2026年古籍修復公司文件審批流程管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司各類文件的審批流程，明確審批權限與責任，提高文件處理效率，保障古籍修復業(yè)務開展的規(guī)范性、合規(guī)性，防范審批疏漏導致的經(jīng)營風險、信息泄露風險，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等相關規(guī)定，結合古籍修復行業(yè)文件管理的特殊性及公司實際經(jīng)營情況，制定本制度。第二條本制度所稱“文件”，是指公司在古籍修復業(yè)務開展、經(jīng)營管理過程中形成的各類需審批的書面或電子文檔，包括但不限于業(yè)務方案類、保密信息類、人事財務類、行政類、對外合作類文件等，涵蓋紙質(zhì)文件、電子文件兩種形式。第三條本制度適用于公司全體部門及員工，外包合作方、臨時用工人員涉及公司文件審批事宜的，須遵守本制度相關要求；外部單位提交的需公司審批的文件，參照本制度相關流程執(zhí)行。第四條文件審批管理遵循“分級審批、權責明確、流程規(guī)范、高效合規(guī)、全程留痕”的原則，針對古籍修復核心業(yè)務文件（如修復方案、保密資料）實行更嚴格的審批流程，兼顧日常文件審批的效率性。第五條行政部是公司文件審批流程的歸口管理部門，負責制定并修訂文件審批規(guī)范、監(jiān)督審批流程執(zhí)行、歸集審批檔案、解答審批流程相關疑問；各部門指定專人擔任文件管理員，負責本部門文件的提報、流轉、跟蹤及歸檔工作。第六條文件審批實行“誰審批、誰負責”的責任制，各級審批人須對審批文件的內(nèi)容真實性、合規(guī)性、完整性負責，不得超權限審批、違規(guī)審批；文件提報人須對提報文件的內(nèi)容準確性、完整性負責。第二章文件分類與審批權限劃分第七條公司需審批的文件按業(yè)務屬性及重要程度分為四大類，分類制定審批流程：（一）核心業(yè)務文件：包括珍貴古籍修復方案、古籍修復工藝調(diào)整文件、保密信息查閱/使用審批文件、客戶項目報價/合同文件、非遺技藝相關資料修訂文件等，是公司核心經(jīng)營相關文件；（二）經(jīng)營管理文件：包括員工招聘/調(diào)崗/離職審批文件、薪酬調(diào)整文件、財務報銷/付款審批文件、采購申請文件、管理制度修訂文件等；（三）對外合作文件：包括與合作方的合作協(xié)議、對外招投標文件、客戶委托修復協(xié)議、文物部門對接相關文件等；（四）通用行政文件：包括公司內(nèi)部通知、會議紀要、辦公用品申領文件、非核心業(yè)務對外公示文件等。第八條公司文件審批權限按層級劃分為四級，明確各級審批人審批范圍：（一）部門負責人級：負責審批本部門通用行政文件、日常業(yè)務類非核心文件，對提報的核心業(yè)務文件進行初審；（二）分管副總級：負責審批分管領域的經(jīng)營管理文件、對外合作非核心文件，對核心業(yè)務文件進行復審；（三）總經(jīng)理級：負責審批核心業(yè)務文件、重大經(jīng)營管理文件（如薪酬調(diào)整、大額采購）、重要對外合作文件，審批文件涉及公司重大利益的，須提交股東會/董事會審議；（四）審批領導小組：由總經(jīng)理、分管副總、核心部門負責人組成，負責審批涉及古籍修復非遺技藝、國家級珍貴古籍修復、重大泄密事件處置等特殊核心文件。第九條行政部須制定《文件審批權限清單》，明確各類文件的提報人、初審人、復審人、終審人及審批權限，清單每年度修訂一次，經(jīng)總經(jīng)理審批后公示執(zhí)行；遇組織架構調(diào)整、業(yè)務范圍變更的，及時更新清單。