1、第4章電子表格Excel2003,4.1Excel2003概述4.2Excel2003的基本操作4.3工作表的管理和格式化4.4數(shù)據(jù)圖表4.5數(shù)據(jù)的管理和分析4.6頁面設(shè)置和打印預(yù)覽,4.1Excel2003概述,4.1.1特點(diǎn)（1）新增列表功能，可以在工作表中創(chuàng)建列表，用以分組或操作相關(guān)的數(shù)據(jù)。列表可以在空白區(qū)域中創(chuàng)建，也可以在現(xiàn)有數(shù)據(jù)中創(chuàng)建。用戶只要將工作表區(qū)域中的某個(gè)區(qū)域指定為列表后，就可以不必理會(huì)該列表外的其他數(shù)據(jù)而方便地管理和分析列表數(shù)據(jù)。（2）改進(jìn)了統(tǒng)計(jì)函數(shù)，進(jìn)一步提高了統(tǒng)計(jì)函數(shù)的計(jì)算精度。（3）改進(jìn)的任務(wù)窗格集成了更多的功能，操作起來更加方便快捷。（4）支持XML文檔，能讀取任何

2、XML架構(gòu)形式的數(shù)據(jù)。（5）新增XML映射工具，使用該工具可以把指定的XML架構(gòu)映射到電子表格中。（6）新增智能文檔，利用這種可編程的文檔，可以擴(kuò)展工作簿的功能。（7）新增共享工作區(qū)功能，用于查看文件的最新版本、查看小組成員是否聯(lián)機(jī)、查看相關(guān)的鏈接和文件，還可以查看文件屬性。,4.1.2啟動(dòng)和退出1.Excel2003的啟動(dòng)啟動(dòng)Excel2003常用以下3種方法：（1）通過【開始】按鈕啟動(dòng)。用戶可以單擊屏幕左下角的【開始】按鈕，打開菜單，將鼠標(biāo)移動(dòng)到“所有程序”菜單上，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)展開一個(gè)子菜單。選擇“MicrosoftOffice”“MicrosoftOfficeExcel2003”命令，可啟

3、動(dòng)Excel2003應(yīng)用程序，如下圖所示。,（2）用桌面上的圖標(biāo)啟動(dòng)。雙擊桌面上的Excel2003快捷方式圖標(biāo)，就能將其啟動(dòng)。如果桌面上沒有Excel2003快捷圖標(biāo)，可以創(chuàng)建該快捷圖標(biāo)，其方法是：選擇“開始”“所有程序”“MicrosoftOffice”“MicrosoftOfficeExcel2003”命令，用鼠標(biāo)右擊此選項(xiàng)，在彈出的快捷菜單中，選擇“發(fā)送到”“桌面快捷方式”命令，即可在桌面上創(chuàng)建快捷圖標(biāo)。（3）通過選擇“開始”菜單中的“運(yùn)行”命令，在打開的“運(yùn)行”對話框中通過選擇或輸入完整路徑方式啟動(dòng)。2.Excel2003的退出若準(zhǔn)備退出Excel2003，較常見的方法主要有以下3種

4、：（1）選擇“文件”“退出”命令。（2）單擊Excel2003右上角的關(guān)閉按鈕。（3）單擊Excel2003窗口標(biāo)題欄左上角的“控制”圖標(biāo)，在彈出的下拉菜單中選擇“關(guān)閉”命令即可。,4.1.3主窗口的組成Excel2003啟動(dòng)后，屏幕出現(xiàn)如下圖所示的窗口，也稱為主窗口。主窗口由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、狀態(tài)欄、編輯欄、任務(wù)窗格、滾動(dòng)條和工作表標(biāo)簽等組成。,1.標(biāo)題欄標(biāo)題欄位于窗口的最頂端，用于顯示應(yīng)用程序名和文件名稱，單擊最左邊的“控制”圖標(biāo)，會(huì)出現(xiàn)下拉菜單，包括還原、移動(dòng)、大小、最小化、最大化、關(guān)閉等命令，雙擊該圖標(biāo)可退出Excel。2.菜單欄菜單欄位于標(biāo)題欄下方，它包括“文件”、“編輯”、“

