1、時(shí) 間 管 理走在時(shí)間的前面,第一章：職業(yè)人士必須學(xué)會(huì)時(shí)間管理 第二章：對(duì)你的時(shí)間管理現(xiàn)狀作出評(píng)估 第三章：對(duì)時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃 第四章：分清任務(wù)的輕重緩急 第五章：時(shí)間管理的技巧,課程內(nèi)容,職業(yè)人士必須學(xué)會(huì)時(shí)間管理,認(rèn)識(shí)時(shí)間： 時(shí)間尺游戲 你的時(shí)間足跡在哪里？,游戲的思考認(rèn)識(shí)時(shí)間,時(shí)間僅僅是： 太陽(yáng)、月亮的運(yùn)行規(guī)律、日晷、沙漏？ 機(jī)械表、電子石英表上的指針和數(shù)字？ 對(duì)于個(gè)人而言： 人生就是時(shí)間，時(shí)間是不存在的，只有經(jīng)歷（個(gè)人的時(shí)間足跡）是存在的； 能夠把握住時(shí)間的價(jià)值，就是把握了人生的價(jià)值,職業(yè)人士必須學(xué)會(huì)時(shí)間管理,時(shí)間管理的歷程,用 完 consume,用 好 utilize,用 對(duì) right

2、,什么是時(shí)間管理,可以改變的才適合管理； 時(shí)間本身不能改變也不能管理（自然規(guī)律）； 可以改變的是自己的思想、行為、習(xí)慣最有效的是改變思想。 時(shí)間管理其實(shí)是： 資源管理 自我行為的管理 提高時(shí)間資源的使用效率,職業(yè)人士必須學(xué)會(huì)時(shí)間管理,時(shí)間是怎樣被浪費(fèi)的？,時(shí)間浪費(fèi)是隱性浪費(fèi) 時(shí)間浪費(fèi)的常見(jiàn)表現(xiàn)形式： 時(shí)間缺乏計(jì)劃性 習(xí)慣性的拖拉 嘴上的時(shí)間浪費(fèi) 不會(huì)拒絕 喜歡包攬一切 不給危機(jī)預(yù)防處理留有時(shí)間,時(shí)間浪費(fèi),職業(yè)人士必須學(xué)會(huì)時(shí)間管理,學(xué)習(xí)時(shí)間管理的意義,時(shí)間管理是職業(yè)成功的源泉 適應(yīng)快魚(yú)吃慢魚(yú)的社會(huì) 提升自我面對(duì)變化的能力 增加給自己“充電”的時(shí)間 增加放松自己的時(shí)間,職業(yè)人士必須學(xué)會(huì)時(shí)間管理,第

3、一章：職業(yè)人士必須學(xué)會(huì)時(shí)間管理 第二章：對(duì)你的時(shí)間管理現(xiàn)狀作出評(píng)估 第三章：對(duì)時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃 第四章：分清任務(wù)的輕重緩急 第五章：時(shí)間管理的技巧,課程內(nèi)容,對(duì)你的時(shí)間管理現(xiàn)狀作出評(píng)估,小測(cè)試：你浪費(fèi)時(shí)間的情況嚴(yán)重嗎？,A：極表同意； B：略表同意； C：略表不同意； D：極表不同意,時(shí)間用家類型,+,-,散漫型,浪費(fèi)型,高效型,失控型,時(shí)間太多，無(wú)從打發(fā),有效工作時(shí)間太少,高效利用時(shí)間，甚至可以有效支配他人的時(shí)間,甚少有自己支配的時(shí)間,對(duì)你的時(shí)間管理現(xiàn)狀作出評(píng)估,個(gè)人時(shí)間管理的分析與評(píng)估,分析前的準(zhǔn)備： 1、接受“時(shí)間有價(jià)”的觀念 時(shí)間經(jīng)濟(jì)價(jià)值：收入時(shí)間，如年收入365天 2、養(yǎng)成記錄時(shí)間的習(xí)慣

