(shè)“屬地合規(guī)聯(lián)絡(luò)員”制度，由合規(guī)部指定專人對接目標(biāo)市場監(jiān)管機構(gòu)。

第三章專業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

（1）參展目標(biāo)：國際展簽約額占比≥20%，國內(nèi)展客戶轉(zhuǎn)化率≥15%。

（2）核心KPI：

-預(yù)算審批時效≤2個工作日

-展品交付準(zhǔn)時率≥95%

-合同簽訂后30日內(nèi)回款率≥90%

-展會現(xiàn)場投訴率≤2%

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

（1）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：展品需通過ISO9001認(rèn)證，國際展需符合目標(biāo)市場能效標(biāo)準(zhǔn)（如歐盟Ecodesign）。

（2）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：

-高風(fēng)險點（跨國參展）：需提前30天提交目標(biāo)市場知識產(chǎn)權(quán)檢索報告（低風(fēng)險）。

-中風(fēng)險點（合同簽訂）：模板合同金額≥200萬元的需法務(wù)部審核（中風(fēng)險）。

-低風(fēng)險點（差旅費）：超標(biāo)報銷需附業(yè)務(wù)說明（低風(fēng)險）。

3.3管理方法與工具

（1）管理方法：

-采用PDCA循環(huán)管理（計劃-執(zhí)行-檢查-改進(jìn)）。

-風(fēng)險矩陣評估參展項目（高/中/低風(fēng)險對應(yīng)管控措施）。

-全生命周期管理（從方案制定到費用核銷）。

（2）管理工具：

-ERP系統(tǒng)自動生成預(yù)算預(yù)警（偏差≥15%自動報警）。

-OA平臺實現(xiàn)合同電子簽章（涉密合同除外）。

-CRM系統(tǒng)跟蹤客戶轉(zhuǎn)化數(shù)據(jù)（需與參展活動關(guān)聯(lián)）。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計

（1）發(fā)起階段：市場部提交參展申請→內(nèi)控部進(jìn)行風(fēng)險預(yù)審（高風(fēng)險項目需3日內(nèi)反饋）→總經(jīng)理辦公會審批方案（≤5個工作日）。

（2）籌備階段：采購部確定搭建商→生產(chǎn)部安排展品→物流部制定運輸計劃→財務(wù)部啟動預(yù)算執(zhí)行。

（3）執(zhí)行階段：展位布置（需提前20天完成）→展品布展（需提前10天完成）→現(xiàn)場運營（需安排專人處理投訴）。

（4）歸檔階段：費用核銷（≤30日內(nèi)完成）→效果評估（結(jié)束后15天內(nèi)提交報告）→制度優(yōu)化（次年1月完成）。

4.2子流程說明

（1）緊急參展處理：市場部需在2個工作日內(nèi)提交書面申請，總經(jīng)理特批后啟動應(yīng)急采購流程（需合規(guī)部全程監(jiān)督）。

（2）跨國參展備案：需附目標(biāo)市場準(zhǔn)入證明（如歐盟CE認(rèn)證），海關(guān)部門核查需提前60天。

4.3流程關(guān)鍵控制點

（1）預(yù)算控制：預(yù)算超支10%需重新審批，由財務(wù)部實施雙重復(fù)核。

（2）合同管理：金額≥50萬元的合同需法務(wù)部審核，關(guān)鍵條款（如知識產(chǎn)權(quán)）需雙方法定代表人簽字。

（3）費用報銷：差旅費超標(biāo)20%需附業(yè)務(wù)說明，財務(wù)部抽查報銷單據(jù)與發(fā)票一致性（交叉復(fù)核）。

4.4流程優(yōu)化機制

每年6月召開參展流程研討會，由內(nèi)控部牽頭，市場部、財務(wù)部、審計部共同參與。優(yōu)化方案需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議，實施后效果評估納入部門考核。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計

（1）預(yù)算審批權(quán)限：

金額≤50萬元→部門負(fù)責(zé)人審批

50萬元<金額≤200萬元→分管副總審批

金額>200萬元→董事會審批

（2）合同簽訂權(quán)限：

金額≤10萬元→部門負(fù)責(zé)人審批

10萬元<金額≤50萬元→總經(jīng)理審批

金額>50萬元→董事會審批

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

（1）審批層級：金額審批需三級校驗（業(yè)務(wù)部門-財務(wù)部-分管領(lǐng)導(dǎo)）。

（2）審批時限：常規(guī)業(yè)務(wù)≤3個工作日，緊急業(yè)務(wù)≤1個工作日。

（3）越權(quán)處理：審批人需在1個工作日內(nèi)糾正，并提交書面說明，審計部跟蹤整改。

5.3授權(quán)與代理機制

授權(quán)需在OA系統(tǒng)備案，有效期不超過1年，臨時代理需附授權(quán)書及身份證復(fù)印件。

5.4異常審批流程

（1）緊急審批：需加急通道，審批人需在1個工作日內(nèi)完成評估。

（2）補批流程：需提交補批申請，附風(fēng)險評估報告及整改措施，總經(jīng)理審批。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

