1、,-業(yè)務(wù)流程整理培訓(xùn),業(yè)務(wù)流程整理概述 20分鐘 業(yè)務(wù)流程圖繪制方法 30分鐘 業(yè)務(wù)流程整理注意事項(xiàng) 10分鐘 業(yè)務(wù)流程整理練習(xí) 25分鐘 問題交流 10分鐘,提綱,業(yè)務(wù)流程整理概述 培訓(xùn)目標(biāo) 業(yè)務(wù)流程整理目標(biāo) 業(yè)務(wù)流程概述 業(yè)務(wù)流程整理成果規(guī)范 業(yè)務(wù)流程圖繪制方法與 業(yè)務(wù)流程整理注意事項(xiàng) 業(yè)務(wù)流程整理練習(xí) 問題交流,提綱,參與業(yè)務(wù)流程的 設(shè)計(jì)和繪制,學(xué)會(huì)繪制流程圖 的方法,明確流程整理的原理,培訓(xùn)目標(biāo),參與業(yè)務(wù)流程的 設(shè)計(jì)和繪制,學(xué)會(huì)繪制流程圖 的方法,明確流程整理的原理,什么是業(yè)務(wù)流程 業(yè)務(wù)流程整理意義 標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程內(nèi)容 對(duì)自身工作影響,原來如此。,培訓(xùn)目標(biāo),參與業(yè)務(wù)流程的 設(shè)計(jì)和繪制,學(xué)

2、會(huì)繪制流程圖 的方法,明確流程整理的原理,什么是業(yè)務(wù)流程 業(yè)務(wù)流程整理意義 標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程內(nèi)容 對(duì)自身工作影響,什么是業(yè)務(wù)流程圖 業(yè)務(wù)流程圖繪制要求 業(yè)務(wù)流程圖繪制練習(xí),我也會(huì)了,培訓(xùn)目標(biāo),參與業(yè)務(wù)流程的 設(shè)計(jì)和繪制,學(xué)會(huì)繪制流程圖 的方法,明確流程整理的原理,什么是業(yè)務(wù)流程 業(yè)務(wù)流程整理意義 標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程內(nèi)容 對(duì)自身工作影響,什么是業(yè)務(wù)流程圖 業(yè)務(wù)流程圖繪制要求 業(yè)務(wù)流程圖繪制練習(xí),參與業(yè)務(wù)調(diào)研計(jì)劃制定 完成調(diào)研工作底稿 參與業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)與繪制 對(duì)自身工作影響,成功也有我一份,培訓(xùn)目標(biāo),業(yè)務(wù)流程整理目標(biāo),業(yè)務(wù)流程整理目標(biāo),壓縮時(shí)間 提高效率,減少不增值的活動(dòng),權(quán)限規(guī)范 職責(zé)明了,管理規(guī)范化 一

3、體化,一次做好,質(zhì)量保障,及時(shí)決策,數(shù)據(jù)共享 及時(shí)溝通,持續(xù)的改善循環(huán),成功結(jié)果,業(yè)務(wù)流程是指在組織內(nèi)部“流轉(zhuǎn)”的一系列相關(guān)的活動(dòng) 業(yè)務(wù)流程不僅僅限于一個(gè)單一的功能或者單一的部門 業(yè)務(wù)流程能夠貫穿始終地反映經(jīng)營情況,什么是業(yè)務(wù)流程,業(yè)務(wù)流程概念,行為 責(zé)任 輸入 在流程中的關(guān)鍵行為流程中的關(guān)鍵責(zé)任 每一行為的主要輸入來源,輸出顧客（服務(wù)對(duì)象）時(shí)間和成本 每一行為的關(guān)鍵交付成果每一行為輸出的接受者 與每一行為相關(guān)的努力/時(shí) （內(nèi)部和外部） 間/成本,業(yè)務(wù)流程構(gòu)成要素,業(yè)務(wù)流程概念,業(yè)務(wù)流程圖 流程描述 崗位職責(zé) 按具體業(yè)務(wù)繪制業(yè)務(wù)流程圖業(yè)務(wù)流程圖節(jié)點(diǎn)的描述 相關(guān)人員的崗位及職責(zé),內(nèi)部制度核算方法

4、關(guān)鍵點(diǎn) 與該業(yè)務(wù)相關(guān)的主要與該業(yè)務(wù)相關(guān)的 該業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn) 財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度會(huì)計(jì)核算分錄,業(yè)務(wù)流程成果報(bào)告主要內(nèi)容,業(yè)務(wù)流程成果規(guī)范,業(yè)務(wù)流程整理概述 業(yè)務(wù)流程圖繪制方法與 流程圖基本知識(shí)講解 流程圖的繪制 流程圖交付要求 業(yè)務(wù)流程整理注意事項(xiàng) 業(yè)務(wù)流程整理練習(xí) 問題交流,提綱,流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動(dòng)，幫助確定改善機(jī)會(huì)。 一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所要求的輸出的一系列的步驟。,什么是流程圖,流程圖繪制,流程圖繪制主要包括以下三項(xiàng)內(nèi)容： 理解流程 編制流程圖 完善流程圖,流程圖繪制基礎(chǔ),流程圖繪制,有明確定義的開端和結(jié)束 有輸入必有輸出 在整個(gè)企業(yè)組織

