1、政府常務(wù)會(huì)議辦公室會(huì)務(wù)精要政府常務(wù)會(huì)議辦公室會(huì)務(wù)精要 政府常務(wù)會(huì)議是政府最高行政決策性會(huì)議。會(huì)務(wù)工作的水平直接影響到政府決策及其落實(shí)的質(zhì)量。通過(guò)多年實(shí)踐我們體會(huì)到，要提高政府常務(wù)會(huì)議的辦會(huì)質(zhì)量，必須著重抓好三個(gè)環(huán)節(jié)。 一、把握三要點(diǎn)，譜好會(huì)前曲 會(huì)前準(zhǔn)備工作是否充分，是決定會(huì)議是否成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此，為了確保會(huì)前準(zhǔn)備工作嚴(yán)謹(jǐn)周全，超前主動(dòng)，不出紕漏，必須牢牢把握三個(gè)要點(diǎn)。 (一)制定方案，要周密詳細(xì)。會(huì)前準(zhǔn)備工作主要涉及到收集議題、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽、議題把關(guān)、會(huì)議通知、收集參會(huì)名單、制定議程、材料準(zhǔn)備等多項(xiàng)工作，每一項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)、每一項(xiàng)具體工作都嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。會(huì)議方案主要內(nèi)容包括會(huì)議名稱、時(shí)

2、間、地點(diǎn)、主持、出席、列席、請(qǐng)假、議題(名稱、匯報(bào)人、匯報(bào)時(shí)間)、固定列席單位及人員、議題列席單位及人員等。在編排議程時(shí)，主要是根據(jù)議題內(nèi)容、性質(zhì)、急緩程度等因素安排議題討論順序。 (二)分工落實(shí)，要準(zhǔn)確高效。會(huì)議籌備環(huán)節(jié)繁多，工作瑣碎，需要會(huì)務(wù)人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，扎實(shí)細(xì)致，責(zé)任到人，避免沒(méi)有頭緒、工作混亂。會(huì)務(wù)人員在會(huì)前要安排專人負(fù)責(zé)擬寫擬定審議提綱、下發(fā)會(huì)議通知、催促材料印制等工作，特別是要準(zhǔn)確收集參會(huì)人員情況，及時(shí)做好相應(yīng)準(zhǔn)備。認(rèn)真做好會(huì)場(chǎng)布置工作，提前組織好設(shè)備維護(hù)人員和茶水服務(wù)人員，保證會(huì)議期間及時(shí)到位。在會(huì)議召開(kāi)前，提前半天通知會(huì)議中心管理員調(diào)試燈光、音響、空調(diào)、麥克風(fēng)、投影等儀器設(shè)備，

3、提前通知服務(wù)員準(zhǔn)備好茶水，仔細(xì)檢查會(huì)議室桌椅，以免臨時(shí)出現(xiàn)差錯(cuò)。 (三)會(huì)前檢查，要嚴(yán)格細(xì)致。會(huì)議籌備必須環(huán)環(huán)相扣，反復(fù)檢査，不得有任何失誤或疏漏。會(huì)務(wù)人員要在會(huì)前對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)做全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，做到防患于未然。在會(huì)前1小時(shí)，重點(diǎn)檢查領(lǐng)導(dǎo)材料、座牌順序、會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、空調(diào)音響、時(shí)鐘調(diào)校等細(xì)節(jié)。會(huì)議材料要按照會(huì)議議題單、匯報(bào)材料的順序擺放，在桌面上擺放位置要統(tǒng)一、規(guī)范、對(duì)齊。會(huì)場(chǎng)布置注意檢查主持人面對(duì)投影幕布而坐，匯報(bào)人正對(duì)主持人而坐，其他單位按先左后右依次安排座位。 需要注意的幾個(gè)問(wèn)題 1.會(huì)前協(xié)商是否充分。特別注意議題涉及相關(guān)部門、單位的內(nèi)容是否會(huì)商并形成一致意見(jiàn)，上會(huì)依據(jù)、利弊分析、

4、效果預(yù)期、措施建議是否充分合理，解決方案是否符合有關(guān)政策、法規(guī)，有無(wú)漏商情況。所以一定要把好關(guān)口，不該上的堅(jiān)決不上，不成熟的一律不上，避免非特殊緊急事項(xiàng)臨時(shí)動(dòng)議上會(huì)，造成分歧意見(jiàn)大、議而不決的情況，甚至造成較高的決策風(fēng)險(xiǎn)。在日常工作中，這個(gè)會(huì)前協(xié)商環(huán)節(jié)很重要但又最容易被忽視，會(huì)前議題不成熟、協(xié)商不到位甚至臨時(shí)動(dòng)議的情況時(shí)有發(fā)生，直接影響到議題能否順利過(guò)會(huì)。 2.審批單填寫是否規(guī)范。議題審批單是確定上會(huì)事項(xiàng)在正式上會(huì)前的再審流程單，包括審議的主要事項(xiàng)、會(huì)前協(xié)商的主要過(guò)程，以及從申報(bào)部門到辦公室再到區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)的審批流程，其目的是確保議題絕對(duì)成熟、協(xié)商絕對(duì)充分、審核絕對(duì)到位。但在實(shí)際工作中，往往未引

