某玩具公司薪酬核算發(fā)放管理規(guī)范第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本規(guī)范依據(jù)《中華人民共和國勞動(dòng)法》《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》《中華人民共和國社會(huì)保險(xiǎn)法》《工資支付暫行規(guī)定》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》等相關(guān)國家法律法規(guī)，同時(shí)參照《玩具安全》（GB6675）、《全球生產(chǎn)社會(huì)責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)》（SA8000）等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與國際公約，結(jié)合公司“全球化、數(shù)字化、創(chuàng)新化”發(fā)展戰(zhàn)略，針對(duì)當(dāng)前薪酬核算發(fā)放管理中存在的流程冗長、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)分散、數(shù)據(jù)協(xié)同不足等痛點(diǎn)，旨在通過規(guī)范管理、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控、提升運(yùn)營效率，實(shí)現(xiàn)薪酬管理的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化與智能化，確保薪酬發(fā)放的合規(guī)性、公平性與及時(shí)性。

1.2適用范圍與對(duì)象

本規(guī)范適用于公司所有正式員工、派遣員工、外包服務(wù)人員及合作單位人員（以下簡稱“員工”）的薪酬核算與發(fā)放管理。覆蓋人力資源部、財(cái)務(wù)部、各業(yè)務(wù)部門及共享服務(wù)中心等關(guān)聯(lián)單位。例外適用場(chǎng)景包括但不限于公司高層管理人員薪酬（需另行審批）、臨時(shí)性項(xiàng)目人員薪酬（需專項(xiàng)備案），上述場(chǎng)景需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批。

1.3核心原則

（1）合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家及地區(qū)勞動(dòng)法律法規(guī)，確保薪酬核算發(fā)放全程合法合規(guī)。

（2）權(quán)責(zé)對(duì)等原則：明確各層級(jí)管理權(quán)限與責(zé)任，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)匹配。

（3）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：聚焦高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)（如個(gè)稅申報(bào)、加班費(fèi)核算），強(qiáng)化過程管控。

（4）效率優(yōu)先原則：通過數(shù)字化工具優(yōu)化流程，減少人工干預(yù)，提升發(fā)放時(shí)效。

（5）持續(xù)改進(jìn)原則：定期復(fù)盤管理效果，動(dòng)態(tài)調(diào)整制度以適配業(yè)務(wù)變化。

1.4制度地位與銜接

本規(guī)范為公司基礎(chǔ)性專項(xiàng)管理制度，與《公司內(nèi)部控制手冊(cè)》《財(cái)務(wù)報(bào)銷管理辦法》《績效考核管理辦法》等制度構(gòu)成協(xié)同體系。當(dāng)存在沖突時(shí)，以本規(guī)范為準(zhǔn)，重大事項(xiàng)需經(jīng)審計(jì)委員會(huì)裁決。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司薪酬管理遵循“董事會(huì)主導(dǎo)—總經(jīng)理決策—人力資源部統(tǒng)籌—財(cái)務(wù)部執(zhí)行—內(nèi)控部監(jiān)督”的層級(jí)架構(gòu)。董事會(huì)負(fù)責(zé)審批薪酬總額預(yù)算及重大政策調(diào)整；總經(jīng)理辦公會(huì)審議年度薪酬方案；人力資源部負(fù)責(zé)薪酬標(biāo)準(zhǔn)制定與績效關(guān)聯(lián)；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)核算發(fā)放與稅務(wù)申報(bào)；內(nèi)控部負(fù)責(zé)全流程風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

（1）股東會(huì)：最終裁決薪酬政策調(diào)整及預(yù)算超支事項(xiàng)。

（2）董事會(huì)：批準(zhǔn)年度薪酬預(yù)算、核心崗位薪酬水平及福利方案。

（3）總經(jīng)理辦公會(huì)：審批部門級(jí)薪酬調(diào)整、特殊人才激勵(lì)方案。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

