PAGE檔案管理制度各部門職責(zé)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本檔案管理制度及各部門職責(zé)。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.誰形成誰負(fù)責(zé)原則各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定定期向綜合管理部移交。3.確保安全原則采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各項工作提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理部門職責(zé)（一）綜合管理部1.制定和完善檔案管理制度負(fù)責(zé)制定、修訂和完善公司檔案管理制度，明確檔案管理的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收各部門移交的檔案，對接收的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案檢索和利用。3.檔案保管負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、霉變等。4.檔案鑒定與銷毀定期組織對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，提出銷毀意見。按照規(guī)定的程序，辦理檔案銷毀手續(xù)，確保檔案銷毀過程的合規(guī)性和安全性。5.檔案利用服務(wù)建立檔案借閱制度，明確檔案借閱的范圍、程序和要求，為公司內(nèi)部各部門提供檔案借閱服務(wù)。根據(jù)公司工作需要，及時提供檔案查閱、復(fù)印等服務(wù)，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計，分析檔案利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。6.檔案信息化建設(shè)負(fù)責(zé)公司檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，將檔案信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。利用信息化手段，提高檔案管理的效率和水平，如檔案檢索、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。7.指導(dǎo)與監(jiān)督對各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高各部門檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。檢查各部門檔案管理工作的執(zhí)行情況，對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）財務(wù)部1.財務(wù)檔案的收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理本部門形成的財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。按照財務(wù)檔案管理的要求，對財務(wù)檔案進(jìn)行分類、裝訂、編號等整理工作，確保財務(wù)檔案的規(guī)范有序。2.財務(wù)檔案的保管負(fù)責(zé)財務(wù)檔案庫房的管理，配備專門的財務(wù)檔案保管設(shè)備，確保財務(wù)檔案的安全保管。定期對財務(wù)檔案進(jìn)行盤點和清查，保證財務(wù)檔案的賬實相符。3.財務(wù)檔案的利用按照公司檔案利用制度，為公司內(nèi)部各部門提供財務(wù)檔案查閱、復(fù)印等服務(wù)。配合審計、稅務(wù)等部門的檢查工作，及時提供相關(guān)財務(wù)檔案資料。4.財務(wù)檔案的移交在規(guī)定的時間內(nèi)，將財務(wù)檔案移交至綜合管理部統(tǒng)一保管，并辦理移交手續(xù)。（三）人力資源部1.人事檔案的收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理員工的人事檔案，包括員工簡歷、入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、薪酬福利資料、獎懲記錄等。按照人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，對人事檔案進(jìn)行分類、排序、編目等整理工作，建立員工人事檔案數(shù)據(jù)庫。2.人事檔案的保管負(fù)責(zé)建立人事檔案專用庫房，配備必要的保管設(shè)施，確保人事檔案的安全保密。對人事檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止人事檔案的丟失、損壞和泄密。3.人事檔案的利用為公司內(nèi)部各部門提供人事檔案查閱服務(wù)，根據(jù)工作需要提供相關(guān)人事檔案資料。辦理員工檔案的轉(zhuǎn)遞手續(xù)，確保員工檔案的及時準(zhǔn)確流轉(zhuǎn)。4.人事檔案的審核與更新對新入職員工的檔案進(jìn)行審核，確保檔案信息的真實性和完整性。及時更新員工人事檔案信息，保證人事檔案與員工實際情況的一致性。5.人事檔案的移交按照檔案管理規(guī)定，定期將人事檔案移交至綜合管理部，并辦理移交手續(xù)。（四）市場營銷部1.業(yè)務(wù)檔案的收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理本部門在市場營銷活動中形成的各類業(yè)務(wù)檔案，如市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料、銷售合同、招投標(biāo)文件等。按照業(yè)務(wù)檔案管理的要求，對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，建立業(yè)務(wù)檔案目錄清單。2.業(yè)務(wù)檔案的保管指定專人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的保管，確保業(yè)務(wù)檔案的安全存放。對重要業(yè)務(wù)檔案采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。3.業(yè)務(wù)檔案的利用為公司內(nèi)部各部門提供業(yè)務(wù)檔案查閱服務(wù)，支持公司業(yè)務(wù)決策和市場分析工作。根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，及時提供相關(guān)業(yè)務(wù)檔案資料，為業(yè)務(wù)拓展和客戶維護(hù)提供支持。4.業(yè)務(wù)檔案的移交在規(guī)定時間內(nèi)，將業(yè)務(wù)檔案移交至綜合管理部，并辦理移交手續(xù)。（五）研發(fā)部1.科研檔案的收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理本部門在科研項目中形成的各類檔案，包括科研項目立項申請書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙、專利文件等。按照科研檔案管理的規(guī)范，對科研檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，建立科研檔案數(shù)據(jù)庫。2.科研檔案的保管建立科研檔案專用保管場所，配備相應(yīng)的保管設(shè)備，確?？蒲袡n案的安全保管。對涉及公司核心技術(shù)和商業(yè)秘密的科研檔案，嚴(yán)格保密管理。3.科研檔案的利用為公司內(nèi)部各部門提供科研檔案查閱服務(wù)，促進(jìn)公司內(nèi)部技術(shù)交流和創(chuàng)新合作。配合公司知識產(chǎn)權(quán)管理工作，提供相關(guān)科研檔案資料，支持專利申請和技術(shù)成果轉(zhuǎn)化。