1、 公司名稱 xx實業(yè)有限公司 流程名稱 合同管理 流程描述 本流程涉及制度 l 印章管理規(guī)定 流程總述 本流程包含以下內(nèi)容及主要步驟：合同管理體系建設與職能設置、合同訂立與審批、合同執(zhí)行與跟蹤、合同的變更或解除、合同糾紛管理、合同檔案管理。本流程旨在規(guī)范合同雙方當事人的經(jīng)營行為，幫助企業(yè)維護自身合法權益、防控法律風險，促進實現(xiàn)內(nèi)部控制目標。主要涉及部門與人員有：計劃部等。 業(yè)務環(huán)節(jié) 1. 合同管理體系建設與職能設置 2. 合同訂立與審批 3. 合同執(zhí)行與跟蹤 4. 合同的變更或解除 5. 合同糾紛管理 6. 合同檔案管理 1.合同管理體系建設與職能設置 1.1合同管理體系建設 公司計劃部作為合

2、同管理的歸口管理部門，對合同的訂立、合同的審簽、合同的履行與監(jiān)督、合同變更與解除以及合同檔案管理事項等進行了規(guī)范，相應的流程已經(jīng)潛入明源系統(tǒng)。 1.2合同管理職能設置 公司應制定并完善合同管理制度，明確規(guī)定合同管理的歸口部門職能分工，根據(jù)日常管理需求，在部門下設合理的員工崗位，并編制明確的崗位說明書。根據(jù)每年崗位變動情況，定期更新和重檢部門職能與崗位說明書。組織各部門參加合同管理制度的學習，以加深相關人員對合同管理工作的理解。 2.合同訂立與審批 2.1合同相對方資質(zhì)調(diào)查 歸口管理部門經(jīng)辦人通過搜集公開資料或向合同對方索取資質(zhì)文件等，對合同對方當事人主體資格、資質(zhì)信用狀況進行審查，確保對方當事

3、人具備履約能力。經(jīng)辦人須要求提供對方當事人的主體資格文件（法人為營業(yè)執(zhí)照，自然人及受托自然人為身份證（如代簽合同的需提供經(jīng)公證的授權委托書），對原件進行查驗，并留存復印件作為合同附件一并歸檔（注：公證書需留存原件）。 2.2合同談判 初步確定擬簽約對象后，由合同經(jīng)辦部門牽頭，組織相關人員根據(jù)擬定的談判策略、談判方案與對方進行合同談判。 對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術或法律關系復雜的合同，合同經(jīng)辦部門邀請公司法律事務、財務等專業(yè)人員參與談判，必要時聘請外部專家參與相關工作。 2.3合同文本擬定 雙方就合同主要條款協(xié)商一致后，由相關部門擬定/審查合同文本。公司目前合同文本來源主要為以下兩類類： 標

4、準文本合同：根據(jù)集團公司設計的合同范本，計劃部設計一套標準的合同標準。經(jīng)辦人在完成合同初稿時，在明源系統(tǒng)中發(fā)起合同報批工作流，經(jīng)相關部門人員（如財務、法務等）會簽，并按照公司現(xiàn)行的授權體系由管理層（如部門負責人、分管領導、副總經(jīng)理、總經(jīng)理等）進行審批。審批通過后，計劃部會對合同范本進行版本編號，并將電子版流轉(zhuǎn)至業(yè)務部門供其使用。 非標準條款合同文本均須經(jīng)過計劃部法務專員的審核，以防范合同的法律風險。 2.4合同審批 所有的合同在最終簽約前，須按要求分類別并根據(jù)現(xiàn)行的授權體系，完成明源系統(tǒng)內(nèi)的合同報批工作流（審批順序為部門負責人、合同審核崗、主管領導、分管領導、項目部總經(jīng)理、副總經(jīng)理、常務副總、

5、總經(jīng)理、董事長等）。若訂立合同的條款內(nèi)容牽涉到多個專業(yè)管理的，須進行內(nèi)部協(xié)商和溝通，進行會簽。達成一致意見后方能簽約。如各專業(yè)歸口部門就無法達成一致意見，則需提交總裁決定。因情況緊急，來不及辦理正常審批手續(xù)的合同，由經(jīng)辦人填寫紙質(zhì)合同呈批件，直接上報審批，經(jīng)總裁審批同意后可先行執(zhí)行，但事后仍須補辦正常的合同會簽及審批手續(xù)。在補辦手續(xù)時，應將合同報批件作為合同附件一同上報。 2.5合同簽署 正式對外訂立的合同，由企業(yè)法定代表人或由其授權的代理人簽名，或由計劃部加蓋有關印章。授權簽署合同的，應當簽署授權委托書。印章保管人員檢查必要的審批手續(xù)已完備的前提下，在合同上用章。 2.6合同用章 公司建立印