（1）人力資源部：

-主責(zé)：薪酬標(biāo)準(zhǔn)制定、績效關(guān)聯(lián)系數(shù)設(shè)計(jì)、員工崗位調(diào)薪審批。

-配合：財(cái)務(wù)部稅務(wù)申報(bào)數(shù)據(jù)核對(duì)。

（2）財(cái)務(wù)部：

-主責(zé)：工資核算、個(gè)稅申報(bào)、發(fā)放流程執(zhí)行。

-配合：人力資源部薪酬結(jié)構(gòu)調(diào)整數(shù)據(jù)傳遞。

（3）各業(yè)務(wù)部門：

-主責(zé)：員工考勤數(shù)據(jù)確認(rèn)、績效結(jié)果反饋。

-配合：共享服務(wù)中心數(shù)據(jù)匯總。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

（1）內(nèi)控部：

-主責(zé)：監(jiān)控薪酬核算準(zhǔn)確性（高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)）、發(fā)放時(shí)效性（中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)）。

-方式：抽樣核查、系統(tǒng)日志分析、季度專項(xiàng)審計(jì)。

（2）合規(guī)部：

-主責(zé)：涉外員工薪酬發(fā)放合規(guī)性審查（高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)）。

-方式：屬地法規(guī)比對(duì)、合同條款核對(duì)。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

建立“月度薪酬協(xié)調(diào)會(huì)”，由人力資源部牽頭，財(cái)務(wù)部、內(nèi)控部及業(yè)務(wù)部門參與，解決跨部門數(shù)據(jù)爭議。涉外業(yè)務(wù)增設(shè)“屬地薪酬合規(guī)小組”，由人力資源部、合規(guī)部及財(cái)務(wù)部組成，每月評(píng)估政策變化。

第三章薪酬管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

（1）管理目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)“零差錯(cuò)發(fā)放、100%合規(guī)、發(fā)放時(shí)效≤3個(gè)工作日”。

（2）核心指標(biāo)：

-工資核算準(zhǔn)確率≥99%（內(nèi)控關(guān)鍵環(huán)節(jié)1）；

-個(gè)稅申報(bào)合規(guī)率100%（內(nèi)控關(guān)鍵環(huán)節(jié)2）；

-跨國員工薪酬發(fā)放及時(shí)性≥95%（國際化適配條款）。

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

（1）薪酬結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)：固定工資占比≤60%，浮動(dòng)部分（績效獎(jiǎng)金/項(xiàng)目提成）占比≥40%。

（2）高風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)及措施：

-個(gè)稅申報(bào)（高風(fēng)險(xiǎn)）：建立“動(dòng)態(tài)稅表更新機(jī)制”，由財(cái)務(wù)部每月比對(duì)國家稅務(wù)總局公告。

-加班費(fèi)核算（中風(fēng)險(xiǎn)）：考勤系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算，由人力資源部每周抽查10%員工手工核對(duì)。

-外包員工薪酬（中風(fēng)險(xiǎn)）：通過ERP系統(tǒng)分賬管理，由合規(guī)部每季度審核合同條款。

3.3管理方法與工具

（1）管理方法：采用“全生命周期管理”，覆蓋崗位評(píng)估→薪酬定級(jí)→績效關(guān)聯(lián)→年度調(diào)薪。

（2）工具應(yīng)用：

-ERP系統(tǒng)（SAP）：主數(shù)據(jù)管理、核算發(fā)放、報(bào)表輸出。

-OA系統(tǒng)：調(diào)薪申請(qǐng)審批流。

-考勤系統(tǒng)（Workday）：自動(dòng)抓取工時(shí)數(shù)據(jù)，適配跨國多時(shí)區(qū)規(guī)則。

第四章薪酬核算發(fā)放流程

4.1主流程設(shè)計(jì)

（1）數(shù)據(jù)采集：共享服務(wù)中心每日匯總考勤、績效、補(bǔ)貼等數(shù)據(jù)（責(zé)任主體：共享服務(wù)中心）。

（2）初步核算：財(cái)務(wù)部依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)生成工資草稿（責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部薪酬組）。

