1、第2章 數(shù)據(jù)庫的操作和管理,第2章 數(shù)據(jù)庫的操作和管理,實(shí)訓(xùn)概要： 數(shù)據(jù)是信息的載體，而數(shù)據(jù)庫是存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的場所。為了更好的利用信息，數(shù)據(jù)庫的管理必不可少。利用數(shù)據(jù)庫對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，可以盡可能地降低數(shù)據(jù)重復(fù)存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。通過本章實(shí)訓(xùn)，讀者能夠用Access向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)和連接外部數(shù)據(jù)，并能對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行常規(guī)管理，包括它的壓縮修復(fù)數(shù)據(jù)庫，拆分?jǐn)?shù)據(jù)庫，和轉(zhuǎn)化數(shù)據(jù)庫，并能對(duì)Access的安全性有所了解，能對(duì)其進(jìn)行安全設(shè)置。,2.1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫,2.1.1使用“數(shù)據(jù)庫向?qū)А眲?chuàng)建數(shù)據(jù)庫,Microsoft Access 提供創(chuàng)建 Access數(shù)據(jù)庫的方法無外乎兩種，一種是用“數(shù)據(jù)庫向?qū)?/p>

2、”，僅一次操作即可為所選數(shù)據(jù)庫類型創(chuàng)建必要的表、窗體及報(bào)表，這是開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的最簡單的方法，由向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫雖然迅速，卻往往不能完全滿足用戶的要求；也可以先創(chuàng)建一個(gè)空數(shù)據(jù)庫，然后再添加表、窗體、報(bào)表及其他對(duì)象，這是最靈活的方法，但需要分別定義每一個(gè)數(shù)據(jù)庫對(duì)象。無論哪一種方法，在數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建之后，都可以隨時(shí)修改或擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫。,使用“數(shù)據(jù)庫向?qū)А眲?chuàng)建數(shù)據(jù)庫操作方法： 啟動(dòng)Access2002，單擊工具欄上的“新建”； 在“新建文件”任務(wù)窗格中的“根據(jù)模板新建”下，單擊“通用模板”。如圖2.1 所示；,圖2.1 模板對(duì)話框,在“數(shù)據(jù)庫”選項(xiàng)卡上，單擊要?jiǎng)?chuàng)建的數(shù)據(jù)庫類型的圖標(biāo)，如“資源調(diào)度”,然后單擊

3、“確定”，進(jìn)入“文件新建數(shù)據(jù)庫”對(duì)話框； 在“文件新建數(shù)據(jù)庫”對(duì)話框中，指定數(shù)據(jù)庫的名稱和位置，如圖2.2所示；,圖2.2 數(shù)據(jù)庫保存對(duì)話框,然后單擊“創(chuàng)建”，進(jìn)入“數(shù)據(jù)庫向?qū)?duì)話框”之一，如所示；,圖2.3“數(shù)據(jù)庫向?qū)?duì)話框”之一,單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“數(shù)據(jù)庫向?qū)?duì)話框”之二，如圖2.4 所示；,圖2.4“數(shù)據(jù)庫向?qū)?duì)話框”之二,在“數(shù)據(jù)庫對(duì)話框”之二中進(jìn)行數(shù)據(jù)庫表的字段的選擇，選擇后再單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“數(shù)據(jù)庫向?qū)?duì)話框”之三，如圖2.5所示；,圖2.5“數(shù)據(jù)庫向?qū)?duì)話框”之三,在“數(shù)據(jù)庫向?qū)?duì)話框”之三中確定屏幕顯示樣式，單擊“下一步”按鈕進(jìn)入“數(shù)據(jù)庫向?qū)?duì)話框”之四，如圖2.

4、6所示；,圖2.6 “數(shù)據(jù)庫向?qū)?duì)話框”之四,在“數(shù)據(jù)庫向?qū)?duì)話框”之四中確定打印報(bào)表選用的樣式，單擊“下一步”按鈕進(jìn)入“數(shù)據(jù)庫向?qū)А爸?，如圖2.7所示；,圖2.7“數(shù)據(jù)庫向?qū)А爸?在“數(shù)據(jù)庫向?qū)А爸逯休斎胫付〝?shù)據(jù)庫標(biāo)題“資源調(diào)度”，單擊“下一步”進(jìn)入“數(shù)據(jù)庫向?qū)А敝鐖D2.8所示；,圖2.8“數(shù)據(jù)庫向?qū)А爸?在“數(shù)據(jù)庫向?qū)А敝校瑢ⅰ笆堑?，啟?dòng)數(shù)據(jù)庫”前的復(fù)選框選中，單擊“完成”按鈕，數(shù)據(jù)庫將按剛才的向?qū)нM(jìn)行創(chuàng)建并打開，數(shù)據(jù)庫所對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫子窗口，如圖2.9所示。,圖2.9數(shù)據(jù)庫子窗口,至此由向?qū)?chuàng)建的數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建結(jié)束，讀者可以打開創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫查看一下數(shù)據(jù)庫對(duì)象，也可以按上述方法

