1、,部門制公關(guān)公司 典型日常公關(guān)工作流程 解決方案,日 期：2002年12月 版權(quán)所有：北京億網(wǎng)恒信科技開發(fā)有限公司,策略部,客服部,（1）,撰稿部,（2）撰稿采購單,根據(jù)撰稿采購單需求撰寫稿件，并根據(jù)反饋意見進行修改,根據(jù)客戶需求制訂傳播方案,提交方案給AE,提交撰稿需求給撰稿人員,根據(jù)方案中日常傳播方案制訂詳細(xì)撰稿計劃,（3）,提交撰寫完畢的稿件給AE,AE提交稿件給客戶，并根據(jù)反饋客戶意見給撰稿，撰稿對稿件進行修改,媒介人員,媒體監(jiān)測,根據(jù)發(fā)稿采購單需求向媒體發(fā)布稿件,根據(jù)剪報采購單需求制作剪報,稿件確認(rèn)后提交給媒介人員發(fā)布,（5）發(fā)稿采購單,稿件發(fā)表后按照合同要求向媒體監(jiān)測專員發(fā)送剪報需

2、求,（4）,向客戶提交剪報并根據(jù)合同結(jié)帳,根據(jù)方案提交稿件發(fā)布需求,媒介根據(jù)記者意見將稿件退回AE，經(jīng)撰稿修改后發(fā)布,AE將媒介的意見反饋給撰稿，撰稿修改稿件,（6）,（7）,確認(rèn)稿件發(fā)布后反饋給AE,（8）剪報采購單,按照合同向媒體監(jiān)測提交剪報需求,一、部門制公關(guān)公司典型日常公關(guān)工作流程分析,說明1：其中步驟（2）-（7）循環(huán)次數(shù)等于項目稿件數(shù)量；（4）、（6）兩個流程在每次循環(huán)中會有不定次數(shù)的重復(fù),說明2：撰稿采購單內(nèi)容：稿件標(biāo)題、類型、大致提綱、待發(fā)布媒體、字?jǐn)?shù)、應(yīng)提交日期以及稿件相關(guān)資料；發(fā)稿采購單內(nèi)容：目標(biāo)媒體等；剪報采購單內(nèi)容：要求、數(shù)量等。,根據(jù)部門制公關(guān)公司典型日常公關(guān)工作流程

3、和公司普遍的管理辦法，本方案要做到： 最大限度地提高工作效率 對每個業(yè)務(wù)流進行實時記錄和操作 保存完整的工作記錄及狀態(tài) 便捷的查詢和嚴(yán)密的文件管理制度 嚴(yán)格的資料保密體制,二、方案的目的和原則,按照部門制公關(guān)公司普遍的項目管理制度，在OA系統(tǒng)中將建立如下部門工作模塊，這些模塊只有該部門員工以及總經(jīng)理等賦予相關(guān)權(quán)限的人員可以使用。 策略推廣部 客戶服務(wù)部 撰稿管理部 媒介關(guān)系部 項目管理系統(tǒng) 策略推廣部在OA系統(tǒng)的應(yīng)用 1-1 員工通過登錄，由系統(tǒng)進行身份的確認(rèn)，可以使用策略推廣部模塊； 1-2 策略推廣人員寫完傳播方案后，使用OA系統(tǒng)的策略提交頁面提交內(nèi)容。其中填寫合同編號等內(nèi)容以及推薦參與的

4、客戶服務(wù)部人員名稱，直接提交。 此時系統(tǒng)將在文件服務(wù)器按照合同編號自動建立相應(yīng)的目錄并將傳播方案文件自動保存（無需人工參與，無需設(shè)立共享權(quán)限）； 1-3 策略推廣模塊的項目查詢，報表打印功能：該功能允許策略人員搜索察看相應(yīng)的撰稿部稿件和客戶服務(wù)部以及媒介部的信息。通過合同名稱、項目時間、參與人、客戶名稱等關(guān)鍵字進行檢索，得到的內(nèi)容可以制定報表或者瀏覽相應(yīng)的文件（只有瀏覽權(quán)限，不能更改；如果更改需要進行變更通知）。,三、方案的具體實施細(xì)則,策略推廣,客戶服務(wù),撰稿,媒介關(guān)系,搜索引擎,提交傳播方案,（1）建立合同檔案并保存?zhèn)鞑シ桨?（2）自動提示客戶服務(wù)部并發(fā)送相關(guān)內(nèi)容,策略提交頁面,策略部搜索