（3）審核確認(rèn)：人力資源部復(fù)核績效獎(jiǎng)金系數(shù)（責(zé)任主體：人力資源部薪酬專員）。

（4）最終審批：總經(jīng)理辦公會(huì)審批年度調(diào)薪方案（責(zé)任主體：總經(jīng)理）。

（5）發(fā)放執(zhí)行：財(cái)務(wù)部通過銀行批量發(fā)放，同步推送電子工資單（責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部出納）。

4.2子流程說明

（1）加班費(fèi)專項(xiàng)核算：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，財(cái)務(wù)部按《勞動(dòng)法》折算標(biāo)準(zhǔn)（責(zé)任主體：人力資源部、財(cái)務(wù)部）。

（2）外籍員工薪酬發(fā)放：需符合當(dāng)?shù)亍抖惙ā芳啊蹲畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)》，由合規(guī)部雙重校驗(yàn)（責(zé)任主體：合規(guī)部、財(cái)務(wù)部）。

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

（1）薪酬標(biāo)準(zhǔn)更新（高風(fēng)險(xiǎn)）：每年6月30日前完成，由人力資源部發(fā)起，需經(jīng)內(nèi)控部合規(guī)性審核（責(zé)任主體：人力資源部、內(nèi)控部）。

（2）異常工時(shí)核銷（中風(fēng)險(xiǎn)）：需部門負(fù)責(zé)人簽字+財(cái)務(wù)部二次復(fù)核（責(zé)任主體：人力資源部、財(cái)務(wù)部）。

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

每季度由流程管理辦公室（PMO）牽頭復(fù)盤，2024年起實(shí)施“電子工資單自助查詢”功能，減少紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

按“崗位層級(jí)+金額等級(jí)”劃分權(quán)限：

-調(diào)薪（≤5000元/月）：部門負(fù)責(zé)人審批（常規(guī)權(quán)限）。

-調(diào)薪（>5000元/月）：總經(jīng)理審批（特殊權(quán)限）。

-補(bǔ)貼發(fā)放（≤1000元/次）：人力資源部審批。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

（1）常規(guī)審批：3個(gè)工作日內(nèi)完成，OA系統(tǒng)自動(dòng)超時(shí)提醒。

（2）特殊審批：5個(gè)工作日內(nèi)完成，需加急說明及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評(píng)估（財(cái)務(wù)部）。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

授權(quán)需通過OA系統(tǒng)備案，最長有效期6個(gè)月，臨時(shí)代理需經(jīng)直接上級(jí)批準(zhǔn)。

5.4異常審批流程

（1）緊急調(diào)薪：需提交《緊急事項(xiàng)申請(qǐng)表》，經(jīng)審計(jì)部評(píng)估后由總經(jīng)理特批。

（2）權(quán)限外報(bào)銷：需補(bǔ)辦審批手續(xù)，原經(jīng)辦人承擔(dān)連帶責(zé)任。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

（1）數(shù)據(jù)質(zhì)量：考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率≥98%（責(zé)任主體：IT部）。

（2）痕跡留存：所有審批記錄需在ERP/OA系統(tǒng)中完整保存3年（責(zé)任主體：各審批人）。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

（1）日常監(jiān)督：內(nèi)控部每月抽查5%員工工資單，核查績效獎(jiǎng)金計(jì)算邏輯（內(nèi)控關(guān)鍵環(huán)節(jié)3）。

（2）專項(xiàng)監(jiān)督：每年6月開展“薪酬合規(guī)專項(xiàng)審計(jì)”，重點(diǎn)關(guān)注跨國員工個(gè)稅申報(bào)。

6.3檢查與審計(jì)

（1）財(cái)務(wù)部：每月核對(duì)銀行回單與系統(tǒng)數(shù)據(jù)（責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部復(fù)核崗）。

