1、*,成都鼎安華物聯(lián)網(wǎng)工程應(yīng)用有限公司,值守中心辦公技能提升培訓(xùn),請將手機(jī)調(diào)為震動或靜音，不得隨意接打電話,請保持課堂安靜，切勿喧嘩睡覺,如有疑問，請舉手發(fā)言,提高辦公技能，提升工作效率！,目錄,Office 操作界面認(rèn)識,Office中 word、excel、PPT 在使用過程中存在很多共同操作點，為了不在重復(fù)講解，我們以word 界面為例進(jìn)行分析講解。,快速訪問工具欄設(shè)置,1、快速訪問工具欄自行添加個人最常用的操作按鈕，以便快速實現(xiàn)相應(yīng)操作； 2、啟用快速訪問工具欄步驟：文件選項常規(guī)用戶界面選項勾選啟用快速訪問工具欄。,7,快速預(yù)覽功能設(shè)置,快速預(yù)覽：當(dāng)我們對多個Word、excel、PPT

2、進(jìn)行內(nèi)容查詢時，可根據(jù)右圖預(yù)覽顯示進(jìn)行查看，不必逐一打開查詢，節(jié)約大量時間。,1、選擇已有的一個文件夾,2、選擇右圖紅色方框按鈕 設(shè)置快速預(yù)覽,3、選擇想要查看的文件，右側(cè)會出現(xiàn)內(nèi)容,格式刷和F4,格式刷 1、格式刷按鈕可以方便地將現(xiàn)有字符或段落的格式復(fù)制到別的字符或段落。 2、方法： 刷一次：選定包含需復(fù)制格式的字符或段落選擇格式刷按鈕使鼠標(biāo)指針變?yōu)樗钔蟿邮髽?biāo)選中需復(fù)制格式的字符或段落。 刷多次：選定包含需復(fù)制格式的字符或段落連續(xù)兩次雙擊格式刷按鈕使鼠標(biāo)指針變成刷狀拖動鼠標(biāo)選中需復(fù)制格式的字符或段落,F4：重復(fù)上一步操作 上一步在某個單元格中設(shè)置了底紋，下一個單元格還需相同設(shè)置，可在選中需

3、設(shè)置的同樣底紋的單元格按F4鍵即可； 用F4鍵復(fù)制行高列寬，如設(shè)置一個需要的行高30，選擇其他行，點擊F4，其他行也為30。,目錄,1、在日常辦公中，靈活的使用數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)分析及數(shù)據(jù)統(tǒng)計等極大的提高我們的工作效率； 2、工作中我們的數(shù)據(jù)一部分來源于系統(tǒng)導(dǎo)出，需要對數(shù)據(jù)提取分析等來形成圖表、文字來直觀的查閱；減少信息接收者耗費大量的時間。,Excel學(xué)習(xí)目的,最常見的使用操作,快捷鍵,保存 不想辛辛苦苦做完的資料，在一次電腦死機(jī)之后化為烏有，那就常用她。,撤銷 后悔了，試試CTRL+Z（沒保存之前）,強(qiáng)制換行 在Excel單元格中輸入大段文字，使用她可以在任意位置換行。,輸入當(dāng)前日期 CTRL

4、+； 輸入當(dāng)前時間 CTRL+：,最常見的使用操作,快捷鍵,B為加粗，I為傾斜，U為下劃線，對應(yīng)的取消/增加都是CTRL+對應(yīng)的字母,插入超鏈接：CTRL+K,當(dāng)你想快速插入一列時，鍵入CRTL+SHIFT+“=”，就能在你所選中那列的左邊插入一列，重復(fù)上一步操作請按”F4“；而CRTL+“-”就能刪除你所選中的一列。,自動求和的快捷鍵是：alt+”=”,最常見的使用操作,凍結(jié)窗格：凍結(jié)窗格用于實現(xiàn)鎖定表格的行和列的功能，當(dāng)數(shù)據(jù)向左右/上下滾動屏?xí)r，固定首行/列和標(biāo)題行不跟著滾動。 1、“凍結(jié)首行/列”：打開需要的表格，點擊“視圖”-凍結(jié)窗格，點擊“凍結(jié)窗格”，選擇“凍結(jié)首行/列”； 2、凍結(jié)