5、創(chuàng)建另外的數(shù)據(jù)庫。,注意：在使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫的過程中，讀者可以隨時(shí)按“完成”按鈕來接受默認(rèn)的選項(xiàng)結(jié)束創(chuàng)建過程，當(dāng)然也可以選擇“上一步”來修改自己以前的選擇。,2.1.2 導(dǎo)入外部數(shù)據(jù),在Access2002中有兩種從外部獲取數(shù)據(jù)的方法：導(dǎo)入和鏈接。這些外部數(shù)據(jù)源可以是Access數(shù)據(jù)庫、文本文件夾、Excel、FoxPro、SQL Server數(shù)據(jù)庫等，當(dāng)我們建立了一個(gè)空的數(shù)據(jù)庫后，如果外部數(shù)據(jù)已存在，就可以利用Access的導(dǎo)入功能創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫對(duì)象了。,操作方法： 首先創(chuàng)建一個(gè)新的空數(shù)據(jù)庫，命名為“迷你超市業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)”； 在Access2002“文件”菜單中選擇“獲取外部數(shù)據(jù)”命令，在

6、“獲取外部數(shù)據(jù)”的子菜單中選擇“導(dǎo)入”命令，則會(huì)打開導(dǎo)入對(duì)話框；,選中外部數(shù)據(jù)文件名，單擊“導(dǎo)入”，系統(tǒng)會(huì)彈出“導(dǎo)入對(duì)象”對(duì)話框，如圖2.10所示；,圖2.10“導(dǎo)入對(duì)象”對(duì)話框,在“導(dǎo)入對(duì)象”對(duì)話框的各個(gè)選項(xiàng)卡中選中需要導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫對(duì)象名，這兒我們先擇“表”選項(xiàng)，然后選中要導(dǎo)入的表，之后單擊“確定”即可； 導(dǎo)入表成功后的數(shù)據(jù)庫子窗口，如圖2.11所示；,圖2.11 導(dǎo)入成功后的數(shù)據(jù)庫子窗口,2.1.3 鏈接外部數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)庫中的表除了可以通過創(chuàng)建表和導(dǎo)入表來增加表外，還可以通過鏈接來實(shí)現(xiàn)。表的鏈接與表的導(dǎo)入創(chuàng)建類似。,操作方法： 打開上述實(shí)訓(xùn)中創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫“迷你超市業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)”； 在Acc

7、ess2002“文件”菜單中選擇“獲取外部數(shù)據(jù)”命令，在“獲取外部數(shù)據(jù)”的子菜單中選擇“鏈接表”命令，則會(huì)打開鏈接表對(duì)話框； 選中外部數(shù)據(jù)文件名，單擊“鏈接”按鈕，系統(tǒng)會(huì)彈出“鏈接表”對(duì)話框，如圖2.12所示；,選中外部數(shù)據(jù)文件名，單擊“鏈接”按鈕，系統(tǒng)會(huì)彈出“鏈接表”對(duì)話框，如圖2.12所示；,圖2.12 “鏈接表”對(duì)話框,如果鏈接表成功后，數(shù)據(jù)庫表對(duì)象窗口，如圖2.13所示。,圖2.13 鏈接表成功后數(shù)據(jù)庫子窗口,在數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)的使用過程中，要保證數(shù)據(jù)的正確性、一致性，并使數(shù)據(jù)及時(shí)得到更新，數(shù)據(jù)庫的管理是至關(guān)重要的。,2.2 數(shù)據(jù)庫的管理,2.2.1 壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫,如果對(duì)數(shù)據(jù)庫頻繁執(zhí)

8、行刪除表和添加表操作，則數(shù)據(jù)庫的存儲(chǔ)空間可能會(huì)存在碎片，為了有效地利用磁盤空間，壓縮數(shù)據(jù)庫可以備份數(shù)據(jù)庫、重新安排數(shù)據(jù)庫文件在 磁盤中保存的位置，并可以釋放部分磁盤空間。 如果要壓縮當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫，首先單擊“工具”菜單，然后選擇“數(shù)據(jù)庫實(shí)用工具”下“壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫”命令即可。,如果要壓縮Access2002未打開的數(shù)據(jù)庫，操作方法： 關(guān)閉當(dāng)前打開的數(shù)據(jù)庫“迷你超市業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)”； 單擊“工具”菜單，然后選擇“數(shù)據(jù)庫實(shí)用工具”下“壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫”命令，打開“壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫來源”對(duì)話框，如圖2.14所示；,圖2.15“壓縮數(shù)據(jù)庫為”對(duì)話框,在對(duì)話框中選擇要壓縮的數(shù)據(jù)庫，單擊“壓縮”按鈕，打

