機(jī)關(guān)單位檔案管理規(guī)范與執(zhí)行制度機(jī)關(guān)單位檔案作為機(jī)關(guān)工作活動的歷史記錄，承載著單位職能運(yùn)行的原始憑證和智慧結(jié)晶，其管理水平直接關(guān)系到工作的連續(xù)性、規(guī)范性和歷史傳承。建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)范與執(zhí)行制度，是機(jī)關(guān)單位提升治理能力、保障高效履職的基礎(chǔ)性工作。本文旨在從檔案管理的重要性出發(fā)，系統(tǒng)闡述機(jī)關(guān)單位檔案管理的核心規(guī)范、執(zhí)行路徑及保障措施，以期為提升機(jī)關(guān)檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化水平提供參考。一、機(jī)關(guān)單位檔案管理的重要性與基本原則機(jī)關(guān)單位檔案是機(jī)關(guān)在履行職能、開展各項(xiàng)工作過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它不僅是機(jī)關(guān)工作的真實(shí)反映和歷史憑證，也是制定決策、指導(dǎo)工作、開展研究的重要依據(jù)。規(guī)范機(jī)關(guān)檔案管理，對于維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌、保障工作有序開展、促進(jìn)依法行政、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展具有不可替代的作用。機(jī)關(guān)單位檔案管理應(yīng)遵循以下基本原則：*統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理：堅(jiān)持在單位統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，明確檔案工作的責(zé)任部門和崗位職責(zé)，形成一級抓一級、層層抓落實(shí)的管理格局，確保檔案工作有序開展。*完整準(zhǔn)確，真實(shí)可靠：檔案材料的收集、整理、歸檔必須保證其完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，杜絕虛假、殘缺、涂改現(xiàn)象，確保檔案的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。*依法管理，安全保密：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，建立健全保密制度，落實(shí)保密措施，確保檔案實(shí)體和信息安全。*規(guī)范有序，便于利用：按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求進(jìn)行檔案的收集、整理、保管和利用，優(yōu)化檢索體系，簡化利用手續(xù)，最大限度地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。二、機(jī)關(guān)單位檔案管理的核心規(guī)范（一）文件材料的形成與收集文件材料的形成是檔案管理的源頭。機(jī)關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)對日常工作中形成的各類文件材料的管理，確保應(yīng)歸檔文件材料的及時(shí)、完整收集。1.形成規(guī)范：機(jī)關(guān)工作人員在公務(wù)活動中形成的文件材料，應(yīng)符合國家及本單位關(guān)于公文處理的規(guī)定，做到格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、手續(xù)完備。2.收集及時(shí)：各項(xiàng)工作完成后，承辦人員應(yīng)將辦理完畢的文件材料及時(shí)整理，按照規(guī)定向本單位檔案管理部門或檔案工作人員移交，避免文件材料的散失。3.收集范圍：明確文件材料的歸檔范圍，既包括機(jī)關(guān)在行政管理、業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價(jià)值的各類正式文件，也包括重要的會議記錄、調(diào)研材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議等。臨時(shí)性、事務(wù)性的通知、便條等無查考價(jià)值的材料，可不納入歸檔范圍。（二）檔案的整理與歸檔整理與歸檔是檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接影響檔案的質(zhì)量和利用效率。1.整理原則：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。通常按照年度、組織機(jī)構(gòu)（或問題）、保管期限進(jìn)行分類整理。2.分類方法：可采用年度為主，結(jié)合組織機(jī)構(gòu)或問題的分類方法。對于專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)檔案，可按照業(yè)務(wù)性質(zhì)進(jìn)行分類。3.組卷（件）與排列：將經(jīng)過分類的文件材料，按照一定的邏輯關(guān)系組成案卷或單件。卷內(nèi)文件應(yīng)按照其形成時(shí)間或重要程度進(jìn)行有序排列。4.編目與裝訂：對整理好的案卷或單件，進(jìn)行編號、填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表，并按照規(guī)定進(jìn)行裝訂，做到結(jié)實(shí)整齊、便于翻閱。5.歸檔要求：歸檔文件材料應(yīng)齊全完整、字跡清楚、符合歸檔條件。電子文件的歸檔應(yīng)符合國家有關(guān)電子檔案管理的規(guī)定，確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。（三）檔案的保管與保護(hù)檔案的保管與保護(hù)是維護(hù)檔案安全、延長檔案壽命的重要保障。1.庫房要求：檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵。配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和安防設(shè)施。