采購到貨入庫及質檢全流程模板一、適用范圍與業(yè)務背景二、核心操作流程詳解（一）到貨準備階段到貨通知確認供應商發(fā)貨后，需提前1-3個工作日通過郵件或系統(tǒng)發(fā)送《到貨通知單》，注明采購訂單號、物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計到貨時間、運輸方式及到貨地點。采購專員*收到通知后，需在4小時內(nèi)核對《到貨通知單》與采購訂單信息（供應商、物料編碼、數(shù)量等）是否一致，如有差異需立即聯(lián)系供應商確認，同步更新到貨信息至倉儲部門。人員與資源準備倉儲主管根據(jù)到貨信息，安排驗收人員（如倉管員）、質檢人員（如質檢員*），明確分工：驗收人員負責數(shù)量、外觀核對；質檢人員負責質量功能檢測。準備驗收工具（如點數(shù)器、卷尺、秤重設備等）、質檢標準文件（如《物料檢驗規(guī)范》《技術參數(shù)表》）、表單（《到貨驗收單》《質量檢驗報告》）及防護用品（如手套、安全帽等）。（二）到貨驗收階段數(shù)量與外觀核對物資送達指定地點后，驗收人員需核對送貨單信息與《到貨通知單》是否一致（供應商名稱、物料名稱、規(guī)格型號、批次號等）。按采購訂單數(shù)量進行清點：對于整箱物資，采用“抽檢+全檢”結合方式（抽檢比例不低于10%，若發(fā)覺異常則擴大抽檢比例至100%）；對于散裝或大宗物資，需逐件清點并記錄；對于貴重或精密物資，需雙人共同清點，保證數(shù)量準確。檢查物資外包裝是否完好，有無破損、變形、浸濕、泄漏等情況，如有異常需拍照記錄并在《到貨驗收單》中備注，同時通知采購專員*與供應商溝通。初步驗收結論數(shù)量、外觀無異常時，驗收人員在《到貨驗收單》上簽字確認，注明“驗收合格”；若存在數(shù)量不符或外包裝損壞，需當場與送貨人員共同確認，填寫《到貨驗收單》并注明差異情況，拒絕簽收異常物資，同時上報采購主管*協(xié)調(diào)處理（如補貨、退貨等）。（三）質量檢驗階段檢驗標準與項目確定質檢人員需根據(jù)《物料檢驗規(guī)范》《采購技術協(xié)議》等文件，明確檢驗項目（如尺寸、重量、功能參數(shù)、材質、安全認證等）、檢驗方法（如目視、測量、測試、文件審核等）及合格判定標準（A類、B類、C類缺陷標準）。實物檢驗實施對驗收合格的物資，按批次隨機抽取樣品進行檢驗：A類缺陷（致命缺陷，如安全功能不達標）：出現(xiàn)1項即判定整批不合格；B類缺陷（嚴重缺陷，如關鍵尺寸偏差）：允收水平（AQL）≤0.65，超出則判定不合格；C類缺陷（輕微缺陷，如外觀瑕疵）：AQL≤1.5，超出可讓步接收（需經(jīng)使用部門申請、總經(jīng)理*批準）。檢驗過程中需填寫《質量檢驗報告》，詳細記錄檢驗項目、標準值、實測值、偏差值及判定結果，并附檢驗照片或數(shù)據(jù)記錄。檢驗結果處理合格：質檢員在《質量檢驗報告》及《到貨驗收單》上簽字確認，標注“質檢合格”，同步更新物料狀態(tài)為“待入庫”；不合格：立即通知采購專員*、倉儲部門及使用部門，填寫《不合格品處理單》，明確處理方式（退貨、換貨、讓步接收、報廢等），并跟蹤供應商整改結果。（四）入庫操作階段信息登記與系統(tǒng)錄入倉管員*憑簽字完整的《到貨驗收單》《質量檢驗報告》，辦理入庫手續(xù)，在庫存管理系統(tǒng)中錄入物料信息：采購訂單號、物料編碼、名稱、規(guī)格型號、批次號、數(shù)量、入庫日期、倉庫庫位、質檢狀態(tài)等，《入庫登記表》。