5、視圖”、“插入”、“格式”、“工具”、“數(shù)據(jù)”、“窗口”和“幫助”9個(gè)菜單項(xiàng)，還包括文件窗口的【最小化】，【還原】和【關(guān)閉】按鈕。3.工具欄工具欄位于菜單欄下方，由一系列的工具按鈕組成，分為“常用”工具欄和“格式”工具欄，是菜單命令的快捷方式。4.狀態(tài)欄狀態(tài)欄位于文檔窗口的底部，用來顯示當(dāng)前工作區(qū)的狀態(tài)，在大多數(shù)情況下，狀態(tài)欄顯示“就緒”，表明工作表正在準(zhǔn)備接受新的信息，如在單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，狀態(tài)欄會(huì)顯示“輸入”字樣。Excel在默認(rèn)情況下顯示狀態(tài)欄。如果用戶想要隱藏狀態(tài)欄，只需選擇“視圖”菜單中的“狀態(tài)欄”命令，取消其左邊的復(fù)選標(biāo)記即可。,5.編輯欄編輯欄位于“格式”工具欄的下方，由“名稱

6、框”和“公式”編輯欄組成?！懊Q框”是用于定義單元格或單元格區(qū)域的名稱，“公式”編輯欄主要是顯示活動(dòng)單元格中的數(shù)據(jù)或公式。當(dāng)輸入數(shù)據(jù)到活動(dòng)單元格時(shí)，數(shù)據(jù)將同時(shí)顯示在編輯欄和活動(dòng)單元格中，而且編輯欄中還可以進(jìn)行公式運(yùn)算。6.任務(wù)窗格任務(wù)窗格顯示在工作區(qū)的右側(cè)，Excel共有11種任務(wù)窗格，可以根據(jù)需要選擇不同的任務(wù)窗格。啟動(dòng)Excel2003后，一般默認(rèn)情況下系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)打開“開始工作”任務(wù)窗格。如果用戶不想顯示任務(wù)窗格，可以通過選擇“視圖”“工具欄”“任務(wù)窗格”命令，將其隱藏起來。7.滾動(dòng)條滾動(dòng)條分為水平滾動(dòng)條和垂直滾動(dòng)條，在工作表窗口中單擊滾動(dòng)條兩端的按鈕，就可以在窗口中移動(dòng)工作表、瀏覽工作表

7、的內(nèi)容。8.工作表標(biāo)簽每個(gè)標(biāo)簽代表工作簿中不同的工作表。一個(gè)工作簿可以具有任意數(shù)量的工作表，每個(gè)工作表的名字顯示在標(biāo)簽上。單擊工作表標(biāo)簽，可以切換當(dāng)前工作表。右擊標(biāo)簽可以對工作表進(jìn)行重命名、復(fù)制等操作。,4.2Excel2003的基本操作,4.2.1工作簿、工作表、單元格啟動(dòng)Excel2003應(yīng)用程序，會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)名為Book1的工作簿，每個(gè)工作簿最多可以有255個(gè)工作表。默認(rèn)情況下，一個(gè)新建的工作簿有3個(gè)工作表，分別是Sheet1、Sheet2和Sheet3。工作表由排成行和列的單元格組成，每張工作表最多可以包含65536行256列數(shù)據(jù)，其中可以包括字符串、數(shù)字、公式、圖表等數(shù)據(jù)信息。工作

8、簿是用來處理和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的基本文件，其擴(kuò)展名為“.xls”。工作簿的基本操作包括工作簿的創(chuàng)建、保存、打開和關(guān)閉等，下面分別對其進(jìn)行介紹。,1.創(chuàng)建工作簿在Excel2003中，一般創(chuàng)建空白工作簿常用以下3種方法：（1）打開Excel2003主界面窗口，選擇“文件”“新建”命令，在當(dāng)前窗口右側(cè)打開“新建工作簿”任務(wù)窗格，然后選擇“空白工作簿”選項(xiàng)，如下圖所示。（2）單擊“常用”工具欄上的【新建】按鈕。（3）使用快捷鍵Ctrl+N。,2.保存工作簿3.打開工作簿4.關(guān)閉工作簿編輯完工作簿后，選擇“文件”“關(guān)閉”命令，或單擊窗口右上角的【關(guān)閉】按鈕，即可關(guān)閉當(dāng)前工作簿窗口。關(guān)閉工作簿還有以下幾種常用的