4、,對(duì)你的時(shí)間管理現(xiàn)狀作出評(píng)估,個(gè)人時(shí)間管理的分析與評(píng)估,個(gè)人評(píng)估時(shí)間管理的步驟： 1、紀(jì)錄,對(duì)你的時(shí)間管理現(xiàn)狀作出評(píng)估,個(gè)人時(shí)間管理的分析與評(píng)估,2、繪制時(shí)間效率曲線,時(shí)間：200年月日至200年月日,對(duì)你的時(shí)間管理現(xiàn)狀作出評(píng)估,個(gè)人時(shí)間管理的分析與評(píng)估,3、評(píng)估時(shí)間分配狀況,案例：某分公司總經(jīng)理的時(shí)間分配狀況（作業(yè)時(shí)間分析） 2002年我們對(duì)下屬某分公司總經(jīng)理某周一的時(shí)間分配進(jìn)行了實(shí)地調(diào)查，并作出分析和評(píng)估。 他在這一天的工作任務(wù)是： 制定一周工作計(jì)劃 進(jìn)行質(zhì)量控制 工作會(huì)議 電話 接待供應(yīng)商的拜訪 檢查下屬的工作狀況 處理員工糾紛,對(duì)你的時(shí)間管理現(xiàn)狀作出評(píng)估,某分公司總經(jīng)理周一的時(shí)間評(píng)估表

5、,對(duì)你的時(shí)間管理現(xiàn)狀作出評(píng)估,個(gè)人時(shí)間管理的分析與評(píng)估,4、分析,分析提示之一： 時(shí)間使用率是多少？ 你工作時(shí)間的工作內(nèi)容與工作目標(biāo)是否相符？有多少工作項(xiàng)目是與工作目標(biāo)不相符的？在你的工作中，例行性、作業(yè)性工作占多大比例？ 你這一周可支配的自由時(shí)間有多長(zhǎng)？在什么時(shí)候？ 你不可支配的時(shí)間有多長(zhǎng)？在什么時(shí)候？ 你被干擾的時(shí)間有多長(zhǎng)？這些干擾的來(lái)源是什么？依重要程度來(lái)說(shuō)，那一項(xiàng)干擾對(duì)你最有影響？ 你認(rèn)為應(yīng)采取什么行動(dòng)，才能減少或控制干擾？,對(duì)你的時(shí)間管理現(xiàn)狀作出評(píng)估,個(gè)人時(shí)間管理的分析與評(píng)估,4、分析,分析提示之二： 何時(shí)工作時(shí)間效率最高？ 何地做何工作時(shí)間效率最高？ 領(lǐng)導(dǎo)性工作與管理性工作、管理性

6、工作與事務(wù)性工作、工作與休息等時(shí)間比例各是多少？這種比例是否合理？,對(duì)你的時(shí)間管理現(xiàn)狀作出評(píng)估,個(gè)人時(shí)間管理的分析與評(píng)估,5、改進(jìn),職業(yè)人士反省自己一天的時(shí)間浪費(fèi)需要自問(wèn)的10個(gè)問(wèn)題： 今天有哪些事是在不適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)做的？ 今天在哪一段時(shí)間著手進(jìn)行最重要的工作？ 今天最具工作效率的是哪一段時(shí)間？ 今天最不具工作效率的是哪一段時(shí)間？ 今天工作過(guò)程中最大的干擾是什么？ 今天最嚴(yán)重的三個(gè)時(shí)間使用誤區(qū)是什么？ 今天做了哪些不必要的事？ 今天做了哪些不需要親自做的事？這些事可以授權(quán)給誰(shuí)去做？ 今天花費(fèi)了多少時(shí)間做重要的事？花費(fèi)了多少時(shí)間做不重要的事？ 今天花費(fèi)了有哪些事情本來(lái)應(yīng)該花費(fèi)更多的時(shí)間去做？,對(duì)

7、你的時(shí)間管理現(xiàn)狀作出評(píng)估,第一章：職業(yè)人士必須學(xué)會(huì)時(shí)間管理 第二章：對(duì)你的時(shí)間管理現(xiàn)狀作出評(píng)估 第三章：對(duì)時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃 第四章：分清任務(wù)的輕重緩急 第五章：時(shí)間管理的技巧,課程內(nèi)容,對(duì)時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃,什么是正確的目標(biāo),1、人不能失去目標(biāo) 2、目標(biāo)的種類 為什么 干什么 怎么干,99%的管理活動(dòng)的失敗都與事先沒(méi)有計(jì)劃或計(jì)劃錯(cuò)誤有關(guān)。 美國(guó)管理學(xué)家德魯克,對(duì)時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃,什么是正確的目標(biāo),3、正確目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)SMART原則,Specific 明確具體的 Measurable 可衡量評(píng)估的 Attainable 可達(dá)成的 Realistic 現(xiàn)實(shí)可行的 Timed 有時(shí)間限制的,10年以上,5至10年,

