1、企業(yè)檔案管理管理實務 講師：黃龍寶 二O一五年十月,學習目的,了解檔案管理基礎知識 學習掌握檔案管理技能 結(jié)合工作應用檔案管理，為工作提供幫助。 要求：課堂中保持安靜，覺得浪費您的時間請自便! 積極配合課堂練習。,課題導入,在當今經(jīng)濟社會，隨著法律法規(guī)的不斷健全和全民法律意識的不斷提高，寄希望于通過法律訴訟途徑來維護自己的合法權(quán)益、或討一個公正的說法，已經(jīng)是一種司空見慣的大眾化行為。作為社會經(jīng)濟運行的活躍主體一企業(yè)，不論是否情愿，最主要的證據(jù)通常又來源于企業(yè)發(fā)展過程中形成的檔案，“舉證責任倒置”的分配原則又幾乎將企業(yè)的舉證責任推向了極限。因此，說企業(yè)檔案的使命關(guān)乎企業(yè)的生死存亡，絕不是危言聳聽

2、。 下面分享以下幾個案例,案例一,例如：某施工企業(yè)在與發(fā)包方簽訂一座長達13 km的跨海大橋的施工合同后，由于將調(diào)整決算價格的重要補充協(xié)議遺失，因而在后期討要工程欠款的訴訟中，本應因價格因素的調(diào)差而應得的8 000萬元工程款付之東流。 點評：企業(yè)與外界進行經(jīng)濟交往中簽署的各類合同，尤其是隨后根據(jù)實際情況增加的補充、變更協(xié)議的遺失，使得企業(yè)在合同的履行過程中一旦發(fā)生爭議，如協(xié)商不成而被推向被告席位時，敗訴的結(jié)局則在所難免，甚至于承受巨額的經(jīng)濟損失。,案例二,案例七：“長城”葡萄酒商標侵權(quán)糾紛案 原告：中國糧油食品（集團）有限公司（簡稱中糧集團） 被告：北京嘉裕東方葡萄酒有限公司 被告：南昌開心糖

3、酒副食品有限公司 被告：秦皇島洪勝酒業(yè)有限公司， 【案情】“長城及圖”是原告中糧集團使用在其葡萄酒產(chǎn)品上的注冊商標并被國家工商局認定為馳名商標。原告認為被告使用“嘉裕長城”商標制造和銷售各種葡萄酒，侵犯其商標權(quán)給其造成極大的經(jīng)濟損失，故向法院提起訴訟，索賠1法院經(jīng)審理認為，原告“長城”雖由文字和圖形組合而成，但足以使相關(guān)公眾將含有“長城”文字的“嘉裕長城”商標的葡萄酒產(chǎn)品與原告產(chǎn)品相混淆，或認為兩者在來源上具有特定聯(lián)系。被告的“嘉裕長城”商標使用了原告“長城”商標最具顯著性的文字構(gòu)成要素，侵犯了原1000余萬元。,點評：,企業(yè)自主創(chuàng)新核心技術(shù)原始檔案的泄密或遺失，對企業(yè)來說，可能是災難性的打擊

4、。近年來，掌握了企業(yè)技術(shù)的高級技術(shù)人員發(fā)生跳槽、泄密事件在我國已十分普遍。這無疑是企業(yè)發(fā)展的一個重大隱患。而且時時威脅著企業(yè)的發(fā)展。更為嚴重的是多數(shù)企業(yè)的自主創(chuàng)新核心技術(shù)原始檔案往往散落在企業(yè)的技術(shù)人員手里，一旦這些原始的檔案遺失，或隨著技術(shù)人員的流動而被轉(zhuǎn)移到競爭對手企業(yè)手里，企業(yè)不僅無法繼續(xù)保證其對該核心技術(shù)的獨自占有，更有甚者，由于原始檔案的遺失，反被作為侵犯知識產(chǎn)權(quán)的被告，遭到競爭對手的起訴，企業(yè)要么花費巨額代價以換取該項技術(shù)的使用。要么從此無緣該項技術(shù)。,云南代課教師因25年教齡不被認定 跳50米高瀑布自殺,檔案為代課老師證明身份,2011-01-31來源：中國檔案報前不久，內(nèi)蒙古自