9、開“壓縮數(shù)據(jù)庫”對(duì)話框，如圖2.15所示；,圖2.14“壓縮數(shù)據(jù)庫來源”對(duì)話框,在“文件名”框中輸入要壓縮的數(shù)據(jù)庫名稱“迷你超市”，最后單擊“保存”按鈕，即開始?jí)嚎s和修復(fù)數(shù)據(jù)庫。,注意：如果從有自動(dòng)編號(hào)字段的表的結(jié)尾刪除記錄，當(dāng)壓縮數(shù)據(jù)庫時(shí)，Access 2002將下一條添加記錄的自動(dòng)編號(hào)值重新設(shè)置為比最后一條未刪除的自動(dòng)編號(hào)值多1，保存自動(dòng)編號(hào)的連續(xù)性。,當(dāng)讀者把已經(jīng)完成的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)共享給網(wǎng)絡(luò)上的其他用戶時(shí),會(huì)發(fā)現(xiàn)用戶要想訪問數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)時(shí)，必須要把所需要的表、窗體、查詢報(bào)表等數(shù)據(jù)庫對(duì)象都拷貝到自己的計(jì)算機(jī)中，這樣很不方便?！皵?shù)據(jù)庫拆分”可以把數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)一分為二，將數(shù)據(jù)庫部分放在后

10、端數(shù)據(jù)庫服務(wù)器上，而前端的操作界面（如窗體和報(bào)表等）放在每一個(gè)想使用這個(gè)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)上，這樣用戶在自己的計(jì)算機(jī)上安營扎寨操縱界面而數(shù)據(jù)庫服務(wù)器負(fù)責(zé)傳輸數(shù)據(jù)，就構(gòu)成一個(gè)“客戶/服務(wù)器”應(yīng)用。,2.2.2 拆分?jǐn)?shù)據(jù)庫,操作方法： 保證所有的用戶都關(guān)閉了數(shù)據(jù)庫； 使用管理權(quán)限打開數(shù)據(jù)庫，這兒我們可以打開上述實(shí)訓(xùn)中用向?qū)?chuàng)建的數(shù)據(jù)庫“資源調(diào)度”； 在“工具”菜單中“數(shù)據(jù)庫實(shí)用工具”中選擇“拆分?jǐn)?shù)據(jù)庫”命令，系統(tǒng)會(huì)彈出“數(shù)據(jù)庫拆分器”對(duì)話框，單擊“拆分?jǐn)?shù)據(jù)庫”按鈕，如圖2.16所示；,圖2.16 拆分?jǐn)?shù)據(jù)庫,在彈出的“后端數(shù)據(jù)庫”對(duì)話框中，選擇后端數(shù)據(jù)庫要存放到網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)上的一個(gè)確定位置，如圖

11、2.17所示；,圖2.17“創(chuàng)建后端數(shù)據(jù)庫”對(duì)話框,在“創(chuàng)建后端數(shù)據(jù)庫”對(duì)話框中，輸入文件名，也可以采用默認(rèn)文件名，單擊“拆分”按鈕，如果網(wǎng)絡(luò)路徑正確，會(huì)彈出“拆分成功”的對(duì)話框，單擊“確定”按鈕即可，拆分后的前端數(shù)據(jù)庫與如圖2.18所示，這些表是鏈接到后端數(shù)據(jù)庫的鏈接表；,圖2.18前端數(shù)據(jù)庫,打開后端數(shù)據(jù)庫，只有一些“表”，其他的數(shù)據(jù)庫對(duì)象都放到了前端，如圖2.19、圖2.20所示。,圖2.19后端數(shù)據(jù)庫“表”對(duì)象,打開后端數(shù)據(jù)庫，只有一些“表”，其他的數(shù)據(jù)庫對(duì)象都放到了前端，如圖2.19、圖2.20所示。,圖2.19后端數(shù)據(jù)庫“表”對(duì)象,圖2.20后端數(shù)據(jù)庫“窗體”對(duì)象,由于Access

