物業(yè)公司租賃合同管理規(guī)范前言租賃合同作為物業(yè)公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要法律文件，直接關(guān)系到物業(yè)資產(chǎn)的安全、收益的穩(wěn)定以及與租戶間的和諧關(guān)系。為規(guī)范公司租賃合同的全過(guò)程管理，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司及相關(guān)方合法權(quán)益，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司所有物業(yè)項(xiàng)目的租賃業(yè)務(wù)，全體相關(guān)從業(yè)人員均需嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。一、合同簽訂前的準(zhǔn)備與審批（一）租賃需求與物業(yè)信息確認(rèn)在啟動(dòng)租賃程序前，物業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需會(huì)同相關(guān)部門，明確擬出租物業(yè)的具體信息，包括但不限于位置、面積、戶型、配套設(shè)施及租賃用途限制。同時(shí)，需結(jié)合市場(chǎng)行情與物業(yè)實(shí)際情況，初步擬定租金標(biāo)準(zhǔn)、租賃期限、付款方式等核心租賃條件，并對(duì)潛在租戶的行業(yè)背景、經(jīng)營(yíng)狀況及信譽(yù)度進(jìn)行初步評(píng)估，確保租賃行為符合物業(yè)整體規(guī)劃及法律法規(guī)要求。（二）租戶篩選與資質(zhì)審查租賃意向達(dá)成初期，應(yīng)對(duì)租戶進(jìn)行必要的資質(zhì)審查。審查內(nèi)容通常包括租戶的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)經(jīng)營(yíng)許可（如需）、法人身份證明或授權(quán)委托書等。對(duì)于企業(yè)租戶，可要求提供近期財(cái)務(wù)報(bào)表或銀行資信證明，以評(píng)估其履約能力。個(gè)人租戶則需核實(shí)身份證件及穩(wěn)定收入來(lái)源證明。嚴(yán)禁向不符合法律法規(guī)規(guī)定或經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)較高的單位或個(gè)人出租物業(yè)。（三）租賃方案審批根據(jù)初步洽談結(jié)果及租戶資質(zhì)情況，制定詳細(xì)的租賃方案。方案應(yīng)包含租賃物業(yè)概況、租戶信息、租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)及支付周期、免租期（如有）、物業(yè)管理費(fèi)及其他費(fèi)用的承擔(dān)方式、租賃用途、裝修要求及免租期、違約責(zé)任等核心條款。租賃方案需按公司規(guī)定的審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批，未經(jīng)審批通過(guò)，不得進(jìn)入合同正式談判階段。二、合同的談判與簽署（一）合同文本的選用與擬定公司應(yīng)采用經(jīng)法務(wù)部門審核或認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)租賃合同文本。對(duì)于特殊情況或復(fù)雜租賃項(xiàng)目，可在標(biāo)準(zhǔn)文本基礎(chǔ)上進(jìn)行補(bǔ)充或修改，但需確保補(bǔ)充修改條款的合法性與公允性。合同條款的擬定應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、明確，避免使用模糊或易產(chǎn)生歧義的表述。特別是關(guān)于租金支付、違約責(zé)任、房屋返還條件、維修責(zé)任劃分等關(guān)鍵條款，必須清晰、具體。（二）合同談判要點(diǎn)合同談判應(yīng)基于已審批的租賃方案進(jìn)行。談判過(guò)程中，需就合同條款與租戶進(jìn)行充分溝通，對(duì)雙方權(quán)利義務(wù)進(jìn)行明確界定。對(duì)于租戶提出的特殊要求或?qū)?biāo)準(zhǔn)合同條款的修改建議，應(yīng)審慎評(píng)估其合理性與風(fēng)險(xiǎn)，必要時(shí)咨詢法務(wù)部門意見(jiàn)。談判人員應(yīng)做好談判記錄，重大事項(xiàng)的變更需及時(shí)上報(bào)審批。（三）合同簽署規(guī)范合同文本經(jīng)雙方協(xié)商一致后，應(yīng)由授權(quán)代表簽署。簽署前，需再次核對(duì)合同內(nèi)容與審批方案的一致性，以及租戶簽約人的授權(quán)權(quán)限。合同簽署應(yīng)使用公司公章或合同專用章，確保印章清晰、規(guī)范。多頁(yè)合同應(yīng)加蓋騎縫章，個(gè)人簽名需同時(shí)注明日期。合同簽署后，應(yīng)向租戶提供加蓋公章的合同文本，并由租戶簽收確認(rèn)。三、合同履行過(guò)程中的管理（一）租金及相關(guān)費(fèi)用的催收與記錄財(cái)務(wù)部門或指定專人負(fù)責(zé)租金及其他約定費(fèi)用的按時(shí)催收工作。應(yīng)建立清晰的租金臺(tái)賬，記錄租金支付情況、逾期情況及相應(yīng)的滯納金計(jì)算。