PAGE建立小學(xué)電子檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)小學(xué)檔案管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、信息化管理，特制定本電子檔案制度。本制度旨在規(guī)范小學(xué)電子檔案的收集、整理、存儲、利用和安全管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，為學(xué)校的教育教學(xué)、管理決策、歷史研究等提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級組、各學(xué)科組以及全體教職工在工作中形成的各類電子檔案。包括但不限于教學(xué)計劃、教案、課件、學(xué)生成績、教師考核材料、學(xué)校行政文件、會議記錄、活動照片、視頻等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：電子檔案應(yīng)真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容與原始紙質(zhì)檔案或?qū)嶋H工作一致。2.完整性原則：全面收集、整理學(xué)校工作中產(chǎn)生的各類電子文件，保證檔案信息的完整性，不遺漏重要文件。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對電子檔案進(jìn)行分類、編號、著錄等處理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。4.安全性原則：采取有效的安全防護(hù)措施，保障電子檔案的存儲安全和信息安全，防止檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。5.便捷性原則：優(yōu)化電子檔案管理流程，提高檔案檢索、利用的效率，方便教職工和相關(guān)人員查詢和使用檔案信息。二、電子檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)管理類：教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、教案、教學(xué)課件、學(xué)生作業(yè)、考試試卷、成績分析報告等。2.教師管理類：教師個人檔案、教師資格證書、職稱評審材料、教學(xué)成果、培訓(xùn)記錄、考核評價等。3.學(xué)生管理類：學(xué)生基本信息、學(xué)籍檔案、綜合素質(zhì)評價、獎懲記錄、健康檔案等。4.行政管理類：學(xué)校行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等。5.校園活動類：學(xué)校組織的各類活動方案、活動照片、視頻資料、新聞報道等。6.其他類：學(xué)校與外部單位合作的協(xié)議、合同，捐贈記錄，校友信息等。（二）收集要求1.各部門、各崗位人員應(yīng)及時將工作中產(chǎn)生的電子文件按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行整理，并定期移交至學(xué)校檔案管理部門。2.對于重要的電子文件，應(yīng)同時保存紙質(zhì)版本，確保檔案信息的可靠性和可追溯性。3.電子文件應(yīng)確保內(nèi)容完整、格式規(guī)范、清晰可讀，不得使用模糊、損壞或無法識別的文件。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類，可分為一級類目、二級類目、三級類目等。例如：一級類目為教學(xué)管理類，二級類目可分為課程設(shè)置、教學(xué)活動、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控等，三級類目再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分。2.編號：為每個電子檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份、順序等信息，便于查詢和管理。如“JXGL2023001”表示教學(xué)管理類2023年的第1份檔案。3.著錄：對電子檔案進(jìn)行詳細(xì)的著錄，包括文件名稱、作者、日期、來源、主題詞、保管期限等信息，以便建立檔案檢索數(shù)據(jù)庫。三、電子檔案的存儲與保管（一）存儲設(shè)備1.采用專用的服務(wù)器存儲電子檔案，服務(wù)器應(yīng)具備足夠的存儲空間和良好的性能，以滿足學(xué)校檔案管理的需求。2.配備磁盤陣列等冗余存儲設(shè)備，定期對存儲數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份方式可采用磁帶備份、光盤備份或云存儲備份等多種方式相結(jié)合。3.對于重要的電子檔案，應(yīng)進(jìn)行異地存儲，以應(yīng)對自然災(zāi)害、設(shè)備故障等突發(fā)情況。（二）存儲環(huán)境1.服務(wù)器機(jī)房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，確保設(shè)備正常運(yùn)行。溫度控制在18℃27℃之間，濕度控制在40%60%之間。2.機(jī)房應(yīng)配備完善的消防、防盜、防雷等安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲環(huán)境的安全。3.對存儲設(shè)備進(jìn)行定期的清潔和保養(yǎng)，防止灰塵、靜電等對設(shè)備造成損害。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同電子檔案的保管期限。保管期限分為短期（15年）、中期（510年）、長期（10年以上）和永久保存。2.對于涉及學(xué)校歷史、重要決策、師生權(quán)益等方面的檔案應(yīng)永久保存；對于一般性的教學(xué)、管理文件，根據(jù)實(shí)際需要確定保管期限。3.定期對到期的電子檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，銷毀前應(yīng)進(jìn)行登記，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。四、電子檔案的利用與共享（一）利用權(quán)限1.學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)制定電子檔案的利用權(quán)限，根據(jù)檔案的保密級別和使用范圍，確定不同人員對檔案的訪問權(quán)限。2.