1、會(huì)議接待及注意事項(xiàng)根據(jù)參加會(huì)議得人數(shù)不同、會(huì)議接待得準(zhǔn)備工作得內(nèi)容不同以及會(huì)議接待得方式不同，對(duì)會(huì)議得組織方法，禮儀要求也不同 .首先就是會(huì)議得籌備工作。 ? 根據(jù)會(huì)議規(guī)模，確定接待規(guī)格。發(fā)放會(huì)議通知與會(huì)議日程。 ? 會(huì)議通知必須寫明召集人得姓名或組織、單位名稱，會(huì)議得時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題以及會(huì)議參加者、會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶得材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容 . 通知后面要注意附回執(zhí) ,這樣可以確定受邀請(qǐng)得人就是否參加會(huì)議，準(zhǔn)備參加會(huì)議得就是否有其她要求等。對(duì)于外地得會(huì)議參加者還要附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)與住宿賓館得路線圖。這個(gè)路線圖避免了外地人問(wèn)路得許多麻煩. ?會(huì)議日程就是會(huì)議活動(dòng)期間每一天得具體安排，它就是人們了解

2、會(huì)議情況得重要依據(jù)。 它得形式既可以就是文字得也可以就是表格得.它可以隨會(huì)議通知一起發(fā)放。?選擇會(huì)場(chǎng)。選擇會(huì)場(chǎng)，要根據(jù)參加會(huì)議得人數(shù)與會(huì)議得內(nèi)容來(lái)綜合考慮。最好就是達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn) :第一：大小要適中。會(huì)場(chǎng)太大,人數(shù)太少，空下得座位太多，松松散散，給與會(huì)者一種不景氣得感覺(jué) ;會(huì)場(chǎng)太小 ,人數(shù)過(guò)多，擠在一起 ,像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣 ,而且也根本無(wú)法把會(huì)開好。所以,英國(guó)得首相丘吉爾曾說(shuō)：“絕對(duì)不用太大得房間，而只要一個(gè)大小正好得房間?！?? 第二：地點(diǎn)要合理。歷史召集得會(huì)議 ,一兩個(gè)小時(shí)就散得 ,可以把會(huì)場(chǎng)定在與會(huì)人員較集中得地方。超過(guò)一天得會(huì)議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定得離與會(huì)者住所較近一些 ,免得與會(huì)

3、者來(lái)回奔波 . ? 第三：附屬設(shè)施要齊全。會(huì)務(wù)人員一定要對(duì)會(huì)場(chǎng)得照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查 ,不能夠因?yàn)椤吧洗螘?huì)議就是從這里開得，沒(méi)出什么問(wèn)題，”就草率地認(rèn)為“這回也會(huì)同樣順利” .否則，可能會(huì)造成損失。第四 :要有停車場(chǎng)?，F(xiàn)代社會(huì)召集會(huì)議，“一雙草鞋一把傘 趕來(lái)開會(huì)得人已經(jīng)不多了 .轎車、摩托車都要有停放處，會(huì)才能開得成。?會(huì)場(chǎng)得布置。 ? 會(huì)場(chǎng)得布置包括會(huì)場(chǎng)四周得裝飾與坐席得配置。?一般大型得會(huì)議 ,根據(jù)會(huì)議內(nèi)容 ,在場(chǎng)內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎與慶祝標(biāo)語(yǔ) .可在會(huì)場(chǎng)內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)幂p松盆景、盆花 ;為使會(huì)場(chǎng)更加莊嚴(yán) ,主席臺(tái)上可懸掛國(guó)旗、黨旗或懸掛國(guó)徽、會(huì)徽。桌面上如需

4、擺放茶杯、飲料 ,應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。 ? 坐席得配置要就是與會(huì)議得風(fēng)格與氣氛， 講究禮賓次序 ,主要有以下幾種配置方法 : ? 圓桌型。如果就是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會(huì)者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等得感覺(jué)。另外 ,與會(huì)者能清楚地瞧到其她人得面容 ,因而有利于互相交換意見(jiàn)。 這種形式適于 10 20 人左右得會(huì)議。座次安排應(yīng)注意來(lái)賓或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對(duì)面做，來(lái)賓得最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門得正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)而坐。同級(jí)別得對(duì)角線相對(duì)而坐。 ? 口字型。如果使用長(zhǎng)形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)得會(huì)議。教室型。這就是采用得最多得一種形式

