高等學(xué)校圖書采訪制度第一章總則第一章第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國采購法》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國檔案法》等國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合行業(yè)圖書采訪管理準(zhǔn)則及企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控要求制定。為規(guī)范高等學(xué)校圖書采訪工作，防控采購風(fēng)險(xiǎn)，提升資源配置效率，保障學(xué)術(shù)資源安全，特制定本制度。第一章第二條本制度適用于高等學(xué)校各部門、下屬單位及全體員工在圖書采訪、采購、入庫、加工、編目、剔舊等全流程管理活動(dòng)。具體覆蓋場景包括但不限于：教材、專著、期刊、電子資源、音像資料等圖書資源的采訪決策、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、資金支付、質(zhì)量驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。第一章第三條本制度涉及以下核心術(shù)語：（一）圖書專項(xiàng)管理：指高等學(xué)校為保障教學(xué)科研需求，通過制度設(shè)計(jì)、流程規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)防控等手段，對圖書采訪工作實(shí)施全流程管控的活動(dòng)。其外延包括采購決策、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行、驗(yàn)收處置等管理行為。（二）采訪風(fēng)險(xiǎn)：指在圖書采訪過程中可能引發(fā)資產(chǎn)損失、合規(guī)瑕疵或資源浪費(fèi)的潛在問題，如供應(yīng)商資質(zhì)不符、采購價(jià)格異常、內(nèi)容質(zhì)量爭議等。（三）合規(guī)操作：指圖書采訪活動(dòng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度的行為，包括但不限于采購流程合規(guī)、價(jià)格合理、合同規(guī)范、檔案完整等要求。第一章第四條圖書專項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：確保圖書采訪全流程管理活動(dòng)納入制度管控范圍，不留監(jiān)管空白。（二）責(zé)任到人：明確各級組織及崗位的管理職責(zé)，建立可追溯的責(zé)任體系。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：以風(fēng)險(xiǎn)防控為核心，優(yōu)先處理重大風(fēng)險(xiǎn)，動(dòng)態(tài)調(diào)整管控策略。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評估管理有效性，優(yōu)化流程機(jī)制，適應(yīng)內(nèi)外環(huán)境變化。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第二章第五條高等學(xué)校主要負(fù)責(zé)人對圖書專項(xiàng)管理工作承擔(dān)全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌制度建設(shè)、資源保障及重大風(fēng)險(xiǎn)處置；分管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)直接管理責(zé)任，負(fù)責(zé)專項(xiàng)管理制度的組織實(shí)施、監(jiān)督考核及工作協(xié)調(diào)。第二章第六條設(shè)立圖書專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括財(cái)務(wù)部、審計(jì)部、信息中心等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)專項(xiàng)管理工作，審批重大采購項(xiàng)目、決策復(fù)雜風(fēng)險(xiǎn)處置方案，并定期聽取專項(xiàng)管理報(bào)告。第二章第七條專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠圖書館，負(fù)責(zé)日常統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、文件管理、會議組織、信息報(bào)送等工作。其主要職能包括：（一）統(tǒng)籌專項(xiàng)管理制度建設(shè)與修訂；（二）組織專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查與評估；（三）監(jiān)督考核各部門專項(xiàng)管理執(zhí)行情況；（四）開展培訓(xùn)宣貫，提升全員合規(guī)意識。第二章第八條牽頭部門（圖書館）職責(zé)：（一）制定圖書采訪專項(xiàng)管理制度及實(shí)施細(xì)則；（二）建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)及分級管理制度；（三）組織開展采購需求論證及預(yù)算編制；（四）負(fù)責(zé)合同簽訂、履約監(jiān)督及驗(yàn)收處置；（五）定期分析采購數(shù)據(jù)，優(yōu)化采購策略。第二章第九條專責(zé)部門（審計(jì)部、財(cái)務(wù)部）職責(zé)：（一）審計(jì)部負(fù)責(zé)圖書采購項(xiàng)目的合規(guī)性審查，重點(diǎn)核查供應(yīng)商資質(zhì)、合同條款、驗(yàn)收程序等；（二）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購資金支付的合規(guī)審核，監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行情況，防范資金風(fēng)險(xiǎn)；（三）兩部門聯(lián)合開展專項(xiàng)審計(jì)，對重大采購項(xiàng)目實(shí)施全過程監(jiān)督。