8、1至5年,每天,2至5個(gè)目標(biāo),什么是正確的目標(biāo),目標(biāo)金字塔,4、做一個(gè)目標(biāo)導(dǎo)向的人,對(duì)時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃,什么是科學(xué)的計(jì)劃,科學(xué)的計(jì)劃是可操作性的 科學(xué)的計(jì)劃是分步驟的 科學(xué)的計(jì)劃是具有靈活性的,對(duì)時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃,怎樣做好時(shí)間計(jì)劃 任務(wù)待辦單法,對(duì)時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃,1、任務(wù)待辦單有效的時(shí)間計(jì)劃方法,2、怎樣填寫(xiě)任務(wù)待辦單,首先列出計(jì)劃中今天要完成的工作； 其次，把這些事情按緊迫程度分成ABC三類； A類：必須要在兩個(gè)小時(shí)內(nèi)完成 B類：必須在當(dāng)天完成 C類：三天之內(nèi)要完成,怎樣做好時(shí)間計(jì)劃,對(duì)時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃,3、填寫(xiě)任務(wù)待辦單的注意事項(xiàng),明確每天工作任務(wù)中的重點(diǎn)任務(wù) 在高效率時(shí)間段安排高價(jià)值的活動(dòng) 百靈鳥(niǎo)型

9、貓頭鷹型 混合型 注意平衡性和交替性 注意連續(xù)出現(xiàn)的工作任務(wù) 把任務(wù)待辦單變成自己的習(xí)慣！,怎樣做好時(shí)間計(jì)劃,對(duì)時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃,團(tuán)隊(duì)時(shí)間計(jì)劃方法簡(jiǎn)介,工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)（WBS） 甘特圖 網(wǎng)絡(luò)圖,工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu),甘特圖,網(wǎng)絡(luò)圖,對(duì)時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃,制定時(shí)間計(jì)劃的基本步驟,確定目標(biāo),列出途徑,選定最佳途徑,將途徑轉(zhuǎn)化時(shí)間安排表,執(zhí)行時(shí)間安排表,調(diào)整時(shí)間安排表,對(duì)時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃,第一章：職業(yè)人士必須學(xué)會(huì)時(shí)間管理 第二章：對(duì)你的時(shí)間管理現(xiàn)狀作出評(píng)估 第三章：對(duì)時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃 第四章：分清任務(wù)的輕重緩急 第五章：時(shí)間管理的技巧,課程內(nèi)容,找出最重要的事,分清任務(wù)的輕重緩急,80%的價(jià)值來(lái)自20%的因子; 其余2

10、0%的價(jià)值來(lái)自80%的因子。 -意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家兼社會(huì)學(xué)家維弗列度.柏瑞圖,80/20法則,80/20 舉 例 說(shuō) 明,80%的結(jié)果來(lái)自投入的20%的時(shí)間 80%的價(jià)值集中在20%的項(xiàng)目上 80%的銷(xiāo)售額是源自20%的顧客 80%的工作失誤來(lái)自20%的管理不當(dāng) 80%的看報(bào)時(shí)間都花在20%的版面 80%的病假來(lái)自20%的員工,分清任務(wù)的輕重緩急,區(qū)分事情重要與否的標(biāo)準(zhǔn),能直接為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)服務(wù) 能為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)創(chuàng)造條件 能為預(yù)防危機(jī)服務(wù),分清任務(wù)的輕重緩急,時(shí)間管理矩陣,重 要 性,急 迫 性,重 要 不緊急,不重要 不緊急,重 要 緊 急,不重要 緊 急,分清任務(wù)的輕重緩急,時(shí)間管理矩陣,第一優(yōu)先：做

11、“重要且緊迫”的事 第二優(yōu)先：做“重要但不緊迫”的事 第三優(yōu)先：做“不重要但緊迫”的事 第四優(yōu)先：做“不重要也不緊迫”的事,時(shí)間管理矩陣告訴我們正確的做事順序是：,分清任務(wù)的輕重緩急,時(shí)間管理矩陣,重 要 性,急 迫 性,重 要 不 緊 急 （多做）,不 重 要 不 緊 急 （不做）,重 要 緊 急 （快做）,不 重 要 緊 急 （授權(quán)做）,分清任務(wù)的輕重緩急,舉 例 說(shuō) 明,緊 急,不緊急,重 要,不重要,干擾、電話 信件、報(bào)告 會(huì)議 迫在眉睫的事 符合別人期望的事,做規(guī)劃、計(jì)劃 人際關(guān)系的建立 準(zhǔn)備工作 預(yù)防措施 提升自己的能力 抓住新機(jī)會(huì),忙碌瑣碎的事 廣告函件 電話 逃避性活動(dòng) 閑聊天