2.日常管理：建立檔案庫房管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行入庫登記、出庫歸還手續(xù)。定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.保護(hù)措施：對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。重要檔案可采取異質(zhì)備份、異地備份等方式進(jìn)行保護(hù)。積極采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)和設(shè)備。4.保密管理：嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)，劃定檔案密級，明確保密期限。涉密檔案的管理、傳遞、利用應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止泄密事件發(fā)生。（四）檔案的利用與服務(wù)檔案的利用與服務(wù)是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，旨在充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。1.利用制度：建立健全檔案利用制度，明確利用范圍、審批程序和利用要求。單位內(nèi)部人員利用檔案，應(yīng)履行相應(yīng)手續(xù)；外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。2.利用方式：可提供檔案原件查閱、復(fù)制件借閱、檔案證明出具、信息咨詢等服務(wù)。鼓勵(lì)利用數(shù)字化檔案，提高利用效率和便利性。3.利用紀(jì)律：查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。未經(jīng)允許，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄涉密檔案內(nèi)容。4.服務(wù)優(yōu)化：檔案管理人員應(yīng)樹立服務(wù)意識，熱情接待查閱者，積極提供幫助，努力提高服務(wù)質(zhì)量和水平。（五）檔案的鑒定與銷毀檔案的鑒定與銷毀是檔案管理的最后環(huán)節(jié)，旨在剔除失去保存價(jià)值的檔案，優(yōu)化檔案資源。1.鑒定組織：成立檔案鑒定工作小組，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表及檔案專業(yè)人員組成。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本單位檔案的實(shí)際價(jià)值，對已到保管期限的檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定其存毀。3.銷毀程序：對經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編造銷毀清冊，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案。具有永久保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交。三、機(jī)關(guān)單位檔案管理的執(zhí)行保障（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)單位應(yīng)將檔案工作納入重要議事日程，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，確定檔案管理部門（或指定專人負(fù)責(zé)），確保檔案工作有人抓、有人管。定期研究檔案工作中的重大問題，為檔案工作開展提供必要的條件。（二）健全制度體系在國家法律法規(guī)框架下，結(jié)合本單位實(shí)際，制定和完善檔案管理實(shí)施細(xì)則、歸檔范圍和保管期限表、檔案利用、保密、安全、鑒定銷毀等一系列配套制度，形成覆蓋檔案管理全過程的制度體系，并確保制度的科學(xué)性和可操作性。（三）強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)配備政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的專（兼）職檔案工作人員，并保持隊(duì)伍相對穩(wěn)定。加強(qiáng)對檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)、專業(yè)知識和技能，不斷提升其綜合素質(zhì)和履職能力。（四）落實(shí)監(jiān)督檢查建立檔案工作監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對本單位及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。將檔案工作納入年度考核和目標(biāo)管理，確保各項(xiàng)制度落到實(shí)處。（五）保障經(jīng)費(fèi)投入合理安排檔案工作經(jīng)費(fèi)，保障檔案庫房建設(shè)與維護(hù)、檔案設(shè)備購置、檔案整理、數(shù)字化建設(shè)、人員培訓(xùn)、檔案保護(hù)與修復(fù)等工作的資金需求。（六）推進(jìn)信息化建設(shè)積極適應(yīng)信息化發(fā)展要求，將檔案信息化建設(shè)納入單位信息化總體規(guī)劃，配備必要的軟硬件設(shè)施，推進(jìn)檔案數(shù)字化加工和管理系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效管理和共享利用，提升檔案管理現(xiàn)代化水平。四、持續(xù)改進(jìn)與發(fā)展機(jī)關(guān)單位檔案管理是一項(xiàng)長期而系統(tǒng)的工作，需要與時(shí)俱進(jìn)，持續(xù)改進(jìn)。各單位應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)評估，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法，不斷優(yōu)化管理流程，創(chuàng)新服務(wù)方式。同時(shí)，要密切關(guān)注檔案工作的新法規(guī)、新政策