1、時(shí)間管理與溝通技巧,寇增偉 高級工程師 在美資企業(yè)從事四年3D軟件開發(fā)，在中興網(wǎng)管二部GSM一科從事網(wǎng)管軟件研發(fā) 信條： 想的到就能做的到！,時(shí)間管理必要性 時(shí)間管理基本法則 提高工作效率 溝通的概念 溝通的障礙 有效傾聽 工作中的溝通,時(shí)間管理,時(shí)間管理,時(shí)間管理的必要性(一) -白領(lǐng)的存狀態(tài),學(xué)歷貶值,經(jīng)驗(yàn)飽和,錢途渺茫,精神壓抑,能力褪化,健康透支,時(shí)間管理的必要性(二) -10美元的小故事,注意事項(xiàng),工作繁忙的人與配偶或其他家人有意義的交流平均每天少于2分鐘，與孩子有意義的交流平均每天少于30秒鐘。,人們一般每8分鐘收到一次干擾，每小時(shí)約七次，即每天50-60次。每次打擾約5分鐘，每天

2、約4小時(shí)，也就是占50% 80%的打擾無意義或極少有價(jià)值。,在過去20年里，工作的時(shí)間增加了15%，娛樂閑暇時(shí)間減少了33%。,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),重點(diǎn),一些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),一些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),時(shí)間花哪了？,7.5小時(shí),白日夢,多一倍,一個(gè)人如果工作桌亂七八糟，他平均每天會(huì)為找東西多耗費(fèi)一個(gè)半小時(shí)， 每周7個(gè)半小時(shí)。,75%的人都說自己很累，10個(gè)人有9個(gè)會(huì)在會(huì)議開始的時(shí)候做白日夢。,我們會(huì)記住10%的閱讀信息，20%的聽覺信息，30%的視覺信息；50%的 視覺和聽覺信息，70%的表達(dá)信息，90%的行為信息。,做一件事情實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間往往會(huì)比預(yù)期的時(shí)間要多一倍。,找到通往成功 人生的航向,生命的鵝卵石,時(shí)間管理任務(wù)

3、樹,時(shí)間管理基本法則,時(shí)間管理基本法則（一）,帕金森法則 英國著名歷史學(xué)家，揭示機(jī)構(gòu)或公司管理人員持續(xù)膨脹的規(guī)律。 任務(wù)的重要性和復(fù)雜度與所分配的完成任務(wù)的時(shí)間密切相關(guān)，往往有不斷迫近最終時(shí)限的魔力。 帕雷托法則 意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕雷托1897年提出，管理界熟知的“80/20原理”，又叫二八法則。 在投入與產(chǎn)出、努力與收獲、原因和結(jié)果之間，普遍存在著不平衡關(guān)系。少的投入，可以得到多的；關(guān)鍵的少數(shù)，往往是決定整個(gè)組織的產(chǎn)出、盈虧和成敗的主要因素。,時(shí)間管理基本法則,80/20法則,帕金森 法則,確定幾件影響重大的重要事情，用非常短和清楚的時(shí)限來計(jì)劃并執(zhí)行他們。,減少工作時(shí)間來做最重要的事情,只做重

4、要事情以減少工作時(shí)間。,時(shí)間管理基本法則(二),艾森豪法則 將事件按重要性依照A、B、C、D的優(yōu)先順序安排，把時(shí)間盡量用在B上，也就是作好計(jì)劃，這樣，A類所占用的時(shí)間縮短到最少（救火的工作）。C的部分可以授權(quán)，D的部分能不做盡量不做。,時(shí)間管理基本法則,很重要很緊急 -立刻親自處理,很重要不緊急 -計(jì)劃性處理,不重要很緊急 - 授權(quán) 委任,不重要不緊急 -當(dāng)作沒看見,核心依據(jù),分配資格,矩陣考核,項(xiàng)目成本,小練習(xí),按照艾森豪法則，分析下列事情屬于哪一類？,下午五點(diǎn)鐘，科長分給我一個(gè)外部故障，要明天早上解決。 下午四點(diǎn)鐘，文員發(fā)郵件要下班前提供打的發(fā)票。 借得書今天到期，下午需要去趟圖書館。,已

5、經(jīng)中午12點(diǎn)了，還有活沒干完，中午就不吃飯了，吃飯這件事？ 經(jīng)典實(shí)踐科長催了好幾次，要今天下班提交，還沒寫完 經(jīng)典實(shí)踐科長催了好幾次，要今天下班提交，還沒寫完,小練習(xí),按照艾森豪法則，分析下列事情屬于哪一類？,科長月初布置了任務(wù)，安排本月中旬提供一篇經(jīng)典實(shí)踐 家里孩子生病發(fā)高燒，奶奶不知道怎么去醫(yī)院看病。 馬上要下版本，剛來了個(gè)EC要處理完做到版本,收到問卷調(diào)查，對其他部門和科長考評。 又要做廣播操，真煩，還不如上會(huì)網(wǎng)。做操這件事？ 上班打來電話，說孩子高燒需要去醫(yī)院，又收到開發(fā)經(jīng)理郵件一個(gè)EC要處理完做到今天版本。科長打電話催今天提交經(jīng)典實(shí)踐，怎么辦？,每日行事安排技巧 -德式時(shí)間管理,執(zhí)行

