1、結(jié)算資料的管理,各位領(lǐng)導(dǎo)、同仁下午好： 這里要談的資料主要是跟結(jié)算審計(jì)有關(guān)的資料，想跟大家共同探討怎樣通過有效的管理，使現(xiàn)場資料更具有效性、及時(shí)性、連貫性、完整性等，往往我們決算送審難、審計(jì)難等原因，歸根結(jié)底大部分都是因?yàn)橘Y料沒到位，分以下4方面探討一下： 1、資料的重要性： 2、資料管理的責(zé)任人及相互關(guān)系 3、怎樣管理好資料： 4、做資料的一些技巧：,一、資料的重要性：我想把工地上出現(xiàn)跟結(jié)算審計(jì)有關(guān)的資羅列出來，并簡單分析會(huì)出現(xiàn)的原因：,二、資料管理的責(zé)任人及相互關(guān)系，我認(rèn)為有效的管理是一個(gè)團(tuán)隊(duì)分工與協(xié)作的結(jié)果。 第一責(zé)任人：項(xiàng)目經(jīng)理 第二責(zé)任人：預(yù)算員 第三責(zé)任人：施工員、質(zhì)量員、深化設(shè)計(jì)

2、 （1）項(xiàng)目部所有發(fā)出去的文件經(jīng)預(yù)算員審核再后提交項(xiàng)目經(jīng)理審批； （2）所有業(yè)主、監(jiān)理發(fā)文給項(xiàng)目經(jīng)理同時(shí)要抄送一分給預(yù)算員； （3）特別強(qiáng)調(diào)竣工圖要由質(zhì)量員完成，或以質(zhì)量員為主；,施工員（簽證）,質(zhì)量員（聯(lián)系單、 隱蔽、竣工圖）,深化設(shè)計(jì)（深化圖紙）,反饋,指導(dǎo),預(yù)算員（二算、策劃）,分 析,督 促,項(xiàng)目經(jīng)理（材料簽價(jià)）,提交、催收,業(yè)主、監(jiān)理,發(fā) 文,三、怎樣管理好資料：資料的管理看視在整個(gè)工程中無關(guān)痛癢，往往我們項(xiàng)目經(jīng)理并沒有足夠重視這塊內(nèi)容，再加上有些預(yù)算員沒有足夠的經(jīng)驗(yàn)和預(yù)測能力，導(dǎo)至出現(xiàn)隨著工程的推進(jìn)走一步算一步的局面，到了最后審計(jì)階段，就是我們經(jīng)常碰到的不斷在補(bǔ)資料；其實(shí)它同質(zhì)量、

3、進(jìn)度一樣也需要策劃并一步步調(diào)整、推進(jìn)、落實(shí)、總結(jié)。 1、前期制定好方向：在前期就要定好哪些資料要報(bào)批？怎樣報(bào)批？例如包死項(xiàng)目，那么隱蔽就能不報(bào)就不要報(bào)，省得報(bào)了反爾適得其反，除非是想將來要調(diào)單價(jià)的工藝才能報(bào)；還有我們講到的材料報(bào)驗(yàn)。 2、制定好流程：首先要同所有人交底，資料在內(nèi)部流轉(zhuǎn)時(shí)要由預(yù)算員、項(xiàng)目經(jīng)理把關(guān)后才能報(bào)業(yè)主、監(jiān)理，有多少項(xiàng)目部一進(jìn)場就會(huì)制定？,3、控制好時(shí)間節(jié)點(diǎn)：哪些資料什么候時(shí)報(bào)？這里面也有學(xué)問的，特別是隱蔽？還有最重要的是竣工前梳理一遍，也就是80階段，以免漏報(bào)；這就需有預(yù)測性。所有資料中最花時(shí)間的是竣工圖，竣工前肯定要有時(shí)間計(jì)劃，以免工程完工人都拆走了再拼湊人過來補(bǔ)，還有特

4、別是搶工工程，搞到最什么都沒簽回來，理由是搶工沒時(shí)間找甲方，其是這還是內(nèi)部問題，只是沒有策劃好時(shí)間節(jié)點(diǎn)原因； 4、落實(shí)好跟蹤人：所有資報(bào)上去了但沒人跟，項(xiàng)目經(jīng)理忙著現(xiàn)場，誰也不去盯，想起來了問問業(yè)主、監(jiān)理，想不起就放在那，針對所有資料要落實(shí)誰去盯，例如落實(shí)到哪些簽證是施工員盯、哪些是預(yù)算員盯、哪些是項(xiàng)目經(jīng)理盯，內(nèi)部要制一張表，當(dāng)然所有資料的回復(fù)項(xiàng)目經(jīng)理還是第一責(zé)任人；,四、做資料的一些技巧：任何一份資料其實(shí)在發(fā)出去前要細(xì)細(xì)琢磨后才能上報(bào)，想清楚為什要報(bào)？結(jié)果會(huì)是怎樣？將來審計(jì)會(huì)怎樣算等等？ （一）、有效性：這點(diǎn)是非常關(guān)鍵，往往我們在審計(jì)過程中老是要補(bǔ)資料，為什么？很多是因?yàn)楹灮貋淼馁Y料屬于無效