9、方法。（1）單擊Excel應(yīng)用程序標(biāo)題欄右上角的【關(guān)閉】按鈕。（2）雙擊標(biāo)題欄最左端的控制圖標(biāo)。（3）使用快捷鍵Alt+F4。5.保護(hù)工作簿用戶還可以對工作簿進(jìn)行保護(hù)，保護(hù)工作簿主要是保護(hù)工作簿的結(jié)構(gòu)和窗口在操作時(shí)不被改變。,4.2.2數(shù)據(jù)輸入1.數(shù)值型數(shù)據(jù)數(shù)值型數(shù)據(jù)由09、正號(hào)、負(fù)號(hào)、小數(shù)點(diǎn)、分?jǐn)?shù)號(hào)“/”、百分號(hào)“%”指數(shù)符號(hào)“E”或“e”、貨幣符號(hào)“”或“$”和千位分隔號(hào)“，”等組成。在默認(rèn)情況下，輸入的數(shù)值型數(shù)據(jù)在單元格中是右對齊。負(fù)數(shù)的輸入：要輸入負(fù)數(shù)一般在數(shù)字前加一個(gè)負(fù)號(hào)“”，或給數(shù)字加上圓括號(hào)，例如，輸入“8”或“（8）”都可在單元格中得到8。分?jǐn)?shù)的輸入：如1/2是先輸入“0”和一

10、個(gè)空格，然后輸入“1/2”。小數(shù)的輸入：一般直接在指定的位置輸入小數(shù)點(diǎn)即可。百分?jǐn)?shù)的輸入：可以直接在數(shù)值后輸入百分號(hào)。日期和時(shí)間的輸入：日期的格式為月/日/年；時(shí)間的格式為小時(shí)：分：秒，也可以通過單元格格式對話框設(shè)置日期和時(shí)間的格式。當(dāng)輸入的數(shù)值超過單元格寬度時(shí)會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)換為科學(xué)計(jì)數(shù)法。,2.字符型數(shù)據(jù)字符型數(shù)據(jù)由字母、漢字或其他字符開頭的數(shù)據(jù)，一般字符型數(shù)據(jù)沿單元格左邊對齊。3.數(shù)據(jù)的自動(dòng)填充除了按需要輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)之外，Excel2003對于具有一定規(guī)律的數(shù)據(jù)提供了自動(dòng)填充功能，能大大提高工作效率。（1）填充相同數(shù)據(jù)：（2）填充有規(guī)律的數(shù)據(jù)：（3）創(chuàng)建序列：,4.2.3編輯單元格1.移動(dòng)單元

11、格首先選定工作表中要移動(dòng)數(shù)據(jù)的單元格，選擇“編輯”“剪切”命令，用鼠標(biāo)或鍵盤定位光標(biāo)至要放置數(shù)據(jù)的新單元格，然后選擇“編輯”“粘貼”命令就可將數(shù)據(jù)移動(dòng)到目標(biāo)位置了。選中要移動(dòng)數(shù)據(jù)的單元格后要執(zhí)行剪切操作，還有以下幾種方法：（1）單擊“常用”工具欄上的【剪切】按鈕。（2）使用快捷鍵Ctrl+X。（3）在選中要移動(dòng)數(shù)據(jù)的單元格中，單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出的快捷菜單中選擇“剪切”命令。2.復(fù)制單元格3.刪除單元格4.插入、合并單元格,4.2.4使用公式和函數(shù)1.公式運(yùn)算符公式是利用單元格引用地址對存放在其中的數(shù)值數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算的等式。公式以一個(gè)等號(hào)“=”作為開頭，在一個(gè)公式中可以包含有各種運(yùn)算符、常量、函數(shù)