第二章第十條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)：（一）各教學(xué)科研部門負(fù)責(zé)提出圖書采訪需求，提交《圖書采訪申請表》并承擔(dān)內(nèi)容合理性責(zé)任；（二）信息中心負(fù)責(zé)電子資源采訪的技術(shù)支持與驗(yàn)收；（三）后勤部門負(fù)責(zé)圖書物流配送的協(xié)調(diào)與管理。第二章第十一條基層執(zhí)行崗責(zé)任：（一）崗位人員需簽署合規(guī)操作承諾書，嚴(yán)格執(zhí)行采訪流程及標(biāo)準(zhǔn)；（二）發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或潛在風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)上報(bào)至專責(zé)部門或領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室；（三）參與風(fēng)險(xiǎn)處置及整改落實(shí)，確保問題閉環(huán)管理。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第三章第十一條圖書采購需求管理：圖書采訪需基于教學(xué)科研實(shí)際需求，由需求部門提交《圖書采訪申請表》，經(jīng)圖書館匯總審核后納入采購計(jì)劃。禁止重復(fù)采購或超預(yù)算采購，需求論證不合格的不得進(jìn)入采購流程。第三章第十二條供應(yīng)商管理：（一）建立合格供應(yīng)商名錄，定期更新，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理；（二）新增供應(yīng)商需經(jīng)資質(zhì)審核、業(yè)績評估、價(jià)格比對，必要時(shí)組織實(shí)地考察；（三）禁止向關(guān)聯(lián)方或利益相關(guān)方采購，嚴(yán)禁收取回扣或禮品。第三章第十三條招標(biāo)采購管理：（一）單筆采購金額超過X萬元的圖書項(xiàng)目需實(shí)行招標(biāo)，采用公開招標(biāo)、競爭性談判等合規(guī)方式；（二）招標(biāo)文件需明確技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、商務(wù)條款、評審規(guī)則，確保公平公正；（三）中標(biāo)結(jié)果需公告公示，接受監(jiān)督，中標(biāo)供應(yīng)商需簽訂正式合同。第三章第十四條合同簽訂管理：（一）合同內(nèi)容應(yīng)完整規(guī)范，包括標(biāo)的物、數(shù)量、價(jià)格、交付方式、違約責(zé)任等條款；（二）合同簽訂前需經(jīng)法律部門審核，重大合同需組織專家論證；（三）合同履行過程中需建立履約臺賬，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)展。第三章第十五條質(zhì)量驗(yàn)收管理：（一）紙質(zhì)圖書需核對品名、版次、數(shù)量，檢查外觀質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)不符立即拒收；（二）電子資源需測試訪問權(quán)限、內(nèi)容完整性，驗(yàn)證數(shù)據(jù)格式合規(guī)性；（三）驗(yàn)收不合格的，按合同約定索賠或退貨，并分析原因完善采購標(biāo)準(zhǔn)。第三章第十六條價(jià)格管控管理：（一）建立圖書價(jià)格數(shù)據(jù)庫，參考市場基準(zhǔn)價(jià)，避免價(jià)格虛高；（二）采購價(jià)格異常的需提交專項(xiàng)說明，必要時(shí)組織價(jià)格復(fù)審；（三）禁止通過虛假交易或拆分訂單規(guī)避價(jià)格監(jiān)督。第三章第十七條庫存及剔舊管理：（一）圖書入庫需建立電子臺賬，實(shí)行動(dòng)態(tài)盤點(diǎn)，定期清理積壓資源；（二）剔舊圖書需按程序?qū)徟?，殘值處理需符合資產(chǎn)管理制度；（三）淘汰圖書需規(guī)范銷毀或捐贈(zèng)，確保信息安全。第三章第十八條風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)：（一）防范供應(yīng)商資質(zhì)造假風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)實(shí)地核查力度；（二）控制價(jià)格串通風(fēng)險(xiǎn)，完善招標(biāo)監(jiān)督機(jī)制；（三）化解內(nèi)容合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，建立圖書審查制度；（四）警惕資金挪用風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)支付節(jié)點(diǎn)監(jiān)控。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第四章第十一條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）每年第一季度由圖書館牽頭，審計(jì)部、財(cái)務(wù)部等專責(zé)部門參與，評估制度有效性；（二）根據(jù)國家政策變化、行業(yè)準(zhǔn)則調(diào)整及業(yè)務(wù)實(shí)踐反饋，及時(shí)修訂制度條款；（三）重大修訂需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過，并組織全員培訓(xùn)。