合同審批與執(zhí)行流程表工具指南一、適用范圍與應用場景本流程表適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織在對外簽訂合同時對合同從發(fā)起、審批到執(zhí)行、歸檔的全過程規(guī)范化管理。具體場景包括但不限于：采購類合同：如原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等，需明確采購需求、預算匹配及供應商資質(zhì)審核；銷售類合同：如產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等，需規(guī)范價格條款、交付周期及回款管理；合作類合同：如項目合作、聯(lián)合研發(fā)等，需界定雙方權(quán)責、收益分配及風險承擔；其他類型合同：如租賃、借款、贈與等，需保證條款合法合規(guī)，規(guī)避潛在風險。通過標準化流程，可明確各環(huán)節(jié)責任主體，提高審批效率，降低合同履約風險，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、全流程操作步驟詳解（一）合同發(fā)起與材料準備責任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（經(jīng)辦人）操作內(nèi)容：明確合同需求：根據(jù)業(yè)務(wù)目標（如采購物資、提供服務(wù)），梳理合同核心條款（簽約主體、標的、數(shù)量、金額、履行期限、違約責任等）；準備附件材料：包括但不限于合作方資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證）、需求說明、技術(shù)規(guī)格書、報價單、過往合作記錄（如有）等；填寫《合同審批與執(zhí)行流程表》基礎(chǔ)信息：合同名稱、編號（按企業(yè)規(guī)則編制，如“年份-部門-序號”）、簽約主體、合同總金額、合同類型、履行期限等。輸出成果：完整的合同草案及全套附件材料、《合同審批與執(zhí)行流程表》初稿。（二）業(yè)務(wù)部門初審責任主體：業(yè)務(wù)部門負責人（部門負責人）操作內(nèi)容：審核合同必要性：確認合同內(nèi)容是否符合部門年度計劃及業(yè)務(wù)需求，避免重復或無效簽約；核對業(yè)務(wù)條款：檢查標的、數(shù)量、質(zhì)量標準、交付方式、驗收標準等是否與需求一致，合作方資質(zhì)是否滿足要求；評估業(yè)務(wù)風險：初步判斷履約可行性（如供應商產(chǎn)能、客戶支付能力），提出修改建議（如調(diào)整交付周期、增加質(zhì)量保證金條款）。輸出成果：業(yè)務(wù)部門審核意見（在流程表“業(yè)務(wù)部門審核”欄填寫“同意”“修改后同意”或“不同意”，并注明具體修改意見）。（三）法務(wù)合規(guī)審核責任主體：法務(wù)部門專員（法務(wù)專員）操作內(nèi)容：合法性審查：檢查合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效、可撤銷風險；條款完整性審核：確認合同是否包含必備條款（如當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點方式、違約責任、爭議解決方式等）；風險提示：針對格式條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、違約責任等關(guān)鍵條款，提出法律風險點及修改建議（如明確“不可抗力”定義、補充爭議管轄約定）。輸出成果：法務(wù)審核意見（在流程表“法務(wù)審核”欄填寫“合規(guī)”“需修改”或“不合規(guī)”，并附法律意見書）。（四）財務(wù)條款審核責任主體：財務(wù)部門專員（財務(wù)專員）操作內(nèi)容：預算匹配性審核：確認合同金額是否在部門預算范圍內(nèi)，超預算合同是否履行了預算調(diào)整審批流程；資金條款審查：審核付款方式（如預付款、進度款、尾款比例）、收款賬戶信息是否準確，是否符合企業(yè)財務(wù)管理制度；稅費與成本核算：檢查合同中涉稅條款（如發(fā)票類型、稅率）是否合規(guī)，評估合同成本對企業(yè)利潤的影響。輸出成果：財務(wù)審核意見（在流程表“財務(wù)審核”欄填寫“同意”“調(diào)整付款方式后同意”或“超預算需補充審批”，并注明修改建議）。（五）領(lǐng)導最終審批責任主體：分管領(lǐng)導/總經(jīng)理（審批領(lǐng)導）操作內(nèi)容：綜合評估：結(jié)合業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)審核意見，從企業(yè)戰(zhàn)略、資源投入、風險可控性等角度進行最終決策；權(quán)限審批：根據(jù)合同金額及重要性，對應企業(yè)《合同管理辦法》中的審批權(quán)限（如10萬元以下由分管領(lǐng)導審批，10萬元以上由總經(jīng)理審批）；簽署授權(quán)：對審批通過的合同，簽署《合同簽署授權(quán)書》（明確簽署人、簽署范圍及生效條件）。輸出成果：領(lǐng)導審批意見（在流程表“領(lǐng)導審批”欄簽署“同意簽署”并簽字，或注明“退回重審”）。