12、、單元格引用等。公式中的運(yùn)算符主要是用來連接準(zhǔn)備進(jìn)行計(jì)算的數(shù)值，運(yùn)算符包含4類運(yùn)算符，分別是算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符。（1）算術(shù)運(yùn)算符：其作用是進(jìn)行基本的數(shù)學(xué)運(yùn)算，如加、減、乘、除等。（2）比較運(yùn)算符：用來比較兩個(gè)數(shù)值的大小，結(jié)果返回邏輯值TURE或FALSE。（3）文本運(yùn)算符：使用“”加入或者連接一個(gè)或者多個(gè)文本字符串來產(chǎn)生文本。（4）引用運(yùn)算符：可以將單元格區(qū)域合并運(yùn)算。,表4-1運(yùn)算符,2.運(yùn)算順序表4-2運(yùn)算符優(yōu)先級(jí),3.公式的輸入、修改與復(fù)制在單元格中輸入公式有以下兩種方法。選定單元格，在編輯欄中輸入公式，然后單擊【輸入】按鈕即可。選定要輸入公式的單元格，在單元

13、格中輸入“=”，然后在等號(hào)右側(cè)輸入公式內(nèi)容，按回車鍵即可。公式輸入完成后，可以根據(jù)需要對公式進(jìn)行修改，修改公式的具體操作步驟如下：（1）雙擊需要修改公式的單元格，使其處于編輯狀態(tài)，同時(shí)在編輯欄中也可看到要修改的公式。（2）在單元格中將光標(biāo)移至公式中要?jiǎng)h除的元素位置，按BackSpace或Delete鍵即可；或?qū)⒐鈽?biāo)移至公式中缺少元素的位置，直接輸入需要補(bǔ)充的元素即可。（3）修改完公式后，按回車鍵，完成修改。復(fù)制公式是在單元格之間移動(dòng)公式，其具體操作步驟如下：（1）選中要復(fù)制公式所在的單元格。（2）選擇“編輯”“復(fù)制”命令，或按快捷鍵Ctrl+C復(fù)制公式。（3）選中需要將公式移動(dòng)到的新的單元格。

14、（4）選擇“編輯”“粘貼”命令，或按快捷鍵Ctrl+V，即可將公式從原來的單元格中復(fù)制到新的單元格中。,4.函數(shù)在Excel2003中，函數(shù)是一種已經(jīng)定義好的公式，使用函數(shù)可以直接進(jìn)行計(jì)算。在工作表中插入函數(shù)的具體操作步驟如下：（1）選中工作表中需要插入函數(shù)的單元格。（2）選擇“插入”“函數(shù)”命令，或單擊編輯欄中的【插入函數(shù)】按鈕，彈出“插入函數(shù)”對話框，如下圖所示。（3）在“或選擇類別”下拉列表框中選擇“常用函數(shù)”選項(xiàng)，在“選擇函數(shù)”列表框中選擇一種需要插入的函數(shù)。（4）單擊【確定】按鈕即可。,4.3工作表的管理和格式化,4.3.1工作表的添加、刪除和重命名1.添加工作表工作簿中一般默認(rèn)3個(gè)

15、工作表，如果需要更多的工作表，可以在適當(dāng)?shù)奈恢锰砑庸ぷ鞅?，具體操作步驟如下：（1）選擇“插入”“工作表”命令，就可以插入一個(gè)新的工作表，并且會(huì)自動(dòng)將新工作表命名為Sheet4。（2）如果需要同時(shí)插入多個(gè)工作表，可以在按住Shift鍵的同時(shí)選中幾個(gè)表標(biāo)簽，再選擇“插入”“工作表”命令就可以同時(shí)插入多個(gè)工作表。2.刪除工作表用戶可以對不需要的工作表進(jìn)行刪除，具體操作步驟如下：（1）選中要?jiǎng)h除的工作表標(biāo)簽。（2）選擇“編輯”“刪除”命令，即可將工作表刪除；或在工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令即可。,3.重命名工作表如果要對工作表重命名，可以通過以下3種方法來完成：（1）在

16、需要重命名的工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“重命名”命令，這樣選中的工作表標(biāo)簽就處于編輯狀態(tài)，此時(shí)輸入新的工作表名稱即可。（2）雙擊需要重命名的工作表標(biāo)簽，使其處于編輯狀態(tài)，然后輸入新的工作表名稱即可。（3）單擊需要重命名的工作表，選擇“格式”“工作表”“重命名”命令，使工作表標(biāo)簽處于編輯狀態(tài)，然后輸入新的工作表名稱即可。,4.3.2工作表的移動(dòng)或復(fù)制移動(dòng)工作表就是改變工作表當(dāng)前所在的排列位置，復(fù)制工作表是創(chuàng)建原有工作表的副本。在對工作表進(jìn)行編輯的過程中，用戶可以根據(jù)需要對工作表進(jìn)行移動(dòng)或復(fù)制操作，具體操作步驟如下：（1）單擊要移動(dòng)的工作表標(biāo)簽。（2）選擇“編輯”“移動(dòng)或復(fù)制

