1、OA流程設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)單 位： 姓 名： 現(xiàn)任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)： 評(píng) 審任職資格： 摘 要隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA，Office Automation）應(yīng)用越來(lái)越多。但目前基于Lotus Domino/Notes的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還存在著一些不足之處。例如公文流轉(zhuǎn)中流程的靈活性和智能化問(wèn)題、文檔安全問(wèn)題等。本文以基于Lotus Domino/Notes的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中存在的問(wèn)題為出發(fā)點(diǎn)，探討OA系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)的開(kāi)發(fā)技術(shù)和策略。本文以某公司現(xiàn)有公文流轉(zhuǎn)模式為參考，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)該公司的公文管理模塊，包括可視化表單、收發(fā)文流程，從而實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)電子化，提高工作效率。關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化，OA，

2、工作流，公文流轉(zhuǎn)，Lotus Domino/Notes目 錄摘要1第一章 緒論3第二章 系統(tǒng)架構(gòu)42.1需求分析42.2開(kāi)發(fā)平臺(tái)42.3流程描述42.4數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)劃5第三章 系統(tǒng)設(shè)計(jì)63.1數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)63.2表單設(shè)計(jì)73.3視圖設(shè)計(jì)93.4安全設(shè)計(jì)10第四章 結(jié)束語(yǔ)10第五章 參考文獻(xiàn)11第一章緒 論步入二十一世紀(jì)后，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展飛速，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)辦公、實(shí)現(xiàn)信息共享是企業(yè)發(fā)展中面臨的問(wèn)題。如何解決這些問(wèn)題，需要企業(yè)加快信息化建設(shè)步伐。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)做為信息化建設(shè)中基礎(chǔ)管理系統(tǒng)，建設(shè)尤其重要。最近十年，我國(guó)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，企業(yè)快速擴(kuò)充，隨即出現(xiàn)了很多問(wèn)題，如辦公地點(diǎn)分散，辦公人員眾多

3、，文件下達(dá)滯后等，傳統(tǒng)辦公方式效率較低，辦公自動(dòng)化有效解決了異地辦公、信息共享。公文流轉(zhuǎn)做為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)核心引擎流，一直是建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，也是難點(diǎn)之一。本文以某公司的辦公自動(dòng)化應(yīng)用為背景，根據(jù)該公司現(xiàn)行公文處理過(guò)程，使用Lotus Domino/Notes的基礎(chǔ)平臺(tái)，設(shè)計(jì)公文管理模塊。本文設(shè)計(jì)的公文管理模塊內(nèi)容上主要包括兩大部分：可視化表單和公文流程，功能上主要有發(fā)文流程和收文流程。第二章系統(tǒng)架構(gòu)2.1 需求分析現(xiàn)有一個(gè)大型集團(tuán)公司，某公司屬于集團(tuán)公司的二級(jí)子公司，公司下設(shè)分子公司及項(xiàng)目部。該公司日常公文有兩大部分：一是發(fā)布本公司的文件，發(fā)文需經(jīng)過(guò)公司職能部門(mén)、辦公室、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等流轉(zhuǎn)

4、過(guò)程，然后分發(fā)至相關(guān)職能部門(mén)；二是接收集團(tuán)的文件，收文相對(duì)簡(jiǎn)單，主要經(jīng)過(guò)辦公室和總經(jīng)理審批，然后分發(fā)至相關(guān)職能部門(mén)。發(fā)文過(guò)程涉及各職能部門(mén)會(huì)簽，需要各部門(mén)協(xié)作配合，同時(shí)需要主管部門(mén)監(jiān)督，收集整理各職能部門(mén)提出的意見(jiàn)后進(jìn)行修訂，所以該流程必須有以下功能：第一，會(huì)簽功能，解決多人同時(shí)處理公文問(wèn)題，加快流轉(zhuǎn)效率；第二，留痕功能，流程處理人可以提出自己的意見(jiàn)和看法，然后對(duì)文件進(jìn)行修訂，系統(tǒng)需記錄每個(gè)人的操作痕跡；第三，加密功能，按照集團(tuán)檔案管理辦法，每個(gè)文件設(shè)定了不同的瀏覽權(quán)限，所以需對(duì)文件進(jìn)行加密，以防外泄。2.2 開(kāi)發(fā)平臺(tái)選擇一個(gè)好的開(kāi)發(fā)平臺(tái)對(duì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)非常重要，本系統(tǒng)開(kāi)發(fā)平臺(tái)是IBM公司的Lotu

