高星級酒店制度與標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序 編號：FD/PRO/001內(nèi)容：采購申請 部門：財務(wù)部生效日期：200x年1月1日 批準(zhǔn)：目的： 明確制定各種物品的采購申請程序，使各部門得以遵行程序： 1. 采購項目分類1.1 固定資產(chǎn)項目固定資產(chǎn)項目指酒店列為固定資產(chǎn)類別之物品，不包括瓷器、玻璃器皿、銀器、廚具、布草與制服。1.2 經(jīng)營用具包括瓷器、玻璃器皿、銀器、廚具、宴會器材、布草與制服。1.3 餐飲用料包括所有食品和飲品之原料與成品。1.4 工程維修品包括所有用于工程維修及保養(yǎng)之物品。1.5 普通物品包括以上1.1至1.4以外之常用物品，例如文具、印刷品、客用物品等。1.6 服務(wù)合同根據(jù)酒店需要，需向外取得的服務(wù)如某些維修保養(yǎng)項目或?qū)I(yè)物品等。 2. 各種物品/服務(wù)之采購申請程序 2.1 新品種之采購 新品種之采購如在本年度財務(wù)預(yù)算內(nèi),可由使用部門填妥請購單（表格ACF001）， 經(jīng)部門經(jīng)理核準(zhǔn)并附批準(zhǔn)的本年預(yù)算購置清單，報財務(wù)總監(jiān)審批后方可交采購部執(zhí)行，否則需提交報告解釋請購原因報財務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。2.2 庫存物品之補(bǔ)充 倉庫的存貨為常用之耐用存物品，包括某些食品及飲品、客人用品、清潔用品、維修用品、文具及印刷品等。存貨按各種物品的耗用量、物品有效期、倉庫容量等因素，由成本控制經(jīng)理、使用部門與采購部擬訂最高存量、最低存量及定貨量，提交財務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)后在存貨卡（ACF004）上記錄。庫存物品的補(bǔ)充允許采用紅線法、經(jīng)驗(yàn)法及月計劃補(bǔ)貨法(詳細(xì)說明參閱第7點(diǎn))，三種方法可以結(jié)合使用。倉庫領(lǐng)班須經(jīng)常檢查各存貨，及時填制請購單交采購部執(zhí)行。2.3 餐飲物料各種鮮活食品如肉類、蔬菜、水果、奶制品等，根據(jù)各廚房一天所需，由各廚房于 頁數(shù)：1/3 編號：FD/PRO/001每天下午3時前填具每日購貨表（表格ACF003），由行政總廚審批后交采購部執(zhí)行。各種飲品均存于飲品庫中，由使用部門按照用量向倉庫申領(lǐng)，存貨之補(bǔ)充按2.2庫存物品之補(bǔ)充程序請購。2.4 固定資產(chǎn)項目與經(jīng)營用具如請購額在當(dāng)期預(yù)算內(nèi)者,由部門經(jīng)理填具請購單報財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，交采購部執(zhí)行，如請購項目為更新現(xiàn)有已損壞設(shè)備者，須同時提提交已獲核準(zhǔn)之固定資產(chǎn)處理申請表（表格ACF032）方予辦理。3. 請購形式3.1 廚房每天所需的鮮活食品以每日購貨表形式申請； 中餐廳零點(diǎn)海鮮采用供應(yīng)商現(xiàn)場養(yǎng)殖，應(yīng)中餐廳客人零點(diǎn)要求即時供應(yīng)的辦法，海鮮的驗(yàn)收由廚房主管人員負(fù)責(zé)，經(jīng)帳臺收款員審核，一同在海鮮領(lǐng)用單（表格ACF016）上簽字認(rèn)同。3.2 除3.1以外的其他采購申請均以請購單形式進(jìn)行。3.3 為了準(zhǔn)確執(zhí)行采購工作，請購單必須清楚填寫下列各項：a) 物品之名稱、規(guī)格及品牌等b) 計量單位與數(shù)量c) 急用物品須蓋上“急件”印章并注明要求到貨日期3.4 使用部門注意由提交請購單至實(shí)際到貨日，期間還需通過挑選供應(yīng)商、議價、審批與運(yùn)輸?shù)冗^程，故應(yīng)提早計劃申請，以免造成斷貨。4.請購單之復(fù)核采購部收到使用部門之請購單后，按以下程序復(fù)核：4.1 檢查請購單是否已具備該使用部門經(jīng)理之有效簽名認(rèn)可；4.2 檢查請購量是否符合該物品之存量要求，過高或過低之請購量均應(yīng)予以調(diào)整。 5. 選擇供應(yīng)商與價格比較除已核準(zhǔn)的定點(diǎn)供應(yīng)商外，采購部應(yīng)選擇三家符合采購規(guī)格、質(zhì)量及服務(wù)要求之供應(yīng)商進(jìn)行比價，填在請購單上，由采購經(jīng)理選定推介之供應(yīng)商，提交財務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批。6. 財務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理審批完成以上程序之請購單均由采購部提交財務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行采購程序。審批后之請購單一式四份：采購部自留（白色）一份；交收貨部（黃色）連同合同（如有的話），一份；交應(yīng)付帳會計（蘭色）一份；退還申請部門（粉色）一份。 頁數(shù)：2/3 編號：FD/PRO/001 7. 常用之補(bǔ)貨方法操作 補(bǔ)貨方法，可根據(jù)以下3種方法之優(yōu)缺點(diǎn)及適用性，注意酒店需要，選擇合適的操作程序：紅線補(bǔ)貨法：對每個物品設(shè)定最低庫存量，當(dāng)存貨量接近最低庫存量時，開出請購單，此方法適用所有物品請購。最低存貨量 = 采購周期天數(shù)每天平均消耗量保險系數(shù)優(yōu)點(diǎn)：直觀、易操作缺點(diǎn)：易出現(xiàn)總體存量偏高。 月計劃補(bǔ)貨法：適用于固定供應(yīng)商、固定品牌、包裝，價格相對穩(wěn)定，消耗量大且穩(wěn)定的物品請購，按月計劃一次申請，批準(zhǔn)后，倉庫根據(jù)庫存情況通知采購部讓供應(yīng)商到貨。優(yōu)點(diǎn)：計劃性強(qiáng)、方便采購、降低采購成本；缺點(diǎn)：為了供應(yīng)安全而易發(fā)生計劃偏大。 經(jīng)驗(yàn)法：適用于存量較小或單價較高，受變動因素