17、工作表”命令，彈出“移動(dòng)或復(fù)制工作表”對話框，如下圖所示。（3）在“下列選定工作表之前”列表框中選擇工作表移動(dòng)的位置。（4）單擊【確定】按鈕，即可將工作表移動(dòng)到指定位置。,1.單元格數(shù)據(jù)格式化單元格的數(shù)據(jù)在輸入完成以后，也可以進(jìn)行相應(yīng)的格式設(shè)置，有數(shù)字、字體格式、文本對齊方式等，具體操作步驟如下：（1）單擊要設(shè)置的單元格。（2）選擇“格式”“單元格”命令，彈出“單元格格式”對話框，如下圖所示。（3）在“單元格格式”對話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在“分類”列表框中選擇相應(yīng)的選項(xiàng)，即可進(jìn)行數(shù)字格式設(shè)置。,（4）選擇“對齊”選項(xiàng)卡，在“文本對齊方式”選項(xiàng)組中可以進(jìn)行“水平對齊”、“垂直對齊”和“兩端分

18、散對齊”設(shè)置；在“方向”選項(xiàng)組中設(shè)置表格中數(shù)據(jù)文本的方向，可以直接在“角度”微調(diào)框中輸入文本旋轉(zhuǎn)的度數(shù)；在“文本控制”選項(xiàng)組中有“自動(dòng)換行”、“縮小字體填充”和“合并單元格”3個(gè)復(fù)選框可供選擇；在“從右到左”選項(xiàng)組中可以設(shè)置文字的方向。（5）選擇“字體”選項(xiàng)卡，在“字體”列表框中選擇一種字體；在“字形”列表框中選擇一種字形；在“字號(hào)”列表框中選擇合適的字號(hào)；在“下劃線”下拉列表中選擇是否添加下劃線；在“顏色”下拉列表中選擇字體的顏色；在“特殊效果”選項(xiàng)組中有“刪除線”、“上標(biāo)”和“下標(biāo)”3個(gè)復(fù)選框可供選擇。（6）選擇“邊框”選項(xiàng)卡，在“預(yù)置”選項(xiàng)組中有“無”、“外邊框”和“內(nèi)部”3個(gè)選項(xiàng)；在“

19、邊框”選項(xiàng)組中有8種邊框樣式可以選擇；在“線條”選項(xiàng)組中的“樣式”下拉列表框中選擇一種所需的線條樣式；在“顏色”下拉列表中選擇一種線條顏色。（7）選擇“圖案”選項(xiàng)卡，可以設(shè)置單元格的背景底紋、圖案樣式等。（8）完成所有設(shè)置后，單擊【確定】按鈕即可。,2.行高、列寬設(shè)置當(dāng)在工作表中輸入的數(shù)據(jù)內(nèi)容較多時(shí)，可能有部分被隱藏起來了，調(diào)整工作表中的行高和列寬可以方便地查看工作表中的內(nèi)容。設(shè)置行高和設(shè)置列寬的方法相同，其具體操作步驟如下：（1）選定工作表中要調(diào)整行高（列寬）的單元格區(qū)域。（2）選擇“格式”“行”（“列”）“行高”（“列寬”）命令，彈出“行高”（“列寬”）對話框，如圖4-19、4-20所示。

20、（3）在“行高”（“列寬”）文本框中輸入適當(dāng)?shù)男懈咧担袑捴担?。?）單擊【確定】按鈕，即可調(diào)整工作表中的行高（列寬）。,圖4-19“行高”對話框圖4-20“列寬”對話框,3.自動(dòng)套用格式和條件格式在單元格區(qū)域使用自動(dòng)套用格式的具體操作步驟如下：（1）選定工作表中要套用格式的單元格區(qū)域。（2）選擇“格式”“自動(dòng)套用格式”命令，彈出“自動(dòng)套用格式”對話框，如下圖所示。（3）單擊【選項(xiàng)】按鈕，顯示“要應(yīng)用的格式”選項(xiàng)組。（4）在“要應(yīng)用的格式”選項(xiàng)組中可以選擇“數(shù)字”、“字體”、“對齊”、“邊框”、“圖案”和“列寬/行高”復(fù)選框來設(shè)置應(yīng)用格式。（5）單擊【確定】按鈕，該格式即可應(yīng)用于選定的單元格區(qū)