物資上架與標識按物料屬性（如重量、尺寸、存儲要求）選擇合適庫位，遵循“重不壓輕、大不壓小、先進先出”原則上架；在物資外包裝粘貼“物料標簽”，注明物料名稱、規(guī)格、批次號、數(shù)量、入庫日期及質檢狀態(tài)（合格/不合格），保證標識清晰、不易脫落。單據(jù)歸檔將《到貨驗收單》《質量檢驗報告》《入庫登記表》等單據(jù)按月度、采購訂單號分類歸檔，保存期限不少于3年，便于后續(xù)追溯。（五）異常處理階段到貨異常數(shù)量不符：采購專員*需在24小時內(nèi)與供應商確認補貨或退款方案，倉儲部門暫存差異物資，待處理完成后再辦理入庫或出庫；外包裝損壞：若導致物資損壞，需聯(lián)合供應商現(xiàn)場確認損失，由供應商承擔賠償責任。質量異常整批不合格：采購專員*需在3個工作日內(nèi)聯(lián)系供應商辦理退貨，并要求提供《糾正預防措施報告》；讓步接收：使用部門需提交《讓步接收申請》，說明不影響使用的理由，經(jīng)部門負責人、總經(jīng)理審批后，方可入庫并限制使用范圍。三、關鍵流程表單模板（一）到貨驗收單采購訂單號物料編碼物料名稱規(guī)格型號供應商名稱預計到貨日期實際到貨日期驗收項目標準要求驗收結果差異說明驗收人驗收日期數(shù)量外觀包裝單據(jù)完整性驗收結論□合格□不合格（請注明原因：______________________）備注：□需補貨□需換貨□暫存待檢□其他：__________（二）質量檢驗報告物料批次號檢驗日期檢驗員檢驗地點采購訂單號檢驗項目標準值實測值偏差判定結果（合格/不合格）綜合判定□合格□不合格（缺陷類型：□A類□B類□C類）處理意見：□入庫□退貨□換貨□讓步接收□報廢附件：檢驗數(shù)據(jù)記錄頁、照片等（共____頁）（三）入庫登記表入庫單號物料編碼物料名稱規(guī)格型號批次號數(shù)量單位入庫日期倉庫庫位質檢狀態(tài)備注：□供應商送貨□采購退回□其他：__________倉管員：__________審核人：__________日期：__________四、執(zhí)行要點與風險提示（一）關鍵控制點單據(jù)一致性：到貨驗收時需保證《到貨通知單》《送貨單》《采購訂單》三者信息一致，避免錯收、漏收；質檢獨立性：質檢人員需直接對質量負責人*負責，不受采購或倉儲部門干預，保證檢驗結果客觀公正；批次管理：對有保質期、追溯要求的物料（如食品、化工原料），必須按批次分開存儲和管理，嚴格執(zhí)行“先進先出”；系統(tǒng)實時性：入庫信息需在24小時內(nèi)錄入庫存管理系統(tǒng)，保證賬實一致，避免信息滯后導致庫存積壓或短缺。（二）常見風險與應對供應商延遲到貨：采購專員*需提前跟蹤物流信息，若延遲超過48小時，啟動《供應商考核機制》，必要時調(diào)整供應商合作等級；檢驗標準不明確：使用部門需在采購需求階段提供詳細技術參數(shù)，采購部門需將標準寫入《采購技術協(xié)議》，避免檢驗時產(chǎn)生爭議；單據(jù)丟失：關鍵單據(jù)（如《質量檢驗報告》）需一式三份（采購、倉儲、財務），并定期備份電子版，防止紙質單據(jù)損毀或丟失；異常處理超時：明確各環(huán)節(jié)處理時限（如不合格品退貨需在5個工