1、1,全宗卷規(guī)范,2011年7月,2,一、全宗卷概述全宗是什么 全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案整體。立檔單位的全部檔案可以構(gòu)成一個(gè)全宗。 立檔單位必須是具有法人地位的機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位和某些著名人物。構(gòu)成立檔單位的條件是一個(gè)機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位必須在行政上、財(cái)務(wù)上和組織人事上具有一定的獨(dú)立性?？梢元?dú)立行使職權(quán)或進(jìn)行管理，并能以自己的名義對(duì)外行文;是一個(gè)預(yù)算會(huì)計(jì)單位或是獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算單位，可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃;設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)和人員，并有一定的人事任免權(quán)。以第一條為主,3,檔案必須按全宗整理，其主要意義如下：（1）按全宗整理，符合檔案工作必須維護(hù)黨和國(guó)家歷

2、史真實(shí)面貌的要求。一個(gè)單位的全部檔案能系統(tǒng)反映這個(gè)單位成立以來歷年的活動(dòng)情況，反映其職責(zé)、任務(wù)、工作發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等情況，只有維護(hù)了每一個(gè)單位的歷史真實(shí)面貌，才能從總體上維護(hù)黨和國(guó)家的歷史真實(shí)面貌。所以，一般說，同一單位的檔案不能分散，不同單位的檔案不能混淆。,4,（2）按全宗整理，能夠緊密的保持文件之間的歷史聯(lián)系。因?yàn)榘慈谡?，首先保持了文件在來源方面的?lián)系，然后在分類、立卷、排列等各項(xiàng)整理工作中再保持內(nèi)容、時(shí)間或形式方面的聯(lián)系。（3）按全宗整理，便于系統(tǒng)和歷史地研究檔案內(nèi)容，發(fā)揮檔案的憑證作用。（4）按全宗整理，便于檔案進(jìn)館后的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的進(jìn)行。全宗是檔案館管理檔案的基本單位，收集、鑒

3、定、保管、統(tǒng)計(jì)都必須以全宗為單位。 總之，按全宗整理，是整理檔案的科學(xué)方法。任何檔案都必須按全宗整理，這稱為全宗原則。,5,全宗卷是什么？,全宗卷是對(duì)全宗管理的重要工具和手段，它是由在全宗管理過程中所形成的管理記錄性材料構(gòu)成的一個(gè)案卷，實(shí)質(zhì)上是檔案管理過程中所形成的“檔案”，是檔案管理活動(dòng)的原始記錄，是圍繞全宗的管理活動(dòng)形成并以一個(gè)個(gè)全宗為單位組合成案卷。,6,全宗卷是全宗的“檔案”，但不是全宗內(nèi)的檔案，在管理上應(yīng)單獨(dú)存放并實(shí)施同樣管理，不能與全宗混在一起，也不能將其作為全宗內(nèi)的一個(gè)案卷對(duì)待。,7,全宗卷的作用： 全宗卷是在管理檔案過程中產(chǎn)生的檔案，它記載了檔案工作的基本情況，反映了立檔單位和

4、全宗的歷史演變，是人們熟悉檔案，做好檔案管理工作的一種有效管理工具。每個(gè)單位檔案室均應(yīng)建立全宗卷。,8,全宗卷的管理（一）基層檔案室形成的全宗卷，可排在目錄檢索工具首位。（二）全宗檔案向檔案館或有關(guān)單位移交，其全宗卷應(yīng)隨同移交。（三）為方便利用，每個(gè)檔案室可整理全宗卷兩套，一套移交，一套留存。,9,二、全宗卷所包含哪些內(nèi)容？,凡是在檔案管理活動(dòng)中形成的對(duì)全宗狀況及全宗歷史有原始記錄意義的文字、圖表等材料均應(yīng)歸入全宗卷中。 全宗卷的內(nèi)容一般有兩部分構(gòu)成，一部分是在檔案管理和利用過程中產(chǎn)生的文件材料；另一部分是對(duì)立檔單位的考證及對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行研究分析編寫的材料。,10,全宗卷的具體內(nèi)容1檔案綜合管

