2026年海洋能發(fā)電公司采購(gòu)?fù)素浥c索賠管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司采購(gòu)?fù)素浥c索賠全流程管理，明確退貨與索賠的適用場(chǎng)景、操作流程及責(zé)任劃分，保障公司因采購(gòu)物資質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、交付違約等問(wèn)題造成的損失得到及時(shí)彌補(bǔ)，維護(hù)公司合法權(quán)益，降低采購(gòu)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合公司海洋能發(fā)電業(yè)務(wù)采購(gòu)管理實(shí)際情況，特制定本制度。第二條制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)產(chǎn)品質(zhì)量法》《中華人民共和國(guó)消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》等相關(guān)法律法規(guī)，以及公司采購(gòu)管理、質(zhì)量管理、合同管理等內(nèi)部規(guī)章制度制定。第三條適用范圍本制度適用于公司所有采購(gòu)物資的退貨與索賠管理工作，涵蓋海洋能發(fā)電核心設(shè)備、輔助設(shè)備、辦公設(shè)備、備品備件、原輔材料等各類(lèi)采購(gòu)物資，涉及采購(gòu)部、質(zhì)量部、行政部、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門(mén)的退貨與索賠職責(zé)，覆蓋采購(gòu)物資到貨驗(yàn)收、使用過(guò)程中出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題、交付違約等場(chǎng)景下的退貨申請(qǐng)、協(xié)商處理、索賠追償?shù)热h(huán)節(jié)。第四條核心原則（一）依法合規(guī)原則：退貨與索賠工作嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及采購(gòu)合同約定，所有退貨、索賠行為均有合法依據(jù)和合同支撐，避免違規(guī)追償或不當(dāng)退貨。（二）證據(jù)充分原則：開(kāi)展退貨與索賠前需收集完整、有效的證據(jù)材料，包括質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、交付記錄、溝通憑證等，確保退貨理由、索賠金額具備可驗(yàn)證性。（三）及時(shí)高效原則：發(fā)現(xiàn)符合退貨或索賠條件的問(wèn)題后，需在合同約定或法定時(shí)限內(nèi)啟動(dòng)相關(guān)流程，避免因超期導(dǎo)致維權(quán)失效，最大程度降低公司損失。（四）權(quán)責(zé)明確原則：明確各部門(mén)在退貨與索賠中的職責(zé)分工，做到問(wèn)題核實(shí)有人負(fù)責(zé)、流程推進(jìn)有人跟進(jìn)、索賠款項(xiàng)有人追蹤，確保全流程閉環(huán)管理。（五）分級(jí)處理原則：根據(jù)退貨金額、索賠額度、問(wèn)題嚴(yán)重程度劃分不同處理層級(jí)，小額常規(guī)退貨由采購(gòu)部直接協(xié)調(diào)處理，大額重大索賠需報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行。（六）友好協(xié)商與依法追責(zé)結(jié)合原則：優(yōu)先與供應(yīng)商通過(guò)友好協(xié)商解決退貨、索賠問(wèn)題，協(xié)商無(wú)果的，通過(guò)發(fā)律師函、仲裁、訴訟等法律途徑維護(hù)公司權(quán)益。第二章組織職責(zé)第五條歸口管理部門(mén)公司采購(gòu)部為采購(gòu)?fù)素浥c索賠管理工作的歸口管理部門(mén)，牽頭組織退貨申請(qǐng)審核、與供應(yīng)商協(xié)商溝通、索賠方案制定及執(zhí)行等核心工作；質(zhì)量部負(fù)責(zé)提供質(zhì)量問(wèn)題檢測(cè)報(bào)告和專(zhuān)業(yè)判定意見(jiàn)；法務(wù)部負(fù)責(zé)索賠法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、法律文書(shū)擬定及訴訟支持；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)索賠款項(xiàng)核算、回款跟蹤及賬務(wù)處理；使用部門(mén)負(fù)責(zé)反饋物資使用過(guò)程中的問(wèn)題并提供相關(guān)佐證材料。第六條采購(gòu)部職責(zé)（一）建立采購(gòu)?fù)素浥c索賠臺(tái)賬，記錄退貨/索賠事由、涉及物資、金額、處理進(jìn)度、結(jié)果等信息，確保全流程可追溯；（二）接到退貨或索賠申請(qǐng)后，1個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)問(wèn)題核實(shí)，對(duì)接質(zhì)量部、使用部門(mén)確認(rèn)問(wèn)題真實(shí)性及嚴(yán)重程度；（三）與供應(yīng)商就退貨、索賠事宜進(jìn)行溝通協(xié)商，擬定退貨協(xié)議、索賠方案，報(bào)相關(guān)部門(mén)及管理層審批后執(zhí)行；（四）負(fù)責(zé)退貨物資的清點(diǎn)、包裝、運(yùn)輸協(xié)調(diào)工作，確保退貨物資完好交接，留存交接憑證；（五）跟蹤索賠款項(xiàng)到賬情況，對(duì)逾期未支付的索賠款，及時(shí)督促供應(yīng)商履約，必要時(shí)移交法務(wù)部處理；（六）將退貨與索賠結(jié)果納入供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估體系，作為供應(yīng)商合作調(diào)整、資格保留的重要依據(jù)。