公司印章證照管理制度一、引言印章與證照是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)、明確權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要憑證和工具，其管理的規(guī)范與否直接關(guān)系到公司的合法權(quán)益、經(jīng)營(yíng)秩序及聲譽(yù)。為確保公司印章、證照使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司整體利益，特制定本制度。本制度旨在通過明確管理職責(zé)、規(guī)范操作流程、強(qiáng)化監(jiān)督檢查，構(gòu)建一套科學(xué)、高效的印章證照管理體系。二、總則（一）管理原則公司印章證照管理遵循“統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、權(quán)責(zé)明確、安全規(guī)范”的原則。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱“各單位”）的所有印章刻制、啟用、保管、使用、變更、廢止、繳銷和各類證照的申領(lǐng)、保管、使用、年檢、變更、注銷等管理活動(dòng)。（三）管理部門公司綜合管理部門（或指定專門部門，以下統(tǒng)稱“印章證照管理部門”）是公司印章證照的統(tǒng)一管理部門，負(fù)責(zé)本制度的組織實(shí)施、監(jiān)督檢查以及公司級(jí)核心印章證照的直接保管與使用審批。各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)專用印章及業(yè)務(wù)類證照的日常管理與合規(guī)使用。三、印章管理（一）印章的種類與定義1.公司公章：指以公司法定名稱刻制的，代表公司行使法定職權(quán)的印章。2.法定代表人印章：指以公司法定代表人姓名刻制的，用于特定場(chǎng)合代表法定代表人職權(quán)的印章。3.財(cái)務(wù)專用章：指用于公司財(cái)務(wù)收支、銀行結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)的專用印章。4.合同專用章：指用于公司對(duì)外簽訂各類合同、協(xié)議等法律文件的專用印章。5.部門專用章：指公司各部門在其職責(zé)范圍內(nèi)開展業(yè)務(wù)時(shí)使用的，僅代表該部門權(quán)限的印章。6.其他專用印章：指因特定業(yè)務(wù)需要而刻制的，如發(fā)票專用章、報(bào)關(guān)專用章等具有專門用途的印章。（二）印章的刻制與啟用1.公司所有印章的刻制均須由需求部門提出申請(qǐng)，經(jīng)印章證照管理部門審核，并按審批權(quán)限報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由印章證照管理部門統(tǒng)一到指定的、具備合法資質(zhì)的單位刻制。任何部門或個(gè)人不得擅自刻制公司印章。2.新印章刻制完成后，印章證照管理部門應(yīng)組織驗(yàn)收，登記備案，詳細(xì)記錄印章名稱、印模、材質(zhì)、規(guī)格、刻制日期、啟用日期、保管部門及保管人等信息，并留存印模。3.印章正式啟用前，應(yīng)由公司發(fā)布啟用通知，明確印章的使用范圍、保管人和相關(guān)責(zé)任。未正式啟用的印章不得使用。（三）印章的保管1.各類印章應(yīng)指定專人保管，實(shí)行“專人專管、專柜存放”制度。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和良好的職業(yè)素養(yǎng)。2.公司公章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等核心印章應(yīng)由印章證照管理部門或其指定的專人保管。部門專用章由各部門指定專人保管。3.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得擅自將印章交予他人代管或帶出指定保管地點(diǎn)。如確需帶出，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并履行嚴(yán)格的借用手續(xù)，由兩人以上共同攜帶，并確保印章安全及使用可控。4.保管印章的柜具應(yīng)安全可靠，下班后須加鎖。保管人員臨時(shí)離崗或下班前，應(yīng)確保印章入柜上鎖。5.印章保管人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須辦理印章交接手續(xù)，填寫交接記錄，由交接雙方、監(jiān)交人簽字確認(rèn)，并及時(shí)更新保管人信息備案。（四）印章的使用1.用印審批：使用印章必須履行審批手續(xù)。申請(qǐng)人應(yīng)填寫《用印申請(qǐng)單》，注明用印事由、文件名稱、份數(shù)、用印類型、申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人及日期等信息，并根據(jù)用印性質(zhì)和重要程度，報(bào)請(qǐng)相應(yīng)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)審批。*公司公章、法定代表人印章的使用，須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)或其授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)審批。*財(cái)務(wù)專用章、合同專用章的使用，應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)管理制度、合同管理制度的規(guī)定，報(bào)請(qǐng)相應(yīng)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)審批。*部門專用章的使用，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.用印審核：印章保管人應(yīng)對(duì)用印申請(qǐng)的審批手續(xù)是否完備、用印文件內(nèi)容是否合規(guī)、是否與審批事項(xiàng)一致等進(jìn)行審核。對(duì)不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)，有權(quán)拒絕用印。3.用印登記：經(jīng)審核批準(zhǔn)用印的，印章保管人應(yīng)在《用印登記簿》上詳細(xì)記錄用印日期、文件名稱、份數(shù)、審批人、申請(qǐng)人、用印人、印章類型等信息，并由用印人簽字確認(rèn)。4.用印規(guī)范：*用印時(shí)應(yīng)確保印跡清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜。*嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信或內(nèi)容不完整、未經(jīng)審批的文件上加蓋印章。*嚴(yán)禁為公司以外的任何單位或個(gè)人提供印章使用。