12、,緊急狀況 迫切的問(wèn)題 限期完成的工作 計(jì)劃好的會(huì)議,分清任務(wù)的輕重緩急,如何把一籃核桃放入一罐米里面？,思 考：,分清任務(wù)的輕重緩急,總結(jié)：如 何 處 理 高 價(jià) 值 活 動(dòng),讓高價(jià)值活動(dòng)充實(shí)每一天，剩余的時(shí)間再用于做瑣碎的小事。 堅(jiān)持重點(diǎn)，排除外界干擾，頭腦中始終有最終的結(jié)果。 設(shè)定最后期限，合理安排事情的進(jìn)展。 將大項(xiàng)目分解，逐步完成。 高效運(yùn)用自己的黃金時(shí)段 獎(jiǎng)勵(lì)自己，始終保持積極進(jìn)取的態(tài)度。,分清任務(wù)的輕重緩急,授權(quán)或分派出這些活動(dòng)，節(jié)約自己的時(shí)間。 降低自己的標(biāo)準(zhǔn)，不要追求完美。 學(xué)會(huì)放棄既沒(méi)有價(jià)值，又浪費(fèi)時(shí)間的事。 將它們匯總，集中時(shí)間處理。 做正確的事比正確地做事更重要！,總結(jié)

13、：如 何 處 理 低價(jià) 值 活 動(dòng),分清任務(wù)的輕重緩急,第一章：職業(yè)人士必須學(xué)會(huì)時(shí)間管理 第二章：對(duì)你的時(shí)間管理現(xiàn)狀作出評(píng)估 第三章：對(duì)時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃 第四章：分清任務(wù)的輕重緩急 第五章：時(shí)間管理的技巧,課程內(nèi)容,技能一：學(xué)會(huì)授權(quán)的技巧,授權(quán)不是參與 授權(quán)不是棄權(quán) 授權(quán)不是授責(zé) 授權(quán)不是代理職務(wù) 授權(quán)不是工作分工,技能一：學(xué)會(huì)授權(quán)的技巧,目的明確 因事授權(quán)，視能授權(quán) 不能重復(fù)授權(quán) 權(quán)與責(zé)相對(duì)應(yīng) 逐級(jí)授權(quán) 單一隸屬授權(quán) 適度授權(quán) 良好的溝通 充分的信任和有效的控制,授權(quán)的主要原則：,技能二：怎樣拒絕外界的干擾,用制度拒絕干擾 拒絕之前要傾聽(tīng)對(duì)方 拒絕之前不要使用擋箭牌 拒絕時(shí)保持和顏悅色 拒絕的態(tài)

14、度要堅(jiān)決 拒絕中要爭(zhēng)取主動(dòng) 拒絕時(shí)要避免爭(zhēng)吵 拒絕時(shí)對(duì)事不對(duì)人 拒絕后提出建設(shè)性的意見(jiàn) 可以安排專人拒絕外界的干擾,技能三：會(huì)議時(shí)間的管理技巧,1、會(huì)前準(zhǔn)備：,確定會(huì)議的必要性 確定會(huì)議目標(biāo) 確定會(huì)議議題 確定會(huì)議參加者 選擇會(huì)議地點(diǎn) 準(zhǔn)備必要的會(huì)議設(shè)備,技能三：會(huì)議時(shí)間的管理技巧,2、進(jìn)行會(huì)議：,宣布會(huì)議開(kāi)始的技巧 會(huì)議進(jìn)行中的主持 處理會(huì)議過(guò)程中的問(wèn)題 消極情緒 兩派意見(jiàn)對(duì)立 全體保持沉默 有人打岔,3、使用會(huì)議檢查表：,技能四：高效的文件管理技巧,敢于扔掉廢舊文件 分門(mén)別類管理文件 不要積壓文件 不放無(wú)關(guān)物件，物品放在固定位置 讓文件在面前只流通一次 下班前收拾辦公室,技能五：電話的時(shí)間管理技巧,快速撥號(hào)，電話錄音 派人接電話 只做簡(jiǎn)短交流（長(zhǎng)話以E-mail代替） 考慮在重要時(shí)間內(nèi)停接電話 每一通電話都有明確的目的 聆聽(tīng)仔細(xì) 電話旁備存電話紀(jì)錄 養(yǎng)成集中使用電話的習(xí)慣,技能六：學(xué)習(xí)的時(shí)間管理技巧,學(xué)習(xí)速度與學(xué)習(xí)效果同樣重要 要學(xué)會(huì)對(duì)自己的學(xué)習(xí)進(jìn)行規(guī)劃 學(xué)會(huì)選擇還要善于放棄 要保持強(qiáng)烈的好奇心和想像力 要善于提問(wèn) 要獨(dú)立