1、.,青島拜登酒店管理有限公司費用報銷管理制度,財務部 2013年5月,.,前 言,在日常工作中，部分員工對財務知識比較欠缺，對公司財務報銷流程及報銷規(guī)定不太了解，出現(xiàn)報銷單據(jù)不規(guī)范、報銷內(nèi)容不明確等情況，給公司財務部及相關部門工作帶來不必要困擾。,.,目 錄,.,4,先審批后支出原則,誰批準誰負原則,手續(xù)完整原則,即時清結原則,M1,M2,M4,M3,費用報銷四大原則,.,5,讓我們來看看這幾個原則分別是什么意思,凡支出項目均需事先申請經(jīng)批準后才可支出；沒有申請或未經(jīng)批準的費用不得支出。,審核人、批準人要對由本人審核、批準支付的費用支出負責任。,凡借用公款者，前帳不清、后款不借。,報銷必須有經(jīng)

2、辦人、規(guī)定各級審核人及審批人的親筆簽名，財務不得受理手續(xù)不全的報銷單據(jù)。,先審批后支出原則,誰審批誰負責原則,即時清結原則,手續(xù)完整原則,.,6,目 錄,.,7,借款流程,.,8,審批流程主要是這樣的：,根據(jù)職責、權限和相應程序?qū)χЦ渡暾堖M行審批。,審核各項手續(xù)是否齊全、報銷標準是否合規(guī)、金額計算是否有誤、報銷單據(jù)是否合法、有效，是否有預算。,審核真實性、合理性 審核是否符合合同或協(xié)議 資金該不該支付 用什么方式支付等。,正確填寫，并自我檢查是否符合合同或協(xié)議、公司制度要求。,.,9,目 錄,.,10,因公出差的員工必須事先填寫“出差申請單”，注明出差隨同人員、時間、地點、事由、天數(shù)、所需資金

3、，經(jīng)部門負責人、公司負責人審批簽字。 出差人員借款需持批準后的“出差申請單”填寫“借款申請單”，由部門負責人批準，公司負責人審批，財務負責人核準后方可借款，原則上前次出差沒有報銷，本次出差不予借款。 凡與原“出差申請單”規(guī)定的地點、天數(shù)、人數(shù)、交通工具不符的差旅費不予報銷，因特殊原因或情況變化需改變路線、增加天數(shù)、人數(shù)、改乘交通工具需經(jīng)部門負責人、公司負責人簽署意見后方可報銷。 出差期間發(fā)生的共同費用報銷，報銷單需有同行人員簽名確認。 出差人員應在回公司后三個工作日內(nèi)辦理報銷事宜，根據(jù)差旅費標準填寫“費用報銷單”，后附“出差申請單”，執(zhí)行費用報銷流程。,差旅費報銷流程,.,11,住宿費報銷時必

4、須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，差額不予補償，超出住宿標準部分由出差人自行承擔。 報銷天數(shù)按照交通工具出發(fā)時間到返回時間計算，12點之前出發(fā)及12點之后返回按一天計算，反之則按半天計算。 伙食和交通補助依據(jù)實際出差天數(shù)憑相應發(fā)票結算，原則上采用額度內(nèi)實報實銷形式，特殊情況需要上報公司負責人審批。 出差期間招待客戶需要事先經(jīng)公司負責人同意后方可報銷招待費，回來后補辦招待申請程序。 出差期間因公招待客人、其招待費已報銷的，應扣除招待當天對應的伙食補貼。 不得因私事或借故延長出差時間，否則不予報銷差旅費外并依情節(jié)按照公司懲罰制度論處。,差旅費報銷流程（續(xù)）,.,12,目 錄,.,13,