第七條質(zhì)量部職責(zé)（一）對(duì)申請(qǐng)退貨/索賠的采購(gòu)物資進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，出具客觀、專(zhuān)業(yè)的質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告，明確質(zhì)量問(wèn)題類(lèi)型、嚴(yán)重程度及判定依據(jù)；（二）區(qū)分質(zhì)量問(wèn)題責(zé)任主體，判定是供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量缺陷、運(yùn)輸損壞還是公司使用不當(dāng)導(dǎo)致的問(wèn)題，為退貨/索賠提供核心依據(jù)；（三）參與重大退貨/索賠事項(xiàng)的協(xié)商，就質(zhì)量問(wèn)題向供應(yīng)商進(jìn)行專(zhuān)業(yè)說(shuō)明，提供技術(shù)層面的支持。第八條法務(wù)部職責(zé)（一）審核退貨協(xié)議、索賠協(xié)議的法律合規(guī)性，防范合同風(fēng)險(xiǎn)；（二）對(duì)協(xié)商無(wú)果的索賠事項(xiàng)，擬定律師函、起訴狀等法律文書(shū)，代表公司通過(guò)法律途徑追責(zé)；（三）為采購(gòu)部提供退貨與索賠相關(guān)的法律咨詢(xún)，指導(dǎo)合規(guī)開(kāi)展維權(quán)工作。第九條財(cái)務(wù)部職責(zé)（一）核算索賠金額，包括物資采購(gòu)成本、運(yùn)輸費(fèi)用、檢測(cè)費(fèi)用、停工損失等直接和間接損失，確保索賠金額合理合規(guī)；（二）根據(jù)退貨/索賠處理結(jié)果，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，如沖減應(yīng)付賬款、確認(rèn)索賠收入等；（三）跟蹤索賠款項(xiàng)到賬情況，對(duì)到賬款項(xiàng)及時(shí)入賬，定期向采購(gòu)部反饋回款進(jìn)度。第十條使用部門(mén)職責(zé)（一）在發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物資存在質(zhì)量問(wèn)題、規(guī)格不符等情況時(shí)，24小時(shí)內(nèi)向采購(gòu)部、質(zhì)量部反饋，提交《采購(gòu)物資問(wèn)題反饋單》；（二）配合質(zhì)量部開(kāi)展質(zhì)量檢測(cè)工作，提供物資使用記錄、故障現(xiàn)場(chǎng)照片/視頻等佐證材料；（三）參與退貨物資的清點(diǎn)驗(yàn)收工作，確認(rèn)退貨物資與問(wèn)題物資一致。第三章采購(gòu)?fù)素浌芾淼谑粭l退貨適用場(chǎng)景（一）到貨驗(yàn)收階段：物資外觀破損、規(guī)格型號(hào)與采購(gòu)合同不符、數(shù)量短缺、核心參數(shù)不達(dá)標(biāo)、產(chǎn)品合格證/檢測(cè)報(bào)告等資料缺失的；（二）使用階段：在質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)非人為損壞的質(zhì)量缺陷，無(wú)法維修或維修后仍無(wú)法滿(mǎn)足使用需求的；（三）合同約定場(chǎng)景：采購(gòu)合同中明確約定可退貨的其他情形，如供應(yīng)商延期交付導(dǎo)致公司無(wú)需該批物資的；（四）其他場(chǎng)景：因供應(yīng)商原因?qū)е挛镔Y無(wú)法通過(guò)相關(guān)資質(zhì)認(rèn)證，無(wú)法投入使用的。第十二條退貨審核流程（一）申請(qǐng)?zhí)峤唬菏褂貌块T(mén)或質(zhì)量部向采購(gòu)部提交《采購(gòu)?fù)素浬暾?qǐng)表》，注明退貨物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、退貨原因、相關(guān)佐證材料等；（二）初步審核：采購(gòu)部1個(gè)工作日內(nèi)審核申請(qǐng)材料完整性，核實(shí)退貨原因是否符合本制度約定，不符合的退回并說(shuō)明理由；（三）質(zhì)量判定：對(duì)涉及質(zhì)量問(wèn)題的退貨申請(qǐng)，采購(gòu)部移交質(zhì)量部進(jìn)行檢測(cè)，質(zhì)量部2個(gè)工作日內(nèi)出具檢測(cè)報(bào)告；（四）分級(jí)審批：退貨金額在1萬(wàn)元以?xún)?nèi)的，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審批；1萬(wàn)元（含）至10萬(wàn)元的，報(bào)公司分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)審批；10萬(wàn)元（含）以上的，報(bào)公司總經(jīng)理審批；（五）協(xié)商溝通：審批通過(guò)后，采購(gòu)部2個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商，明確退貨事宜，協(xié)商退貨時(shí)間、運(yùn)輸方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)方等；（六）執(zhí)行退貨：采購(gòu)部組織物資清點(diǎn)、包裝，按協(xié)商結(jié)果完成退貨交接，留存交接單、物流憑證等，同步通知財(cái)務(wù)部暫停相關(guān)款項(xiàng)支付。