5、s Domino/Notes 6.5。它不僅可以滿(mǎn)足以上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的基本要求，其自身還具有許多獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。第一，Lotus Domino/Notes作為文檔數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，能夠高效處理信息；第二，作為群件平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享；第三，具有先進(jìn)的通信機(jī)制，便于多人同時(shí)操作；第四，兼容性好，可以將Web瀏覽器作為Notes的客戶(hù)機(jī)，從而實(shí)現(xiàn)順暢連接Internet?；谝陨戏治?，選擇Lotus Domino/Notes 6.5工作流軟件平臺(tái)做為OA系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)，使系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)具有較高的技術(shù)起點(diǎn)。2.3處理流程本系統(tǒng)是為某公司而實(shí)現(xiàn)的電子政務(wù)系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)實(shí)際調(diào)查，在整個(gè)公司辦公流程的處理流程中

6、，人員角色首先從崗位角度劃分為：主辦單位核稿（部門(mén)經(jīng)理）、主辦單位領(lǐng)導(dǎo)審核（分管領(lǐng)導(dǎo)）、會(huì)簽（專(zhuān)業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)），審批（總經(jīng)理），辦公室閱辦（辦公室主任），簽發(fā)（董事長(zhǎng)），文書(shū)登記編號(hào)（辦公室文員），文書(shū)歸檔（檔案員）等幾個(gè)崗位。辦公信息處理分為兩類(lèi)就可以滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)需要，即發(fā)文流程和收文流程。(1) 發(fā)文流程。部門(mén)的日常發(fā)文流程如圖2-1所示。首先，主辦單位擬稿發(fā)起流程，然后主辦單位部門(mén)經(jīng)理核稿，部門(mén)經(jīng)理具有修改權(quán)限，可以對(duì)文件進(jìn)行修改。部門(mén)經(jīng)理同意后發(fā)給主辦單位分管領(lǐng)導(dǎo)，主辦單位分管領(lǐng)導(dǎo)有三種選擇，第一種“不同意”情況，文件返還部門(mén)經(jīng)理；第二種“同意”情況，如果需要其他分管領(lǐng)導(dǎo)提出意見(jiàn)，發(fā)至相關(guān)分

7、管領(lǐng)導(dǎo)，各分管領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)收到文件，分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)后返還主辦單位分管領(lǐng)導(dǎo)；第三種“同意”情況，主辦單位分管領(lǐng)導(dǎo)發(fā)至總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理有兩種選擇，一是“同意”后發(fā)至辦公室主任，二是“不同意”，發(fā)至主辦單位部門(mén)經(jīng)理修改。辦公室主任根據(jù)公司發(fā)文授權(quán)體系決定文件是否需要經(jīng)董事長(zhǎng)簽發(fā)，如果不需要直接發(fā)至辦公室文員，如果需要發(fā)給董事長(zhǎng)。董事長(zhǎng)如果同意，發(fā)至辦公室秘書(shū)登記編號(hào)，如果不同意發(fā)給主辦單位部門(mén)經(jīng)理修改，部門(mén)經(jīng)理修改完成后繼續(xù)流轉(zhuǎn)。辦公室文員負(fù)責(zé)對(duì)文件登記編號(hào)，然后發(fā)給檔案員，檔案員完成歸檔工作。 (2) 收文流程。收文主要是公司接收集團(tuán)下發(fā)的文件。收文流程如圖2-2所示。首先辦公室文員接收文件并登記

8、，然后發(fā)給辦公室主任擬辦意見(jiàn)，根據(jù)文件內(nèi)容不同，如果需要總經(jīng)理批辦的，辦公室主任發(fā)給總經(jīng)理批辦，如果不需要總經(jīng)理批辦的，直接發(fā)辦公室秘書(shū)承辦，辦公室秘書(shū)根據(jù)批示內(nèi)容分發(fā)給相關(guān)部門(mén)后歸檔。圖2-1發(fā)文流程 圖2-2收文流程 2.4 數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)劃文檔、人員、權(quán)限等的管理都要通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理，數(shù)據(jù)庫(kù)中的文檔包含了所有的應(yīng)用對(duì)象。一般來(lái)說(shuō)，先設(shè)計(jì)表單、視圖等文檔，然后按照定制的工作流程對(duì)文檔進(jìn)行處理。每個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)都可以包含不同格式和類(lèi)型的文檔。在本系統(tǒng)中，可以充分利用Notes的工作流自動(dòng)開(kāi)發(fā)功能實(shí)現(xiàn)收發(fā)文的電子化操作。而有些部門(mén)則存在大量的業(yè)務(wù)處理，這些處理產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，最后生成許多報(bào)表。本系統(tǒng)充分