對(duì)逾期未支付租金的租戶，應(yīng)按照合同約定及時(shí)發(fā)送催收通知，并保留相關(guān)憑證。同時(shí)，定期與租戶進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)，確保雙方賬目清晰無(wú)誤。（二）物業(yè)的交付與接管合同生效后，應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)向租戶交付物業(yè)。交付時(shí)，需與租戶共同對(duì)物業(yè)的狀況（包括水電表底數(shù)、設(shè)施設(shè)備完好情況、裝修狀況等）進(jìn)行清點(diǎn)、確認(rèn)，并簽署《物業(yè)交接確認(rèn)書》。對(duì)于租戶提出的裝修需求，應(yīng)審查其裝修方案是否符合消防、安全及物業(yè)整體規(guī)劃要求，并簽訂《裝修管理協(xié)議》。（三）租賃期間的物業(yè)維護(hù)與管理物業(yè)公司應(yīng)按照合同約定及物業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)租賃物業(yè)及公共區(qū)域進(jìn)行日常維護(hù)和管理，確保物業(yè)的正常使用。對(duì)于租戶在租賃期間提出的維修請(qǐng)求，應(yīng)及時(shí)響應(yīng)并妥善處理。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)租戶的使用情況進(jìn)行巡查，防止租戶擅自改變租賃用途、損壞物業(yè)設(shè)施或從事違法違規(guī)活動(dòng)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與租戶溝通，必要時(shí)采取相應(yīng)措施。（四）租戶溝通與關(guān)系維護(hù)建立暢通的租戶溝通渠道，定期與租戶進(jìn)行溝通，了解其經(jīng)營(yíng)狀況及需求，及時(shí)處理租戶反饋的意見(jiàn)和建議。對(duì)于租戶在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中遇到的合理困難，在不違反合同及公司規(guī)定的前提下，可酌情提供必要的協(xié)助與支持，以維護(hù)良好的租賃關(guān)系，提高租戶滿意度和續(xù)約率。四、合同的變更、終止與續(xù)約（一）合同變更租賃期內(nèi)，如因特殊情況需對(duì)合同條款進(jìn)行變更（如租金調(diào)整、租賃面積變更、租賃期限延長(zhǎng)等），雙方應(yīng)協(xié)商一致并簽訂書面的《合同變更協(xié)議》。變更協(xié)議的簽訂流程及審批權(quán)限參照原合同執(zhí)行。嚴(yán)禁口頭變更合同重要條款。（二）合同終止合同終止分為正常終止與提前終止。正常終止應(yīng)在租賃期滿前，提前通知租戶辦理物業(yè)返還手續(xù)。提前終止合同的，需符合合同約定或法律規(guī)定的情形，并按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。無(wú)論何種原因終止合同，均需與租戶辦理正式的物業(yè)交接手續(xù)，結(jié)清所有費(fèi)用，簽署《合同終止確認(rèn)書》。（三）合同續(xù)約租賃期滿前，應(yīng)根據(jù)租戶履約情況、物業(yè)市場(chǎng)行情及公司經(jīng)營(yíng)策略，評(píng)估是否與租戶續(xù)約。如決定續(xù)約，應(yīng)提前與租戶溝通，協(xié)商續(xù)約條件，并按照新合同的審批流程辦理續(xù)約手續(xù)，簽訂新的租賃合同或《續(xù)約協(xié)議》。如不續(xù)約，應(yīng)提前通知租戶，并協(xié)助其做好搬遷及物業(yè)返還工作。五、合同檔案管理（一）檔案的建立與歸檔所有租賃合同及相關(guān)文件（包括但不限于租賃方案審批件、租戶資質(zhì)證明、合同談判記錄、合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、交接確認(rèn)書、付款憑證、催收通知、維修記錄、終止協(xié)議等）均應(yīng)建立完整的檔案。檔案應(yīng)按照項(xiàng)目或租戶進(jìn)行分類、編號(hào)，專人負(fù)責(zé)管理。電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)同步建立，并確保內(nèi)容一致。（二）檔案的保管與查閱合同檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的場(chǎng)所，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施。檔案保管期限應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定及公司檔案管理制度要求。內(nèi)部人員查閱合同檔案需履行審批手續(xù)，并做好查閱記錄。外部單位或個(gè)人查閱，需憑有效證明并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）檔案的保密租賃合同及相關(guān)文件包含公司商業(yè)秘密，檔案管理人員及所有接觸檔案的人員均負(fù)有保密義務(wù)。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)擅自復(fù)制、傳播或向第三方泄露合同信息。六、附則本規(guī)范由公司物業(yè)管理部（或指定部門）負(fù)責(zé)解釋和修訂。各物業(yè)