1、第五章 事務文書,第一節(jié) 事務文書概述,一、事務文書的含義： 事務文書，是指機關單位內部或機關單位之間，除法定公文外，處理一般日常公共事務所使用的文書。它是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位用來交流情況，處理事務的重要工具之一。它使用頻率較高，自身的特點突出。,二、事務文書的特點：,三、事務文書的作用,（一）對領導決策具有參謀作用 （二）對工作具有規(guī)定約束作用 （三）對讀者具有認識作用,四、事務文書的寫作要求,（一）掌握充足的材料 寫作任何一種事務文書，都需要盡可能詳盡地占有材料。沒有充分的材料，就找不出規(guī)律，得不出正確的結論，也就達不到指導工作的目的。,寫作事務文書須占有以下材料： 一是背景材料

2、：包括用于揭示和說明社會環(huán)境和自然環(huán)境的材料。 二是現(xiàn)實的典型材料。事務文書都是用事實說話、寓理于事的，作者只有占有能集中揭示客觀規(guī)律的有代表性的典型材料，才能有效地說明問題。,三是過程性的材料。無論是調查報告、總結還是述職報告等都要反映出客觀事實的完整過程。因而，作者必須掌握生活中過程性的材料，即包含著時間、地點、人物、事件、原因、結果等要素的材料。,四是評價性的材料。寫作事務文書，不僅要占有當事人的材料，還應注意聽取專家、群眾對某人某事某項工作的評議。,（二）要有前瞻意識 寫作任何一種事務文書，都要具有前瞻意識，即能站在時代和未來的高度，審視和分析問題。,（三）要有實事求是的寫作態(tài)度 事務

3、文書在鮮明的政治性和較強的政策性上與行政公文是基本一致的。因而，寫作事務文書，從收集材料、分析材料到撰寫成文，都要有實事求是的寫作態(tài)度，來不得半點的虛假和浮躁。不僅所用的材料要絕對真實、準確，而且對事實的評價也要客觀、公允，既不能夸大，也不能縮小。,一、計劃的定義、特點和作用 （一）定義 凡事豫則立，不豫則廢 謀事先則昌，事先謀則亡 吃不窮，穿不窮，計劃不到一世窮 計劃:是為了實現(xiàn)某一管理目標，完成某個任務，開展某項工作，而預先作出安排和設計，并用書面形式表達出來的一種事務文書。,第三節(jié) 計劃,（二）特點和作用,特點： 1.預想性 2.可行性 3.具體性 4.業(yè)務性 作用： 1、指導工作，減少

4、盲目性 2、推動工作，減少挫折 3、監(jiān)督工作，減少扯皮,二、計劃的別稱和種類,（一）別稱 1、規(guī)劃長遠的發(fā)展計劃 2、安排短時間內要做的事情 3、設想、打算初步的、未成型計劃 4、方案、要點、意見上級的指導意見,計劃的別名,規(guī)劃:是一種時間跨度長(三年以上)，范圍廣，內容較為概括的計劃，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項目。如南京市城市建設總體規(guī)劃、國家“十一五”科學技術發(fā)展規(guī)劃。 綱要:和規(guī)劃相同，它們都是各級領導機關根據(jù)戰(zhàn)略方針，為實現(xiàn)總體目標對某個地區(qū)或某一事項作出長遠部署。不同的是綱要比規(guī)劃更為原則和概括，一般只對工作方向、目標提出綱領式要求和指導性措施。如南京市2009年經(jīng)濟發(fā)

5、展綱要。,計劃的別名,設想:是一種粗線條的、初步的、預備性的非正式計劃。相對來講，其適用時限較長。如南京市拓展就業(yè)安置門路的設想。 打算:也是一種粗線條的、其想法不太成熟的非正式計劃。相對設想，它的內容范圍不大且考慮近期要做的。如學校爭創(chuàng)文明校園的打算。 要點:實際上就是計劃的摘要，即經(jīng)過整理，把主要內容摘出來的計劃，一般以文件下發(fā)的計劃都采用“要點”的形式，如教育部2009年工作要點。,計劃的別名,方案:從目的、要求、方式、方法、進度等都部署具體周密有很強可操作性的計劃。方案一般適合專項性工作，其實施往往須經(jīng)上級批準。如市住房分配制度改革實施方案。 意見:屬粗線條計劃，它適用于上級向下級布置

6、工作任務并提供基本的思路、方法，交待政策，提出要求等。如公司關于下屬企業(yè)20年扭虧增盈全面提高經(jīng)濟效益的意見。 安排:是短期內要做的，且范圍不大、內容單一、布置具體的一類計劃。如系第周工作安排、2008年國慶節(jié)放假安排。,（二）計劃的種類 按不同的標準分 1、按性質分：學習、工作 、經(jīng)營、開發(fā)等 2、按范圍分：國家、部門、單位、個人等 3、按內容涉及面分：綜合、專題等 4、按時間分：長遠規(guī)劃、年度、月度等 5、按形式分：條文、表格、圖畫、混合 注意：僅是出于教學的需要作了分類，在實際使用中是重疊、交叉使用的。,計劃寫法指要,（一）標題：公文式標題/新聞式標題 未定稿的計劃，可在標題后加括號注明

7、“草稿”、“討論稿”、“征求意見稿”等字樣。,邁向新世紀 進行新選擇 南京市開展“第二次工業(yè)革命”建立高新技術產(chǎn)業(yè)區(qū)的戰(zhàn)略構想,（二）正文 1、前言：制定計劃的目的、依據(jù)、原由 是計劃的靈魂和總綱 （回答為什么做？） 常有過渡句：現(xiàn)制定計劃如下等 2、任務和目標：是計劃的核心 （回答做什么？） 要具體、明確，有質量、數(shù)量的要求 3、方法和措施：是計劃的保證 俗話說：十分計劃，十二分措施 （回答怎么做？）,4、步驟和時間 ：是計劃的進度 目標分解，有條不紊進行目標實施 （三）結尾 1、檢查監(jiān)督的辦法 2、相應的獎罰措施 （四）落款 具名、日期 注意：計劃的格式用條款式， 正文部分并用小標題提綱挈