21、域中。,4.4數(shù)據(jù)圖表,4.4.1圖表結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)點(diǎn)可用條形、線條、切片、柱形、點(diǎn)或其他形狀表示，這些形狀稱作數(shù)據(jù)表示。建立了圖表后，用戶可以通過增加圖表項(xiàng)（如數(shù)據(jù)標(biāo)記、標(biāo)題、圖例、文字、趨勢線、網(wǎng)格線及誤差線）來美化圖表及強(qiáng)調(diào)某些信息。大多數(shù)圖表項(xiàng)可以被移動(dòng)或調(diào)整大小，還可以用圖案、字體、對齊、顏色及其他格式屬性來設(shè)置這些圖表項(xiàng)。創(chuàng)建圖表要以工作中的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，工作表中轉(zhuǎn)化為圖表的數(shù)據(jù)的集合稱作數(shù)據(jù)源，在創(chuàng)建圖表時(shí)必須選定數(shù)據(jù)源。新創(chuàng)建的圖表根據(jù)位置不同可分為以下兩類：（1）嵌入式圖表：即把圖表作為工作表的一部分，通常在打印時(shí)候它會(huì)與工作表中的數(shù)據(jù)緊挨在一起。（2）圖表工作表：即生成獨(dú)立于工作表

22、的圖表，這種圖表可以單獨(dú)打印。,4.4.2創(chuàng)建圖表在工作表中創(chuàng)建圖表，是以圖表的形式將工作表中的數(shù)據(jù)信息表示出來，從而豐富了數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式。創(chuàng)建圖表可以通過使用“圖表”工具欄和“圖表向?qū)А眱煞N方法來創(chuàng)建。1.使用“圖表”工具欄創(chuàng)建圖表2.使用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建圖表使用Excel2003提供的圖表向?qū)В梢钥焖俚貏?chuàng)建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)類型或自定義類型的圖表，而且在圖表創(chuàng)建完成后可繼續(xù)修改，以便更好的完善整個(gè)圖表。,4.4.3圖表的編輯與格式化1.編輯圖表在Excel2003中，編輯圖表包括更改圖表的類型、改變圖表的大小和位置、設(shè)置圖表選項(xiàng)等等。創(chuàng)建好圖表后，可以對圖表的類型進(jìn)行更改，具體操作步驟如下：（1）

23、選擇該圖表，使其8個(gè)控制點(diǎn)顯示出來，這時(shí)菜單欄中的“數(shù)據(jù)”菜單變?yōu)椤皥D表”菜單。（2）選擇“圖表”“圖表類型”命令，彈出“圖表類型”對話框，如下圖所示。（3）在使用圖表向?qū)ЫD表時(shí)，先后彈出4個(gè)對話框，這4個(gè)對話框分別與“圖表”菜單中的4個(gè)命令相對應(yīng)。因此，通過這種方法還可以更改數(shù)據(jù)源、圖表選項(xiàng)以及圖表位置等。,2.圖表格式化設(shè)置圖表區(qū)的格式：右擊圖表區(qū)，在彈出的快捷菜單中選擇“圖表區(qū)格式”命令，如下圖所示。,4.5數(shù)據(jù)的管理和分析,Excel2003具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能，如數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、分類匯總、圖表表現(xiàn)等。數(shù)據(jù)清單是進(jìn)行數(shù)據(jù)管理和分析的工具，它具備數(shù)據(jù)庫的多種管理功能。使用數(shù)據(jù)清