5、起足夠重視，簡(jiǎn)單簽字畫押，造成遺漏和疏忽。另外還要特別注意議題單上議題名稱與匯報(bào)材料標(biāo)題不一致，填寫的列席人員不準(zhǔn)確或有遺漏等情況，避免會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)到的列席單位不在會(huì)場(chǎng)。 3.材料把關(guān)是否認(rèn)真。匯報(bào)材料是指對(duì)會(huì)議文件內(nèi)容的濃縮和必要的補(bǔ)充說(shuō)明，一般是由議題申報(bào)單位起草送審和印制。因此，辦公室經(jīng)辦人員在審核把關(guān)時(shí)往往容易忽略，造成上會(huì)材料格式不規(guī)范、文字不流暢，表述不準(zhǔn)確，有錯(cuò)字、漏字、錯(cuò)頁(yè)等現(xiàn)象，經(jīng)辦人員需對(duì)各上會(huì)議題材料認(rèn)真把關(guān)，仔細(xì)校對(duì)，確保上會(huì)的材料格式規(guī)范、表述準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明扼要。 二、搞好三服務(wù)，唱好會(huì)中戲 會(huì)中是從參會(huì)人員入場(chǎng)至?xí)h結(jié)束的時(shí)間階段。這一段作為會(huì)務(wù)服務(wù)的重頭戲，從地點(diǎn)上分為

6、場(chǎng)前、場(chǎng)內(nèi)、場(chǎng)后服務(wù)三個(gè)部分。 (一)超前主動(dòng)，做好場(chǎng)前服務(wù)。場(chǎng)前服務(wù)主要包括會(huì)議簽到、會(huì)議接待、引導(dǎo)入座、核對(duì)與會(huì)人員、提醒人員參會(huì)、會(huì)議材料分發(fā)等工作。會(huì)務(wù)人員要專人負(fù)責(zé)招呼參會(huì)人員在侯會(huì)室休息等候，及時(shí)引導(dǎo)議題列席人員入場(chǎng)就座，隨時(shí)統(tǒng)計(jì)到場(chǎng)人員人數(shù)以備領(lǐng)導(dǎo)查詢，提前15分鐘提醒未到場(chǎng)人員參會(huì)。根據(jù)議題順序，通知參會(huì)人員依次匯報(bào)或列席，注意分發(fā)列席人員會(huì)議材料。 (二)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，搞好場(chǎng)內(nèi)服務(wù) 1.做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議內(nèi)容最直接、最初始的反映。它的內(nèi)容比較口語(yǔ)化，強(qiáng)調(diào)的是原汁原味、真實(shí)客觀，但卻是字字千鈞，是會(huì)議重要成果之一，是具有法律效力的文本。因此，要安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，書(shū)面

7、記錄力求確保內(nèi)容完整、邏輯嚴(yán)密、筆跡清晰、整體美觀、有據(jù)可查，主要觀點(diǎn)和內(nèi)容不錯(cuò)記、漏記。 2.謹(jǐn)慎會(huì)議報(bào)道。會(huì)議召開(kāi)時(shí)，要根據(jù)會(huì)議審議情況，把握好哪些議題需要作為重點(diǎn)報(bào)道，哪些議題不作報(bào)道或簡(jiǎn)略報(bào)道，由會(huì)務(wù)人員提前與有關(guān)新聞單位溝通，注意結(jié)合會(huì)議性質(zhì)，通過(guò)電視、報(bào)紙等形式對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行選擇性的宣傳報(bào)道。 3.維持會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)場(chǎng)內(nèi)，注意提醒與會(huì)人員遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，不得在會(huì)場(chǎng)上使用通信工具和錄音錄像設(shè)備，不得隨意走動(dòng)或出入會(huì)場(chǎng)。妥善處理提醒參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言未開(kāi)啟麥克風(fēng)、匯報(bào)人超出匯報(bào)時(shí)間、燈光音響設(shè)備故障排除等情況。 (三)密切協(xié)作，抓好場(chǎng)后服務(wù)。場(chǎng)后服務(wù)主要包括場(chǎng)外安全保衛(wèi)、有效處理其他突發(fā)情況等工