第四章第十二條風(fēng)險(xiǎn)識別預(yù)警機(jī)制：（一）每年第一季度開展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)檢查供應(yīng)商管理、招標(biāo)采購、資金支付等環(huán)節(jié)；（二）采用風(fēng)險(xiǎn)矩陣法對識別風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級，高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)需制定專項(xiàng)防控方案；（三）每月發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通報(bào)，提示異常行為及整改要求。第四章第十三條合規(guī)審查機(jī)制：（一）將合規(guī)審查嵌入采購流程，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)包括需求審核、招標(biāo)文件、合同簽訂、驗(yàn)收報(bào)告；（二）未經(jīng)合規(guī)審查的采購項(xiàng)目不得實(shí)施，違者追究相關(guān)責(zé)任；（三）專責(zé)部門對審查結(jié)果簽字背書，確?？勺匪菪浴５谒恼碌谑臈l風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌協(xié)調(diào)；（二）發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)事件需啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，48小時(shí)內(nèi)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組，72小時(shí)內(nèi)完成處置；（三）跨部門風(fēng)險(xiǎn)需建立協(xié)同機(jī)制，明確牽頭部門、配合部門及責(zé)任分工。第四章第十五條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)采購的，依據(jù)情節(jié)輕重追究個(gè)人或部門績效扣減、紀(jì)律處分；（二）重大違規(guī)的，移交監(jiān)察部門處理，涉嫌違法的依法移送司法機(jī)關(guān)；（三）建立違規(guī)案例庫，定期通報(bào)警示，強(qiáng)化以案促改。第四章第十六條評估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年末開展專項(xiàng)管理有效性評估，指標(biāo)包括合規(guī)率、效率提升、風(fēng)險(xiǎn)控制等；（二）評估結(jié)果納入部門績效考核，針對短板制定改進(jìn)計(jì)劃；（三）通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)管理漏洞，完善制度設(shè)計(jì)或流程優(yōu)化。第五章專項(xiàng)管理保障措施第五章第十一條組織保障：（一）各級領(lǐng)導(dǎo)干部需履行“一崗雙責(zé)”，既要抓業(yè)務(wù)又要抓合規(guī)；（二）領(lǐng)導(dǎo)小組每季度召開會議，研究解決管理難題，形成工作閉環(huán)；（三）建立專項(xiàng)管理聯(lián)絡(luò)員制度，各部門指定專人負(fù)責(zé)信息傳遞與協(xié)調(diào)。第五章第十二條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將專項(xiàng)合規(guī)情況納入部門年度考核，權(quán)重不低于X%；（二）對優(yōu)秀采購項(xiàng)目或風(fēng)險(xiǎn)防控案例給予績效獎(jiǎng)勵(lì)，典型案例通報(bào)表揚(yáng)；（三）考核結(jié)果與評優(yōu)評先掛鉤，連續(xù)不合格的取消評優(yōu)資格。第五章第十三條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）每年開展X次專項(xiàng)培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋制度解讀、操作規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)案例等；（二）管理層重點(diǎn)培訓(xùn)合規(guī)履職要求，基層人員重點(diǎn)培訓(xùn)操作技能；（三）通過宣傳欄、內(nèi)網(wǎng)平臺等渠道普及合規(guī)知識，營造學(xué)習(xí)氛圍。第五章第十四條信息化支撐：（一）建設(shè)圖書采購管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)需求提報(bào)、供應(yīng)商管理、合同管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能；（二）系統(tǒng)嵌入合規(guī)校驗(yàn)規(guī)則，自動(dòng)攔截違規(guī)操作；（三）利用大數(shù)據(jù)分析采購行為，預(yù)警異常模式。第五章第十五條文化建設(shè)：（一）編印《圖書專項(xiàng)合規(guī)手冊》，明確權(quán)利義務(wù)與操作指南；（二）組織全員簽署合規(guī)承諾書，強(qiáng)化責(zé)任意識；（三）設(shè)立合規(guī)舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工主動(dòng)監(jiān)督。第五章第十六條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件需在2小時(shí)內(nèi)上報(bào)至專責(zé)部門，24小時(shí)內(nèi)形成初步報(bào)告；（二）年度管理情況報(bào)告需于次