第三章核心業(yè)務文件審批流程第十條珍貴古籍修復方案審批流程：（一）提報：由古籍修復技師編制修復方案，明確修復目標、工藝步驟、材料使用、工期預估等內(nèi)容，提交至技術研發(fā)部負責人；（二）初審：技術研發(fā)部負責人對方案的可行性、合規(guī)性進行審核，簽署初審意見，審核通過后提交至分管技術的副總；（三）復審：分管技術的副總對方案進行復審，重點核查工藝合理性、風險防控措施，涉及國家級珍貴古籍的，組織核心技師召開評審會，復審通過后提交至總經(jīng)理；（四）終審：總經(jīng)理對方案進行終審，簽署終審意見；涉及特別珍貴古籍的，提交審批領導小組審議，審議通過后方可執(zhí)行；（五）歸檔：審批完成后，技術研發(fā)部文件管理員將方案及審批意見提交行政部歸檔，電子文件加密存儲，紙質(zhì)文件存放于保密柜。第十一條保密信息查閱/使用審批流程：（一）提報：需查閱/使用保密信息的人員填寫《保密信息使用審批表》，明確使用目的、信息類型、使用范圍、使用期限，提交至所在部門負責人；（二）初審：部門負責人審核使用需求的合理性，簽署初審意見，絕密級信息須注明使用場景及保密承諾；（三）復審：行政部保密專員審核使用權限，核查是否符合保密管理制度要求，簽署復審意見；（四）終審：絕密級信息由總經(jīng)理終審，機密級/秘密級信息由分管行政的副總終審；（五）執(zhí)行：審批通過后，保密專員按審批內(nèi)容提供保密信息，登記使用記錄，使用完畢后及時收回信息載體，核銷使用記錄。第十二條客戶項目報價/合同審批流程：（一）提報：項目運營部對接人編制報價單/合同草案，明確服務內(nèi)容、價格、工期、保密條款等，提交至部門負責人；（二）初審：項目運營部負責人審核報價合理性、合同條款合規(guī)性，簽署初審意見；（三）復審：財務部審核報價成本核算、收款條款，法務（或指定專人）審核合同法律風險，分別簽署復審意見；（四）終審：金額超過規(guī)定標準的由總經(jīng)理終審，未超標準的由分管運營的副總終審；（五）執(zhí)行：審批通過后，對接人按審批意見修訂報價單/合同，與客戶確認后蓋章生效，副本提交行政部歸檔。第四章日常文件審批流程第十三條經(jīng)營管理文件審批流程：（一）人事類文件：由行政部人事專員提報，部門負責人審核員工信息真實性，分管人事的副總復審，總經(jīng)理終審（薪酬調(diào)整、核心崗位任免）；普通員工入職/離職文件由部門負責人初審、行政部負責人終審；（二）財務類文件：由經(jīng)辦人提報，部門負責人審核費用合理性，財務部審核票據(jù)合規(guī)性、預算執(zhí)行情況，分管財務的副總復審，總經(jīng)理終審（大額付款、費用超預算）；小額報銷由財務部負責人終審；（三）采購類文件：由使用部門提報，部門負責人審核采購需求，行政部（或采購部）審核供應商資質(zhì)、采購價格，分管行政的副總復審，總經(jīng)理終審（大額采購、核心設備采購）；小額辦公用品采購由行政部負責人終審。第十四條對外合作文件審批流程：（一）提報：對接部門編制合作文件草案，明確合作內(nèi)容、權利義務、保密條款、違約責任等，提交至部門負責人；（二）初審：部門負責人審核合作必要性、條款合理性，簽署初審意見；（三）復審：法務（或指定專人）審核法律風險，財務部審核費用/收益條款，分別簽署復審意見；（四）終審：重要合作文件由總經(jīng)理終審，普通合作文件由分管副總終審；涉及文物保護相關的，須先經(jīng)文物部門備案后再審批；（五）用印：審批通過后，行政部核對審批意見，加蓋公司公章，留存文件副本歸檔。第十五條通用行政文件審批流程：（一）提報：經(jīng)辦人編制文件內(nèi)容，明確文件用途、傳達范圍，提交至部門負責人；（二）審批：部門負責人審核內(nèi)容準確性，通用文件直接審批生效；需跨部門傳達的，抄送相關部門負責人；（三）公示：審批通過后，行政部按要求在公司內(nèi)部公示，電子文件上傳至內(nèi)部辦公系統(tǒng)，紙質(zhì)文件張貼至公告欄。