PAGE社區(qū)衛(wèi)生檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量和管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心（站）及相關(guān)工作人員在社區(qū)衛(wèi)生檔案的建立、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社區(qū)居民的健康狀況和社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集與社區(qū)居民健康相關(guān)的各類信息，確保檔案資料的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄清晰、規(guī)范。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)居民個人隱私，防止檔案信息泄露。5.便利性原則：便于檔案的查閱、使用和管理，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心主任為組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)制定檔案管理工作方針、政策和規(guī)劃，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況。（二）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理科室或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理和存儲，提高檔案管理的信息化水平。5.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力。（三）各科室職責(zé)1.臨床科室：負(fù)責(zé)本科室診療過程中產(chǎn)生的各類醫(yī)療文書、檢查檢驗(yàn)報(bào)告等資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。同時(shí)，協(xié)助檔案管理部門做好檔案的核對和補(bǔ)充工作。2.公共衛(wèi)生科室：負(fù)責(zé)居民健康檔案、預(yù)防接種檔案、婦幼保健檔案、老年人健康管理檔案等公共衛(wèi)生檔案的建立、更新和管理。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將檔案資料及時(shí)歸檔，并確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.信息管理科室：負(fù)責(zé)檔案管理信息化系統(tǒng)的維護(hù)和管理，保障檔案數(shù)據(jù)的安全存儲和有效利用。協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行檔案的數(shù)字化處理，提供技術(shù)支持和培訓(xùn)。4.其他科室：負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類文件、資料的收集、整理，并按照檔案管理要求及時(shí)移交檔案管理部門。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.居民健康檔案：包括個人基本信息、健康體檢記錄、重點(diǎn)人群健康管理記錄、患病史、診療記錄等。2.醫(yī)療文書檔案：涵蓋門診病歷、住院病歷、處方、檢查檢驗(yàn)報(bào)告等。3.公共衛(wèi)生檔案：如預(yù)防接種檔案、婦幼保健檔案、老年人健康管理檔案、慢性病患者管理檔案、嚴(yán)重精神障礙患者管理檔案等。4.行政管理檔案：包括中心（站）的各類文件、會議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案：涉及各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)的資料、教材、學(xué)員檔案等。6.科研教學(xué)檔案：有關(guān)科研項(xiàng)目、教學(xué)活動的資料、成果等。（二）編號規(guī)則1.采用數(shù)字編碼方式，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號由檔案類別代碼、年份代碼、流水號組成。例如：居民健康檔案的編號為“JKD20XXXXXX”，其中“JKD”為居民健康檔案類別代碼，“20XX”為年份代碼，“XXXX”為流水號。3.檔案類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，具體如下：居民健康檔案：JKD醫(yī)療文書檔案：YLW公共衛(wèi)生檔案：GWS行政管理檔案：XZGL業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案：YWPX科研教學(xué)檔案：KYJX4.年份代碼采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字。如2023年表示為“23”。5.流水號按照檔案形成的先后順序依次編排，從“0001”開始。四、檔案的建立與收集（一）居民健康檔案建立1.社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)人員在首次為居民提供服務(wù)時(shí)，按照規(guī)范的表格和內(nèi)容，為居民建立健康檔案。2.檔案內(nèi)容應(yīng)包括居民的基本信息（姓名、性別、年齡etc.）、健康體檢記錄、患病史、家族病史、過敏史等。3.通過多種方式收集居民健康信息，如入戶調(diào)查、門診診療、健康體檢、電話隨訪等，并及時(shí)更新檔案內(nèi)容。（二）醫(yī)療文書檔案收集1.臨床科室在診療過程中，應(yīng)及時(shí)書寫、整理各類醫(yī)療文書，確保文書內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。2.醫(yī)療文書包括門診病歷、住院病歷、醫(yī)囑單、檢查檢驗(yàn)申請單、報(bào)告單等。3.科室指定專人負(fù)責(zé)醫(yī)療文書的收集和初審，對不符合要求的文書及時(shí)督促相關(guān)人員進(jìn)行修改和完善，然后移交檔案管理部門。（三）公共衛(wèi)生檔案收集1.公共衛(wèi)生科室按照國家基本公共衛(wèi)生服務(wù)規(guī)范要求，開展各項(xiàng)公共衛(wèi)生服務(wù)工作，并及時(shí)收集、整理相關(guān)檔案資料。2.公共衛(wèi)生檔案包括預(yù)防接種檔案、婦幼保健檔案、老年人健康管理檔案、慢性病患者管理檔案、嚴(yán)重精神障礙患者管理檔案等。3.檔案資料應(yīng)涵蓋服務(wù)記錄、隨訪記錄、健康評估報(bào)告等，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、有效。（四）行政管理檔案收集1.中心（站）各部門應(yīng)及時(shí)將工作中形成的各類文件、資料進(jìn)行分類整理，并移交檔案管理部門。2.行政管理檔案包括中心（站）的各類文件、會議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。