5、拆分窗體：基于當(dāng)前選擇凍結(jié)，如想凍結(jié)前5行和前5列的內(nèi)容，則先選中第五行與第五列的交叉右下角的單元格第六行與第六列的交叉。 行列數(shù)據(jù)隱藏：在工作表中太多數(shù)據(jù)行列，重量但不是每次都使用，所以我們?yōu)榉奖銛?shù)據(jù)查詢，可將暫不使用數(shù)據(jù)進(jìn)行隱藏。操作：選中需隱藏行列數(shù)據(jù)，鼠標(biāo)右鍵隱藏（取消隱藏）。 工作表隱藏：一個excel工作簿中工作表太多，可將暫不使用的表進(jìn)行隱藏，方便查詢。操作：選中表鼠標(biāo)右鍵隱藏（取消隱藏）。 自動篩選：篩選文本、顏色等。,凍結(jié)、隱藏、自動篩選,最常見的使用操作,高級篩選,高級篩選彌補了很多自動篩選達(dá)不到的效果（如高級篩選可以再不同行列之間做選擇，可以用公式做條件等等）；要先將條件

6、寫在單元格中，以便后面選取。高級選項的主要功能：1、支持通配符；2、支持與/或條件；3、去重復(fù)。,注：先寫條件,注： “？”代表某個字符、“*”代表任意多個字符，其中的“?”“*”稱為通配符,最常見的使用操作,在日常工作中，我們常對考試分?jǐn)?shù)、各企業(yè)預(yù)警、離線、故障數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計匯總。最常用求和函數(shù)計算，現(xiàn)在一鍵搞定。,一鍵匯總數(shù)據(jù),1、選中需要匯總的數(shù)據(jù)和匯總數(shù)據(jù)需要放置的單元格，如截圖： 2、同時按住”Alt”和“+=”鍵（“+=”鍵為Backspace前一個組合鍵）,最常見的使用操作,一鍵刪除重復(fù)項,在數(shù)據(jù)統(tǒng)計中，經(jīng)常會有相同的數(shù)據(jù)出現(xiàn)，但只需保留一個刪除多余的，也會常用一鍵刪除重復(fù)項。步驟

7、：選中需要刪除的數(shù)據(jù)源點擊“數(shù)據(jù)”選項刪除重復(fù)項，彈出以下對話框，設(shè)置你要刪除的條件，點擊確定。,最常見的使用操作,合并計算,將數(shù)據(jù)源中相同的數(shù)據(jù)進(jìn)行合并計算，步驟：點擊“數(shù)據(jù)”選項合并計算，彈出合并計算對話框，設(shè)置函數(shù)計算方式（求和、計數(shù)）選則引用的數(shù)據(jù)位置 勾選標(biāo)簽位置的選項確定。,分列后,最常見的使用操作,分列,在工作中，有時我們只需要一個單元格中同一個類型的字符，或是幾個固定字符，可以使用分列快速提取我們所需字符。分列有2種操作： 固定寬度,分列前,選擇你要分列的數(shù)據(jù)后，點擊菜單欄數(shù)據(jù)分列，選擇“固定寬度”，點擊下一步。,將箭頭移動到需要的位置，點擊下一步。,默認(rèn)常規(guī)，點擊完成,最常見