24、單可以對表格進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的各種操作。4.5.1數(shù)據(jù)導(dǎo)入建立數(shù)據(jù)清單的規(guī)則必須具備以下幾點(diǎn)：（1）每張工作表中只建立一個(gè)數(shù)據(jù)清單。（2）避免空行和空列。（3）不在單元格數(shù)據(jù)之前或之后輸入多余的空格。（4）在數(shù)據(jù)清單與其他數(shù)據(jù)之間至少留出一個(gè)空白列和一個(gè)空白行。（5）同一列中的各行有相似的數(shù)據(jù)項(xiàng)。（6）列標(biāo)題中的字體、大小、格式、對齊方式等，應(yīng)區(qū)分與數(shù)據(jù)清單中其他數(shù)據(jù)的格式。（7）在更改數(shù)據(jù)清單之前，必須確保隱藏的行或列也被顯示出來。,創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單的具體操作步驟如下：（1）選擇“格式”“單元格”命令，彈出“單元格格式”對話框，如下圖所示。（2）在該對話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在“分類”列表框中選擇“

25、文本”選項(xiàng)；在“字體”選項(xiàng)卡中可以設(shè)置單元格的字體、字號(hào)等；設(shè)置完各選項(xiàng)后，單擊【確定】按鈕。（3）在標(biāo)題行各個(gè)單元格中依次輸入字段名，然后在標(biāo)題行下方的表格區(qū)域中輸入相關(guān)的數(shù)據(jù)，即可創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)清單。,4.5.2添加、刪除記錄在記錄單中編輯記錄的具體操作步驟如下：（1）在要修改的數(shù)據(jù)清單中單擊任一單元格。（2）選擇“數(shù)據(jù)”“記錄單”命令，彈出“Sheet1”對話框，如下圖所示。（3）添加記錄：單擊該對話框中的【新建】按鈕，在原數(shù)據(jù)庫最后添加一條新記錄，記錄內(nèi)容可以在記錄單中輸入。（4）刪除記錄：當(dāng)某條記錄不需要時(shí)，可以單擊該對話框中的【刪除】按鈕將其刪除。（5）搜索記錄：單擊該對話框中的【條

26、件】按鈕，此時(shí)的字段框不是用來輸入記錄的字段值，而是用來輸入條件的，然后單擊【上一條】或【下一條】按鈕來查找滿足條件的記錄。,4.5.3數(shù)據(jù)排序排序的具體操作步驟如下：（1）在要排序的數(shù)據(jù)清單中單擊任意一個(gè)單元格。（2）選擇“數(shù)據(jù)”“排序”命令，彈出“排序”對話框，如圖4-40所示。（3）在該對話框中，根據(jù)需要選擇“主關(guān)鍵字”、“次關(guān)鍵字”，然后選擇順序?yàn)椤吧颉被颉敖敌颉?。?）如有需要還可以選擇“第三關(guān)鍵字”，同時(shí)選擇“升序”或“降序”。（5）在“當(dāng)前數(shù)據(jù)清單”復(fù)選框中可選擇“有標(biāo)題行”或“無標(biāo)題行”。（6）如果需要按照自定義次序排序數(shù)據(jù)，或在排序字母時(shí)要區(qū)分大小寫，可在“排序”對話框中單

27、擊【選項(xiàng)】按鈕，彈出如圖4-41所示的“排序選項(xiàng)”對話框。在“自定義排序次序”下拉列表中選擇需要的排序方式；在“方向”選項(xiàng)組中可選擇“按列排序”或“按行排序”的排序方向；在“方法”選項(xiàng)組中可選擇“字母排序”或“筆劃排序”的排序方式。（7）設(shè)置完成后，單擊【確定】按鈕，即可按照指定的順序進(jìn)行排序。,圖4-40“排序”對話框圖4-41“排序選項(xiàng)”對話框,4.5.4數(shù)據(jù)篩選數(shù)據(jù)篩選就是從數(shù)據(jù)中找出滿足給定條件的數(shù)據(jù)，并且可以將不滿足條件的數(shù)據(jù)隱藏起來。Excel2003提供的數(shù)據(jù)篩選功能有自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選兩種。1.自動(dòng)篩選自動(dòng)篩選是一種快速的篩選方法，它適用于簡單條件的篩選。2.高級(jí)篩選使用自動(dòng)篩

