公司差旅費報銷管理規(guī)定及流程一、總則（一）目的為加強公司差旅費管理，規(guī)范差旅費報銷流程，合理控制差旅費支出，結(jié)合公司實際情況，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工因工作需要出差所產(chǎn)生的差旅費報銷事宜。（三）基本原則1.真實性原則：員工報銷的差旅費必須是真實發(fā)生的，不得虛報、冒領(lǐng)。2.合理性原則：差旅費的支出應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)需要，遵循勤儉節(jié)約的原則，避免不必要的浪費。3.合規(guī)性原則：差旅費的報銷必須嚴格按照本規(guī)定及國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。二、出差審批（一）審批流程1.員工出差前需填寫《出差申請表》，詳細注明出差地點、出差時間、出差事由、預(yù)計費用等信息。2.《出差申請表》需按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進行審批：普通員工出差，由部門經(jīng)理審批。部門經(jīng)理出差，由分管副總經(jīng)理審批。副總經(jīng)理及以上人員出差，由總經(jīng)理審批。3.經(jīng)審批通過的《出差申請表》是員工出差及差旅費報銷的重要依據(jù)。員工應(yīng)在出差前將審批通過的《出差申請表》交至財務(wù)部門備案。（二）特殊情況處理1.如因緊急情況無法提前填寫《出差申請表》，員工應(yīng)在出差前通過電話、短信等方式向?qū)徟苏埵?，?jīng)同意后方可出差，并在出差回來后的2個工作日內(nèi)補辦審批手續(xù)。2.未經(jīng)審批擅自出差的，其差旅費不予報銷。三、差旅費報銷標準（一）交通費用1.飛機員工出差乘坐飛機需經(jīng)總經(jīng)理批準。一般情況下，員工應(yīng)選擇經(jīng)濟艙。因航班折扣原因，經(jīng)濟艙票價高于同行程高鐵二等座票價一定比例（如150%）時，應(yīng)優(yōu)先選擇高鐵出行。乘坐飛機所產(chǎn)生的機場建設(shè)費、燃油附加費、航空意外險（限一份）可憑有效票據(jù)報銷。2.火車員工出差可根據(jù)出差距離和時間選擇合適的火車車次。出差路途較遠或出差任務(wù)緊急的，可乘坐高鐵/動車二等座、普通列車硬臥。連續(xù)乘坐火車時間超過12小時或夜間（晚8點至次日晨7點）連續(xù)乘坐火車時間超過6小時的，可乘坐火車軟臥。3.長途客車員工出差乘坐長途客車，應(yīng)選擇正規(guī)運輸機構(gòu)的客車，憑有效票據(jù)報銷。4.市內(nèi)交通員工出差期間的市內(nèi)交通費實行限額報銷制度。具體限額標準根據(jù)出差地區(qū)分為一線城市、二線城市和其他城市，一線城市每日限額[X]元，二線城市每日限額[X]元，其他城市每日限額[X]元。市內(nèi)交通費憑有效票據(jù)報銷，如出租車發(fā)票、公交車票等。如因特殊情況超出限額標準的，需在報銷時注明原因，經(jīng)部門經(jīng)理審核、分管副總經(jīng)理批準后方可報銷。員工出差期間如公司安排了車輛接送，則不再報銷市內(nèi)交通費。（二）住宿費用1.員工出差期間的住宿費實行限額報銷制度，按實際住宿天數(shù)計算。具體限額標準根據(jù)出差地區(qū)分為一線城市、二線城市和其他城市，一線城市每人每天限額[X]元，二線城市每人每天限額[X]元，其他城市每人每天限額[X]元。2.員工應(yīng)選擇安全、經(jīng)濟、便捷的住宿場所。如因特殊情況超出限額標準的，需在報銷時注明原因，經(jīng)部門經(jīng)理審核、分管副總經(jīng)理批準后方可報銷。3.員工與同行人員一起出差，如條件允許應(yīng)盡量安排兩人同住一間標準房，住宿費按兩人實際分攤金額報銷，但不得超過相應(yīng)的限額標準。4.住宿費憑正規(guī)發(fā)票報銷，發(fā)票上應(yīng)注明住宿時間、住宿地點、單價、金額等信息。（三）餐飲費用1.員工出差期間的餐飲費實行定額補貼制度，按出差自然天數(shù)計算。具體補貼標準為每人每天[X]元。2.餐飲補貼無需提供發(fā)票，直接隨差旅費一并報銷。3.如員工在出差期間參加公司安排的宴請或會議用餐，應(yīng)在報銷時扣除相應(yīng)天數(shù)的餐飲補貼。（四）其他費用1.員工出差期間因工作需要發(fā)生的傳真費、打印費、郵寄費等，憑有效票據(jù)報銷。2.員工出差期間因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的禮品費、招待費等，需提前經(jīng)總經(jīng)理批準，憑有效票據(jù)按公司相關(guān)規(guī)定報銷。四、差旅費報銷流程（一）準備報銷材料1.員工出差回來后，應(yīng)在5個工作日內(nèi)整理好差旅費報銷相關(guān)材料，包括：經(jīng)審批通過的《出差申請表》。交通費用發(fā)票、住宿費用發(fā)票、餐飲費用發(fā)票及其他相關(guān)費用發(fā)票。發(fā)票應(yīng)真實、合法、有效，內(nèi)容完整，與出差行程相符?！