1、,第二講 辦公室人員,辦公室人員配備,辦公室人員配備原則： 精兵簡政原則：5-10 優(yōu)化組合原則：根據個人的長處和優(yōu)勢分工協作 健全制度原則：辦公室工作有章可循 優(yōu)質服務原則：輔助機構平等、及時、嚴格 辦公室人員基本要求 政治可靠 謙虛好學 工作勤奮 廉潔奉公,辦公室人員個體及群體素質結構,辦公室人員個體及群體素質結構 個人素質結構： 知識結構：通才和雜家?；A、專業(yè)、相關知識 能力結構：基礎、一般技巧、特殊技能 道德素質： 心理條件：記憶、思維、興趣、品格,群體素質結構： 年齡結構 文化結構 知識結構 群體結構,辦公室人際關系情景導入：,朱麗是個富有魅力、精明能干的人，唯一的缺點是總愛拿周圍

2、的人和自己相比。她在一家大型制造業(yè)公司的財務部擔任行政助理，每次她遇到一個長得特別漂亮或者說話特別聰明的人，總要在背后挑人家的毛病，要么說人家不懂裝懂，要么就說人家愛出風頭。 當朱麗身邊只有一兩個朋友或同事時，她會用微妙的方式批評不在場的人。她會說：“你有沒有注意到瓊那天穿的衣服？她那副打扮與我們的工作可不怎么相稱啊?！被蚴恰鞍⒙_總是向老板讓步，你不覺得奇怪嗎？她可能沒什么自信吧?！钡牵u的并不僅僅是一兩個人，而是所有的朋友與同事，只要他們不在場就都逃不過她的毒舌。,情景導入：,無論朱麗表現得多么突出，許多人仍然對她敬而遠之，令她十分苦惱，盡管她認為這是人家的過錯而非自己的責任。男人

3、對她的態(tài)度尤其如此，他們起初往往會被她漂亮的外表和熱情的性格所吸引，而一旦有了進一步了解，多半就不再接近她了。在辦公室里，她的同事都不愿意和她做朋友，并且千方百計回避她強加于人的“幫助”，盡量獨立完成工作任務。 時間一年一年地流逝，盡管朱麗認為自己為了幫助別人進步付出了大量的努力，心里卻感到越來越孤獨。,由此我們可以看出,朱麗的狀況是一直在暗中和別人競爭。她沒有意識到，單位同事之間本應保持互相支持的關系，而不是其中一方不斷被另一方蓋過去，必然會感到不滿，她應該進行深入的自我認識。面對這樣的狀況，她應這樣做： 傾聽別人的發(fā)言，引出他們的意見，并克制自吹自擂的沖動。 試著欣賞別人的才干并加以幫助，

4、而不是將其視做自己的心腹大患。 改變自己的交際方式，開始結交那些她以前視之為勁敵的人。 這樣她在工作上的人際關系也將發(fā)生 變化，使同事之間合作更加緊密，更加有效地實現整個部門的目標。,Image Info Note to customers : This image has been licensed to be used within this PowerPoint template only. You may not extract the image for any other use.,案例分析,辦公室內切忌私自拉幫結派，形成小圈子，這樣容易引發(fā)圈外人的對立情緒。,工作時應該保持高昂的

5、情緒狀態(tài)，即使遇到挫折、飽受委屈、得不到領導的信任，也不要牢騷滿腹、怨氣沖天。,領導面前充分表現自己，辦事積極主動，極盡溜拍功夫；同事或下屬面前，推三阻四、愛理不理，一副予人恩惠的臉孔。,切忌拉小圈子,切忌故作姿態(tài)，舉止特異,不要把痛苦的經歷一談再談、永遠不變。忘記過去的傷心事，把注意力放到充滿希望的未來，做一個生活的強者。,辦公室是嚴肅、正式的場合，要注意不要給人新新人類的感覺。無論穿衣，還是舉止言談，切忌太過前衛(wèi)。會招人話柄且給他人沒工作能力的假象。,忌情緒不佳，牢騷滿腹,切忌趨炎附勢，攀龍附鳳,秘書在辦公室交際中的忌諱,切忌逢人訴苦,秘書與主管上司之間的關系,秘書與一般同事的關系,秘書的