28、選功能只能對一些簡單的條件進(jìn)行篩選，用戶還可以通過使用高級(jí)篩選對一些復(fù)雜的條件進(jìn)行篩選。3.取消篩選如果要在數(shù)據(jù)清單中取消對所有列進(jìn)行的篩選，可以選擇“數(shù)據(jù)”“篩選”“全部顯示”命令。,4.5.5分類匯總分類匯總是對數(shù)據(jù)清單上的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的一種方法。使用分類匯總功能可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行求和、求平均值等計(jì)算。一般在進(jìn)行分類匯總之前，必須要對分類字段進(jìn)行排序。創(chuàng)建分類匯總的具體操作步驟如下：（1）單擊數(shù)據(jù)清單中的任意一個(gè)單元格。（2）首先對需要分類匯總的字段進(jìn)行排序。（3）選擇“數(shù)據(jù)”“分類匯總”命令，彈出“分類匯總”對話框，如下圖所示。（4）在“分類字段”下拉列表框中選擇“性別”選項(xiàng)；在“匯總方式”

29、下拉列表框中選擇“平均值”選項(xiàng)。（5）單擊【確定】按鈕，完成。,4.5.6數(shù)據(jù)透視表及數(shù)據(jù)透視圖數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行快速匯總和建立交叉列表的動(dòng)態(tài)工作表。它不僅具有轉(zhuǎn)換行和列來查看不同源數(shù)據(jù)的匯總結(jié)果、顯示不同頁面以篩選數(shù)據(jù)、根據(jù)需要顯示區(qū)域中的細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)和設(shè)置報(bào)告格式等功能，還具有鏈接圖表的功能。數(shù)據(jù)透視圖是一個(gè)動(dòng)態(tài)的圖表，它是將創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表以圖表的形式顯示出來。1.創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表2.創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖3.“數(shù)據(jù)透視表”工具欄4.刪除數(shù)據(jù)透視表,4.6頁面設(shè)置和打印預(yù)覽,4.6.1設(shè)置打印區(qū)域和分頁1.設(shè)置打印區(qū)域在Excel2003中默認(rèn)打印整個(gè)工作表，如果只是對部分內(nèi)容打印時(shí)，需要

30、設(shè)置打印區(qū)域，其具體操作步驟如下：（1）在工作表中選中要打印的區(qū)域。（2）選擇“文件”“打印區(qū)域”“設(shè)置打印區(qū)域”命令，這時(shí)選定區(qū)域的邊框上會(huì)出現(xiàn)一些虛線框，表明已經(jīng)設(shè)置好打印區(qū)域。如果要取消打印區(qū)域，選擇“文件”“打印區(qū)域”“取消打印區(qū)域”命令即可。,2.設(shè)置分頁在Excel2003中設(shè)置頁面時(shí)，還可以為頁面設(shè)置分頁符，分頁符有水平分頁符和垂直分頁符兩種。在工作表中插入水平分頁符和插入垂直分頁符的方法相同，其具體操作步驟如下：（1）在準(zhǔn)備插入位置的下方（右側(cè)）選中一行（一列）單元格。（2）選擇“插入”“分頁符”命令，這時(shí)將在選中行（列）的上方（左側(cè)）插入一條水平（垂直）分頁符，如下圖所示。對

31、于插入的分頁符還可以將其刪除，首先選中插入分頁符時(shí)選中的單元格、行或列，然后選擇“插入”“刪除分頁符”命令，這時(shí)即可將分頁符刪除。,4.6.2頁面設(shè)置工作表的頁面設(shè)置是在打印前對數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置和編排的過程。設(shè)置頁面的具體操作步驟如下：（1）選擇“文件”“頁面設(shè)置”命令，彈出“頁面設(shè)置”對話框，如圖4-57所示。（2）在“方向”選項(xiàng)組中選擇“縱向”或“橫向”，可以設(shè)置紙張打印的方向。（3）在“縮放”選項(xiàng)組的“縮放比例”文本框中設(shè)置縮放的比例，在“調(diào)整為”文本框中設(shè)置“頁寬”和“頁高”。（4）在“紙張大小”下拉列表中根據(jù)需要選擇紙張的大小。（5）在“打印質(zhì)量”下拉列表中根據(jù)需要選擇一種分辨率。（6）在“起始頁碼”文本框中輸入打印工作表的起始頁。（7）設(shè)置完成后，單擊【確定】按鈕。,圖4-57“頁面設(shè)置”對話框,4.6.3打印預(yù)覽在打印工作表之前，可先通過打印預(yù)覽來查看打印效果，不滿意的話還可以返回修改。打印預(yù)覽操