恫盥觅M報銷單》，員工應(yīng)如實填寫《差旅費報銷單》，詳細注明出差日期、出差地點、交通費用、住宿費用、餐飲補貼等信息，并計算出報銷總金額。2.如報銷材料不完整或不符合要求，財務(wù)部門有權(quán)退回要求補充或更換。（二）部門審核1.員工將準備好的報銷材料提交給部門經(jīng)理進行審核。2.部門經(jīng)理應(yīng)認真審核報銷材料的真實性、合理性和合規(guī)性，檢查報銷金額是否符合公司規(guī)定的標準。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與員工溝通并要求其進行修改。3.部門經(jīng)理審核通過后，在《差旅費報銷單》上簽字確認。（三）財務(wù)審核1.部門經(jīng)理審核通過后，員工將報銷材料提交給財務(wù)部門進行審核。2.財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照本規(guī)定及國家相關(guān)法律法規(guī)對報銷材料進行審核，檢查發(fā)票的真?zhèn)巍箐N金額的計算是否準確、報銷標準是否符合規(guī)定等。3.如發(fā)現(xiàn)報銷材料存在問題，財務(wù)部門應(yīng)及時與員工溝通并要求其進行補充或修改。對于不符合規(guī)定的報銷項目，財務(wù)部門有權(quán)不予報銷。4.財務(wù)部門審核通過后，在《差旅費報銷單》上簽字確認。（四）領(lǐng)導審批1.財務(wù)部門審核通過后，員工將報銷材料提交給分管副總經(jīng)理進行審批。2.分管副總經(jīng)理應(yīng)根據(jù)公司的財務(wù)狀況和業(yè)務(wù)需求，對差旅費報銷進行最終審批。3.對于金額較大或存在特殊情況的差旅費報銷，分管副總經(jīng)理可提交總經(jīng)理進行審批。（五）報銷支付1.經(jīng)領(lǐng)導審批通過后，財務(wù)部門將按照公司規(guī)定的報銷流程進行支付。2.差旅費報銷一般通過銀行轉(zhuǎn)賬的方式支付到員工的個人銀行賬戶。3.財務(wù)部門應(yīng)在收到審批通過的報銷材料后的3個工作日內(nèi)完成報銷支付工作。五、差旅費報銷的監(jiān)督與管理（一）內(nèi)部審計1.公司審計部門應(yīng)定期對差旅費報銷情況進行審計，檢查差旅費報銷是否符合公司規(guī)定的標準和流程，是否存在虛報、冒領(lǐng)等違規(guī)行為。2.審計部門在審計過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向公司管理層報告，并提出整改建議。（二）責任追究1.對于虛報、冒領(lǐng)差旅費的員工，一經(jīng)查實，公司將追回虛報、冒領(lǐng)的費用，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分。2.對于審核不嚴、把關(guān)不力的部門經(jīng)理和財務(wù)人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育或紀律處分。（三）信息公開1.公司應(yīng)定期公布差旅費報銷情況，接受員工的監(jiān)督。2.員工對差旅費報銷情況有疑問或異議的，可向財務(wù)部門或?qū)徲嫴块T咨詢。六、附則（一）本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，原《公司差旅費報銷管理規(guī)定》同時廢止。（二）本規(guī)定由公司財務(wù)部門負責解釋。七、常見問題與排錯提示（一）發(fā)票問題1.發(fā)票遺失：如果員工不慎遺失發(fā)票，應(yīng)及時取得原開票單位加蓋公章的證明，并注明原發(fā)票的號碼、金額和內(nèi)容等，經(jīng)部門經(jīng)理和財務(wù)部門審核同意后，方可作為報銷憑證。如無法取得證明的，需由員工書面說明情況，經(jīng)部門經(jīng)理和分管副總經(jīng)理批準后，按一定比例報銷。2.發(fā)票不規(guī)范：發(fā)票上的信息應(yīng)清晰、完整，如發(fā)票抬頭、日期、金額等。如發(fā)票信息不規(guī)范，財務(wù)部門有權(quán)要求員工更換發(fā)票。3.虛假發(fā)票：員工不得使用虛假發(fā)票報銷差旅費，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照公司規(guī)定進行嚴肅處理。（二）報銷金額問題1.超出標準：如員工報銷的差旅費超出公司規(guī)定的標準，需在報銷時詳細說明原因，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。否則，超出部分不予報銷。2.計算錯誤：員工在填寫《差旅費報銷單》時應(yīng)仔細計算報銷金額，確保計算準確。如發(fā)現(xiàn)計算錯誤，財務(wù)部門將退回要求重新計算。（三）審批問題1.未按流程審批：員工出差必須按照規(guī)定的審批流程進行審批，未經(jīng)審批擅自出差或報銷的，其差旅費不予報銷。2.審批意見不明確：如審批人在審批過程中提出的意見不明確，員工應(yīng)及時與審批人溝通，明確審批意見后再進行報銷。（