8、的使用操作,分列,分隔符號,分列前,選擇你要分列的數(shù)據(jù)后，點擊菜單欄數(shù)據(jù)分列，選擇“分隔符號”，點擊下一步；,選擇“其他”，空白處填上符號，點擊下一步；,默認(rèn)常規(guī)，點擊完成,分列后,最常見的使用操作,常規(guī)：列數(shù)據(jù)排序，以便從大到小或從小到大進(jìn)行查驗。 1、升序：數(shù)據(jù)從小到大 2、降序：數(shù)據(jù)從大到小 注：選擇需排序數(shù)據(jù)，直接點擊升序或降序排列 3、自定義排序： A、通過對主要關(guān)鍵字、排序依據(jù)、次序進(jìn)行設(shè)置，同樣可以達(dá)到數(shù)據(jù)排序的效果。 B、行排序步驟：排序選項行排序選擇關(guān)鍵字、排序依據(jù)、次序設(shè)置 注：點擊自動義排序后彈出排序?qū)υ捒蛉缃貓D，按需求進(jìn)行設(shè)置。,排序,最常見的使用操作,序列,序列可用于

9、工作中信息收集時統(tǒng)一規(guī)范填寫內(nèi)容，以免收集的信息含無效數(shù)據(jù)。 步驟：數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)工具數(shù)據(jù)有效性，彈出數(shù)據(jù)有效性對話框,1、此處選擇序列，下拉框可選擇日期、時間等（根據(jù)實際情況）,1、輸入男和女，中間用英文狀態(tài)下的逗號隔開,數(shù)據(jù)透視和圖表,數(shù)據(jù)透視表,Excel中，可對源數(shù)據(jù)進(jìn)行圖表、數(shù)據(jù)透視圖的操作，兩者具有相投的圖表八要素、圖表類型及圖表的操作技巧。對于我們每日登記的企業(yè)預(yù)警、離線、故障量，日數(shù)據(jù)、月度數(shù)據(jù)的輸出，10秒就可以搞定！,1、數(shù)據(jù)透視表對合并單元格不能識別，所以需要把合并的單元格刪除才能透視，一些無關(guān)的信息單元格也要刪除掉；若不想破壞原表格，可以把表格復(fù)制在新的插頁內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)透視。,

10、2、把數(shù)據(jù)復(fù)制到新表格后，點擊左上角的三角形全選數(shù)據(jù)。,數(shù)據(jù)透視和圖表,3、點擊插入，選擇數(shù)據(jù)投訴表，出現(xiàn)下圖： 4、單元格區(qū)域一般都是全選數(shù)據(jù) 5、數(shù)據(jù)透視表的位置可以是新表，也可以是現(xiàn)在數(shù)據(jù)的表內(nèi)，一般選擇新表，也就是一個新的插頁。,數(shù)據(jù)透視表,數(shù)據(jù)透視和圖表,數(shù)據(jù)透視表,6、左為表格位置，右上為字段列表，右下為透視規(guī)則（主要是行、列規(guī)則） 7、下面只需要我們把需要透視的字段列表拖入右下的區(qū)域內(nèi)就可以了。,數(shù)據(jù)透視和圖表,8、演示：我們在“行區(qū)域”拖入“單位名稱”，在“數(shù)據(jù)區(qū)域”也拖入“單位名稱；可以透視得到“成都巴德士涂料有限公司”一共在這個數(shù)據(jù)表內(nèi)出現(xiàn)了24次。,數(shù)據(jù)透視表,9、演示”

11、我們在“行區(qū)域”再拖入“行政區(qū)域”，并調(diào)整位置靠前，可以查看到區(qū)內(nèi)企業(yè)出現(xiàn)的次數(shù)及匯總。,試一試：把”報警狀態(tài)“拖入”列區(qū)域“，會有什么樣的結(jié)果呢？,數(shù)據(jù)透視和圖表,圖表,圖表八要素： 圖表區(qū) 繪圖區(qū) 標(biāo)題 數(shù)據(jù)系列 坐標(biāo)軸 圖例 數(shù)據(jù)表 三維背景,數(shù)據(jù)透視和圖表,圖表,圖表使用技巧,數(shù)據(jù)透視和圖表,雙圖表,下面企業(yè)的6、7月預(yù)警和環(huán)比數(shù)據(jù)如何制作雙圖表？,環(huán)比有負(fù)值，圖內(nèi)顯示不突出。,調(diào)整“環(huán)比”的圖表類型,選中數(shù)據(jù)，點擊右鍵更改系列圖表類型更改為折線圖,數(shù)據(jù)透視和圖表,雙圖表,改后仍不明顯，我們需要增加次坐標(biāo)。,選中數(shù)據(jù)，點擊右鍵設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式,環(huán)比數(shù)據(jù)在右側(cè)展示,對表格進(jìn)行調(diào)整,數(shù)據(jù)透