3.檔案管理部門對接收的行政管理檔案進(jìn)行審核、登記，確保檔案資料齊全、規(guī)范。（五）業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案收集1.業(yè)務(wù)培訓(xùn)科室負(fù)責(zé)收集各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)的相關(guān)資料，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、學(xué)員簽到表、考核試卷、培訓(xùn)總結(jié)等。2.對培訓(xùn)檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案編號規(guī)則進(jìn)行編號，建立培訓(xùn)檔案目錄，方便查詢和利用。（六）科研教學(xué)檔案收集1.科研教學(xué)部門負(fù)責(zé)收集科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、論文發(fā)表、教學(xué)課件、教案等相關(guān)資料。2.對科研教學(xué)檔案進(jìn)行分類整理，建立檔案索引，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。五、檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等，確保檔案的安全。3.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。4.按照檔案編號規(guī)則，對每份檔案進(jìn)行編號，并在檔案首頁右上角加蓋編號章。（二）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的檔案資料進(jìn)行核對，確保檔案內(nèi)容完整、編號準(zhǔn)確。2.將檔案資料按照類別和編號順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年份、起止編號等信息。3.將檔案盒存放在檔案架上，按照檔案類別和年份順序排列，便于查找和管理。4.建立檔案目錄索引，包括檔案類別、編號、題名、日期、保管期限等信息，方便快速檢索檔案。六、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案盒和檔案架上，電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。2.對重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案保管期限制度，根據(jù)檔案的重要性和時(shí)效性，確定不同檔案的保管期限，如短期保管（15年）、中期保管（510年）、長期保管（10年以上）。（三）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、編號一致性、保管狀況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，如補(bǔ)充缺失的檔案資料、修正錯誤的編號、修復(fù)損壞的檔案等，并做好清查記錄。七、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.本社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心（站）工作人員因工作需要查閱檔案的，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，需持單位介紹信，經(jīng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心（站）分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案安全。3.涉及居民個人隱私及醫(yī)療秘密的檔案，未經(jīng)居民本人同意，不得對外提供查閱。（二）借閱規(guī)定1.檔案一般不外借，確因工作需要借閱的，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。（三）檔案復(fù)印1.本社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心（站）工作人員因工作需要復(fù)印檔案的，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)印手續(xù)。2.外單位人員因工作需要復(fù)印檔案的，按照查閱檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)復(fù)印，并做好登記。3.復(fù)印檔案應(yīng)使用專用的復(fù)印設(shè)備，確保復(fù)印件清晰、完整。復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明“復(fù)印件與原件一致”字樣。（四）檔案信息統(tǒng)計(jì)與分析1.檔案管理部門定期對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如居民健康檔案建檔率、檔案使用率、各類疾病發(fā)病情況等。2.通過檔案信息統(tǒng)計(jì)分析，為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)，不斷優(yōu)化服務(wù)流程和提高服務(wù)質(zhì)量。八、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。2.對涉及居民個人隱私和醫(yī)療秘密的檔案，嚴(yán)格限制查閱和使用范圍，確保信息安全。3.在檔案查閱、借閱、復(fù)印等過程中，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，防止檔案信息泄露。4.對檔案管理工作中的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、存儲設(shè)備等采取安全防護(hù)措施，設(shè)置用戶權(quán)限和密碼，防止數(shù)據(jù)被非法訪問和篡改。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的安全責(zé)任。2.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)能夠迅速采取措施，保障檔案安全。九、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的。2.檔案因保管不善，造成嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)的。3.檔案涉及保密事項(xiàng)，經(jīng)批準(zhǔn)可以銷毀的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對擬銷毀的檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制檔案銷毀清單，注明檔案類別、編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心（