6、章管理規(guī)定，明確公司公章、合同專用章由人力資源部專人保管，印章保管設置“用印登記簿”（由人力資源部印章管理專員統(tǒng)一制作），由保管員對使用印章情況逐一登記備案。除了印章保管人，其它人不允許使用印章。正常的往來文件、經(jīng)濟活動需要使用合同專用章，首先須由承辦部門領導提出意見，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權副總經(jīng)理以上領導簽字批準后方可使用。對已經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件和總經(jīng)理直接在材料上簽字的以公司名義遞送的材料，可直接由人力資源部印章管理員登記蓋章。 3.合同執(zhí)行與跟蹤 3.1合同履行進度監(jiān)控 xx公司計劃部作為整個公司的合同檔案歸口部門，由部門負責人指定專人建立合同管理臺帳，具體編制時使用excel表，按照不同

7、項目分類整理，根據(jù)合同簽訂時間連續(xù)編制，并對照合同執(zhí)行進度更新。但是目前由于合同臺帳采取手工維護的方式，且未建立定期由部門負責人檢查臺賬準確性和完整性的工作機制。 3.2合同履行定期評估 計劃部每季度對重大合同履行情況進行評估與總結(jié)，部門職員通過口頭溝通、查閱文件資料以及實地考察等方式，對履行過程中可能出現(xiàn)的重大風險點進行歸納，并給出法務意見/提示，出具合同履行情況報告，詳細說明本月已履行完畢的合同執(zhí)行情況及仍處于履行期的合同進展情況，并對本期間未按合同約定履行的事項進行調(diào)查，說明原因、提出處理建議。上報給相關部門負責人、分管領導、副總經(jīng)理、總經(jīng)理等進行審閱。 3.3合同結(jié)算 由合同經(jīng)辦人員提

8、供合同結(jié)算所需文檔材料，提出付款申請，按照公司財務審批權限表，依次由財務部副經(jīng)理、付款審核員、財務部總經(jīng)理、財務總監(jiān)、總經(jīng)理審批簽字，若金額超過500萬需得到董事長簽字審批，財務部根據(jù)付款申請單、合同和合同結(jié)算文檔等材料，按合同規(guī)定的支付時間、支付條件、支付方式和支付金額等向合同對方付款。 4.合同的變更或解除 4.1合同變更或解除 合同變更的申請、審批、履行情況管理與合同擬定時的流程一致，由相關部門在明源系統(tǒng)中提出合同變更/解除申請，以合同呈批件的形式，經(jīng)相關部門人員（如財務、法務等）會簽，并按照公司現(xiàn)行的授權體系由管理層（如部門負責人、分管領導、副總經(jīng)理、總經(jīng)理等）進行審批。 5.合同糾紛

9、處理 發(fā)生合同糾紛時，合同經(jīng)辦人和對方進行初步協(xié)商，并知會公司計劃部法律咨詢崗員工。法律人員了解有關糾紛情況后，及時提出初步處理方案和應急措施，并向分管領導做簡單的案件口頭說明；若糾紛上升到法律仲裁或訟訴，法律咨詢崗員工則需根據(jù)案件的復雜程度、糾紛性質(zhì)等制定案件意見書和撰寫開庭提綱，上報公司總經(jīng)理。 6.合同檔案管理 6.1合同歸檔 合同文件由合同歸口管理部門計劃部自行保管，合同檔案室工作人員對每一宗合同按照統(tǒng)一的編號方法對合同進行連續(xù)編號，單獨建檔，編制檔案清單，檢查必要的文檔是否存在，最后按合同的種類、部門、年限和/或重要程度進行分類保管。公司計劃部定期對合同管理臺賬進行檢查，確保臺賬所記錄的信息之完整性與準確性，檢查結(jié)果納入合同管理崗位員工的績效考核。 6.2合同借閱 借閱合同時經(jīng)辦人需要填寫合同文件借閱申請表，清楚地列明借閱原因、借