第四章審批時限與操作要求第十六條文件審批實行限時辦結制，明確各類文件審批時限：（一）緊急文件（如古籍修復應急方案、客戶緊急項目審批）：初審人1個工作日內(nèi)完成審核，復審人1個工作日內(nèi)完成審核，終審人2個工作日內(nèi)完成審核；（二）普通文件：初審人3個工作日內(nèi)完成審核，復審人3個工作日內(nèi)完成審核，終審人5個工作日內(nèi)完成審核；（三）特殊文件（如審批領導小組審議文件）：初審人5個工作日內(nèi)完成審核，復審人5個工作日內(nèi)完成審核，審批領導小組在收到文件后7個工作日內(nèi)組織審議。第十七條文件提報操作要求：（一）提報文件須內(nèi)容完整、格式規(guī)范，明確文件標題、提報日期、提報人、文件用途等，核心業(yè)務文件須附相關支撐材料（如修復方案附古籍現(xiàn)狀說明、報價單附成本核算表）；（二）電子文件提報至公司指定審批系統(tǒng)，命名規(guī)范為“文件類型-提報部門-提報日期-文件名”；紙質(zhì)文件提報時須一式兩份，一份流轉審批，一份留存部門；（三）提報文件內(nèi)容不完整、格式不規(guī)范的，審批人可退回提報人，注明退回原因，提報人修改后重新提報。第十八條文件審批操作要求：（一）審批人須認真審核文件內(nèi)容，簽署明確的審批意見（同意/不同意/修改后重審），不同意或需修改的，注明具體原因及修改建議；（二）審批人因出差、休假等無法及時審批的，須指定授權人代為審批，授權書提交行政部備案；未指定授權人的，由行政部提醒審批人或協(xié)調(diào)其他審批人；（三）跨部門協(xié)同審批的文件，牽頭部門文件管理員負責跟蹤審批進度，及時提醒相關審批人，確保在時限內(nèi)完成審批。第五章審批檔案管理第十九條審批檔案歸集要求：（一）電子審批文件：審批完成后自動歸集至公司審批系統(tǒng)檔案模塊，行政部每月導出備份，存儲于加密服務器；（二）紙質(zhì)審批文件：審批完成后由提報部門文件管理員收集，提交行政部歸檔，歸檔時注明文件編號、審批日期、審批人、執(zhí)行情況等；（三）核心業(yè)務文件審批檔案單獨歸集，電子檔案加密存儲，紙質(zhì)檔案存放于恒溫恒濕庫房，實行雙人雙鎖管理。第二十條審批檔案查閱與使用要求：（一）內(nèi)部員工查閱審批檔案的，填寫《檔案查閱審批表》，核心業(yè)務文件檔案須經(jīng)部門負責人審核、行政部審批，絕密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理審批；（二）查閱檔案時禁止涂改、撕毀、復制，電子檔案禁止下載、轉發(fā)，確需復制/下載的，按保密管理制度執(zhí)行；（三）審批檔案保管期限：核心業(yè)務文件檔案長期保管，經(jīng)營管理文件檔案保管不少于10年，通用行政文件檔案保管不少于3年。第二十一條審批檔案銷毀要求：無保留價值的審批檔案，由行政部提出銷毀申請，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由兩人監(jiān)督銷毀，做好銷毀記錄；核心業(yè)務文件檔案禁止擅自銷毀，確需銷毀的，提交審批領導小組審議。第六章監(jiān)督檢查與責任追究第二十二條行政部每季度開展文件審批流程執(zhí)行情況檢查，重點核查審批權限執(zhí)行、審批時限遵守、檔案歸集等情況，檢查結果納入部門及員工績效考核；每年開展一次全面審計，排查審批流程漏洞。第二十三條員工有下列行為之一的，公司視情節(jié)輕重給予批評教育、經(jīng)濟處罰、崗位調(diào)整等處理，造成經(jīng)濟損失的追究賠償責任：（一）提報虛假文件、內(nèi)容不完整的文件導致審批失誤的；（二）超權限審批、違規(guī)審批文件，或未在規(guī)定時限內(nèi)完成審批的；（三）擅自修改審批文件內(nèi)容、偽造審批意見的；（四）未按要求歸集審批檔案，導致檔案丟失、損毀的；（五）泄露審批文件內(nèi)容，造成信息泄露或經(jīng)營風險的。第二十四條審批人因審批失誤導致公司重大經(jīng)濟損失、核心信息泄露的，給予降職、撤職處分，情節(jié)嚴重的解除勞動合同；