（六）合同簽署與用印責任主體：行政部/綜合管理部（用印管理員）、簽約代表（簽約人）操作內(nèi)容：合同文本定稿：根據(jù)審批意見修改最終版合同，保證各方留存文本內(nèi)容一致（通常為一式多份，如正本1份、副本3份）；用印申請：提交《合同用印申請表》、已審批的《合同審批與執(zhí)行流程表》及最終版合同文本，由用印管理員審核用印條件；正式簽署：雙方簽約代表（需提供法定代表人證件號碼明或授權(quán)委托書）在合同指定位置簽字或蓋章，保證“騎縫章”完整；文件分發(fā)：簽署完成后，按合同約定份數(shù)分發(fā)至相關(guān)部門（如原件由財務(wù)部歸檔、副本交業(yè)務(wù)部門執(zhí)行、合作方留存）。輸出成果：簽署生效的合同文本、《用印登記記錄》。（七）執(zhí)行過程跟蹤責任主體：業(yè)務(wù)部門執(zhí)行人（執(zhí)行人）、財務(wù)部（財務(wù)專員）操作內(nèi)容：制定執(zhí)行計劃：明確合同履行關(guān)鍵節(jié)點（如交付時間、驗收節(jié)點、付款節(jié)點），責任到人；進度更新：定期（如每周/每月）在流程表“執(zhí)行跟蹤”欄記錄履行情況（如“2024年3月1日完成首批交付，客戶已簽收”），附相關(guān)憑證（如驗收單、物流單）；異常處理：若出現(xiàn)延遲履行、違約等情況，及時上報分管領(lǐng)導，啟動協(xié)商或爭議解決程序（如發(fā)送催告函、提起訴訟）。輸出成果：《合同執(zhí)行進度記錄表》（可附于流程表后）、異常情況處理報告。（八）合同歸檔管理責任主體：檔案管理員（檔案員）操作內(nèi)容：歸檔材料收集：整理合同審批全流程文件（包括流程表、草案、附件、各環(huán)節(jié)審核意見、簽署文本、執(zhí)行記錄、結(jié)算憑證等）；電子與紙質(zhì)歸檔：將材料掃描存檔至企業(yè)合同管理系統(tǒng)（按合同編號分類），同時將紙質(zhì)材料裝訂成冊，標注“合同編號-名稱-歸檔日期”；借閱管理：建立《合同借閱登記表》，明確借閱人、借閱事由、歸還時間，涉密合同需經(jīng)分管領(lǐng)導審批。輸出成果：完整的合同電子檔案庫、紙質(zhì)檔案卷宗、《合同歸檔清單》。三、合同審批與執(zhí)行流程表模板合同基本信息合同編號（如：2024-采-001）合同名稱（如：辦公設(shè)備采購合同）簽約主體（甲方）（企業(yè)全稱）簽約主體（乙方）（合作方全稱）合同總金額（元）（大小寫一致，如：人民幣伍萬元整）合同類型□采購□銷售□服務(wù)□合作□其他______履行期限（自_年_月_日至_年__月__日）主要條款概述（簡述標的、交付/服務(wù)內(nèi)容、付款方式等核心條款）審批流程記錄環(huán)節(jié)內(nèi)容/意見發(fā)起人姓名：經(jīng)辦人；部門：業(yè)務(wù)部；聯(lián)系方式：*（內(nèi)部聯(lián)系方式）業(yè)務(wù)部門審核審核意見：□同意□修改后同意（修改說明：________）□不同意（原因：________）法務(wù)審核審核意見：□合規(guī)□需修改（修改說明：________）□不合規(guī)（原因：________）財務(wù)審核審核意見：□同意□調(diào)整后同意（調(diào)整說明：________）□超預算需補充審批領(lǐng)導審批審批意見：□同意簽署□退回重審（原因：________）簽署情況簽署日期：____年__月__日；簽署份數(shù)：__份；持有部門：甲方__份、乙方__份執(zhí)行跟蹤執(zhí)行負責人姓名：執(zhí)行人；聯(lián)系方式：*（內(nèi)部聯(lián)系方式）關(guān)鍵節(jié)點完成情況（示例：1.__月__日完成交付，驗收單號：X；2.__月__日收到首付款，金額：X）執(zhí)行狀態(tài)□正常履行□存在延遲（延遲原因：________）□已履行完畢□發(fā)生爭議（爭議內(nèi)容：________）歸檔信息歸檔日期____年__月__日歸檔編號（與合同編號一致）歸檔材料清單□流程表□合同文本□附件□審核意見□執(zhí)行記錄□其他______四、關(guān)鍵注意事項與風險提示（一）材料完整性是前提發(fā)起合同審批時，須保證合作方資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書）、需求說明、技術(shù)規(guī)格等附件齊全，避免因材料缺失導致審批延誤或合同無效。（二）審批時效需把控各環(huán)節(jié)審核人應在收到審批申請后2個工作日內(nèi)完成審核（緊急合同可約定時限），無正當理由不得拖延；若需補充材料，應及時發(fā)起人說明，明確所需內(nèi)容及反饋時間。（三）風險點重點關(guān)注簽約主體資質(zhì)：核實合作方是否具備履約能力（如檢查其經(jīng)營范圍、過往業(yè)績、涉訴記錄）；核心條款明確性：避免使用“大概”“約”等模糊表述，質(zhì)量標準、交付時間、違約責任等需量化或可執(zhí)行；知識產(chǎn)權(quán)與保密：涉及技術(shù)、信息的合同，需明確知識產(chǎn)權(quán)歸屬及保密義務(wù)期限，防止商業(yè)秘密泄露。（四）執(zhí)行動態(tài)需跟蹤業(yè)務(wù)部門應指定專人負責合同執(zhí)行，定期（至少每月）向分管領(lǐng)導匯報履行進度，對異常情況（如延遲交付、付款逾期）需在24小時內(nèi)上報，并制定應對方案。（五）歸檔規(guī)范不可少合同履行完畢或終止后，應在15個工作日內(nèi)完