5、理,全宗指南（全宗介紹）；立檔單位大事記；組織機(jī)構(gòu)沿革；檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)置和調(diào)整文件；檔案工作人員任免文件；檔案工作大事記；檔案工作規(guī)章制度；檔案管理體系網(wǎng)絡(luò)圖；機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理情況等。,11,2、檔案收集,檔案交接文據(jù)；移交目錄；接收(征集)記錄；檔案來源和價(jià)值說明等。,12,3、檔案整理,整理工作方案；分類方案；檔案檢索工具的編制情況及說明（案卷序言或者歸檔文件說明）；檔號(hào)編制說明 ；檔案整理工作小結(jié)等。,13,4、檔案鑒定,鑒定小組成員名單；檔案歸檔范圍和保管期限表；鑒定檔案分析報(bào)告、銷毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)；銷毀檔案的清冊(cè)等。,14,5、檔案保管,檔案安全檢查記錄、報(bào)告；緊急情況處置預(yù)案

6、；重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施；檔案的搶救與修復(fù)情況報(bào)告；檔案丟失或遭破壞等重大事件報(bào)告；檔案排架說明；庫(kù)房溫濕度與檔案保護(hù)設(shè)備配置表；檔案庫(kù)房溫濕度登記（或記錄）等。,15,6、檔案統(tǒng)計(jì),檔案收進(jìn)、移出登記；全宗內(nèi)檔案基本情況統(tǒng)計(jì)；檔案分類統(tǒng)計(jì)；重要的利用統(tǒng)計(jì)；檔案復(fù)制搶救情況統(tǒng)計(jì)；檔案目錄（案卷級(jí)和文件級(jí)）錄入及重要檔案掃描（數(shù)字化）情況的統(tǒng)計(jì)表等。,16,7、檔案利用,檔案編研材料（如年鑒、專題介紹、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、各類文件匯編等）；開放利用和控制使用范圍說明；檔案匯編公布出版情況及報(bào)批文件；檔案查、借閱登記；檔案利用效果分析；檔案產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等,17,8、檔案管理新技術(shù)

7、的應(yīng)用,機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化開發(fā)情況；計(jì)算機(jī)輔助管理的文字說明材料（含計(jì)算機(jī)軟件安裝及使用說明情況）；計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)盤等。,18,三、全宗卷的整理,全宗卷內(nèi)文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，要平時(shí)必須注意積累，把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料，歸入相應(yīng)類別(8大類)的全宗卷盒中，文件材料積累到一定數(shù)量時(shí)，及時(shí)進(jìn)行歸檔整理（即編號(hào)、打印目錄),19,全宗卷的保管形式為一個(gè)類別形成一卷或數(shù)卷（每卷附上卷內(nèi)目錄），卷內(nèi)按件整理，按時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列單獨(dú)保存。,20,卷內(nèi)文件材料逐件加封面、封底、編件號(hào)，裝訂后裝入卷盒。其封面、封底尺寸長(zhǎng)寬為260 mm185 mm。 封面著錄全宗號(hào)、件號(hào)、全宗名稱、文

8、件題名、時(shí)間、責(zé)任者。,21,卷內(nèi)文 件封面,22,卷 內(nèi) 目 錄,檔號(hào),50-1-1,23,檔號(hào)編寫如下：（1）綜合管理：50-11、2、3（卷號(hào)流水）（2）收集：50-21 、2、3 （卷號(hào)流水） （3）整理：50-31 、2、3 （卷號(hào)流水） （4）鑒定：50-41 、2、3 （卷號(hào)流水） （5）保管：50-51 、2、3 （卷號(hào)流水） （6）統(tǒng)計(jì)：50-61 、2、3 （卷號(hào)流水） （7）利用： 50-71 、2、3 （卷號(hào)流水）（8）新技術(shù)應(yīng)用 50-81 、2、3 （卷號(hào)流水,24,全宗卷盒的外觀（封面）,25,26,27,四、小結(jié)：其一，全宗卷很特殊。它是檔案管理的一組特殊案卷，是和該全宗中的檔案一起伴生的，反映了該全宗所有檔案的信息內(nèi)涵及其載體運(yùn)動(dòng)（管理）的全過程，它是檔案的“檔案”，無(wú)可爭(zhēng)議地成為檔案全宗的“第一卷”，是檔案全宗管理的一套“明白帳”。其二，全宗卷很重要。它是科學(xué)管理館（室）藏檔案和開發(fā)利用檔案信息資源的重要工具。因?yàn)?，全宗卷反映了檔案管理中收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)利用（編研）、目標(biāo)管理等所有管理環(huán)節(jié)的所有重要信息，包含了檔案管理人員前期大量的勞動(dòng)，,28,形成了豐富的二次文獻(xiàn)，因此，它就必然成為科學(xué)管理館（室）藏檔案和開發(fā)利用檔案信息資源的重要工具，充分利用它們可使檔案信息開發(fā)利用工作起到事