9、利用Notes和關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)的優(yōu)勢(shì)，將二者集成到一起，增強(qiáng)系統(tǒng)功能。 Notes客戶(hù)端訪問(wèn)關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，首先掃描關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，生成待處理文檔，訪問(wèn)接口按照當(dāng)前打開(kāi)的文檔類(lèi)型，把其表單屬性賦給新生成的文檔，然后將讀出的關(guān)系數(shù)據(jù)添加到文檔條目中，要顯示該值，則可將該值賦給表單中預(yù)先定義好的域中。這樣我們就實(shí)現(xiàn)了Notes對(duì)關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)，將兩者相結(jié)合，后臺(tái)擁有關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)管理優(yōu)勢(shì)，前臺(tái)充分發(fā)揮Notes分布數(shù)據(jù)管理的優(yōu)點(diǎn)。這樣我們一方面可以滿(mǎn)足日常辦公流程中非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)較多而且通信要求較高的需求，另一方面又方便用戶(hù)對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行高效管理。第三章系統(tǒng)設(shè)計(jì)本系統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)模塊主要分為發(fā)文管理和收文

10、管理兩大部分，系統(tǒng)界面如圖3-1。在發(fā)文管理中，定義了以下節(jié)點(diǎn)：登記編號(hào)、分送、歸檔、核稿、會(huì)簽、擬稿、簽發(fā)、清稿、審批、文章、校對(duì)、用印、閱辦，另外用戶(hù)可以根據(jù)實(shí)際工作需要另外定義其它節(jié)點(diǎn)。功能菜單如下：新建、打開(kāi)、保存、打印、查詢(xún)等。在收文管理中，定義了以下節(jié)點(diǎn)：承辦、登記、分送、歸檔、擬辦、批辦。由于收文管理主要處理的公文來(lái)自于集團(tuán)，這些文檔經(jīng)過(guò)收文的一套處理流程，到達(dá)各部門(mén)基本上僅僅需要部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)閱覽一下，給出批示意見(jiàn)即可。根據(jù)以上分析，設(shè)計(jì)了FWGL.nsf和SWGL.nsf兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。由于兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)類(lèi)似，所以只重點(diǎn)闡述FWGL.nsf的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)。3.1 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)FW

11、GL.nsf，數(shù)據(jù)庫(kù)的重要屬性如圖3-2所示。首先生成數(shù)據(jù)庫(kù)中的文檔，然后用戶(hù)通過(guò)可視化界面對(duì)文檔選擇，組織設(shè)計(jì)好的視圖，最后將整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容顯示出來(lái)。圖3-1 系統(tǒng)主界面 圖3-2 發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫(kù)屬性3.2 表單設(shè)計(jì)表單是數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的基本元素，也就是用戶(hù)在前臺(tái)操作的直接界面。在FWGL.nsf中，最重要的表單為報(bào)告表單（別名BG）。做為公文管理的一部分，該表單就是一個(gè)發(fā)起模板。操作人員通過(guò)該表單啟動(dòng)，起草公文初稿，然后通過(guò)公文流轉(zhuǎn)，形成正式的公文。該表單的設(shè)計(jì)示意圖如圖3-3和圖3-4所示。在完成該表單上述功能設(shè)計(jì)時(shí)，涉及到兩個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題：(1)辦公人員按崗位角色不同，權(quán)限劃分不同，操作不同

12、。該問(wèn)題的解決是通過(guò)隱藏文檔的操作按鈕來(lái)實(shí)現(xiàn)的。文檔的操作按鈕根據(jù)不同的角色和狀態(tài)進(jìn)行隱藏，有權(quán)限的人員就可以看到按鈕，沒(méi)權(quán)限的人就看不到，從而完成公文操作。下面通過(guò)具體實(shí)例來(lái)進(jìn)行詳細(xì)闡述?！岸麻L(zhǎng)簽發(fā)”操作的隱藏公式如下：!(Status=辦公室主任&(QCBM!=辦公室主任&QCBM!=董事長(zhǎng)&QCBM!=辦公室&QCBM!=董事長(zhǎng))。該公式完成的功能是：如果當(dāng)前文檔的操作人是“辦公室主任”而且簽發(fā)部門(mén)不是董事長(zhǎng)，且簽發(fā)標(biāo)志域QF為空值；以上的條件全不成立，則“董事長(zhǎng)簽發(fā)”操作被隱藏。這樣就保證了對(duì)不同人員的操作權(quán)限的控制。另外BG表單中的“分管領(lǐng)導(dǎo)審核”、“總經(jīng)理審批”、“會(huì)簽”、“董事