5、發(fā)票相關法規(guī)及制度宣講,1、中華人民共和國發(fā)票管理辦法第二十二條及實施細則規(guī)定：不符合規(guī)定的發(fā)票（指開具或取得的發(fā)票應經(jīng)而未經(jīng)稅務機關監(jiān)制、偽造，或填寫項目不齊全、內(nèi)容不真實，字跡不清楚，沒有加蓋發(fā)票專用章，作廢以及其他不符合稅務機關規(guī)定的發(fā)票），不得作為財務報銷憑證，任何單位和個人有權拒收。 2、員工應履行的責任為“財務事項發(fā)生后按票據(jù)管理規(guī)定索取真實、合法、有效的票據(jù)”； 3、“報銷人對報銷的費用及支付的款項真實性、合法合規(guī)性、合理性、準確性負責”。 4、公司全體員工應取得真實、合法的票據(jù)。,.,14,內(nèi)容真實； 填寫完整； 數(shù)字明晰； 蓋章清楚； 數(shù)量、單價的乘積要和金額相符 金額的大小

6、寫須一致； 單位名稱必須是“青島拜登酒店管理有限公司”，不要簡化或其他名稱,取得發(fā)票注意事項,.,15,虛假或無效發(fā)票的識別方法,虛假發(fā)票以定額發(fā)票、手寫發(fā)票居多。 貿(mào)易公司、茶葉店提供虛假發(fā)票的情況較多。 以下是一些識別虛假或無效發(fā)票的方法：,相關人員在取得發(fā)票時就需要辨別發(fā)票的真?zhèn)渭坝行?，避免事后查出是假票再進行更換，造成相關成本的增加。,.,16,發(fā)票要素不全、錯誤或涂改的發(fā)票無效； 發(fā)票要素包括：開票單位發(fā)票專用章、抬頭、開票日期、商品名稱、數(shù)量、單價、金額、規(guī)格、型號、大小寫（是否一致）、開票人、稅務監(jiān)制章等。 自帶復寫發(fā)票：定額及機打發(fā)票除外；如為剪貼式發(fā)票，注意剪貼金額是否正確

7、，且必須保留所在位數(shù)字樣（如：發(fā)票為萬元版，所報金額為4000元，則發(fā)票剪切后應為萬、肆仟、佰、拾，而不是只有肆仟字樣），否則發(fā)票無效；,虛假或無效發(fā)票的識別方法,.,17,開票單位蓋章必須為發(fā)票專用章；加蓋的發(fā)票專用章不得壓到稅務監(jiān)制章,如兩章有重合不予報銷;發(fā)票上的收款單位或收款人名稱必須與發(fā)票上的發(fā)票專用章相符； 若為地稅代開發(fā)票必須加蓋稅務局章； 對于經(jīng)營范圍與報銷內(nèi)容可能不相符的發(fā)票需附開具單位營業(yè)執(zhí)照復印件.如“XX貿(mào)易公司”開具廣告費用發(fā)票,則其營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍中要有該項內(nèi)容； 發(fā)票內(nèi)容不能太籠統(tǒng)，如食品、辦公用品、勞保用品等(附有蓋有發(fā)票專用章的銷售貨物或提供應稅勞務清單的除外

8、）,虛假或無效發(fā)票的識別方法,.,18,白條、存根聯(lián)、發(fā)貨聯(lián)、記帳聯(lián)不能作報銷單據(jù),公務中因個人原因違章的罰款單據(jù)不予報銷.,辦公用品、日用品、裝修材料等須附清單，清單上蓋章必須與發(fā)票上一致。,票據(jù)注意事項,.,19,1.關于增值稅發(fā)票的取得：公司自用的辦公用品、禮品、汽油票等，不要求必須取得增值稅發(fā)票。 2.關于發(fā)票抬頭：凡提交財務的報銷單據(jù)必須由對方單位一次性開具，改填、補填的發(fā)票一律不予報銷。 3.關于發(fā)票丟失：請所有員工妥善保存取得的原始單據(jù)，發(fā)生發(fā)票丟失的，無論任何人簽字，財務一律不予報銷。 4.關于發(fā)票替代：不允許任何形式的以辦公用品、出租車票、油票或其他任何發(fā)票替代勞務費、員工補