5、治區(qū)教育廳下發(fā)了關(guān)于1985年前參與教育事業(yè)的代課、民辦老師給予相應待遇的通知，根據(jù)通知要求，凡符合條件的代課、民辦教師在1985年前被辭退的，按照教齡的年限，給予相應的生活補貼。赤峰市林西縣檔案館迎來了查檔高峰。為了證實代課身份和教齡，代課老師們紛紛從各鄉(xiāng)鎮(zhèn)趕到縣檔案館，查閱民辦、代課老師登記表及工資表檔案。老師們查閱檔案的范圍主要集中1950年至1985年教育局全宗所存的文書檔案和會計檔案。在短短20幾天里，共有代課、民辦教師300余人來到縣檔案館查找相關(guān)檔案。經(jīng)縣檔案館工作人員耐心翻閱查找，從教育局檔案中找出了關(guān)于代課和民辦老師的檔案資料300余卷，為181人提供并出具了證明材料400余

6、份。同時，還為沒有查找到檔案的老師們進行了解答，并為其指出其他的查檔線索或解決方法。縣檔案館扎實、認真的工作獲得了社會各界的一致好評，老師們贊嘆：“這些幾十年前的東西，檔案館還保管得這么好，這回為我們證明身份、享受相應生活待遇提供了依據(jù)。真是謝謝你們了！” 摘自 中國檔案報2010年12月30日 總第2098期 第二版,檔案與我們密切相關(guān),我們每一個人從出生的那一刻算起，就與檔案結(jié)下了一生的緣分。比如說你的出生證明就是你的第一份檔案！它客觀記錄了你來到這個世界時的幾乎全部情況：出生的時間、性別、體重、健康情況、是否順產(chǎn)、父母情況、接生的醫(yī)院、醫(yī)生、家庭住址，甚至于你的腳印等。至于你成長過程中的

7、照片或DV、各種學歷證明、日記或工作筆記、工作履歷證明、各種獎勵證書、患病診治記錄、婚姻證明、銀行存折、社會保險手續(xù)、甚至商業(yè)活動中的購房、購車、購物、借據(jù)、貸款手續(xù)等等，經(jīng)過整理保存就是你的個人檔案，也可稱為家庭檔案。 國家、社會、學校以及其它任何單位活動的開展，都在形成各種各樣的文件，有保存價值的文件就成為了檔案。,第一部分： 檔案基礎知識,一、發(fā)展概要,（一）文字出現(xiàn)前：結(jié)繩刻契 。,在文字出現(xiàn)之前，人們用結(jié)繩刻契作為記事表意的一種方法。所謂結(jié)繩 就是在繩子上打上大大小小、各式各樣的結(jié)，以表示不同的意思，刻契 就是在骨片、木片、竹片或其它材料上刻畫出各種形狀的標記，用來記 錄某種事實或作

8、為有關(guān)各方的一種信約。它可以說是檔案的前身,檔案起源,我國現(xiàn)存最早的檔案是產(chǎn)生于三千五百多年前的甲骨檔案。 之所以說它是嚴格意義的檔案，理由如下： 1、完整清楚地記載歷史 2、集中保存 3、可供查找利用,（二）、文字時代,具有科學意義的檔案，是在原始公社衰亡，私有制出現(xiàn)的時候，伴隨著文字的產(chǎn)生而產(chǎn)生的。歷史載體沿革:,甲骨,電子,金石,聲像,紙質(zhì),簡牘,縑帛,(三）檔案歷史名稱變革,夏、商、周西周、東周(春秋、戰(zhàn)國)、秦、西漢、新朝、玄漢、東漢、三國時期(魏、蜀、吳)、晉(西晉、東晉)、南北朝南朝(宋、齊、梁、陳)、北朝(北魏、東魏、西魏、北齊、北周)、隋、唐、五代(后梁、后唐、后晉、后漢、后