8、作。會(huì)議進(jìn)行中，注意防止與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，或在會(huì)場(chǎng)附近逗留、喧嘩，確需向參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送緊急文件或會(huì)議材料的，應(yīng)通過(guò)會(huì)務(wù)人員傳送。如發(fā)生混亂等意外情況，要及時(shí)制止和調(diào)停。遇到其他突發(fā)事件，應(yīng)靈活應(yīng)對(duì)，及時(shí)請(qǐng)示。 需要注意的幾個(gè)問(wèn)題 1.注重會(huì)議的嚴(yán)肅性。會(huì)務(wù)人員應(yīng)精心策劃、認(rèn)真組織議題匯報(bào)順序。提前檢查第一議題出列席人員到會(huì)情況，促請(qǐng)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，特別注意參會(huì)人員變更情況和因故不能及時(shí)參會(huì)的情況，并將有關(guān)情況匯總后及時(shí)報(bào)告會(huì)議主持人。 2.注重會(huì)議的緊湊性。在議題轉(zhuǎn)換時(shí)，會(huì)務(wù)人員要及時(shí)清場(chǎng)，并通知侯會(huì)人員迅速、安靜地進(jìn)入會(huì)議室，發(fā)放有關(guān)會(huì)議材料，保證會(huì)議組織的連貫性、緊湊性，

9、同時(shí)提醒與會(huì)人員遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉通訊工具。 3.注重會(huì)議的時(shí)效性。提醒匯報(bào)人提前做好匯報(bào)準(zhǔn)備，按議題匯報(bào)材料作簡(jiǎn)要匯報(bào)。匯報(bào)發(fā)言要開(kāi)門見(jiàn)山，言簡(jiǎn)意賅，匯報(bào)時(shí)間原則上控制在10分鐘內(nèi)，議題內(nèi)容較復(fù)雜的不超過(guò)15分鐘。會(huì)議討論期間，與會(huì)人員發(fā)表意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)把握重點(diǎn)，簡(jiǎn)明扼要。特別要提醒出席會(huì)議的區(qū)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言時(shí)使用話筒。 三、堅(jiān)持三件事，彈好會(huì)后琴 會(huì)后工作是保證會(huì)議達(dá)到預(yù)期目的的重要一環(huán)，也是最容易讓人松懈、容易失誤的一環(huán)。一次成功的會(huì)議，不僅要求有充分的會(huì)前準(zhǔn)備，周到的會(huì)中服務(wù)，而且要求有高質(zhì)量的會(huì)后工作，三者缺一不可。會(huì)后工作，主要是抓好三件事： (一)善始善終，做好會(huì)后工作。會(huì)后工作主要有回收

10、會(huì)議資料、整理會(huì)議記錄、起草會(huì)議紀(jì)要、報(bào)常委會(huì)議題、審核新聞稿件、會(huì)議材料歸檔等。對(duì)會(huì)議的記錄、整理、新聞發(fā)布工作，每次明確專人負(fù)責(zé)，做好全程記錄，并及時(shí)整理完善相關(guān)內(nèi)容。 (二)查漏補(bǔ)缺，及時(shí)會(huì)后總結(jié)。會(huì)議結(jié)束后及時(shí)召開(kāi)會(huì)務(wù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)會(huì)，由辦公室分管副主任主持，召集會(huì)務(wù)工作人員交流情況，認(rèn)真總結(jié)，找出問(wèn)題，立即整改，防止同樣的錯(cuò)誤重復(fù)發(fā)生。 (三)力求實(shí)效，抓好會(huì)后督查。會(huì)后督促檢查工作，是狠抓工作落實(shí)、確保政令暢通的重要途徑。會(huì)議結(jié)束后，由區(qū)政府督查室根據(jù)會(huì)議決定事項(xiàng)及時(shí)分解立項(xiàng)，明確責(zé)任單位，搞好情況跟蹤，加強(qiáng)督查催辦，確保會(huì)議有始有終，推動(dòng)決策落實(shí)。 需要注意的幾個(gè)問(wèn)題 1.重視資料會(huì)后回收。會(huì)議結(jié)束后要注意及時(shí)清理和收拾會(huì)場(chǎng)，仔細(xì)整理會(huì)議文件和貴重物料。要安排工作人員對(duì)會(huì)議資料立即回收，需要銷毀應(yīng)立即銷毀。會(huì)議所用辦公用品盡可能不浪費(fèi)，回收下次再用。 2.重視領(lǐng)導(dǎo)審批制度。對(duì)會(huì)議文件、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議新聞等材料的印發(fā)工作，要堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)審批制度，確保內(nèi)容達(dá)到紀(jì)實(shí)、扼要、符合行文程序，無(wú)負(fù)面效應(yīng)。會(huì)議紀(jì)要原則上在會(huì)議當(dāng)天完成初稿，經(jīng)辦公室分管副主任、主任和常務(wù)副區(qū)長(zhǎng)審核后，送區(qū)長(zhǎng)簽發(fā)。涉及法律法規(guī)事