第十三條退貨后續(xù)處理（一）退貨完成后，采購(gòu)部及時(shí)更新退貨臺(tái)賬，將退貨結(jié)果反饋至使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部；（二）財(cái)務(wù)部根據(jù)退貨憑證沖減應(yīng)付賬款，若已支付款項(xiàng)的，督促供應(yīng)商在約定時(shí)限內(nèi)退還貨款；（三）因退貨導(dǎo)致公司產(chǎn)生運(yùn)輸費(fèi)、檢測(cè)費(fèi)等損失的，采購(gòu)部可向供應(yīng)商提出索賠，納入索賠管理流程。第四章采購(gòu)索賠管理第十四條索賠適用場(chǎng)景（一）質(zhì)量索賠：供應(yīng)商提供的物資存在質(zhì)量缺陷，導(dǎo)致公司設(shè)備損壞、生產(chǎn)停工、安全事故等損失的；（二）交付索賠：供應(yīng)商未按合同約定時(shí)間交付物資，導(dǎo)致公司工期延誤、額外采購(gòu)成本增加等損失的；（三）違約索賠：供應(yīng)商違反采購(gòu)合同其他約定，如提供虛假資質(zhì)、商業(yè)欺詐、泄露公司保密信息等，給公司造成損失的；（四）退貨相關(guān)索賠：退貨過(guò)程中供應(yīng)商拒不承擔(dān)約定運(yùn)費(fèi)、拖延退還貨款，給公司造成額外損失的。第十五條索賠金額核算（一）直接損失：包括物資采購(gòu)成本、運(yùn)輸費(fèi)、檢測(cè)費(fèi)、維修費(fèi)、報(bào)廢處理費(fèi)等可直接計(jì)量的損失；（二）間接損失：包括因物資問(wèn)題導(dǎo)致的生產(chǎn)停工損失、工期延誤違約金、額外采購(gòu)替代物資的差價(jià)等，間接損失需提供客觀的核算依據(jù)；（三）違約金：按照采購(gòu)合同約定的違約金比例或金額核算，無(wú)約定的，參照實(shí)際損失的合理比例主張。第十六條索賠處理流程（一）索賠啟動(dòng)：采購(gòu)部根據(jù)退貨結(jié)果或質(zhì)量問(wèn)題核實(shí)情況，提交《采購(gòu)索賠申請(qǐng)表》，附檢測(cè)報(bào)告、損失核算單、合同等佐證材料；（二）審核審批：索賠金額在5萬(wàn)元以?xún)?nèi)的，經(jīng)采購(gòu)部、質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部審核后，報(bào)分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)審批；5萬(wàn)元（含）以上的，需經(jīng)法務(wù)部審核風(fēng)險(xiǎn)后，報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審批；（三）協(xié)商索賠：審批通過(guò)后，采購(gòu)部向供應(yīng)商出具《索賠通知書(shū)》，明確索賠事由、金額、依據(jù)及付款時(shí)限，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂索賠協(xié)議；（四）履約跟蹤：采購(gòu)部跟蹤供應(yīng)商索賠款項(xiàng)支付情況，在約定時(shí)限內(nèi)未支付的，每3個(gè)工作日督促一次，督促2次仍未履約的，移交法務(wù)部；（五）法律追責(zé)：法務(wù)部接到移交后，5個(gè)工作日內(nèi)擬定律師函并送達(dá)供應(yīng)商，仍無(wú)回應(yīng)的，啟動(dòng)仲裁或訴訟程序，全程跟蹤案件進(jìn)展，確保公司權(quán)益實(shí)現(xiàn)。第五章監(jiān)督與責(zé)任追究第十七條監(jiān)督檢查（一）審計(jì)部每季度對(duì)采購(gòu)?fù)素浥c索賠工作開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查退貨/索賠流程合規(guī)性、證據(jù)完整性、款項(xiàng)核算準(zhǔn)確性、回款及時(shí)性；（二）采購(gòu)部每月向公司管理層匯報(bào)退貨與索賠工作進(jìn)展，包括當(dāng)月退貨/索賠數(shù)量、金額、處理完成率、未解決事項(xiàng)等；（三）鼓勵(lì)員工對(duì)退貨與索賠過(guò)程中的違規(guī)行為（如虛假退貨、與供應(yīng)商串通損害公司利益等）進(jìn)行舉報(bào)，公司對(duì)舉報(bào)信息嚴(yán)格保密，核查屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。第十八條責(zé)任追究（一）采購(gòu)部人員未按本制度開(kāi)展退貨與索賠工作，導(dǎo)致公司損失擴(kuò)大或索賠失敗的，視情節(jié)給予警告、績(jī)效扣分、降薪等處理，造成