9、周)、十國前蜀、后蜀、吳、南唐、吳越、閩、楚、南漢、南平(荊南)、北漢、宋(北宋、南宋)、遼、西夏、金、元、明、清、中華民國、中華人民共和國。,夏、商：冊,周：中,秦：典籍,魏晉以后：文書/文案,唐宋以后：文書/文案案牘,二、檔案概述,廣義：,檔案定義,檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。,企業(yè)檔案定義,是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。,檔案定義分析,（一）檔案的來源：從形成者看來源：、機構(gòu) 、組織 、個

10、人 （二）檔案的內(nèi)容 涉及社會生活的各種領域和各個方面 （三）檔案的條件保存?zhèn)洳榈臍v史文件。,（一）檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的。辦理完畢的文件才能成為檔案，情況有三： 1、文件內(nèi)容要求馬上辦理完畢，并且已經(jīng)辦理完畢。 2、文件內(nèi)容要求長期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書處理程序也算一種。 3、不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢。從這個角度來看，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。,檔案形成分析,（二）具有一定查考利用價值的文件，才能成為檔案。 從這個角度來看，文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華。 （三）按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案 文件是檔案的因素，檔案是文件

11、的組合。,從檔案的載體上來看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤、U盤、云端等。 從表達方式基本三種：文字、圖像、聲音； 從記錄方法：手寫、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等。 從文件名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏折、牌等，近代有令、布告、 咨、呈。現(xiàn) 代有計劃、報告、請示、批復、會議記錄等。 從類型上說，有文書檔案、科技檔案、專門檔案。,檔案形式分析,檔案屬性分析,信息屬性（資源） 知識屬性 原始性 真實性 廣泛性,具體而言： 檔案是單位工作的查考證據(jù) 檔案是生產(chǎn)建設的參考依據(jù) 檔案是政治斗爭的必要工具 檔案是科學研究的可靠資料 檔案是宣傳教育的生動素材 檔案是維護國家、集體、個人合法

12、權(quán)益的法律信證 總之，檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。,檔案作用分析,憑證作用和參考作用,企業(yè)檔案保管限期表,第二部分： 檔案管理實務,檔案工作“八個環(huán)節(jié)： 檔案的收集（集中） 檔案的鑒定 （精煉） 檔案的整理（系統(tǒng)） 檔案的統(tǒng)計（規(guī)劃） 檔案的編目（區(qū)別） 檔案的檢索（歸納） 檔案的保管（安全） 檔案的利用（服務）,活動,檔案,編目,收集,保管,鑒定,檢索,提供利用,活動,集中,系統(tǒng),精煉,安全,歸納,服務,統(tǒng)計,整理,區(qū)別,規(guī)劃,檔案工作的直觀圖示一,收集,文件裝訂,文件分類,文件排列,編制歸檔號,編目,裝盒,檔案排架,檔案管理流程圖示二：,集中管理原則企業(yè)檔案為企業(yè)集體所有,任何

13、人不得占為己有,因此應集中管理檔案。 共同分享原則盡量減少檔案的復印份數(shù)及保管場所,提高檔案的保密系數(shù)和安全性,同時降低管理成本。 分類歸檔原則及時分類、整理、編輯與傳遞,科學歸檔保管,提高管理質(zhì)量與效率。,檔案管理的原則,一、文檔的收集與整理,檔案收集工作，就是把分散在各單位內(nèi)部職能部門和個人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項重要和基本的內(nèi)容。 文件與檔案的區(qū)別？文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。 檔案與資料的聯(lián)系與區(qū)別？直接記述和反映本單位/參考.綜合

