PAGE檔案工作上墻制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目及數(shù)字化處理等工作。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案查詢利用。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔、有序。6.對(duì)公司各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。7.按照國家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷毀工作。8.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部及外部提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）各部門1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將本部門形成的各類檔案整理歸檔，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱、保密等制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.積極配合綜合管理部做好檔案清查、統(tǒng)計(jì)等工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：主要包括公司在行政管理、黨群工作等活動(dòng)中形成的各類文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決議、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：涵蓋公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目資料等。3.人事檔案：包含員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資福利等方面的材料。4.財(cái)務(wù)檔案：涉及公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算及財(cái)務(wù)管理過程中形成的各類文件。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類型，如市場(chǎng)營銷、客戶服務(wù)、項(xiàng)目管理等，分別歸集各業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目文檔等資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目名稱專業(yè)分類順序號(hào)進(jìn)行編制。如：[項(xiàng)目名稱]工藝01，代表某項(xiàng)目工藝方面的第1份科技檔案。3.人事檔案編號(hào)：以員工工號(hào)為唯一標(biāo)識(shí)，保持與員工個(gè)人信息的一致性。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：依據(jù)會(huì)計(jì)年度檔案類別順序號(hào)確定。如：2023會(huì)計(jì)憑證005，即2023年度第5本會(huì)計(jì)憑證檔案。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)板塊年份流水號(hào)編制。例如：銷售2023010，表示2023年銷售業(yè)務(wù)的第10份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。3.公司員工在工作中產(chǎn)生的重要業(yè)務(wù)成果、調(diào)研報(bào)告、工作總結(jié)等。4.公司舉辦或參與的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、照片、影像等資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)于重要文件和緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在事件結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集整理并移交綜合管理部。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等易褪色書寫工具。（三）整理方法1.文書檔案：按照文件形成時(shí)間順序，結(jié)合事由、重要程度等因素進(jìn)行分類排序，去除重復(fù)、無效文件，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展階段和專業(yè)分類，對(duì)技術(shù)文件、圖紙等進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制項(xiàng)目檔案目錄，標(biāo)注每份文件的密級(jí)、保管期限等信息。3.人事檔案：按照檔案材料的類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列，對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)、編目，確保檔案信息的準(zhǔn)確無誤。4.財(cái)務(wù)檔案：依據(jù)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，編制財(cái)務(wù)檔案索引，便于查詢。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，如合同檔案按合同簽訂時(shí)間、項(xiàng)目檔案按項(xiàng)目階段等進(jìn)行整理，建立業(yè)務(wù)檔案清單。五、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.庫房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放于檔案架（柜）中，不同保管期限、不同類別檔案應(yīng)分開存放。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別整理，標(biāo)注日期、內(nèi)容等信息，妥善保管在專門的存儲(chǔ)介質(zhì)中。（三）檔案保管期限1.文書檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。具體劃分按照國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。2.科技檔案保管期限根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)和重要程度確定，一般為長期（10年以上）或短期（10年以下）。3.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等按照國家相關(guān)規(guī)定確定保管期限。（四）檔案清查與統(tǒng)計(jì)1.綜合管理部每年定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容、保管期限等信息，確保檔案的準(zhǔn)確完整。2.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。六、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案應(yīng)在指定的檔案查閱室進(jìn)行，查閱人員必須遵守檔案查閱室的管理制度，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。3.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)所借檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）檔案出具證明1.公司外部單位因工作需要要求公司出具檔案證明的，應(yīng)提供正式的申請(qǐng)函，說明用途及所需證明的檔案內(nèi)容。2.綜合管理部對(duì)申請(qǐng)函進(jìn)行審核，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，根據(jù)檔案內(nèi)容如實(shí)出具證明，并加蓋公司公章。（三）檔案信息公開1.涉及公司公開信息的檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可按照規(guī)定程序進(jìn)行信息公開。2.檔案信息公開應(yīng)遵循合法、合規(guī)、適度的原則，確保公司商業(yè)秘密和敏感信息不被泄露。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核鑒定，并提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷（件）審查，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀審批表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，記錄材料應(yīng)留存?zhèn)洳?。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案信息查詢和利用服務(wù)。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲(chǔ)和利用要求，確保圖像清晰可讀。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索。3.定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）系統(tǒng)功能與應(yīng)用1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借