外貿(mào)業(yè)務(wù)合同管理規(guī)范說(shuō)明一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范公司外貿(mào)業(yè)務(wù)合同的全過程管理，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司與客戶的合法權(quán)益，提高合同履約效率及整體運(yùn)營(yíng)效益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在為公司外貿(mào)業(yè)務(wù)合同管理提供系統(tǒng)性指導(dǎo)，確保合同從初步接洽到最終歸檔的每一環(huán)節(jié)均得到有效控制。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司所有涉及進(jìn)出口業(yè)務(wù)的貨物買賣、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、服務(wù)提供等對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同的訂立、履行、變更、解除、歸檔及糾紛處理等活動(dòng)。公司各相關(guān)部門及所有參與外貿(mào)業(yè)務(wù)合同管理的人員，均須嚴(yán)格遵守本規(guī)范。（三）基本原則外貿(mào)業(yè)務(wù)合同管理應(yīng)遵循以下基本原則：1.合法性原則：合同的訂立、履行、變更和解除必須符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及國(guó)際慣例。2.審慎性原則：對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的資質(zhì)、信用狀況進(jìn)行充分調(diào)查，對(duì)合同條款進(jìn)行細(xì)致審核，防范潛在風(fēng)險(xiǎn)。3.效益性原則：在確保風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下，追求合同利益最大化，兼顧成本與效益。4.規(guī)范性原則：合同的起草、評(píng)審、簽署、履行、歸檔等環(huán)節(jié)均應(yīng)按照規(guī)定流程操作，保證管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。5.保密原則：合同及相關(guān)信息屬于公司商業(yè)秘密，參與管理的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。二、合同訂立前管理（一）客戶與項(xiàng)目評(píng)估在開展實(shí)質(zhì)性業(yè)務(wù)洽談前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)對(duì)潛在客戶的背景、經(jīng)營(yíng)狀況、商業(yè)信譽(yù)、合作歷史（如有）及所在國(guó)（地區(qū)）的政治經(jīng)濟(jì)環(huán)境、法律法規(guī)、貿(mào)易政策等進(jìn)行充分調(diào)研與評(píng)估。對(duì)于重大或長(zhǎng)期合作項(xiàng)目，還應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行可行性分析，評(píng)估項(xiàng)目的盈利能力、風(fēng)險(xiǎn)水平及與公司戰(zhàn)略的契合度。（二）產(chǎn)品與市場(chǎng)調(diào)研業(yè)務(wù)部門需結(jié)合客戶需求，對(duì)擬出口產(chǎn)品的市場(chǎng)前景、價(jià)格水平、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況、相關(guān)國(guó)家（地區(qū)）的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、安全認(rèn)證、環(huán)保要求、關(guān)稅壁壘及貿(mào)易救濟(jì)措施等進(jìn)行調(diào)研，確保產(chǎn)品符合目標(biāo)市場(chǎng)的準(zhǔn)入條件，并為合同定價(jià)、條款談判提供依據(jù)。（三）合同主要條款的初步確認(rèn)在正式起草合同前，應(yīng)與客戶就合同的核心條款進(jìn)行充分溝通與確認(rèn)，主要包括：1.商品信息：品名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝要求等。2.價(jià)格條款：?jiǎn)蝺r(jià)、總價(jià)、價(jià)格術(shù)語(yǔ)（如FOB,CIF,CFR等）的準(zhǔn)確理解與應(yīng)用。3.支付方式：如信用證（L/C）、電匯（T/T）、托收（D/P,D/A）等，明確支付的時(shí)間、條件和金額。4.交貨期與運(yùn)輸方式：明確交貨時(shí)間、起運(yùn)港/目的港、運(yùn)輸方式及運(yùn)輸責(zé)任的劃分。5.保險(xiǎn)條款：明確投保的險(xiǎn)別、投保金額、投保人及保險(xiǎn)責(zé)任范圍。6.檢驗(yàn)檢疫：約定貨物檢驗(yàn)的時(shí)間、地點(diǎn)、機(jī)構(gòu)及標(biāo)準(zhǔn)。7.違約責(zé)任：初步明確雙方在違約情況下的責(zé)任承擔(dān)方式。8.爭(zhēng)議解決方式：初步商議是通過協(xié)商、仲裁還是訴訟解決爭(zhēng)議，以及仲裁機(jī)構(gòu)或管轄法院的選擇。三、合同訂立過程管理（一）合同起草與審核1.合同文本：優(yōu)先采用公司標(biāo)準(zhǔn)合同范本。如客戶堅(jiān)持使用其提供的合同文本或雙方共同起草，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同條款公平合理，關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)得到有效控制。合同文本應(yīng)使用中文或中英文雙語(yǔ)，如為單一外語(yǔ)，應(yīng)有公司內(nèi)部認(rèn)可的中文譯本。2.條款完整性與準(zhǔn)確性：合同條款應(yīng)清晰、具體、無(wú)歧義，涵蓋交易的全部重要事項(xiàng)。特別是對(duì)品質(zhì)、數(shù)量、價(jià)格、交付、支付、違約責(zé)任等核心條款的描述必須準(zhǔn)確無(wú)誤。3.內(nèi)部評(píng)審：合同正式簽署前，必須履行內(nèi)部評(píng)審程序。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)發(fā)起評(píng)審，法務(wù)部門（或指定法務(wù)人員）負(fù)責(zé)法律合規(guī)性審核，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)支付條款、稅務(wù)影響等進(jìn)行審核，其他相關(guān)部門（如生產(chǎn)、物流、質(zhì)量等）根據(jù)合同內(nèi)容參與評(píng)審并提出意見。評(píng)審意見應(yīng)記錄存檔。（二）合同談判與修訂根據(jù)內(nèi)部評(píng)審意見及客戶反饋，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行進(jìn)一步談判。