6、樂事 經(jīng)常檢討,事件取舍：以完成自己人生目標(biāo)一小步為主，不是只為別人做事，勇于拒絕說“NO”。 性質(zhì)分析：授權(quán)（委外代工）誰適合做，定完成時(shí)間和時(shí)段，相關(guān)任務(wù)一并處理。要包含20%彈性時(shí)間。,“一個(gè)沒有時(shí)間管理的人，將成為別人時(shí)間管理的一部分?！?排定順序 執(zhí)行時(shí)段,事件取舍 性質(zhì)分析,排定順序:按重要性排序，按順序一件件做。 執(zhí)行時(shí)段: 利用80/20法則執(zhí)行，每天只安排50%時(shí)間，其余留給彈性時(shí)間，突發(fā)事件及休息時(shí)間。,執(zhí)行：人喜歡“快樂”感覺，做自己喜歡的事，目標(biāo)引起強(qiáng)烈的動(dòng)機(jī)。避開干擾，專心做事，集中聯(lián)絡(luò)和瑣事處理。 檢討：利用寧靜時(shí)間自我省察，訓(xùn)練自己習(xí)慣漸漸的改變,重點(diǎn),小王的 一

7、天,倒霉的一天 快樂的一天,時(shí)間管理,提高效率,提高工作效率(一) -桌面保持干凈,整理工作環(huán)境： 讓一切看起來更整潔和有條理，需要時(shí)能花最少的時(shí)間最小的力氣以最快捷的獲取最需要的東西。 整理你的檔案柜。 清理你的辦公桌。 給個(gè)人電腦桌面和文件存儲打掃衛(wèi)生。,提高工作效率（二） -郵件處理,整理 電子郵件,溝通方式選擇,電子郵件書寫技巧,電子郵件的整理,收件箱成為未處理工作的備忘錄,提高工作效率（三） -開會(huì),正確管理開會(huì)時(shí)間 開會(huì)一定要非常慎重 開會(huì)要注意的細(xì)節(jié),節(jié)省時(shí)間好方法,對目標(biāo)、任務(wù)等按優(yōu)先級進(jìn)行排序，從優(yōu) 先級最高的事物著手。,1,為自己創(chuàng)造一小時(shí)的寧靜，集中精力完 成最重要的事。

8、,2,不要把時(shí)間表排得滿滿的，留下機(jī)動(dòng)時(shí) 間應(yīng)付突發(fā)事件。,3,處理重要事情使用大塊時(shí)間，聚精會(huì)神 地做手頭的事情。,4,3,當(dāng)你有重要的事情要處理時(shí)，學(xué)會(huì)對別人說“不”。,節(jié)省時(shí)間好方法,和拖延做斗爭，如果事情重要， 馬上做。,1,把大的、艱難的任務(wù)細(xì)分為小的、容易 部分。,2,減少例行事務(wù)，委派、減少或推遲優(yōu)先 級低的任務(wù)。,3,迅速處理困難的事情，等待和拖延不會(huì) 使它們變?nèi)菀?4,3,學(xué)會(huì)委派別人做事，相似的事情放在一起處理,節(jié)省時(shí)間好方法,避免完美主義,1,設(shè)時(shí)間限制。如做決定時(shí)，不超過3 分鐘。,2,在行動(dòng)以前，徹底地思索整件工作。,3,溝通技巧,溝通,溝通是一種能力，不是本能(如果

9、我們) 我們在年輕的時(shí)候，就應(yīng)該訓(xùn)練 著名的成功大師卡耐基說：“所謂溝通就是同步。每個(gè)人都有他獨(dú)特的地方，與人交際則要求他于別人一致。,溝通目的,溝通的基本問題,別人的事與我無關(guān) 心態(tài) Mindset 我的想法就是答案,自私,自我,自大,關(guān)心 五倫 以內(nèi),溝通的基本原理,溝通的基本要求,溝通的過程,溝通渠道,渠道（扭曲）,課堂練習(xí),每兩個(gè)人共分一張A4白紙 將半張紙撕成一樣大小四條。 將每一條放到另一條中間部分。 找一個(gè)人說明下列的寫法。,開會(huì)（一）,通?。簺]有明確的目標(biāo)和程序、沒有準(zhǔn)備、主管失控、無法發(fā)言或離題、盲從或默然、無人負(fù)責(zé)也無人跟蹤、太多人參加。 開會(huì)是一種癮。開會(huì)是一種體現(xiàn)自己權(quán)威和滿足感的表現(xiàn)欲。,開會(huì)（二）,誰參加、誰主持、誰控制 誰先發(fā)言（由下而上，有外而內(nèi)） 誰負(fù)責(zé)與誰跟蹤。 誰在浪費(fèi)時(shí)間（材料不該在會(huì)場讀） 誰結(jié)論,溝通障礙,地位之差異(專門術(shù)語) 來源的可信度 認(rèn)知的偏誤(忌諱招女員工) 情緒的影響(大門、側(cè)門、偏門),溝通組織障礙,組織氛圍 負(fù)面、人性、改善決策 信息過濾 從上往下(power), 從下往上(危機(jī)) 缺乏反饋,如何解決,有效傾聽,提問題,不要批評,控制情緒,集中精神,不要打斷,停止講話,溝通的方向,往上溝通沒有膽（識）,水平溝通沒有肺（腑）,往下溝通沒有心（情）,讓上司