5、，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目得得會(huì)議，這時(shí)與會(huì)者人數(shù)比較多、而且與會(huì)者之間不需要討論、交流意見(jiàn) .這種形式主席臺(tái)與聽(tīng)眾席相對(duì)而坐。主席臺(tái)得座次按人員得職務(wù)、社會(huì)得地位排列。主席得座位以第一排正中間得席位為上,其余按左為下右為上得原則依次排列。?準(zhǔn)備會(huì)議資料。會(huì)務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)議議題得必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會(huì)者，方便于與會(huì)者得閱讀與做好發(fā)言準(zhǔn)備。?會(huì)議前得接待禮儀。?會(huì)前檢查 .這就是對(duì)在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)得地方進(jìn)行得補(bǔ)救。比如檢查音像、文件、錦旗等就是否準(zhǔn)備齊全。提前進(jìn)入接待崗位。接待人員應(yīng)該在與會(huì)者到來(lái)之前提前進(jìn)入各自得崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般得接待工

6、作分以下幾個(gè)崗位。簽到。 設(shè)一張簽字臺(tái)， 配上 1 2 名工作人員 ,如果就是要求接待檔次比較高 ,可以派禮儀小姐承擔(dān) .簽字臺(tái)北有毛筆、鋼筆與簽到本。向客人遞鋼筆時(shí) ,應(yīng)脫下筆套，筆尖對(duì)自己,將筆雙手遞上。如果就是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上 . 簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會(huì)議組織者匯報(bào)到會(huì)人數(shù)。引座。簽到后。會(huì)議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會(huì)者引入會(huì)場(chǎng)就座 .對(duì)重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會(huì)議開始前幾分鐘再到主席臺(tái)就座。接待。與會(huì)者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果 ,熱情向與會(huì)者解答各種問(wèn)題，滿足各種要求 ,提供盡可能周到得

7、服務(wù)。會(huì)議中得服務(wù)禮儀會(huì)議進(jìn)行中得服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時(shí) . ? 倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會(huì)者，以便及時(shí)為其添茶水。添水就是動(dòng)作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋得內(nèi)口不能接觸桌面 ,手指不能因在杯口上 ,不能發(fā)生杯蓋碰撞得聲音。一般就是左手拿開背蓋， 右手持水壺 ,將熱開水準(zhǔn)確倒入杯里， 不能讓茶水濺到桌面上或與會(huì)者身上。杯子放在與會(huì)者桌上得右上面。 如果操作不慎， 出了差錯(cuò)， 應(yīng)不動(dòng)聲色地盡快處理，不能驚動(dòng)其她人， 不能慌慌張張， 來(lái)回奔跑 ,將與會(huì)者得注意力引到自己身上 ,否則 ,這將就是極大得工作失誤。其她服務(wù)會(huì)議按擬定得程序進(jìn)行,應(yīng)緊湊 ,不要出現(xiàn)冷場(chǎng)得局面。這就要求各個(gè)工作人員“

8、嚴(yán)陣以待” ,做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。如，會(huì)議進(jìn)行第一項(xiàng)：全體起立、奏國(guó)歌。這時(shí)音響應(yīng)立即播放出國(guó)歌。又如，大會(huì)宣布頒布榮譽(yù)證書，組織人員應(yīng)迅速將受獎(jiǎng)人員排好隊(duì) ,禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來(lái)，另有禮儀小姐將證書一一遞上 ,由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎(jiǎng)?wù)?。為使?huì)場(chǎng)上得活動(dòng)有條不紊 ,必要時(shí)應(yīng)將有關(guān)人員組織起來(lái)進(jìn)行模擬訓(xùn)練 ,避免會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)混亂。如果與會(huì)者有電話或有人要相告特別重要得事 ,服務(wù)人員應(yīng)走到她身邊，輕聲轉(zhuǎn)告她。如果要通知主席臺(tái)上得領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知， 避免無(wú)關(guān)人員在臺(tái)上頻繁走動(dòng)與耳語(yǔ) , 分散與會(huì)者注意力。做好會(huì)后服務(wù)得準(zhǔn)備。會(huì)議進(jìn)行之中，就應(yīng)為會(huì)后服務(wù)做好準(zhǔn)備。 如，會(huì)后要照相 ,就應(yīng)提前將場(chǎng)地、 椅子等布置好 , 攝影師做好攝影得準(zhǔn)備 .另外，會(huì)后得用車也應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前妥善安排。 ? 會(huì)后服務(wù)會(huì)議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。組織活動(dòng)會(huì)議結(jié)束后 ,有時(shí)還會(huì)安排一些活動(dòng)。如聯(lián)歡會(huì)、會(huì)餐、參觀、照相等 ,這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮與協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)