5、頁面,策略部管理系統(tǒng),按照各種條件搜索所需數(shù)據(jù),身份認(rèn)證,策略推廣部在OA系統(tǒng)的應(yīng)用,2-1 員工通過登錄，由系統(tǒng)進行身份確認(rèn)，來使用客戶服務(wù)部門模塊； 2-2 客戶服務(wù)總監(jiān)根據(jù)系統(tǒng)提示得到由策略人員發(fā)來的傳播方案，進行確認(rèn)。通過方案分配頁面將傳播方案下發(fā)到客戶服務(wù)人員進行日常公關(guān)即稿件需求的制定； 2-3 得到任務(wù)的客戶服務(wù)人員使用稿件制定頁面進行稿件需求的制定。這個頁面將登錄稿件需要時間、數(shù)量、字?jǐn)?shù)等。 經(jīng)過確認(rèn)后自動生成撰稿采購單，并發(fā)往撰稿管理部； 2-4 當(dāng)撰稿管理部稿件完成提交后，本系統(tǒng)將自動提示相關(guān)的客戶服務(wù)人員進行稿件確認(rèn)（稿件將附加在頁面上）。如果不符合要求可以通過本系統(tǒng)將稿

6、件退回，并注明原因。同時文件服務(wù)器將自動為這個稿件保留一個修改前的備份。這個過程也許反復(fù)很多次，系統(tǒng)也將為每一個版本的稿件建立備份； 2-5 稿件經(jīng)過客戶確認(rèn)后，AE將進入稿件確認(rèn)頁面，通知媒介部向媒體發(fā)布經(jīng)過確認(rèn)的稿件。系統(tǒng)自動提交文件并自動生成發(fā)稿采購單，發(fā)送到媒介部。如果媒介部門從記者處得到稿件修改意見，可以通過本系統(tǒng)將反饋信息發(fā)送至相關(guān)的客戶服務(wù)人員，進行2-4的操作； 2-6 在策略部提交的合同內(nèi)規(guī)定的向客戶提交剪報的日期，系統(tǒng)將自動發(fā)送剪報采購單到媒體監(jiān)測專員； 2-7 查詢及報表打印功能：該功能允許客戶服務(wù)部門相關(guān)人員搜索察看自己項目的相關(guān)文件，以及人員，時間，計劃等的安排，同時

7、可以進行報表的打印。總經(jīng)理、客服總監(jiān)等管理人員有權(quán)搜索、察看所有相關(guān)文件以及人員、時間、計劃等的安排，其他人員可以通過總經(jīng)理或總監(jiān)的確認(rèn)察看他人的相關(guān)文件。,2 客戶服務(wù)部在OA系統(tǒng)的應(yīng)用,搜索引擎,回退稿件,客服部管理系統(tǒng),客服部經(jīng)理管理頁面,客服人員,客服部經(jīng)理,任務(wù)提示頁面,項目分配,來自策略的傳播方案,撰稿方案頁面,發(fā)送發(fā)稿采購單,發(fā)送剪報采購單,查詢頁面,撰稿,稿件審核,發(fā)送撰稿方案,發(fā)送發(fā)稿采購單,發(fā)送剪報采購單,策略推廣,項目管理,來自媒介的回退稿件提示,來自撰稿部提交的稿件,管理用查詢引擎,媒介,客戶服務(wù)部在OA系統(tǒng)的應(yīng)用,身份認(rèn)證,3-1 員工通過登錄，由系統(tǒng)確認(rèn)身份，可以使