5、中“流動(dòng)” 不局限于單一的功能和部門,流程,輸入,輸出,流程/子流程 概述企業(yè)活動(dòng) 流程圖直接闡明組織的主要業(yè)務(wù)/功能單位（部門級(jí)）的關(guān)鍵目標(biāo) 流程步驟 描述中級(jí)組織單位（部門級(jí)）的任何活動(dòng) 在一個(gè)流程中能得到主要的輸入、輸出信息 任務(wù) 描述個(gè)人能完成的活動(dòng) 所有個(gè)人應(yīng)完成的工作組成他/她的崗位職責(zé),流程圖繪制,文件/表格： 該標(biāo)識(shí)文件，包括表格，字母和報(bào)告。它既可表示輸入，又可表示輸出?？稍谠摌?biāo)識(shí)上寫下標(biāo)題用以代表特定的文件。,系統(tǒng)/數(shù)據(jù)庫： 該標(biāo)識(shí)用于表明信息從現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中流入或流出。該計(jì)算機(jī)系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處理或輸出?？稍跇?biāo)識(shí)中寫明特定的系統(tǒng)名稱。,一套標(biāo)準(zhǔn)的符號(hào)能幫助我們快速并一

6、致地溝通流程圖。,流程圖繪制標(biāo)識(shí),流程操作： 該標(biāo)識(shí)用于指示一項(xiàng)需要人工處理的活動(dòng)，例如手工處理一個(gè)文件（如手寫的采購單），或人工檢查一個(gè)文件。,流程參見: 該標(biāo)識(shí)用于指示從一個(gè)流程轉(zhuǎn)向下一個(gè)流程。,數(shù)據(jù)信息: 該標(biāo)識(shí)用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。,流程圖繪制標(biāo)識(shí),決定批復(fù)： 該菱形框代表一個(gè)決定或批復(fù)。它給人以強(qiáng)烈的視覺提示，即此處需要作出決定或批復(fù)。該標(biāo)識(shí)經(jīng)常用在流程欄中。其右方聯(lián)接“否”的情況，下方聯(lián)接“是”的情況。,方向標(biāo)記： 流向箭頭代表任務(wù)執(zhí)行時(shí)的次序，它們引導(dǎo)著流程。它們可以在所有三欄中使用。流向從左到右代表輸入被接收并被處理；流向從上到下代表任務(wù)被完成。,流程圖繪制標(biāo)識(shí),存檔:

7、 該框代表一個(gè)文檔在此處需要被存檔。,開始/結(jié)束: 該框用以表示一個(gè)流程的開始和結(jié)束。,流程圖繪制標(biāo)識(shí),流程圖連接標(biāo)識(shí)： 該標(biāo)識(shí)用于流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于從一個(gè)決定框轉(zhuǎn)到另一頁或另一個(gè)流程。當(dāng)畫到頁底時(shí)，可以在圖中最后一項(xiàng)內(nèi)容后使用連接標(biāo)識(shí)。連接標(biāo)識(shí)的畫法：在標(biāo)識(shí)內(nèi)以A開始，然后寫上后續(xù)流程所在的頁碼。例如，A/2是指在第2頁上尋找A節(jié)點(diǎn)。然后在合適的地方畫上對(duì)應(yīng)的流程連接標(biāo)識(shí)。在該標(biāo)識(shí)上寫下相同的字母以及被連接的頁碼。,A,繼續(xù)“是”情況下的流程,是,否,狀況表是否被批準(zhǔn)?,A,對(duì)狀況表作修改,流程圖繪制標(biāo)識(shí),在決定框之前使用手工操作標(biāo)識(shí)： 如果流程分叉為是/否，則有人作出決定。用決定

8、框來表示。由于所作的決定和批復(fù)很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動(dòng)標(biāo)識(shí)。,是,否,有效否？,驗(yàn)證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的有效性,流程圖繪制標(biāo)識(shí),供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫,存檔框應(yīng)該盡可能描述系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、和其它信息的存儲(chǔ) 數(shù)據(jù)/信息框應(yīng)當(dāng)描述行動(dòng)框中生成的數(shù)據(jù)和信息表,對(duì),錯(cuò),新供應(yīng)商 詳細(xì)情況,供應(yīng)商價(jià)格清單,X,新供應(yīng)商 詳細(xì)情況,供應(yīng)商 價(jià)格清單,選擇供應(yīng)商,選擇物料供應(yīng)商,選擇物料供應(yīng)商,選擇供應(yīng)商,流程圖繪制,流程圖繪制,主要特征 起始點(diǎn)、終止點(diǎn)和客戶應(yīng)該清楚和一致 輸入和輸出應(yīng)當(dāng)盡可能量化 為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明負(fù)責(zé)的人員和部門 為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明人員的職務(wù)/負(fù)責(zé)的范圍 做到對(duì)流程不熟悉的人，不需要任何解釋