對(duì)談判過程中涉及的合同條款變更，應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)評(píng)審部門，并重新履行必要的評(píng)審程序。重大條款的變更需上報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）合同簽署1.授權(quán)簽署：合同簽署人必須持有公司有效的授權(quán)委托書，在授權(quán)范圍內(nèi)簽署合同。2.簽署規(guī)范：合同應(yīng)經(jīng)雙方有權(quán)簽字人簽字并加蓋公司公章或合同專用章。如為外商，其簽字人的身份及授權(quán)應(yīng)得到合理核實(shí)。對(duì)于采用電子簽名的，應(yīng)確保其符合相關(guān)法律法規(guī)的要求及雙方約定。3.文本份數(shù)：合同簽署份數(shù)應(yīng)滿足雙方履行、備案、歸檔等需求，通常為正本兩份或多份，雙方各執(zhí)一份或多份。四、合同履行過程管理（一）合同分發(fā)與交底合同簽署生效后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)至財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、物流、報(bào)關(guān)等相關(guān)履行部門。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人需向相關(guān)執(zhí)行人員進(jìn)行合同條款交底，明確各部門在合同履行中的職責(zé)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及注意事項(xiàng)。（二）履約跟蹤與監(jiān)控1.生產(chǎn)與備貨：如涉及自產(chǎn)產(chǎn)品，生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)合同要求組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量和交貨期；如為采購(gòu)產(chǎn)品，采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)。質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)把關(guān)。2.信用證管理：如采用信用證支付方式，業(yè)務(wù)部門應(yīng)仔細(xì)審核信用證條款與合同是否一致，發(fā)現(xiàn)不符點(diǎn)應(yīng)及時(shí)要求客戶修改。3.備貨與出運(yùn)：業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)物流部門，按照合同約定的運(yùn)輸方式、時(shí)間安排貨物的倉(cāng)儲(chǔ)、報(bào)關(guān)、報(bào)檢和出運(yùn)，確保單據(jù)齊全、準(zhǔn)確，并及時(shí)向客戶發(fā)出裝運(yùn)通知。4.貨款回收：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)根據(jù)合同約定的支付方式及時(shí)催收貨款，業(yè)務(wù)部門予以配合。對(duì)逾期未付的款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)預(yù)警并采取相應(yīng)措施。5.單據(jù)管理：所有與合同履行相關(guān)的單據(jù)，如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、保險(xiǎn)單、檢驗(yàn)證書、信用證、匯票等，均應(yīng)妥善保管，確保其真實(shí)性、完整性和合規(guī)性。（三）合同變更與解除在合同履行過程中，如因市場(chǎng)變化、不可抗力或雙方協(xié)商一致等原因需要變更或解除合同的，應(yīng)簽訂書面的變更協(xié)議或解除協(xié)議，并履行與原合同相同的評(píng)審和簽署程序。任何口頭變更或解除協(xié)議均不應(yīng)被視為有效。（四）違約處理與爭(zhēng)議解決1.違約識(shí)別：密切關(guān)注合同履行情況，一旦發(fā)現(xiàn)己方或?qū)Ψ娇赡芑蛞呀?jīng)發(fā)生違約行為，應(yīng)立即報(bào)告并采取措施防止損失擴(kuò)大。2.協(xié)商解決：發(fā)生違約或爭(zhēng)議時(shí)，首選通過友好協(xié)商解決。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)與對(duì)方進(jìn)行溝通，必要時(shí)尋求法務(wù)部門支持。3.爭(zhēng)議升級(jí)：如協(xié)商不成，應(yīng)根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式（仲裁或訴訟），在規(guī)定時(shí)效內(nèi)啟動(dòng)相應(yīng)法律程序。法務(wù)部門負(fù)責(zé)處理相關(guān)法律事務(wù)，業(yè)務(wù)部門提供必要的證據(jù)支持。五、合同歸檔與后續(xù)管理（一）合同歸檔合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)將合同正本及所有附件、補(bǔ)充協(xié)議、評(píng)審記錄、談判紀(jì)要、履約過程中的重要單據(jù)（如信用證、提單、發(fā)票、付款憑證、檢驗(yàn)報(bào)告等）、爭(zhēng)議處理文件等整理成冊(cè)，按照公司檔案管理規(guī)定移交檔案管理部門統(tǒng)一歸檔保存。歸檔材料應(yīng)齊全、整潔、有序。（二）合同臺(tái)賬管理業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立健全外貿(mào)合同管理臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止、歸檔、收款等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。（三）合同總結(jié)與評(píng)估對(duì)于重大合同或有代表性的合同，在履行完畢后，業(yè)務(wù)部門可組織相關(guān)人員進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，分析合同管理中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，為今后的合同管理工作提供改進(jìn)依據(jù)。六、責(zé)任與監(jiān)督（一）部門職責(zé)各相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格履行本規(guī)范中規(guī)定的職責(zé)，加強(qiáng)協(xié)作，確保合同管理流程順暢。業(yè)務(wù)部門是合同管理的第一責(zé)任部門，對(duì)合同的整個(gè)生命周期負(fù)責(zé)。（二）監(jiān)督檢查公司將定期或不定期對(duì)各部門合同管理規(guī)范的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督