8、用撰稿管理部模塊； 3-2 撰稿管理部經(jīng)理根據(jù)系統(tǒng)提示得到由客戶服務(wù)部發(fā)來的撰稿采購單，進行確認(rèn)。通過稿件分配頁面將撰稿采購單和稿件方案下發(fā)到撰稿人員進行稿件撰寫； 3-3 根據(jù)系統(tǒng)提示，撰稿人員可實時接收到撰稿管理部經(jīng)理下發(fā)的撰寫任務(wù)以及內(nèi)容和安排進行撰寫； 3-4 根據(jù)系統(tǒng)提示撰稿人員可實時接收到稿件反饋以及理由，并及時進行修正； 3-5 稿件完成之后，經(jīng)由稿件提交頁面將稿件發(fā)送給客戶服務(wù)部相關(guān)人員。系統(tǒng)將自動建立文件并將文件提交。該過程同樣不需要經(jīng)過人工干預(yù)，也不通過共享文件方式，保密嚴(yán)格； 3-6 查詢，報表打印功能 該功能允許撰稿部相關(guān)人員搜索察看相關(guān)文件，以及文件內(nèi)容（只讀）。,3

9、 撰稿管理部在OA系統(tǒng)的應(yīng)用,客戶服務(wù),撰稿部門所有資料,搜索引擎,來自客服的撰稿采購單,（1）自動保存稿件 （2）自動提示客戶服務(wù)部并發(fā)送稿件,稿件提交頁面,稿件搜索頁面,撰稿部管理系統(tǒng),按照各種條件搜索所需數(shù)據(jù),撰稿部經(jīng)理管理頁面,分配撰寫任務(wù),任務(wù)分配,項目管理,撰稿人員,撰稿部經(jīng)理,任務(wù)提示頁面,自動提交狀態(tài),提交稿件,撰稿管理部在OA系統(tǒng)的應(yīng)用,身份認(rèn)證,4-1 員工通過登陸由系統(tǒng)進行身份的確認(rèn)，可以使用媒介關(guān)系部模塊； 4-2 媒介人員根據(jù)系統(tǒng)提示得到由客戶服務(wù)部發(fā)來的發(fā)稿采購單，進行稿件發(fā)布； 4-3 根據(jù)系統(tǒng)提示，媒體監(jiān)測人員接收到客戶服務(wù)部下發(fā)的剪報采購單，進行剪報制作。 4

10、-4 媒介管理系統(tǒng)，可以監(jiān)測發(fā)表稿件的狀態(tài)，包括：未發(fā)給記者、已發(fā)給記者但未確定發(fā)表日期、已確定發(fā)表日期但未發(fā)表、已發(fā)表；并且可以對稿件狀態(tài)提供查詢及報表打?。?4-5 查詢功能 該功能允許媒介部人員搜索察看撰稿部以及客戶服務(wù)部相關(guān)文件，以及文件內(nèi)容（只讀）。,4 媒介關(guān)系部在OA系統(tǒng)的應(yīng)用,媒體監(jiān)測,客戶服務(wù),每個人員的項目資料庫,搜索引擎,回退稿件,稿件回退頁面,狀態(tài)管理頁面,媒介部經(jīng)理管理頁面,取得稿件傳播狀態(tài),稿件發(fā)布頁面,媒介人員,媒介部經(jīng)理,任務(wù)提示頁面,自動提交狀態(tài),撰稿,項目管理,搜索頁面,來自客服的發(fā)稿采購單,自動發(fā)送過來的剪報采購單,媒介管理系統(tǒng),媒介關(guān)系部在OA系統(tǒng)的應(yīng)用,身份認(rèn)證,5-1 具有項目管理權(quán)限的公司高層管理人員通過登錄，由系統(tǒng)進行身份確認(rèn)，使用項目管理模塊； 5-2 查詢及建議提交：項目管理模塊提供的查詢功能可以使管理者隨時查找到某一個合同的進行狀態(tài)，同時可以在查詢結(jié)果的頁面內(nèi)向某一環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人發(fā)送短信，提交相關(guān)建議。在日常公關(guān)合同內(nèi)，將