9、就能輕而易舉的讀懂流程圖 詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識(shí)別無效率的活動(dòng),流程圖繪制,詢問一個(gè)流程活動(dòng)的問題包括：,流程/任務(wù)生成什么？ 職員怎樣執(zhí)行它？ 為什么要這樣做？ 何時(shí)、由誰對(duì)它進(jìn)行復(fù)核？ 流程活動(dòng)需要多少時(shí)間？ 流程活動(dòng)何時(shí)需要？ 錯(cuò)誤/問題的種類，頻率和發(fā)生原因是什么？ 怎樣處理錯(cuò)誤/問題/例外？ 輸出什么？輸出多少？ 輸出至哪里？,流程范圍 控制目標(biāo) 主要控制點(diǎn) 涉及部門及表格 流程流轉(zhuǎn)時(shí)間 特定政策,建議步驟: 從一個(gè)高層次的流程開始,如有必要,到下一層次的流程(比如,子系統(tǒng)) 確定每個(gè)子系統(tǒng)的開始和結(jié)束(保持重點(diǎn)) 確定關(guān)鍵輸入和輸出 按步驟進(jìn)行每個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)子流程 節(jié)約時(shí)間: 如果陷入

10、困境,休息一下或跳到另一方面 采用標(biāo)準(zhǔn)的流程圖符號(hào) 在過程中或在每一子流程的結(jié)束確認(rèn)流程和技術(shù)改進(jìn)機(jī)會(huì) 認(rèn)定流程的準(zhǔn)確性,流程圖繪制的技巧,流程圖的格式 宋體 標(biāo)題采用14號(hào)字體、加粗、中間對(duì)齊 部門采用10號(hào)字體、加粗、下劃線、中間對(duì)齊 框內(nèi)采用68號(hào)字體、普通不加粗、中間對(duì)齊 連線采用與框內(nèi)同樣字體、中間對(duì)齊 盡量避免相交線,業(yè)務(wù)流程圖交付要求,標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程圖樣本,業(yè)務(wù)流程成果規(guī)范,標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程圖描述樣本,業(yè)務(wù)流程交付要求,崗位職責(zé),業(yè)務(wù)流程交付要求,內(nèi)部控制制度樣本,業(yè)務(wù)流程交付要求,會(huì)計(jì)核算方法樣本,業(yè)務(wù)流程交付要求,起始點(diǎn)、終止點(diǎn)和對(duì)象必須清晰 輸入和輸出應(yīng)當(dāng)明確 應(yīng)當(dāng)在合適的地方標(biāo)

11、出估計(jì)時(shí)間（流程時(shí)間） 為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明人員的職務(wù)/負(fù)責(zé)的范圍 做到對(duì)流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖 詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識(shí)別無效率的活動(dòng),業(yè)務(wù)流程圖交付要求,業(yè)務(wù)流程整理概述 業(yè)務(wù)流程圖繪制方法與 業(yè)務(wù)流程整理注意事項(xiàng) 注意事項(xiàng) 流程改進(jìn) 業(yè)務(wù)流程整理練習(xí) 問題交流,提綱,需要 按實(shí)際情況繪制流程 需要 在整個(gè)組織內(nèi)思考流程 需要 與流程牽涉的人員交流 需要 在開始前確認(rèn)流程的起點(diǎn)和結(jié)束 需要 高層次的流程圖 需要 提問,不能 按照你自己的想當(dāng)然繪制流程 不能 把流程圖局限在你自己的部門 不能 在真空中工作 不能 在確認(rèn)起點(diǎn)和結(jié)束點(diǎn)前試圖繪制 流程 不能 陷入太多的細(xì)節(jié) 不能 單獨(dú)努力,流程繪制應(yīng)注意的要點(diǎn),流程問題 技術(shù)和信息系統(tǒng)問題 短期可解決的問題或當(dāng)務(wù)之急,在流程繪制過程中,我們應(yīng)不僅理解現(xiàn)有的流程,而是更要確認(rèn)改進(jìn)的方面, 比如:,流程改進(jìn),關(guān)鍵步驟缺少 重復(fù)勞動(dòng) (一個(gè)流程內(nèi)或是跨部門) 不必要的文書工作 不完全或冗余審查過程 不必要的延誤 勞動(dòng)密集型行為/任務(wù),一旦繪制完流程圖,我們能夠開始分析流程改進(jìn)的機(jī)會(huì). 特別地,我們能夠 從以下方面發(fā)現(xiàn)問題,改進(jìn)工作流程:,流程改進(jìn),確認(rèn)新技術(shù)的潛在用處 (比如:自動(dòng)化,更有效的獲取及共享信息等.) 理解現(xiàn)有系統(tǒng)的