6、其他業(yè)緣關系,秘書是領導的左右手，要幫助領導來處理一些日常事務，那么必定會接觸到不同的人，如何來處理好與他們之間的關系就是工作能否順利展開的關鍵。因此要做好一個秘書就必須處理好辦公室中的人際關系，這樣才有利于工作的開展。,辦公室人際關系主要包括三方面,秘書與主管上司之間的關系,點睛之言：人無完人，主管上司亦是一普通人，我們應用忍耐、尊重和認同打造一個“和諧”的老總。,性格暴躁者,較年輕者,較年長者,性情乖戾者,求全責備者,主管上司性格類型,忘恩負義者,工作上的主從性；知識、能力、體力、思維的補充性；人際關系的首屬性；人格上的平等性。,- ThemeGallery is a Design Dig

7、ital Content & Contents mall developed by Guild Design Inc.,特征,處理原則,秘書與上司關系,主動配合、適應；服從，但不盲從；委婉提醒，適時規(guī)勸；維護上司間的團結。,與主管上司的溝通,問題,溝通,答案,一定準備答案(一個以上+優(yōu)劣對比+可以后果）,與上司溝通可以在任何地點,不要給上司出問答題，盡量出選擇題,優(yōu)秀秘書應做到,讓上司輕松,充實自己， 努力學習， 了解上司語言,讓上司知道,自動報告你的工作進度,讓上司省事,接受批評， 不犯三次錯誤,讓上司放心,對上司的詢問很清楚 有問必答,與上司的溝通,秘書與一般同事的關系,真誠,真誠的關心他

8、人,不要對某些人特 別親密，也不能疏遠 不能陷入小團體,維護團隊的凝 聚力，維護上下之間的融洽,精誠合作 分析利潤 合作雙贏,秘書與一般同事純粹是工作上的合作關系，是完全平等的、相對穩(wěn)固的業(yè)緣關系。處理好此關系，須掌握以下原則。,友好,團結,雙贏,辦公室內切忌私自拉幫結派，形成小圈子，這樣容易引發(fā)圈外人的對立情緒。,工作時應該保持高昂的情緒狀態(tài)，即使遇到挫折、飽受委屈、得不到領導的信任，也不要牢騷滿腹、怨氣沖天。,領導面前充分表現自己，辦事積極主動，極盡溜拍功夫；同事或下屬面前，推三阻四、愛理不理，一副予人恩惠的臉孔。,切忌拉小圈子,切忌故作姿態(tài)，舉止特異,不要把痛苦的經歷一談再談、永遠不變。

9、忘記過去的傷心事，把注意力放到充滿希望的未來，做一個生活的強者。,辦公室是嚴肅、正式的場合，要注意不要給人新新人類的感覺。無論穿衣，還是舉止言談，切忌太過前衛(wèi)。會招人話柄且給他人沒工作能力的假象。,忌情緒不佳，牢騷滿腹,切忌趨炎附勢，攀龍附鳳,秘書在辦公室交際中的忌諱,切忌逢人訴苦,秘書與同事的溝通,避免了以上的忌諱之后，應該怎樣在辦公室具體和同事去交往呢？,以誠待人，信守承諾,全神貫注，積極參與,勤加澆灌和培養(yǎng)人際關系,尊重對方，聯絡感情,贊美別人，不吝贊美與鼓勵,時時感恩，記得感謝,絕不居功,不忘幽默,1,秘書處理其他業(yè)緣關系的原則,秘書與其他業(yè)緣關系的范圍,秘書與其他業(yè)緣關系的特征,秘書與其他業(yè)緣關系,2,3,企業(yè)與股東的關系,工商企業(yè)與顧客、客戶的關系,企業(yè)與政府部門的關系,組織與新聞媒介的關系,政府機關，部門牽涉的工作關系,組織與社區(qū)工作的關系,秘書業(yè)緣關系的范圍,業(yè)緣關系,秘書的業(yè)緣關系范圍之廣，由此可見其有如下特征：,廣泛性,復雜性,靈活性,變動性,A,B,C,D,秘書與其他業(yè)緣關系的特征,這些關系涉及的人員都是秘書的服務對象，必需以“為人民服務”為根本宗旨。,面對廣泛、復雜的人際關系，秘書必須平均使用精力，區(qū)分主次輕重。,無論對方的地位、身份等如何，秘書都應一視同仁，以禮相待。,秘書真誠的微笑能