8、領 格式圖示如下：,2010年下半年英語考級計劃 為了（根據(jù)、按照）現(xiàn)制定計劃如下： 一、任務和目標 二、方法和措施 1、 2、 三、時間和步驟 1、 2、 四、監(jiān)督、檢查和獎罰 x x x x 年x月 x日,四、計劃的要求 1、內容明確具體 ，忌空洞。 2、實事求是 ，忌照搬照抄。 3、留有余地，忌滿打滿算。,第四節(jié) 總結,一、總結的概念 對過去工作的回顧、分析、評價，從中得出經(jīng)驗教訓，探索事物的發(fā)展規(guī)律，用以指導今后工作的事務文書。 與報告的不同： 報告 總結 公文的一種 事務文書 只敘述不議論 議論、評價 可提建議、意見 回顧經(jīng)驗或教訓,與計劃的不同： 計劃 總結 時間 事前行為 事后行

9、為 側重點 工作安排 工作回顧 回答問題 做什么 ？ 做了什么？ 怎么做 ？ 做得怎樣？ 做多久 ？ 今后怎么辦？,二、特點和作用,特點： 1.限定性 2.自指性 3.客觀性 4.過程性 作用： 1、發(fā)現(xiàn)規(guī)律、提高認識 2、溝通信息、互相借鑒,三、總結的種類： 1、專題總結（單一、局部） 2、綜合總結（深透、全面） 四、總結的結構和基本內容 （一）標題 （與計劃相同，注：一般不在標題上出現(xiàn)人名或人稱代詞） （二）正文 1、前言：簡要介紹基本情況 留下總體印象,2、主體 一方面總結取得的成績 另一方面總結成績是如何取得的: 知其然，知其所以然 結構形式有三種： （1）橫式結構（按內容并列） （2

10、）縱式結構（按時間發(fā)展） （3）縱橫交叉結構 最佳結構方法：把內容歸納成幾個方面，一個方面就是一條經(jīng)驗、一個小標題。,正文五種結構及寫法為：,（1）“三段式”結構。依次寫工作概況、經(jīng)驗體會、和今后打算。 （2）“兩段式”結構。先集中擺情況，包括基本情況、主要做法、成績與缺點等，后集中談體會，包括經(jīng)驗的總結、教訓的歸納以及對存在問題的認識等。 （3）“階段式”結構。根據(jù)工作發(fā)展過程中的幾個階段，按時間先后分成幾個部分來寫。每一部分對每個階段的工作，都要既講情況、做法，又講經(jīng)驗教訓及存在問題。 （4）“總分式”結構。先概述總的情況，然后分若干項主要工作一一進行總結?？偨Y每一項工作時，要求把做法、成

11、績、經(jīng)驗、教訓等有機地結合在一起寫，同時又能突出重點。 （5）“體會式”結構。以體會(而不是以工作本身)為中心安排結構。根據(jù)幾點體會，寓情況于體會之中，從多個角度進行總結，夾敘夾議。各部分之間則體現(xiàn)出某種邏輯關系。,主體格式圖示如下：,2010年下半年個人英語學習總結 一、注重于課內知識點的掌握 （具體的做法） 二、注重于課外的閱讀 三、注重于口語的交流 以上三個小標題就是三條經(jīng)驗，或是三個感受，以小標題提綱挈領一目了然。,3、結尾 （1）存在的問題與不足 （2）今后的打算與改正措施 （三）署名、日期 五、總結的寫作要求 1、忌流水帳 2、忌就事論事 3、忌浮夸虛假,填空題 計劃的主要特點是

12、、_、 和 。 計劃“三要素”是 、 和 。 計劃與總結既有聯(lián)系，也有區(qū)別。 是在計劃執(zhí)行一個時期或完成以后寫的，它要檢查 的執(zhí)行情況，又要反過來作為今后修訂或制定 的依據(jù)。 判斷題 計劃的目標不能留有余地，制定了就要堅決執(zhí)行。( ) 計劃的實質是對理想、目標的具體化。( ) 計劃雖不是正式公文，但一經(jīng)機關會議通過和批準，就具有正式文件的效能，在它所管轄的范圍內，就具有了權威性和約束力。( ),試評改下列計劃的開頭部分。,汽車隊八月份行政工作計劃 認真貫徹省交通廳黨委擴大會議和安全電話會議精神，以及省汽車公司第三季度重點工作安排，在本月內，除認真貫徹外，還必須以提高質量，保證安全為中心，進行比、學、趕、幫等形式的競賽活動；掀起一個大搞標準化作業(yè)，大練基本功的高潮。把人員培訓工作在現(xiàn)有基礎上提高一步，要求達到生產(chǎn)技術過硬職工總人數(shù)的70%，在技術上出現(xiàn)一個新水平，以此實際行動為迎接冬季運輸業(yè)務做準備。為完成上述任務，要注意以下幾點工作。,答案： 這段計劃的開頭，寫了訂計劃的目的、依據(jù)和目標，卻把不應該放在開頭的具體的工作方案或做法也寫入，導致寫作內容布局不當，行文羅嗦。 參考修改稿如下：,汽車隊八月份行政工作計劃 為了貫徹省交通廳黨委擴大會議和安全電話會議精神，落實省汽車公司第三季度的重點工作安排，以實際行動迎接冬季運輸業(yè)務的