12、視和圖表,Excel2010 增加迷你圖功能，可以通過迷你圖顯示標(biāo)記、高點、低點等數(shù)據(jù)標(biāo)記，從而方便查看數(shù)據(jù)變化趨勢。,迷你圖,操作要點： 1、插入迷你圖折線圖 2、選擇數(shù)據(jù)所需范圍、迷你圖放置位置確定勾選所需樣式勾選顯示“標(biāo)記”迷你圖顏色，勾選顏色迷你圖顏色，設(shè)置線條粗細(xì)標(biāo)記顏色，設(shè)置標(biāo)記顏色轉(zhuǎn)至開始，點擊字體下三角按鈕設(shè)置填充顏色，完成。,函數(shù),TRIM、CLEAN函數(shù),工作中難免從網(wǎng)頁或者其他文本格式中向Excel中粘貼數(shù)據(jù)，但從其他地方粘貼的數(shù)據(jù)，往往含有不確定的空格以及換行，在進(jìn)行公式計算、數(shù)據(jù)查找、引用時就會出錯。Trim函數(shù)可以輕松把單元格內(nèi)容里單詞之間空格之外的空格去掉。 有時

13、表格中的數(shù)據(jù)不僅有空格，還有換行，甚至還有一些莫名其妙的亂碼和字符，Clean函數(shù)可以用來刪除文本中中的換行，使你的數(shù)據(jù)就立馬變得干凈整齊。,函數(shù),VLOOKUP查找函數(shù),大量數(shù)據(jù)需要匹配其他數(shù)據(jù)項時，可通過Vlookup函數(shù)進(jìn)行查找匹配。,函數(shù)解釋： VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)。 表述就是VLOOKUP【查找值（本表中的企業(yè)名稱），查找范圍（透視出的7月各企業(yè)預(yù)警次數(shù)），查找列數(shù)（數(shù)值在查找范圍的第幾列），精確匹配或者近似匹配（精確匹配0、近似匹配為1）】注：在日常工作中均用精確匹配，近似匹配

14、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,HLOOKUP查找函數(shù)：vlookup函數(shù)，它是查找引用列，而hlookup函數(shù)則是查找引用行 hlookup(lookup_value,table_array,row_index_number,range_lookup) lookup_value表示要查找引用的數(shù)據(jù)；table_array表示查找引用的區(qū)域；row_index_number表示上面區(qū)域中的行號；range_lookup表示查找引用的類型，可以是0表示精確匹配，1表示近似匹配。,函數(shù),RANK函數(shù),注：$代表是單元格的絕對引用，就單個單元格的公式來說，有沒有這個$結(jié)果都是一樣的，但是如果我們要把公式下拉復(fù)制到其他單

15、元格，如果不加這個$，單元格就會隨著公式單元格的變化而變化，而公式中加了$的單元格就不會有任何變化。,rank函數(shù)是排名函數(shù)。rank函數(shù)最常用的是求某一個數(shù)值在某一區(qū)域內(nèi)的排名。 rank(number,ref,order)；number 為需要求排名的那個數(shù)值或者單元格名稱（單元格內(nèi)必須為數(shù)字），ref 為排名的參照數(shù)值區(qū)域，order的為0和1，默認(rèn)不用輸入，得到的就是從大到小的排名，若是想求倒數(shù)第幾，order的值請使用1。,函數(shù),IF函數(shù),函數(shù)解釋： 指根據(jù)指定的條件來判斷其“真”（TRUE）、“假”（FALSE），根據(jù)邏輯計算的真假值，從而返回相應(yīng)的內(nèi)容。可以使用函數(shù) IF 對數(shù)值