13、長(zhǎng)簽發(fā)”等操作也都用公式隱藏的方法對(duì)使用人員的權(quán)限進(jìn)行了限制，這里就不一一介紹了。(2) 公文流轉(zhuǎn)中，同一時(shí)點(diǎn)節(jié)點(diǎn)操作權(quán)限唯一性，避免兩個(gè)人同時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行操作。解決該問(wèn)題是通過(guò)在BG表單的Globals選項(xiàng)中定義的一些全局變量、引用單元、一些公用的函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。重點(diǎn)代碼如下： Options。Option PublicUse Aha /其中“Aha”是表單（BG）資源中所編寫(xiě)好的Script庫(kù) Declarations。Dim AllowEdit As Integer Dim AllowChange As Integer /定義了是否允許修改的全局變量標(biāo)志 InitializeSub Init

14、ializeAllowChange=0 /給全局變量AllowChange賦初值0End Sub OutOfEditSub OutOfEditAllowEdit = FalseEnd Sub MyGotoEditSub MyGotoEdit /該函數(shù)主要是將文檔置于編輯狀態(tài)AllowEdit = True Uidoc.EditMode = True /將文檔置于編輯模式End Sub除此之外，還有相應(yīng)的PostOpen，QueryModeChange，QuerySave，QueryClose等事件，實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的控制以及具體的功能，保證系統(tǒng)的安全性和可操作性，具體就不一一例舉了。以上所述的BG表

15、單是發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫(kù)中最重要的表單，提供了幾乎所有對(duì)文檔的操作。另外數(shù)據(jù)庫(kù)中還設(shè)計(jì)了“填寫(xiě)意見(jiàn)”、“擬稿紙”、“引入文檔”等表單，這里就不再敘述了。圖3-3 BG表單第一部分圖3-4 BG表單第二部分3.3 視圖設(shè)計(jì)在發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫(kù)中視圖的主要作用是根據(jù)公文的不同狀態(tài)，對(duì)公文進(jìn)行歸類(lèi)，從而方便用戶(hù)在使用過(guò)程中的一些工作習(xí)慣，主要設(shè)計(jì)的視圖如圖3-5所示。視圖是以一定的表單為模板創(chuàng)建的，例如：視圖的選擇公式為SELECT (Form=”Information”)，表明該視圖是以Information表單為模板創(chuàng)建的。其中Form是Notes文檔Notesdocument的一個(gè)重要屬性。圖3-5 發(fā)

16、文管理數(shù)據(jù)庫(kù)中的視圖3.4安全設(shè)計(jì)不同部門(mén)的工作人員他們所看到的文檔是各不相同的，考慮到實(shí)際使用過(guò)程中文檔的安全性，視圖所選的文檔應(yīng)能夠根據(jù)用戶(hù)的身份選擇相應(yīng)所能看見(jiàn)的文檔，這里運(yùn)用公式語(yǔ)言來(lái)解決該問(wèn)題就可以了。編寫(xiě)這類(lèi)視圖的公式，只要根據(jù)公式語(yǔ)言中的UserName函數(shù)和相應(yīng)的文檔表單以及視圖信息編寫(xiě)相應(yīng)的選擇公式就可以了。關(guān)鍵代碼：Condition3:=If(Name(CN;UserName)=admin;0;Name(OU2;UserName)=QCBM;0;Contains(Sendto;Name(CN;UserName);0;1);SELECT FORM=BG& Condition

17、3=0其中Name 、UserName、Contains和If都是公式語(yǔ)言的函數(shù)?！癇G”為表單名稱(chēng)。Name函數(shù)用來(lái)對(duì)層次名進(jìn)行操作。UserName函數(shù)用來(lái)返回當(dāng)前用戶(hù)名。Contains(Sendto;Name(CN;UserName)的含義就是當(dāng)前用戶(hù)名的公共部分是否包含子串“Sendto”。If函數(shù)是公式語(yǔ)言中一個(gè)用語(yǔ)判斷條件的函數(shù)。第四章 結(jié)束語(yǔ)本文在基于Lotus Domino的平臺(tái)上進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文管理模塊流程的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)， 在設(shè)計(jì)過(guò)程中參照了某公司公文管理現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)流程，并將這些流程以流程圖的方式表示，根據(jù)流程圖對(duì)公文業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)，包括數(shù)據(jù)庫(kù)、表單、視圖等元素的設(shè)計(jì)。同時(shí)對(duì)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)過(guò)程中遇到的關(guān)鍵性問(wèn)題給出了具體的解決方案和關(guān)鍵代碼，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)電子化。第五章 參考文獻(xiàn)1 蘭雨晴，賈素玲，尹璐等Lotus Domino/Notes R6系統(tǒng)管理M機(jī)械工業(yè)出版社，20032893562 徐寶民CIMS環(huán)境下基于LOTUS NOTES的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)J計(jì)算機(jī)工程與應(yīng)用，1998(6)：75773 劉紅巖，何軍群件系統(tǒng)Lotus N