（2）審計(jì)部：每年對(duì)加班費(fèi)核算實(shí)施專項(xiàng)審計(jì)，審計(jì)報(bào)告需提交總經(jīng)理辦公會(huì)。

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

每月5日前由財(cái)務(wù)部提交《薪酬管理執(zhí)行報(bào)告》，含異常工時(shí)、個(gè)稅爭議、系統(tǒng)故障等風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績效考核指標(biāo)

（1）財(cái)務(wù)部：工資發(fā)放準(zhǔn)確率（權(quán)重40%）、個(gè)稅申報(bào)及時(shí)性（權(quán)重30%）。

（2）人力資源部：調(diào)薪滿意度調(diào)研（權(quán)重20%）、合規(guī)差錯(cuò)率（權(quán)重10%）。

7.2評(píng)估周期與方法

（1）月度評(píng)估：PMO通過系統(tǒng)報(bào)表監(jiān)測(cè)KPI。

（2）年度評(píng)估：結(jié)合審計(jì)結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)級(jí)。

7.3問題整改機(jī)制

（1）一般問題：責(zé)任部門7個(gè)工作日內(nèi)整改。

（2）重大問題：成立專項(xiàng)小組，30個(gè)工作日內(nèi)提交整改方案（如某次發(fā)放延遲，需分析系統(tǒng)/人員原因并優(yōu)化）。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

基于《管理評(píng)審報(bào)告》，每年12月15日前發(fā)布修訂版本，次年1月1日起實(shí)施。

第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制

8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）獎(jiǎng)勵(lì)情形：優(yōu)化流程降低成本（如電子工資單節(jié)省10%人力成本）、發(fā)現(xiàn)重大合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。

（2）獎(jiǎng)勵(lì)類型：獎(jiǎng)金1000-5000元/次。

（3）程序：員工提交申請(qǐng)，人力資源部審核，總經(jīng)理審批。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)：未按時(shí)發(fā)放工資（≤3個(gè)工作日延遲）。

（2）較重違規(guī)：個(gè)稅申報(bào)錯(cuò)誤（1-5人）。

（3）嚴(yán)重違規(guī)：系統(tǒng)數(shù)據(jù)篡改或連續(xù)2次發(fā)放錯(cuò)誤。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）處罰標(biāo)準(zhǔn)：按違規(guī)金額5%-10%處罰。

（2）程序：合規(guī)部調(diào)查取證，人力資源部告知，財(cái)務(wù)部執(zhí)行。

8.4申訴與復(fù)議

員工可向人力資源部提交申訴，內(nèi)控部復(fù)核，總經(jīng)理最終裁決。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

（1）系統(tǒng)故障預(yù)案：啟用備用考勤系統(tǒng)，財(cái)務(wù)部手工核算（責(zé)任主體：IT部、財(cái)務(wù)部）。

（2）政策突變預(yù)案：合規(guī)部建立“跨國政策監(jiān)控臺(tái)賬”，每月更新。

9.2例外情況處理

（1）例外場(chǎng)景：突發(fā)疫情導(dǎo)致考勤異常。

（2）處理流程：員工提交《特殊情況申請(qǐng)表》，人力資源部審核，財(cái)務(wù)部按“折算工時(shí)”標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放。

9.3危機(jī)公關(guān)與善后

（1）責(zé)任主體：公關(guān)部協(xié)同人力資源部。

（2）措施：通過員工信箱發(fā)布說明，承諾“7日內(nèi)補(bǔ)發(fā)”。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本規(guī)范由人力資源部負(fù)責(zé)解釋，修訂意見需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)確認(rèn)。

10.2相關(guān)制度索引

（1）《財(cái)務(wù)報(bào)銷管理辦法》（文號(hào)：FIN-POL-003）。

（2）《績效考核管理辦法》（文號(hào)：HR-POL-005）。

10.3修訂與廢止程序

重大修訂需經(jīng)董事會(huì)審議，公示15