14、管理公司綜合制度類檔案管理辦 法及實施細 則1.doc,1.文件 法定機關(guān)或組織按照一定的形式經(jīng)過一定的處理程序而形成的書面文字材料。 2.檔案 是一個單位在公務活動中形成的具有考查利用價值的歸檔集中保存起來的文件材料 (包括技術(shù)圖形、影片、照片等)。,文件與檔案區(qū)別,文件格式:標題、部門代號、年號和順序號。 正式格式:除綜合性的報告、總結(jié)外,一文一事。 文尾格式: 發(fā)文機關(guān)(落款或署名):對此文件負責的機 關(guān)、人、發(fā)文時間、最后發(fā)出時間。,文檔的格式,紙張要求:國際標準A4型紙(210*297)，張貼公文紙要求:公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為:37MM1MM;訂口(左白邊)為28MM1MM 排版要

15、求:正文大標題方正小仿宋20，正文用仿宋GB23123號字,一級標題黑體三號，二級標題GB楷體2312三號，頁碼宋體四號，段落格式23-30磅。 印裝要求:雙面印刷,頁碼套正,左側(cè)裝訂。,公文的格式要求,1、上級來文 2、本單位制發(fā)的文件 3、下屬單位來文、本單位或部門管理過程記錄文件或資料 1、文件材料要齊全、完整，準確反映本單位各項活動的歷史面貌。 2、文件材料的規(guī)格與字跡材料要求。 3、歸檔聲像材料的要求。,歸檔文件材料范圍,各類文件材料的歸檔要求,1、科研檔案歸檔時間：成果鑒定后三個月內(nèi)歸檔； 2、設備檔案歸檔時間：安裝調(diào)試完畢三個月內(nèi)歸檔； 3、基建檔案歸檔時間：各施工承包單位應在項

16、目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設單位歸檔； 4、會計檔案歸檔時間：隔年向檔案室移交； 5、業(yè)務檔案歸檔時間：由動態(tài)轉(zhuǎn)靜態(tài)后移交； 6、其他檔案歸檔時間：活動結(jié)束后歸檔。,歸檔時間：,二、歸檔文件的整理與編目,為了解決檔案的零亂狀態(tài)與系統(tǒng)查找的矛盾。就是把收集來的零散的不系統(tǒng)的文件材料進行分類、組合、排列和編目，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。 檔案整理就是按文件材料在來源、內(nèi)容、形式等方面的歷史聯(lián)系，對檔案進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編目的工作。 對歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編制目錄、裝盒，使之有序化一個的過程。,案卷的規(guī)范化整理與編目,調(diào)整 定

17、卷,卷內(nèi) 文件 排列,擬寫 案卷 題名,卷內(nèi) 文件 編號,填寫 文件 目錄,填卷 內(nèi)備 考表,填寫 案卷 封面,裝訂 案卷,編制 案卷 目錄,檔案的整理應該充分利用原有的整理基礎，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。,整理原則,整理方法 裝訂：按件裝訂 分類：年度-機構(gòu)（問題）-保管期限 編號：文件首頁上端加蓋歸檔章（全宗號、 年度、保管期限、件號) 編目：逐件編目 裝盒：按件號順序裝盒,收集,文件裝訂,文件分類,文件排列,編制歸檔號,編目,裝盒,檔案排架,檔案管理流程圖示二：,檔案如何分類管理,分類的一般方法有 A、時間分類法： 1)年度分類法 2)時期分類法 B、來源分類： 1)組織機

18、構(gòu)分類法 2)作者分類法 3)通訊者分類法,常用的檔案分類法：,檔案如何分類管理,C、內(nèi)容分類法 1)技術(shù)分類法 2)文書分類法 3)媒體分類法 D、形式分類法 1)按文件種類分類 2)按載體形態(tài)分類 3)按形狀規(guī)格分類,企業(yè)檔案分類方案,企業(yè)檔案分類方案,現(xiàn)代企業(yè)檔案管理形式,資料冊替換頁,規(guī)格：A4 尺寸：31027360,(1),檔案盒,材質(zhì)：紙質(zhì) 尺寸：30722030mm,就本公司人力資源而言：檔號 JW zH RD 2015 001-序號,檔案編目規(guī)則,年份,項目名稱,部門,公司名稱,.綜合管理公司綜合制度類檔案管理辦 法及實施細 則1.doc,歸檔文件的整理單位：以件為整理單位進