*正式文件用印應(yīng)騎年蓋月，落款處加蓋的印章應(yīng)與發(fā)文單位名稱一致。5.電子印章使用：如使用電子印章，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家及公司關(guān)于電子簽名、電子印章的相關(guān)規(guī)定，確保其生成、管理、使用過程的安全與合規(guī)。（五）印章的變更、廢止與繳銷1.因公司名稱變更、印章?lián)p壞、遺失或其他原因需要更換印章時(shí)，應(yīng)按照新印章刻制的審批流程辦理，并在新印章啟用的同時(shí)，將舊印章繳回印章證照管理部門。2.對(duì)于不再使用的印章，由保管部門提出廢止申請(qǐng)，經(jīng)審批后，將印章繳回印章證照管理部門。3.繳回的廢舊印章，由印章證照管理部門統(tǒng)一登記造冊(cè)，報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，采取銷毀、封存等方式進(jìn)行處理，并記錄處理結(jié)果。嚴(yán)禁個(gè)人私自留存、丟棄或銷毀廢舊印章。4.印章遺失或被盜時(shí)，保管部門及保管人應(yīng)立即向印章證照管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并迅速采取公告作廢等補(bǔ)救措施，同時(shí)配合相關(guān)部門查明原因，追究責(zé)任。四、證照管理（一）證照的范圍與分類本制度所稱證照，是指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中依法取得的，具有法律效力或行政許可性質(zhì)的各類證明文件、證書、批文等，主要包括但不限于：1.公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照（正、副本）；2.各類經(jīng)營(yíng)許可證、資質(zhì)證書、等級(jí)證書；3.組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證（若適用）；4.銀行開戶許可證及其他金融類證照；5.知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書（商標(biāo)注冊(cè)證、專利證書、著作權(quán)證書等）；6.公司設(shè)立及變更登記相關(guān)的批準(zhǔn)文件、公司章程等；7.其他具有重要價(jià)值的證明文件。（二）證照的申領(lǐng)與取得1.各類證照的初次申領(lǐng)、增項(xiàng)、升級(jí)等，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，負(fù)責(zé)收集整理所需材料，按法定程序辦理。印章證照管理部門應(yīng)予以必要的協(xié)調(diào)與支持。2.證照取得后，經(jīng)辦部門應(yīng)及時(shí)將證照原件提交印章證照管理部門登記備案，并留存復(fù)印件。（三）證照的保管1.公司證照原件原則上由印章證照管理部門統(tǒng)一集中保管。確因業(yè)務(wù)需要由相關(guān)業(yè)務(wù)部門保管特定證照原件的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并明確保管責(zé)任人及保管要求。2.證照保管應(yīng)做到“專人負(fù)責(zé)、專柜存放、防潮、防火、防蟲、防盜”，確保證照完好無損。3.保管人員應(yīng)定期對(duì)所保管的證照進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保賬實(shí)相符。4.證照保管人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，詳細(xì)列明證照名稱、數(shù)量、狀態(tài)等，由交接雙方、監(jiān)交人簽字確認(rèn)。（四）證照的使用1.借閱與復(fù)?。阂蚬ぷ餍枰栝喿C照原件或復(fù)印證照的，應(yīng)填寫《證照借閱/復(fù)印申請(qǐng)單》，注明事由、借閱/復(fù)印份數(shù)、使用期限，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理。*復(fù)印件應(yīng)加蓋“復(fù)印件與原件核對(duì)無異”章或注明用途及復(fù)印日期，并由保管人簽字確認(rèn)。2.出示與驗(yàn)證：對(duì)外出示證照原件供查驗(yàn)時(shí)，應(yīng)由保管人或授權(quán)人員陪同，確保證照不脫離控制，并及時(shí)收回。3.使用登記：證照的借閱、復(fù)印、出示等使用情況，均應(yīng)在《證照使用登記簿》中詳細(xì)記錄，包括使用日期、事由、證照名稱、份數(shù)、審批人、使用人、歸還日期等。（五）證照的維護(hù)、年檢與更新1.相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)其所主管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)證照的日常維護(hù)、信息跟蹤，確保證照信息的準(zhǔn)確性和有效性。2.印章證照管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門，建立證照管理臺(tái)賬，明確各類證照的有效期，提前做好證照的年檢、年審、延續(xù)、變更、換發(fā)等工作，避免因證照過期或失效影響公司正常經(jīng)營(yíng)。3.如公司名稱、住所、法定代表人、注冊(cè)資本、經(jīng)營(yíng)范圍等登記事項(xiàng)發(fā)生變更，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)辦理證照的變更手續(xù)，并將變更后的證照原件及復(fù)印件提交印章證照管理部門備案。4.證照有效期屆滿需要換發(fā)新證的，應(yīng)在有效期屆滿前規(guī)定期限內(nèi)完成換發(fā)手續(xù)。（六）證照的注銷與繳銷公司因終止經(jīng)營(yíng)、被吊銷、撤銷或其他原因需要注銷相關(guān)證照的，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理注銷手續(xù)，并將注銷證明文件交印章證照管理部門備案。五、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究1.印章證照管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門及所屬單位的印章證照管理和使用情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。各部門應(yīng)積極配合檢查工作。2.對(duì)于嚴(yán)格執(zhí)行本制度，在印章證照管理工作中表現(xiàn)突出或有效避免公司損失的單位和個(gè)人，公司將予以表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。3.對(duì)違反本制度規(guī)定，造成印章證照遺失、被盜、濫用、偽造、變?cè)?，或因管理不善?dǎo)致公司權(quán)益受損的，公司將根據(jù)情節(jié)輕重及所造成后果的嚴(yán)