16、和公式進(jìn)行條件檢測。IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，Logical_test 表示計算結(jié)果為 TRUE 或 FALSE 的任意值或表達(dá)式。,注： 1、箭頭可以換成其他的符號； 2、箭頭的顏色變換使用：開始條件格式進(jìn)行設(shè)置。,函數(shù),Countif函數(shù)函數(shù),函數(shù)解釋： Countif函數(shù)是Microsoft Excel中對指定區(qū)域中符合指定條件的單元格計數(shù)的一個函數(shù)，在WPS，Excel2003和Excel2007等版本中均可使用。countif（range，criteria），range 要計算其中非空單元格數(shù)目的區(qū)域，criteria

17、 以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件。,函數(shù),2010版Excel對函數(shù)進(jìn)行了分類，自動求和、財務(wù)函數(shù)、邏輯函數(shù)、文本、日期與時間、查找引用等，在工作中不同的崗位常使用不同的函數(shù)，為便于學(xué)習(xí)，我們可以通過查詢Office 幫助查找各種函數(shù)的使用方式。 舉例：需要查詢邏輯函數(shù)IF的使用方法,函數(shù)搜索,在此輸入搜索 內(nèi)容,點擊知識點查詢,注：同樣可用于office其他疑問搜索,PPT的重要性和制作原則,1、用做排版，常見的操作有活動報道，節(jié)假日明信片； 2、通過突出重點,簡化內(nèi)容制作形成工作匯報材料、培訓(xùn)課件； 3、著重圖片和美工的搭配，用于公司形象展示、企業(yè)宣傳； PPT的形式比較生動，可以將演

18、講的形式豐富起來，可以將聽覺、視覺同時發(fā)揮作用，有助于聽者更加快速的領(lǐng)會報告的思想內(nèi)容。 總結(jié)：需熟能生巧掌握字體、段落、繪圖、插圖、文本、動畫、形狀樣式、排列等的運用，以便快速美觀的制作PPT。,工作中多用PPT進(jìn)行工作匯報、報告編寫，故針對報告總結(jié)的制作原則為： 1、數(shù)：呈現(xiàn)數(shù)據(jù) 2、相：揭示現(xiàn)象 3、理：分析原因 4、議：改善思路及建議,注： 1、字不在多，精煉就好； 2、圖片、圖表不能太鮮艷，顏色建議不超過3色； 3、盡量選擇深色背景淺色字體或淺色背景深色字體，避免背景字體相近看不清楚。 4、公司所有對外展示的PPT需統(tǒng)一使用一個模板。,PPT母版運用,運用內(nèi)置主題(母版）： 新建PPT文檔，點擊設(shè)計主題選擇內(nèi)置主題。 個性化設(shè)計母版： 新建PPT文檔，點擊視圖幻燈片母版設(shè)置字體格式，插入背景圖片、添加公司logo和其他信息，返回，即完成個性設(shè)置。 若為WPS：點擊設(shè)計編輯母版設(shè)置字體格式，插入背景圖片、添加公司logo和其他信息，點擊關(guān)閉，即完成個性設(shè)置。 從已有的PPT中提取母版： 1、打開已有的PPT文檔； 2、點擊視圖母版視圖幻燈片母版； 3、點擊文檔另存為在“保存類型”中選擇“power point模板”，記住保存模板路徑； 4、點擊設(shè)計主題瀏覽主題查詢保存模板路徑位置確定應(yīng)用 WPS為導(dǎo)入模板。,內(nèi)容整齊顯示,為使幻燈片內(nèi)容整齊顯示，可一個或多個組合運