9、助等行為。,發(fā)票管理,.,20,報銷提交要求,住外辦事處： 每月2日之前，填寫差旅費用報銷表，提交給總公司督導，給行政的報銷與報給我們的報銷請保持一致 每月5日之前，將報銷票據(jù)，寄往總公司。 截止接收發(fā)票日期為每月31日，之后寄來的發(fā)票，會根據(jù)當月的實際情況，可能將延至次月報銷 每月6日之前我們會對合格的發(fā)票進行報銷,.,21,用款申請單的填寫,營銷部,楊艷,現(xiàn)金,XX地方出差費用,1000.00, 壹 零 零 零 零 零,部門總監(jiān),2013 5 10,.,22,差旅費報銷單的填寫,楊艷,與客戶談業(yè)務,5 11,武昌,深圳,火車,300,12 12,5 13,深圳,12 14,武昌,火車,30

10、0,2013 5 15,人民幣壹仟貳佰元整,600.00,1000.00,400.00,7,營銷部,.,23,費用報銷單的填寫,楊艷,2013 5 15,營銷部,5,招待費,200000,200000, 貳 零 零 零 零,.,餐費、住宿費、交通費,營銷部,2013 5 15,￥1000,壹 零 零 零 零 零,楊艷,總監(jiān),公司報銷憑證的填寫,.,25,書寫注意事項,藍黑色水筆,“整” 的寫法,“整” 的寫法,必須手工簽字（藍黑色水筆），不可以使用簽名章（在公司有備案除外）、圓珠筆或鉛筆填寫,中文大寫金額數(shù)字到“元”為止的，在“元”之后，應寫“整”（或“正”）,在“角”之后可以不寫“整”（或“

11、正”）字。大寫金額數(shù)字有分的，分后面不得寫整（或正）字,.,26,將發(fā)票、收據(jù)整理分類，將車票及發(fā)票一律用膠水整齊粘貼在粘貼單內(nèi)，不能使用訂書機，注明張數(shù)，金額。 交通票據(jù)等小票據(jù)的粘貼范圍以粘貼單大小為界，須緊粘貼單頂界和右界從左往右橫向粘貼。 原始票據(jù)必須按不同類別，分門別類進行粘貼，不能混合粘貼. 票據(jù)有金額的一面朝上。,票據(jù)粘貼時請注意,.,27,發(fā)票注意事項,發(fā)票名頭一定要開“青島拜登酒店管理有限公司”否則就是廢票，無法進行報銷 餐費發(fā)票不可代替交通費、住宿費以及長途車費的發(fā)票 交通費、住宿費以及長途車費的發(fā)票可以代替餐費發(fā)票 加油站的發(fā)票不可以用于報銷，發(fā)票不得連號,.,28,名詞

12、解釋,交通費： 泛指短途車票，（即出租車票、地鐵發(fā)票、公交車票等） 長途車票： 泛指出差中產(chǎn)生的交通費（飛機票、船票、火車票等） 餐費： 泛指用餐時產(chǎn)生的費用 住宿費： 泛指出差時所產(chǎn)生的住宿費用,.,29,單據(jù)提交要求,提交的報銷單需填寫公司內(nèi)部的 發(fā)票需粘貼在原始憑證粘貼表上（或打印原始憑證粘貼單，或使用長為24.2cm 寬為12.6cm的白紙粘貼發(fā)票)。 報銷單必須用簽字筆填寫。填寫項目必須清晰（請用楷體字填寫），不得涂改 。 將已填寫完畢的報銷單，粘貼在已貼好發(fā)票的原始憑證粘貼單上。將左面對齊粘貼。 每份原始憑證粘貼單對應一張報銷單,.,30,報銷憑證票據(jù)粘貼方法,票據(jù)較多時，票據(jù)按票面金額、紙張的大小依次從右向左粘貼在粘貼單上。,1,2,3,提示：粘貼好的票據(jù)附