檔案館 室 工作基礎(chǔ) 主要內(nèi)容 一 檔案和檔案工作概述二 機(jī)關(guān)檔案工作三 檔案館工作 第一章檔案和檔案工作概述 第一節(jié)檔案概述一 檔案的起源與沿革以檔案的物質(zhì)載體劃分 我國(guó)檔案的演變經(jīng)歷了以下六個(gè)階段 1 甲骨檔案 文字刻寫(xiě)在龜甲獸骨上 所以稱為甲骨文 2 金石檔案 殷商和周代鑄在青銅器上的銘文 一般稱之為金文或鐘鼎文 春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期 特別是秦漢以后 有些重要的記載和規(guī)定 刻在石頭上 所以稱之為金石檔案 3 簡(jiǎn)牘檔案 竹簡(jiǎn)和木牘 4 縑帛檔案 質(zhì)地細(xì)薄的絲織品 5 紙質(zhì)檔案6 新型載體檔案 如音像 電子檔案 二 檔案的定義與屬性 一 檔案的定義 是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu) 社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治 軍事 經(jīng)濟(jì) 科學(xué) 技術(shù) 文化 宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字 圖表 聲像等不同形式的歷史記錄 中華人民共和國(guó)檔案法 基本含義包括如下內(nèi)容 1 檔案是各種組織和個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中積累而成的 2 檔案是保存?zhèn)洳榈奈募?文件 采用的是廣義的概念 即不僅指常規(guī)的文書(shū) 也包括技術(shù)文件 各種手稿等工作中直接使用的原始記錄材料 3 檔案內(nèi)容的記錄方式和載體是多種多樣的 4 檔案是原始的歷史記錄 這是檔案的主要特點(diǎn)和本質(zhì)屬性 二 檔案的基本屬性1 知識(shí)性 2 信息性 三 檔案的種類1 文書(shū)檔案 實(shí)際上是指行政管理檔案 即在社會(huì)的行政管理活動(dòng)中由各種行政性或曰政治性公文 如請(qǐng)示 批復(fù) 決定 決議 法規(guī) 法律等等 轉(zhuǎn)化而成的檔案 其實(shí)質(zhì)是突出強(qiáng)調(diào)了行政性或曰政治性檔案在檔案大家族中的主導(dǎo)地位 2 科技檔案人們?cè)诳萍?生產(chǎn)活動(dòng)中形成的由純業(yè)務(wù)性的科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案 如圖紙 設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū) 科研報(bào)告等等 科技檔案的內(nèi)容與文書(shū)檔案明顯不同 它不是人類自我管理活動(dòng)的記錄 而是人類面對(duì)自然進(jìn)行科學(xué)研究 進(jìn)行物質(zhì)生產(chǎn)活動(dòng)的記錄 3 專門檔案是指除文書(shū)檔案和科技檔案之外的 所有在專門活動(dòng)中形成的檔案 如會(huì)計(jì)檔案 人事檔案 訴訟檔案 醫(yī)院的病歷檔案 婚姻登記和工商注冊(cè)登記檔案等等 專門業(yè)務(wù)檔案和特殊載體檔案統(tǒng)稱為專門檔案 四 檔案的基本價(jià)值1 檔案的憑證作用 2 檔案的參考作用 第二節(jié)檔案工作概述一 檔案工作的含義 性質(zhì)1 檔案工作 通常是指檔案室 文件中心 檔案館所從事的檔案業(yè)務(wù)工作 即用科學(xué)的原則和方法管理檔案 為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作 它的基本內(nèi)容 收集 鑒定 整理 保管 檢索 編研 利用和統(tǒng)計(jì)工作 2 檔案工作的性質(zhì) 1 檔案工作是一項(xiàng)管理性的科學(xué)性的工作 2 檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的條件性的工作 3 檔案工作是一項(xiàng)政治性的工作 二 檔案工作的基本原則1 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 分級(jí)管理國(guó)家全部檔案 檔案工作的組織原則和管理體制 1 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 統(tǒng)一管理 從中央到地方都設(shè)立了相應(yīng)的檔案行政管理部門和各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu) 在性質(zhì)上既是黨的機(jī)構(gòu)又是政府機(jī)構(gòu) 2 國(guó)家全部檔案由各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)分別集中保存 并實(shí)行黨政檔案的統(tǒng)一管理 一切機(jī)關(guān) 團(tuán)體 企業(yè)事業(yè)單位及其他組織形成的檔案 必須按照國(guó)家的規(guī)定 均由單位的檔案機(jī)構(gòu)集中管理 不得據(jù)為己有或由承辦單位和個(gè)人分散保存 各機(jī)關(guān)檔案中需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的 由各級(jí)檔案館保管 3 國(guó)家全部檔案由各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一地 分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo) 2 維護(hù)檔案的完整與安全 1 維護(hù)檔案的完整 一方面 從數(shù)量上 要保證檔案的齊全 保證應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不致殘缺少 另一方面 從質(zhì)量上 也就是從系統(tǒng)性方面 要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系 不能人為地割裂分散 或者零亂堆砌 2 維護(hù)檔案的安全 一方面 力求檔案本身不受損壞 盡量延長(zhǎng)檔案的壽命 即保證檔案管理的物質(zhì)安全 另一方面 要保護(hù)檔案免遭有意的破壞 檔案機(jī)密不被盜竊 不失密 即保證檔案管理的政治安全 3 便于社會(huì)各方面的利用 全部檔案管理工作 最終都是為了提供檔案給社會(huì)主義事業(yè)的各項(xiàng)工作利用 