4.科研檔案的移交按照檔案管理制度，定期將科研檔案移交至綜合管理部，并辦理移交手續(xù)。（六）生產(chǎn)部1.生產(chǎn)檔案的收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理本部門在生產(chǎn)過程中形成的各類檔案，如生產(chǎn)計劃、工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備維護(hù)記錄、生產(chǎn)報表等。按照生產(chǎn)檔案管理的要求，對生產(chǎn)檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，建立生產(chǎn)檔案目錄索引。2.生產(chǎn)檔案的保管指定專人負(fù)責(zé)生產(chǎn)檔案的保管，確保生產(chǎn)檔案的妥善存放。對生產(chǎn)檔案進(jìn)行定期清查和核對，保證生產(chǎn)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.生產(chǎn)檔案的利用為公司內(nèi)部各部門提供生產(chǎn)檔案查閱服務(wù)，支持生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等工作。根據(jù)公司生產(chǎn)管理需要，及時提供相關(guān)生產(chǎn)檔案資料，為生產(chǎn)決策和持續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)。4.生產(chǎn)檔案的移交按照規(guī)定時間，將生產(chǎn)檔案移交至綜合管理部，并辦理移交手續(xù)。（七）采購部1.采購檔案的收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理本部門在采購活動中形成的各類檔案，如采購計劃、采購合同、供應(yīng)商資料、招投標(biāo)文件、驗收報告等。按照采購檔案管理的規(guī)范，對采購檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，建立采購檔案清單。2.采購檔案的保管負(fù)責(zé)采購檔案的安全保管，確保采購檔案的完整性和保密性。定期對采購檔案進(jìn)行檢查和清理，防止采購檔案的丟失和損壞。3.采購檔案的利用為公司內(nèi)部各部門提供采購檔案查閱服務(wù)，支持公司采購決策和成本控制工作。配合公司審計和風(fēng)險管理工作，提供相關(guān)采購檔案資料，確保采購活動的合規(guī)性。4.采購檔案的移交在規(guī)定期限內(nèi)，將采購檔案移交至綜合管理部，并辦理移交手續(xù)。（八）法務(wù)部1.法律檔案的收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理本部門在法律事務(wù)處理過程中形成的各類檔案，如合同審查意見、法律意見書、訴訟文件、仲裁文件、知識產(chǎn)權(quán)文件等。按照法律檔案管理的要求，對法律檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，建立法律檔案數(shù)據(jù)庫。2.法律檔案的保管建立法律檔案專用庫房，配備必要的安全保密設(shè)施，確保法律檔案的安全保管。對涉及公司重大法律事務(wù)和商業(yè)秘密的法律檔案，嚴(yán)格保密管理。3.法律檔案的利用為公司內(nèi)部各部門提供法律檔案查閱服務(wù)，為公司經(jīng)營決策提供法律支持。配合公司處理法律糾紛和訴訟案件，及時提供相關(guān)法律檔案資料。4.法律檔案的移交按照檔案管理制度，定期將法律檔案移交至綜合管理部，并辦理移交手續(xù)。三、檔案收集與移交（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門在各項活動中形成的檔案及時、完整地收集起來。2.檔案收集范圍應(yīng)涵蓋本部門工作的各個方面，包括但不限于文件、資料、記錄、報表、合同、協(xié)議等。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)采取備份或數(shù)字化存儲等方式，確保檔案信息的安全性和可追溯性。（二）檔案移交1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，定期將整理好的檔案移交至綜合管理部。2.檔案移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.綜合管理部在接收檔案后，應(yīng)及時對檔案進(jìn)行審核和登記，如發(fā)現(xiàn)檔案不符合要求，應(yīng)及時通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。四、檔案整理與分類（一）檔案整理1.綜合管理部對接收的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，包括文件的裝訂、編頁、編號、編目等工作。2.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。3.對于破損、褪色、字跡模糊等不符合保管要求的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制處理，確保檔案的完整性和可讀性。（二）檔案分類1.公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行分類。2.年度分類以文件形成的年度為依據(jù)，將檔案分為不同的年度類別。3.機(jī)構(gòu)分類按照公司內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案分為各部門類別。4.保管期限分類根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案分為永久、長期（10年以上）、短期（10年以下）三種保管期限類別。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案應(yīng)按照分類順序存放，標(biāo)識清晰，便于查找和利用。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案保護(hù)1.建立檔案保護(hù)制度，加強(qiáng)對檔案的日常檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。2.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如加密存儲、限制訪問等，防止檔案信息泄露。3.定期對檔案進(jìn)行清點和核對，確保檔案的數(shù)量和內(nèi)容與檔案目錄一致。4.對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行，保障檔案的安全保管。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部定期組織對檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)專業(yè)人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查和評估，確定檔案的存毀意見。3.檔案鑒定應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正、準(zhǔn)確。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀應(yīng)填寫檔案銷毀清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人、銷毀執(zhí)行人等簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。七、檔案利用與查閱（一）檔案利用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.綜合管理部對檔案借閱申請表進(jìn)行審核