19、行文件級整理，就是將歸檔文件整理的基本單位還原到文件本身，從而達到簡化概念、簡化操作的目的。整理單位一般應為“自然件”，即單份文件為一“件”。 1、文件正本與定稿應作為一件； 2 、正文與附件為一件； 3、正文與文件處理單為一件； 4、原件與復制件（包括復印件以及抄件等）應作為一件； 5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 6、報表、名冊、圖冊等，應按照其本來的裝訂方式，一冊（本）為一件。,整理時應注意6點,檔案目錄建立,檔案目錄標準寫法,填寫案卷封面,檔號，機關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗號由檔案館賦予；目錄號是案卷目錄的編號；案卷號是案卷順序編號。,全宗名稱，即立檔單位名稱，全

20、稱或簡稱,類目名稱，全宗內(nèi)第一級類目名稱，機構(gòu)或問題,案卷題名,文件所屬的起止時間,保管期限,卷內(nèi)文件總頁數(shù),歸檔號，文書處理部門編制的案卷順序號,裝訂案卷,三孔一線,左齊,右齊,下齊,裝訂前去掉金屬物，對存在問題的文件做好補齊頁面、修復、折疊等工作。,卷內(nèi)文件目錄格式,3.1 目錄用紙幅面尺寸采用國內(nèi)通用16開型（即長寬為260mm185mm）或國際標準A4型（即長寬為297mm210mm）。 3.2 頁邊與文字區(qū)尺寸 卷內(nèi)目錄用紙上白邊（天頭）寬200.5mm 卷內(nèi)目錄用紙下白邊（地腳）寬150.5mm 卷內(nèi)目錄用紙左白邊（訂口）寬250.5mm 卷內(nèi)目錄用紙右白邊（翻口）寬150.5mm

21、,卷內(nèi)文件目錄,三、檔案保管,檔案保管是為了解決檔案的不斷毀損和需要長遠利用的矛盾。由于自然和社會的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務，就是克服與限制損毀檔案的各種因素，努力延長檔案的壽命，維護檔案的完整與安全。 以防為主，防治結(jié)合。 加強重點，照顧一般。 自力更生，勤儉節(jié)約。 立足長遠，保證當前。,檔案保管的基本要求,溫濕度控制/蟲霉防治與除塵/照明管理/防空氣染物/防磁/ 檔案保管狀況檢查/防水/防火,四、檔案鑒定,檔案鑒定工作，是為了解決檔案龐雜和只需要保存有價值的檔案的矛盾。就是根據(jù)檔案對今后各方面可能起的作用，通過甄別檔案的價值，確定期

22、保管期限，把已失去價值的檔案剔除銷毀。（簡略介紹）,五、檔案統(tǒng)計,檔案的統(tǒng)計工作，是為了解決數(shù)量不清與要求心中有數(shù)的矛盾。就是通過以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。做到合理規(guī)劃。 通常的項目有：卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄，檔案收進、移出登記簿，全宗名冊或全宗目錄，全宗單，檔案目錄登記簿，檔案利用與效果登記簿等。原始登記是統(tǒng)計調(diào)查的基礎，各檔案館(室)的原始登記與各級檔案部門的統(tǒng)計工作相互結(jié)合，即形成檔案統(tǒng)計網(wǎng)絡。,六、檔案檢索,檔案檢索工具是記錄、查找、報道檔案材料的手段，管理和利用檔案的工具。檔案檢索工具的種類很多，可按編制方法、信息處理手段、收錄材料范圍、作用等不同的標準進行分類。按編制方法可分為目錄、索引、指南。檔案目錄是由許多條目組成的有機體，也是檔案館(室)檢索體系的主要部分。常用的有分類目錄、專題目錄、全宗文件目錄、案卷目錄等。索引是將檔案中的各種事物名稱、檔號或存址等，按照一定順序加以編排的一種檢索工具，如人名索引、地名索引、文號索引。指南是以文字敘述的方法，綜