5、資料，之所以出現(xiàn)無效，最常見的有以下幾個(gè)方面： 1、流轉(zhuǎn)過程不全面；沒有按業(yè)主要求的格式在流轉(zhuǎn)資料，其實(shí)有些單位是有固定的簽證格式及簽字的流程，最多可能有：設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位工程部、建設(shè)單位成本部、監(jiān)理單位、代建單位、施工單位； 2、簽字無效或效力不夠：業(yè)主簽字的人不是合同中規(guī)定的人；監(jiān)理簽字也不是合同中規(guī)定的總監(jiān)；導(dǎo)至審計(jì)時(shí)提出質(zhì)疑；還有種情況是簽了意見不對，我們經(jīng)常會(huì)碰到業(yè)主、監(jiān)理會(huì)簽“以最終審計(jì)為準(zhǔn)”，其實(shí)這話等于沒簽，舉個(gè)現(xiàn)場拆除的例子和粉刷增加工作量；（附后簽證33）（簽證12）,3、內(nèi)容表述不明確，導(dǎo)至簽回來的沒有辦法算錢，或者是沒有達(dá)到預(yù)期的目的，主要有以下6方面： （1）因果關(guān)

6、系不明：要講清本聯(lián)系單的事實(shí)、依據(jù)或理由。保證有證據(jù)鏈，重點(diǎn)遵循合同原則；遵循定額原則（國家、省、市、行業(yè)、企業(yè)）；遵循工程實(shí)際原則；遵循市場行情原則； （2）性質(zhì)不明：要努力向風(fēng)險(xiǎn)范圍以外靠。是否包含在投標(biāo)報(bào)價(jià)中（包括單價(jià)和總價(jià)中）？是否是深化設(shè)計(jì)？ 是否詢標(biāo)紀(jì)要承諾？ 是否是規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、或業(yè)主技術(shù)澄清包括內(nèi)容？是否清單、圖紙、現(xiàn)場或三者之間的問題？是否合同,包括的風(fēng)險(xiǎn)范圍內(nèi)？是否措施費(fèi)（技術(shù)、組織）中包括？是否屬于投標(biāo)報(bào)價(jià)漏報(bào)？是否屬于投標(biāo)報(bào)價(jià)優(yōu)惠？（如同比例優(yōu)惠的問題？）是否實(shí)際發(fā)生？是否設(shè)計(jì)變更？是否業(yè)主要求？是否其它變更？是否按合同規(guī)定的解釋順序進(jìn)行有矛盾？是否工作范圍、界面劃分包括

7、內(nèi)容？是否包干內(nèi)容？是否補(bǔ)充合同或補(bǔ)充協(xié)議內(nèi)容？等等 （3）量不明確：具體是多少，要表達(dá)清楚：數(shù)量、范圍、圖紙、原則等 （4）價(jià)格不明確：要表明是什么價(jià)：單價(jià)、子目價(jià)、材料價(jià)、招標(biāo)價(jià)、組價(jià) （5）費(fèi)率不明確：取費(fèi)不清楚：管理費(fèi)、規(guī)費(fèi)、稅金等，包括人工費(fèi)；,（6）時(shí)限不明：沒有明確簽證的時(shí)限，多長時(shí)間不回復(fù)就算默認(rèn)，看看合同約定，注意發(fā)文記錄時(shí)間； （二）連貫性：現(xiàn)場資料做多，導(dǎo)至前后矛盾，最后被審計(jì)發(fā)現(xiàn)了扣掉一大塊，我想那時(shí)候心情可能追悔莫及，我常遇到的情況有以下幾種： （1）材料簽價(jià)與材料報(bào)驗(yàn)不相符： （2）深化圖紙與隱蔽不相符： （3）竣工圖紙與現(xiàn)場不相符： （4）竣工圖紙與報(bào)價(jià)不相符：（

8、綜合單價(jià)和固定總價(jià)）,（三）完整性：這里講的完整性除了資料的全面以外，更想講的是遇到簽不下來怎樣想辦去完善，或者叫做補(bǔ)救措施或者叫做另起爐灶： （1）設(shè)計(jì)變更（可不可以圖紙會(huì)審作手腳）、技術(shù)核定、隱蔽資料（撐握好時(shí)間）、竣工圖紙之間的關(guān)系是怎樣的？前面簽不下來應(yīng)該怎么辦？施工圖究竟在審計(jì)中有何作用？ （2）工期延期單往往是簽不來，那我們又該有哪些補(bǔ)救措施？會(huì)議紀(jì)要、封板確認(rèn)、交接驗(yàn)收單等等。 （3）材料價(jià)格簽不下來怎么？除了公關(guān)外那我們又該有哪些補(bǔ)救措施？材料合同、發(fā)票、詢價(jià)紀(jì)錄單、結(jié)算證明單等等，先做好，隨時(shí)拿出來，效果不一樣的；,（四）靈活性，關(guān)起門來說就是投機(jī)取巧； 1、另起爐灶，換個(gè)方式去簽，效果就會(huì)不一樣；例如轉(zhuǎn)換層、成品保護(hù)、設(shè)計(jì)變更等等； 2、聲東擊西，表面上是想說明這件事，實(shí)際隱藏的是