一般情況下，教職工可查閱本人工作相關(guān)的電子檔案；涉及學(xué)校機(jī)密或重要信息的檔案，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。3.對外提供檔案利用服務(wù)時，應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定進(jìn)行審批，確保檔案信息不被泄露。（二）利用方式1.提供在線查詢服務(wù)，教職工可通過學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或檔案管理系統(tǒng)，按照授權(quán)范圍查詢所需電子檔案。2.對于需要借閱或復(fù)制的檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)審批后到檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。3.利用電子檔案開展教學(xué)研究、工作匯報等活動時，應(yīng)確保檔案信息的合法使用，不得用于商業(yè)目的或其他非法活動。（三）共享機(jī)制1.建立電子檔案共享平臺，實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部各部門之間的檔案信息共享。各部門可根據(jù)工作需要，將本部門形成的電子檔案上傳至共享平臺，并設(shè)置共享權(quán)限。2.鼓勵教師之間開展教學(xué)資源共享，教師可將自己制作的優(yōu)秀課件、教案等上傳至共享平臺，供其他教師參考和借鑒。3.在保證檔案安全和保密的前提下，積極探索與上級教育主管部門、其他學(xué)校之間的檔案信息共享機(jī)制，促進(jìn)教育資源的優(yōu)化配置。五、電子檔案的安全管理（一）安全制度1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確檔案管理部門、使用人員的安全職責(zé)，規(guī)范檔案操作流程，確保檔案信息安全。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，使其熟悉電子檔案安全管理的各項(xiàng)規(guī)定和要求。3.定期對電子檔案安全管理情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全防護(hù)技術(shù)，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)傳輸和存儲過程中的安全性。3.建立用戶認(rèn)證和授權(quán)機(jī)制，對訪問電子檔案的人員進(jìn)行身份驗(yàn)證，防止非法訪問。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.按照規(guī)定的時間間隔對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的位置。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行完整性檢查，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證學(xué)校工作的正常開展。（四）應(yīng)急處理1.制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。當(dāng)發(fā)生安全事故時，能夠迅速采取措施，減少損失。2.定期對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練和修訂，提高應(yīng)急處理能力，確保應(yīng)急預(yù)案的有效性和可操作性。六、電子檔案的信息化建設(shè)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立功能完善、操作簡便的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等全過程信息化管理。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備與學(xué)校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動采集和共享，提高工作效率。3.根據(jù)學(xué)校檔案管理的發(fā)展需求，不斷優(yōu)化和升級電子檔案管理系統(tǒng)，提升系統(tǒng)的性能和功能。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對電子檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和維護(hù)，刪除過期、無用的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時效性。2.對檔案信息進(jìn)行動態(tài)更新，及時錄入新產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)，保證檔案信息的完整性。3.建立數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制，對錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量符合要求。（三）技術(shù)支持1.配備專業(yè)的技術(shù)人員，負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和技術(shù)支持工作。技術(shù)人員應(yīng)具備扎實(shí)的計算機(jī)技術(shù)和檔案管理知識，能夠及時解決系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題。2.加強(qiáng)與軟件開發(fā)商的合作，及時獲取系統(tǒng)升級補(bǔ)丁和技術(shù)支持，確保電子檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校成立電子檔案管理監(jiān)督小組，定期對各部門電子檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查電子檔案的收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核辦法1.將電子檔案管理工作納入學(xué)校各部門和教職工的績效考核體系，制定明確的考核指標(biāo)和評分標(biāo)準(zhǔn)。2.考核內(nèi)容包括檔案管理工作的組織落實(shí)情況、檔案質(zhì)量、利用效率、安全管理等方面。對在電子檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對工作不力、造成檔案損失或違反檔案管