（1）操作規(guī)范：展品包裝需符合國際運輸標(biāo)準(zhǔn)（如ISPM15）。

（2）表單填報：參展申請表需包含風(fēng)險識別矩陣（見附件1）。

（3）痕跡留存：電子合同歸檔至ERP系統(tǒng)，紙質(zhì)文件存檔于檔案室（雙備份）。

6.2監(jiān)督機制設(shè)計

（1）日常監(jiān)督：內(nèi)控部每周抽查預(yù)算執(zhí)行情況（覆蓋率≥20%）。

（2）專項監(jiān)督：每年6月對上年度參展效果開展審計（含成本效益分析）。

（3）突擊檢查：審計部在展會結(jié)束后1個月內(nèi)開展現(xiàn)場核查（重點檢查展品質(zhì)量）。

6.3檢查與審計

（1）檢查頻次：日常檢查每月1次，專項審計每年1次。

（2）檢查方法：數(shù)據(jù)比對（ERP與財務(wù)數(shù)據(jù)）、現(xiàn)場核查（展品庫存）。

（3）審計報告：需包含“發(fā)現(xiàn)-分析-建議”三部分，重大問題需提交董事會。

6.4執(zhí)行情況報告

（1）報告周期：月度報告（含預(yù)算執(zhí)行率、客戶轉(zhuǎn)化率）。

（2）報告內(nèi)容：需附風(fēng)險事件清單及改進(jìn)建議。

（3）報告用途：作為部門績效考核及次年預(yù)算編制依據(jù)。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績效考核指標(biāo)

（1）KPI權(quán)重：參展預(yù)算執(zhí)行率（20%）、客戶簽約額（30%）、費用控制（25%）、合規(guī)性（25%）。

（2）評分標(biāo)準(zhǔn)：每項指標(biāo)設(shè)置5級評分（1-5分），總分≥4分視為優(yōu)秀。

7.2評估周期與方法

（1）評估周期：月度考核+年度總評。

（2）評估方法：數(shù)據(jù)統(tǒng)計（ERP系統(tǒng)自動生成）+現(xiàn)場訪談（抽樣比例≥10%）。

7.3問題整改機制

（1）整改分類：

-一般問題：7個工作日內(nèi)整改。

-重大問題：30個工作日內(nèi)整改。

（2）問責(zé)機制：整改不力者取消次年參展預(yù)算申請資格。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

（1）建議收集：通過OA系統(tǒng)開放整改建議入口。

（2）評估流程：合規(guī)部牽頭，市場部配合，每月匯總分析。

（3）審批權(quán)限：改進(jìn)方案金額≥10萬元的需董事會審批。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）獎勵情形：

-創(chuàng)新參展模式（如首次參加某新興市場展會）。

-超額完成參展目標(biāo)（簽約額超額20%以上）。

（2）獎勵標(biāo)準(zhǔn)：精神獎勵為主，金額獎勵為輔。

（3）程序規(guī)范：市場部提交申請→人力資源部審核→總經(jīng)理審批→公示3個工作日。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)：預(yù)算超支≤5%，展品輕微質(zhì)量問題。

（2）較重違規(guī)：合同條款缺失，導(dǎo)致客戶投訴。

（3）嚴(yán)重違規(guī)：因管理不善導(dǎo)致知識產(chǎn)權(quán)糾紛。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）處罰類型：警告、降級、降薪。

（2）程序規(guī)范：調(diào)查取證→告知→聽證→審批→執(zhí)行。

8.4申訴與復(fù)議

（1）申訴條件：收到處罰通知后3個工作日內(nèi)。

（2）復(fù)議流程：人力資源部受理→審計部復(fù)核→總經(jīng)理決定。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機處理

（1）應(yīng)急組織：成立參展危機小組，市場部牽頭，合規(guī)部、公關(guān)部、法務(wù)部參與。

（2）處置流程：發(fā)現(xiàn)危機→評估影響→啟動預(yù)案→發(fā)布口徑→跟蹤效果。

9.2例外情況處理

（1）例外場景：展會突發(fā)斷電、展品損壞。

（2）審批權(quán)限：總經(jīng)理現(xiàn)場授權(quán)。

9.3危機公關(guān)與善后

（1）屬地適配：針對歐盟參展需聘請當(dāng)?shù)芈蓭熖峁┓芍С帧?/p>

（2）善后措施：3日內(nèi)向所有展商發(fā)送情況通報，7日內(nèi)完成費用結(jié)算。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本制度由公司董事會負(fù)責(zé)解釋，解釋意見以書面形式存檔。

10.2相關(guān)制度索引

（1）《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》第5.3條

（2）《合同管理辦法》第3.1條

（3）《財務(wù)報銷制度》第4.2條

10.3修訂與廢止程序

（1）修訂條件：制度適用性下降（如參展成本上升超過20%）。

（2）