1、.企業(yè)人事檔案管理制度一、總則第一條 將企業(yè)的人事檔案管理規(guī)范化、制度化，使其更有效的服務(wù)于企業(yè)，特制定此制度。第二條人事檔案管理的原則為安全、保密、清晰、完整。第三條企業(yè)各分公司和分支機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人事檔案管理，必須依照本制度進(jìn)行。二、人事檔案的管理體制第一條 企業(yè)各分公司和分支機(jī)構(gòu)的人力資源部負(fù)責(zé)其員工的檔案管理工作。沒有人事部的，由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人指定專人進(jìn)行保管。分公司經(jīng)理和機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的檔案由企業(yè)人力資源總部保管。第二條 企業(yè)人員調(diào)動時(shí)，調(diào)動人員的檔案由調(diào)出部門人力資源部整理好，轉(zhuǎn)交到調(diào)入部門人力資源部保存。第三條 企業(yè)人員借調(diào)時(shí)，員工檔案仍有原部門進(jìn)行保存。但借調(diào)部門必須存有借調(diào)人員檔案的復(fù)印

2、件，檔案的復(fù)印件內(nèi)的材料應(yīng)與原件保持一致。三、檔案管理的要求第一條 企業(yè)須由專門的檔案室存放檔案，由專門人員負(fù)責(zé)管理。企業(yè)分公司的分支機(jī)構(gòu)有條件的可以建立檔案室，沒有條件的須購買檔案柜存放檔案。第二條 正式員工的檔案使用檔案袋存放。企業(yè)統(tǒng)一采用黃褐色牛皮紙檔案袋，檔案袋的規(guī)格為 30*24cm ，外部有密封線纏繞封口。試用期員工和臨時(shí)工暫用普通文件夾保存，轉(zhuǎn)為正式員工后，按相關(guān)要求存放。第三條檔案袋外皮上必須列明人員姓名、所在部門、檔案內(nèi)容等，以便查找。四、人事檔案的管理規(guī)范第一條檔案的分類（ 1）試用期員工和臨時(shí)工檔案。主要包括的內(nèi)容有：員工個(gè)人簡歷，員工等級表，身份證、畢業(yè)證和相關(guān)證書復(fù)印

3、件，試用期勞動合同，入職培訓(xùn)期間的考核表和評價(jià)表，申請轉(zhuǎn)正的相關(guān)材料等。（ 2）正式員工檔案。主要包括內(nèi)容有：員工個(gè)人簡歷，員工等級表，身份證、畢業(yè)證和相關(guān)證書復(fù)印件，勞動合同及相關(guān)協(xié)議，在崗培訓(xùn)期間的考核表和評價(jià)表，季度 / 年度考核材料，崗位升遷調(diào)動材料，獎勵(lì)懲罰記錄，重大科技成果等。（ 3）離職員工檔案。主要內(nèi)容包括正式員工檔案的所有內(nèi)容，另外增加離職申請、審核和交接方面的材料，勞動關(guān)系解除方面的材料等。第二條檔案的歸類人事檔案材料按其名稱、內(nèi)容、屬性等不同分別歸入相應(yīng)的類別，若材料內(nèi)容涉及多種類別時(shí)，按其主要內(nèi)容歸入相應(yīng)類別。第三條檔案的排列人事檔案歸類后，相關(guān)材料的排列應(yīng)按照時(shí)間順序

4、依次排列，時(shí)間最久的排在最前面，依次類推。這樣排列的好處是便于查閱，同時(shí)可以反映出員工的職業(yè)發(fā)展歷程。第四條檔案的編號;.檔案的編號方法很多，如漢語拼音法、姓氏筆畫法、單位編號法等，目前企業(yè)采用的是漢語拼音法。具體方法如下：（ 1）檔案排列順序按拼音字母的次序排列， 由姓開始，姓第一個(gè)字母為 a 的排在最前列，依次類推；第一個(gè)字母相同的，按第二個(gè)字母的順序排列。同姓的按名字的每一個(gè)字的拼音順序進(jìn)行排列。（ 2）重名的人員按入職時(shí)間的先后順序排列，入職時(shí)間早的排在前面，入職時(shí)間晚的排在后面。五、人事檔案所提供的利用方式（ 1）查閱。相關(guān)利用人到檔案室查閱檔案資料時(shí)， 必須在檔案管理人員的要求下進(jìn)

5、行查閱登記，寫明查閱的時(shí)間、查閱人、查閱的事由，查閱的內(nèi)容。（ 2）調(diào)閱。相關(guān)利用者對人事檔案的調(diào)閱必須進(jìn)行調(diào)閱登記， 并取得檔案管理部門主管的核準(zhǔn)，調(diào)閱期限為 7 天， 逾期未還者須辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理部門也須及時(shí)催還。檔案調(diào)閱期間不得轉(zhuǎn)借、調(diào)換。需復(fù)印的，要到檔案管理部門登記。（ 3）出具證明材料。對于需要復(fù)制檔案中的相關(guān)資料作為證明材料時(shí)， 必須經(jīng)過檔案管理部門主管審批，并加蓋部門公章后才能發(fā)出。（ 4）其他六、檔案的保存期限與銷毀（ 1）人事檔案須永久性的進(jìn)行保存。對于離職、辭退、開除的人員，自離開之日起，滿一年，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)的審核后，方可銷毀檔案。（ 2）檔案銷毀必須填寫申請單，報(bào)人力資源部審核、批準(zhǔn)、備檔，人力資源部指定專門人員進(jìn)行銷毀，負(fù)責(zé)銷毀的人員須為