1、時間管理,課程目標(biāo),建立有效的時間管理概念 區(qū)分重要和緊迫，學(xué)會優(yōu)先管理 建立有效的時間管理系統(tǒng),把你生命的時間算出來,我的生命已用去 天,我的生命只剩下 天,中國傳統(tǒng)稱二十弱冠，三十而立，四十不惑，五十知天命，六十花甲，七十古稀， 即使以現(xiàn)代的醫(yī)療條件，能活到80已經(jīng)很少。如此折算，人一生也就大約3萬多天。暫以3萬天(82.4歲)算，你已用去了多少天，還剩下多少天？ 年年歲歲花相似，歲歲年年人不同，莫等閑，白了少年頭,黃金規(guī)則,Begin with the end in Mind 以終為始,制變,制變 = 主動選擇 + 承擔(dān)責(zé)任 制變 vs. 應(yīng)變 Proactive vs. Reactiv

2、e,制變 vs. 應(yīng)變,應(yīng)變：受到刺激后，立即作出反應(yīng)，就是應(yīng)變，是條件反射 制變：受到刺激后，主動考慮，經(jīng)過思考的過程選擇反應(yīng)的方式，然后再作出反應(yīng)，我們說這種做法是制變。這就是人與動物之間的區(qū)別。在事情發(fā)生前預(yù)測并采取行動，不一定等事情發(fā)生后才反應(yīng),Q：在你們的生活中，有沒有這樣的體現(xiàn)這樣的例子？,故事：在大學(xué)里，有一個年老的系主任，他一天到晚都很忙。年輕的人來找他抱怨工作量不足，沒有前途，收入少。年紀(jì)中的人來找他說要結(jié)婚了，沒房子。年紀(jì)大的人來找他抱怨研究生的質(zhì)量差，別人不要的就分過來。他忙得焦頭爛額。不久就累病了，很快就去世了。學(xué)校又招了一名年輕的系主任，這幫教授又像往常一樣來找他抱怨

3、和解決問題，才發(fā)現(xiàn)找不到他。一天，兩天，一直過了3個月，還是找不到。大家終于按奈不住，找到校長去投訴。校長笑瞇瞇地對大家說：我知道他在做什么，請你們再耐心地等3個月吧，我相信他一定能解決問題的。大家好不容易等到半年過去了，年輕的系主任終于回來了。大家猜，他把什么帶回來了？他把企業(yè)贊助科研項目的資金拿回來了，原來這半年時間他到各地大企業(yè)奔走，銷售科研項目和說服企業(yè)贊助他們的科研項目。這樣一來，有錢后所有的問題就迎刃而解了，房子，研究生質(zhì)量，經(jīng)費等等。 這個故事告訴我們什么？(應(yīng)變和制變的差異；從根源上解決問題，從而解決一系列的問題；對刺激主動去作出選擇和反應(yīng)),效率與成效,史蒂芬.柯維說：“在你

4、開始攀登成功之梯時， 首先要確定這部梯子靠對了地方?！?Do the things right Vs. Do the right things 把事情做正確 (效率) 與 做正確的事 (成效),效率與成效,時間管理理論演變,第一代：著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時間與精力 第二代：強調(diào)行事歷(to-do-list)與日程表,已注意到規(guī)劃未來的重要性 第三代：目前正流行、講求優(yōu)先順序的觀念。依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長期目標(biāo)，在訂立每天實現(xiàn)目標(biāo)的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取最高效率 第四代：主張關(guān)鍵不在于時間管理，而在于個人管理。與其著重于時間與事務(wù)的安排，不如把重心放在維持產(chǎn)品與產(chǎn)

5、能的平衡上,確定工作優(yōu)先次序,緊急 不緊急,重要,不重要,1,2,3,4,確定工作優(yōu)先次序,緊急不緊急,重要,不重要,1,2,3,4,立即去做,盡快去做,真的要做？,完全不做,事務(wù)分類表,緊急 不緊急,重要,不重要,1,2,3,4,偏重第一類事務(wù),I 結(jié)果： 壓力 精疲力竭 危機處理 忙于收拾殘局,II,III,IV,壓力人,危機 有期限壓力的計劃 急迫的重要問題,偏重第三類事務(wù),III 結(jié)果： 短視近利 危機處理 輕視目標(biāo)與計劃 缺乏自制力 人際關(guān)系浮泛,II,I,IV,無用人,不速之客 某些電話,email,會議 急迫而不重要的問題 受歡迎的活動,偏重第三、四類事務(wù),II,I,IV,III

6、,結(jié)果： 全無責(zé)任感/個人使命感 工作不保 依賴他人或社會機構(gòu)維生,無用人,繁瑣的工作 某些電話,email,會議 有趣的活動 浪費時間的事情,偏重第二類事務(wù),結(jié)果： 有遠見，有理想 平衡(工作，生活，人際關(guān)系) 紀(jì)律 自制 少有危機,II,I,從容人,伊索寓言,產(chǎn)出 I,產(chǎn)能 II,希望達成的結(jié)果,生蛋能力 達成結(jié)果的資本/本領(lǐng),重蛋輕鵝,產(chǎn)蛋資本保不住，雖產(chǎn)出高，但沒有持續(xù)競爭力,重鵝輕蛋,養(yǎng)不活自己，沒有績效,我們習(xí)慣先做什么事情呢？,調(diào)查顯示我們的現(xiàn)狀 容易的先做 急的事情先做 擺在我面前擋住我視線的事情 根據(jù)限期的先后 計劃內(nèi)先做，計劃外后做 老板認(rèn)為重要的事情,帕雷托原則80/20