12、版本的不同，所創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)的文件格式會(huì)有所區(qū)別，Access2002可以轉(zhuǎn)化數(shù)據(jù)庫文件，一是把舊版的Access數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為Access2002版本的數(shù)據(jù)庫文件；二是把Access2002版本下的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為舊版Access文件。,2.2.3轉(zhuǎn)化數(shù)據(jù)庫,將舊版本的數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換到“Access2002”的操作方法： 單擊“文件”菜單中“打開”命令，彈出“打開”對(duì)話框，選擇數(shù)據(jù)庫文件“迷你超市業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)”，在“打開”按鈕右側(cè)的下拉列表中選擇“以獨(dú)占方式打開”，如圖2.21所示；,圖2.21打開數(shù)據(jù)庫對(duì)話框,選擇“工具”菜單中“數(shù)據(jù)庫實(shí)用工具”中的“轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫”子菜單中的

13、“轉(zhuǎn)換為Access2002的格式”，彈出“將數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為”對(duì)話框，如圖2.22所示；,圖2.22“將數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為”對(duì)話框,在“將數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為”對(duì)話框中輸入轉(zhuǎn)換后的文件名“迷你超市業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)1”，單擊“保存”按鈕，系統(tǒng)彈出提示信息框，如圖2.23所示； 單擊“確定”按鈕，轉(zhuǎn)換結(jié)束。,圖2.23系統(tǒng)提示信息框,注意：在Access 2002中創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫默認(rèn)的文件格式是Access2000格式，舊數(shù)據(jù)庫文件轉(zhuǎn)換成Access 2002數(shù)據(jù)庫文件后就不能在Access 2000或Access 97下打開。 將Access 2002版本的文件轉(zhuǎn)化為Access 97文件，操作方法： 在Acce

14、ss 2002中打開源數(shù)據(jù)庫“迷你超市業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)1”； 選擇“工具”菜單中“數(shù)據(jù)庫實(shí)用工具”中的“轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫”子菜單的“轉(zhuǎn)換為Access 97文件格式”命令； 選擇新文件的位置和名稱，單擊“保存”按鈕即可。,注意：將Access 2002文件格式轉(zhuǎn)換為Access 2000或Access 97，有些特性由于某種原因版本不支持而丟失。,在Access 2002中使用Access 97文件時(shí)，系統(tǒng)會(huì)彈出如圖2.24所示轉(zhuǎn)換/打開數(shù)據(jù)庫提示框，讀者可以轉(zhuǎn)換或打開數(shù)據(jù)庫文件，如果選擇打開按鈕后，在Access 2002中將只能查看數(shù)據(jù)庫，不能對(duì)其修改。,圖2.24所示轉(zhuǎn)換/打開數(shù)據(jù)庫提示框,若

15、想保護(hù)數(shù)據(jù)庫不被別人使用、修改及竊用，用戶可以給數(shù)據(jù)庫設(shè)置用戶密碼。設(shè)置數(shù)據(jù)庫用戶密碼后，一旦需要更換或修改密碼，可以撤消原密碼，再對(duì)數(shù)據(jù)庫用戶密碼進(jìn)行重新設(shè)置。復(fù)雜的安全設(shè)置參見第11章。,2.2.4 數(shù)據(jù)庫的安全設(shè)置,設(shè)置數(shù)據(jù)庫密碼操作方法： 以獨(dú)占方式打開數(shù)據(jù)庫； 在“數(shù)據(jù)庫”窗口，打開“工具”菜單，選擇“安全”選項(xiàng)，再選擇“設(shè)置數(shù)據(jù)庫密碼”選項(xiàng)，進(jìn)入“設(shè)置數(shù)據(jù)庫密碼”窗口，如圖1.25所示 ；,圖1.25設(shè)置數(shù)據(jù)庫密碼對(duì)話框,在“設(shè)置數(shù)據(jù)庫密碼”窗口，先輸入數(shù)據(jù)庫用戶密碼，再輸入 驗(yàn)證碼； 當(dāng)確認(rèn)“密碼”文本框內(nèi)輸入的數(shù)據(jù)與“驗(yàn)證”文本框內(nèi)輸入的數(shù)據(jù)完全相同時(shí)，再按“確定”按鈕，結(jié)束數(shù)據(jù)庫用戶密碼的設(shè)置； 選擇“安全”子菜單中的“加密/解密數(shù)據(jù)庫”命令，系統(tǒng)會(huì)提示讀者把加密的數(shù)據(jù)庫保存為新的文件，至此所有的加密工作結(jié)束； 如要撤消密碼，選擇“安全”子菜單中的“撤消數(shù)據(jù)庫密碼”，系統(tǒng)會(huì)提示