公司辦公用品管理制度,辦公用品的申購(gòu)、領(lǐng)用、管理規(guī)定一、總則為加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的申購(gòu)、領(lǐng)用及使用流程，合理控制辦公成本，提高辦公效率，特制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有部門及員工。二、辦公用品的分類（一）消耗類辦公用品1.低值易耗品：包括鉛筆、中性筆、圓珠筆、橡皮、膠水、回形針、大頭針、便簽紙、信紙、信封等。2.打印復(fù)印耗材：如墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙等。（二）耐用類辦公用品1.辦公家具：辦公桌、辦公椅、文件柜、書架等。2.辦公設(shè)備：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)等。三、辦公用品的申購(gòu)管理（一）申購(gòu)原則1.以滿足實(shí)際工作需求為前提，遵循節(jié)約、合理的原則，避免浪費(fèi)和不必要的采購(gòu)。2.嚴(yán)格控制辦公用品的庫(kù)存數(shù)量，根據(jù)歷史使用情況和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，科學(xué)合理地確定申購(gòu)數(shù)量。（二）申購(gòu)流程1.月度申購(gòu)計(jì)劃每月[具體日期]前，各部門應(yīng)根據(jù)本部門的實(shí)際工作需求和辦公用品的庫(kù)存情況，填寫《辦公用品月度申購(gòu)計(jì)劃表》?！掇k公用品月度申購(gòu)計(jì)劃表》應(yīng)詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。各部門將簽字確認(rèn)后的《辦公用品月度申購(gòu)計(jì)劃表》提交至行政部。2.臨時(shí)申購(gòu)如因特殊情況需要臨時(shí)申購(gòu)辦公用品，申請(qǐng)人需填寫《辦公用品臨時(shí)申購(gòu)單》，注明申購(gòu)原因、所需辦公用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。《辦公用品臨時(shí)申購(gòu)單》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部。3.行政部審核行政部收到各部門的申購(gòu)計(jì)劃和臨時(shí)申購(gòu)單后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申購(gòu)的合理性、庫(kù)存情況等。對(duì)于不符合申購(gòu)原則或庫(kù)存充足的申購(gòu)，行政部有權(quán)要求部門進(jìn)行調(diào)整或不予批準(zhǔn)。行政部審核通過(guò)后，將申購(gòu)計(jì)劃和臨時(shí)申購(gòu)單匯總整理，編制《辦公用品申購(gòu)匯總表》。4.領(lǐng)導(dǎo)審批《辦公用品申購(gòu)匯總表》需提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司的預(yù)算和實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，行政部方可進(jìn)行采購(gòu)。（三）申購(gòu)注意事項(xiàng)1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照申購(gòu)流程進(jìn)行操作，不得擅自采購(gòu)辦公用品。2.申購(gòu)的辦公用品應(yīng)符合公司的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，不得申購(gòu)與工作無(wú)關(guān)的物品。3.如因緊急情況需要立即采購(gòu)辦公用品，可先口頭向行政部和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)同意后進(jìn)行采購(gòu)，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦申購(gòu)手續(xù)。四、辦公用品的采購(gòu)管理（一）采購(gòu)原則1.遵循“貨比三家、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉”的原則，選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.嚴(yán)格按照審批通過(guò)的申購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，不得擅自更改采購(gòu)內(nèi)容和數(shù)量。（二）采購(gòu)流程1.供應(yīng)商選擇行政部應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選。在采購(gòu)辦公用品時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇長(zhǎng)期合作的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。如需要開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和考察，確保供應(yīng)商的資質(zhì)和信譽(yù)符合要求。2.采購(gòu)訂單下達(dá)行政部根據(jù)審批通過(guò)的《辦公用品申購(gòu)匯總表》，與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單應(yīng)明確辦公用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等條款。3.采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如供應(yīng)商出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量問(wèn)題等情況，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的措施解決問(wèn)題。（三）采購(gòu)驗(yàn)收1.辦公用品到貨后，行政部應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單一致。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的辦公用品，應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，進(jìn)行退換貨處理。五、辦公用品的庫(kù)存管理（一）庫(kù)存設(shè)置1.行政部應(yīng)設(shè)立專門的辦公用品倉(cāng)庫(kù)，并安排專人負(fù)責(zé)管理。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，確保辦公用品的安全存放。（二）入庫(kù)管理1.辦公用品到貨驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫《辦公用品入庫(kù)單》。2.《辦公用品入庫(kù)單》應(yīng)詳細(xì)記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息，并由倉(cāng)庫(kù)管理人員和驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照辦公用品的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并建立庫(kù)存臺(tái)賬，及時(shí)更新庫(kù)存信息。（三）庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[具體周期，如每月、每季度]。2.盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫(kù)存數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)編制《辦公用品庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告》，報(bào)行政部和公司領(lǐng)導(dǎo)。（四）庫(kù)存控制1.行政部應(yīng)根據(jù)歷史使用情況和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，合理確定辦公用品的安全庫(kù)存和最高庫(kù)存。2.當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于安全庫(kù)存時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行申購(gòu)；當(dāng)庫(kù)存數(shù)量高于最高庫(kù)存時(shí)，應(yīng)暫停申購(gòu)，避免庫(kù)存積壓。六、辦公用品的領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用原則1.遵循“按需領(lǐng)用、節(jié)約使用”的原則，員工應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要領(lǐng)用辦公用品，不得多領(lǐng)、冒領(lǐng)。2.嚴(yán)格控制辦公用品的領(lǐng)用數(shù)量，對(duì)于消耗類辦公用品，應(yīng)按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行領(lǐng)用；對(duì)于耐用類辦公用品，應(yīng)實(shí)行以舊換新制度。（二）領(lǐng)用流程1.填寫領(lǐng)用申請(qǐng)員工需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息?！掇k公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用員工持經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)的《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取辦公用品。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》進(jìn)行發(fā)放，并在庫(kù)存臺(tái)賬上進(jìn)行記錄。對(duì)于實(shí)行以舊換新制度的耐用類辦公用品，員工在領(lǐng)用時(shí)應(yīng)交回舊的辦公用品。（三）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.消耗類辦公用品鉛筆、中性筆、圓珠筆等筆類，每人每月領(lǐng)用數(shù)量不超過(guò)[具體數(shù)量]支。便簽紙、信紙、信封等紙張類，每人每月領(lǐng)用數(shù)量不超過(guò)[具體數(shù)量]本/個(gè)。打印紙、復(fù)印紙等，根據(jù)部門的實(shí)際工作需求進(jìn)行發(fā)放，但應(yīng)嚴(yán)格控制使用量。2.耐用類辦公用品辦公家具、辦公設(shè)備等耐用類辦公用品，根據(jù)工作需要進(jìn)行配備，原則上每人一套。如因工作變動(dòng)或其他原因需要調(diào)整配備的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。（四）領(lǐng)用注意事項(xiàng)1.員工應(yīng)妥善保管領(lǐng)用的辦公用品，如有遺失或損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。2.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門員工的辦公用品領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，合理控制辦公用品的使用成本。七、辦公用品的使用管理（一）使用原則1.員工應(yīng)合理使用辦公用品，提高辦公用品的使用效率，避免浪費(fèi)。2.對(duì)于辦公設(shè)備等耐用類辦公用品，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行使用，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，延長(zhǎng)其使用壽命。（二）使用規(guī)范1.消耗類辦公用品鉛筆、中性筆等筆類應(yīng)妥善保管，避免丟失和損壞。打印紙、復(fù)印紙應(yīng)雙面使用，減少紙張浪費(fèi)。便簽紙、信紙等應(yīng)合理使用，不得隨意丟棄。2.耐用類辦公用品電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行清潔和維護(hù)，保持設(shè)備的正常運(yùn)行。辦公家具應(yīng)保持整潔，不得隨意損壞或挪用。（三）監(jiān)督與檢查1.行政部應(yīng)定期對(duì)各部門的辦公用品使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.檢查內(nèi)容包括辦公用品的使用是否合理、是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象等。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門和員工提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。八、辦公用品的報(bào)廢處理（一）報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)1.辦公設(shè)備等耐用類辦公用品達(dá)到規(guī)定的使用年限，且無(wú)法正常使用或維修成本過(guò)高的，應(yīng)進(jìn)行報(bào)廢處理。2.消耗類辦公用品因損壞、過(guò)期等原因無(wú)法繼續(xù)使用的，應(yīng)進(jìn)行報(bào)廢處理。（二）報(bào)廢流程1.申請(qǐng)報(bào)廢當(dāng)辦公用品符合報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，使用部門或員工應(yīng)填寫《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明報(bào)廢辦公用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息?！掇k公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部。2.鑒定與審批行政部收到《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢辦公用品進(jìn)行鑒定。鑒定內(nèi)容包括報(bào)廢的真實(shí)性、合理性等。對(duì)于符合報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)的辦公用品，行政部應(yīng)簽署意見(jiàn)，并提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。3.報(bào)廢處理經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，行政部應(yīng)及時(shí)對(duì)報(bào)廢辦公用品進(jìn)行處理。對(duì)于可回收利用的報(bào)廢辦公用品，應(yīng)進(jìn)行回收處理；對(duì)于不可回收利用的報(bào)廢辦公用品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處理。九、違規(guī)處理（一）對(duì)于違反本制