7、原理,20% 投入 80% 產(chǎn)出,重要的少數(shù) vs. 瑣碎的多數(shù),20%,80%,80%,20%,帕雷托原則80/20原理,Q:一般人最容易拖延的任務(wù)是 最重要的10%或20% 你在重要和不重要的工作之間進行選擇的能力是你在生活與工作中能否獲得成功的重要決定因素。工作卓有成效的人強制自己先做最重要的工作,80/20法則和時間革命,我們所做的事中，大部分是低價值的事物 我們所有的時間里，有一小部分時間比其余的多數(shù)時間更有價值 若我們想對此采取對策，我們就應(yīng)該徹底行動 如果我們好好利用20%的時間，將會發(fā)現(xiàn)，這20%是用之不竭的,個人練習(xí),尋找那些產(chǎn)出80%效能的20%的事務(wù)？,低價值事務(wù),別人希

8、望你做的事 老是以同樣方式完成的事 你不擅長的事 做時無樂趣可言的事 總是被打斷的事 別人也不感興趣的事 接電話,八大超值時間運用法,提升生命大目標(biāo)的事 你一直想做的事 在80/20時間對結(jié)果的關(guān)系的事 能大大節(jié)省時間并使品質(zhì)倍增的創(chuàng)新方法 別人說你不可能完成的事 運用自己創(chuàng)造力的事 能讓別人為你工作而減少你工作量的事 千載難逢、稍縱即逝的事,避免事務(wù)陷阱,事務(wù)陷阱：混淆“緊急的”和“重要的” 衡量其價值,增加價值 提高績效,工作-價值矩陣,優(yōu)先管理的4D法,重 要 性,緊 迫 性,1 Do it now. 現(xiàn)在就做.,2 Do it later. 以后再做.,3 Delegation. 授權(quán)

9、.,4 Dont do it. 不做.,第二象限法,每天都作一些 重要 而非 緊急的事情,優(yōu)先管理的核心,把每天要做的事情列一份清單 確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做 每天都這么做,如何制定計劃,回顧您個人的目標(biāo) 區(qū)分輕重緩急 分時間段, 對時間進行優(yōu)選與安排 將約會或會談的時間加進去 考慮突發(fā)因素, 預(yù)留多一些時間 其他人的工作安排(應(yīng)優(yōu)先考慮您老板/客戶的) 每天都安排一些重要而非緊急的事務(wù),幫助記憶的工具,To Do List 日程 溝通記錄 授權(quán)管理 Outlook 手機,To Do List 每日任務(wù)清單,幫助記憶的工具,Appointments 日程表,幫助記憶的工具,管理者與非管理

10、者角色的區(qū)別,管理者的貢獻來自于他們的判斷力與影響力，而非他們所投入的個人時間與埋頭苦干 非管理者的貢獻主要來自于他們的時間與努力,管理者時間管理的四大要素,老板占用的時間 自己占用的時間 下屬占用的時間 個人可支配時間 組織占用的時間 外界占用的時間 顧客，供應(yīng)商，政府機構(gòu)等等,授權(quán)的障礙？,信任 “我喜歡！” “我怎么辦？”,授權(quán)管理要點,選擇任務(wù) 選擇人 任務(wù)說明 提供支持/輔導(dǎo) 告知相關(guān)人員 在需要時提供建議 跟進監(jiān)督 總結(jié),請人幫忙的時候，應(yīng)該注意什么？,Q：什么事情應(yīng)該授權(quán)？減輕自己的工作時間，對自己不重要的但必須做的事情；如需要發(fā)展下屬，提高他的能力，應(yīng)該選擇一些有一定難度但不是

11、不能做到的事情；為了加強團隊合作，安排一些要求別人合作的新工作 選擇人：此人必須具備這種技能；對方是否有時間；是否有動力，如沒有，激勵對方；要對結(jié)果負責(zé)并且跟進執(zhí)行情況，隨時提供支持；看任務(wù)的難度是否與員工的能力的匹配程度，如果任務(wù)太難需要提供高支持；如任務(wù)要涉及其他不同部門，提前通知其他部門相關(guān)人 授權(quán)要有適當(dāng)?shù)挠媱澓陀?xùn)練，最大限度地降低危險?？紤]這人是否有這個能力，需要多長時間才能學(xué)會怎么做？,討論,我現(xiàn)在正在做的工作中有哪些是可以授權(quán)的？,吃大象原理,Q：如何把大象吃掉呢？一口一口地吃,根據(jù)自己的價值觀，先規(guī)劃好人生的總目標(biāo)，然后制定年目標(biāo)，月目標(biāo)和日目標(biāo) 例子：分解一個年計劃,改掉拖延時間的技巧,設(shè)定完成日期 把工作劃分為具體的小部分 制定行動計劃 安排好跟進事宜 設(shè)立獎勵 想象工作在進行中的情形 現(xiàn)在就開始做!,