三 檔案機(jī)構(gòu)1 檔案室 各組織統(tǒng)一保存和管理本單位檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu) 地位和作用 一方面 檔案室是單位內(nèi)具有參謀和咨詢作用的部門 它是單位工作的助手 為單位的領(lǐng)導(dǎo)工作和單位內(nèi)各部門的工作提供參考和依據(jù)的檔案材料 為單位工作和生產(chǎn)活動(dòng)服務(wù) 另一方面 應(yīng)向各級(jí)檔案館移交檔案的檔案室是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ) 2 基本任務(wù) 對(duì)本單位文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門文件的歸檔工作 進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督 接收和保管本單位各部門應(yīng)歸檔的文件 進(jìn)行必要的整理 鑒定 統(tǒng)計(jì) 編目和研究 積極開(kāi)展利用工作 同時(shí)收藏和管理一些有關(guān)的內(nèi)部書(shū)刊等資料 配合檔案提供利用 定期把具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向檔案館移交 3 檔案室一般分類 普通檔案室 通常也稱為機(jī)關(guān)檔案室 單位檔案室 文書(shū)檔案室 是主要管理普通檔案的 這種檔案室在全國(guó)最普遍 數(shù)量最多 科技檔案室 它是管理科學(xué)技術(shù)檔案的專門檔案室 在工廠 礦山 設(shè)計(jì)院 科學(xué)技術(shù)研究院 所 等科學(xué)技術(shù)部門一般都設(shè)有這種檔案室 音像檔案室 即影片 照片 錄音帶等特種檔案室 電影公司或制片廠 新聞攝影部門 如報(bào)社 通訊社 廣播事業(yè)部門和唱片廠等 設(shè)有這種檔案室 人事檔案室 是機(jī)關(guān)在人事部門設(shè)立的專門管理人事檔案的機(jī)構(gòu) 有的稱干部檔案室 科 綜合檔案室 是指統(tǒng)一管理本單位全部檔案的檔案室 負(fù)責(zé)對(duì)普通檔案 各種專門檔案和特殊載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的綜合管理 聯(lián)合檔案室 同一地區(qū) 特別是在同一市鎮(zhèn)內(nèi)的一些機(jī)關(guān)聯(lián)合起來(lái)設(shè)立一個(gè)檔案機(jī)構(gòu) 負(fù)責(zé)保存和管理這些單位的檔案 2 文件中心和檔案寄存中心 文件中心 是一種社會(huì)化 集約化和專業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu) 是介于單位和檔案館之間的一種過(guò)渡性的檔案管理機(jī)構(gòu) 一般由國(guó)家的各級(jí)綜合檔案館負(fù)責(zé)管理 其主要職能是 將文件從其形成單位接收 存儲(chǔ)進(jìn)文件中心 提供準(zhǔn)確 快捷的文件借閱服務(wù) 滿足文件形成者的需要 保證所接收和管理的文件的安全 進(jìn)行科學(xué)管理等 文件中心的類型主要有 政府文件中心 商業(yè)性文件中心 檔案寄存中心 是由國(guó)家綜合檔案館設(shè)立的 為各類企業(yè) 社會(huì)組織以及個(gè)人提供文件與檔案寄存服務(wù)的機(jī)構(gòu) 檔案在寄存期間 所有權(quán)形式不變 檔案館一般只提供安全保管服務(wù) 3 檔案館 黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu) 是永久保管檔案的基地 是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心 4 檔案行政機(jī)構(gòu) 是黨和國(guó)家指導(dǎo)和管理檔案工作的部門 如檔案局 5 檔案機(jī)構(gòu)之間的相互關(guān)系 上級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)與下級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu) 檔案行政管理機(jī)構(gòu)與檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu) 檔案館 文件中心 檔案室等 具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的關(guān)系 檔案室與檔案館 文件中心和檔案館之間具有檔案交接關(guān)系 各級(jí)種類檔案館 室 文件中心 之間 均無(wú)隸屬關(guān)系 但有一定的協(xié)作關(guān)系 第二章機(jī)關(guān)檔案工作 第一節(jié)機(jī)關(guān)檔案管理工作一 機(jī)關(guān)檔案工作 一 定義這里所指的 機(jī)關(guān) 是指為實(shí)現(xiàn)其管理職能而組織的能獨(dú)立行使職權(quán)的 非生產(chǎn)建設(shè)或非經(jīng)營(yíng)性的國(guó)家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織 包括國(guó)家機(jī)構(gòu) 社會(huì)團(tuán)體 事業(yè)單位等 機(jī)關(guān)檔案 是指國(guó)家機(jī)構(gòu) 社會(huì)團(tuán)體 事業(yè)單位等社會(huì)組織在其職能活動(dòng)中形成 積累 并歸檔保存的檔案的總稱 既是機(jī)關(guān)單位的財(cái)產(chǎn) 也是國(guó)家的保管財(cái)富 機(jī)關(guān)檔案工作 是指圍繞機(jī)關(guān)檔案的形成 管理和利用等進(jìn)行的各項(xiàng)檔案工作的總稱 機(jī)關(guān)檔案工作 二 機(jī)關(guān)檔案工作特點(diǎn) 基礎(chǔ)性是機(jī)關(guān)管理的基礎(chǔ) 機(jī)關(guān)檔案工作的好壞 直接影響或促進(jìn)機(jī)構(gòu)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展 服務(wù)性為本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù) 特別是為領(lǐng)導(dǎo)決策 為機(jī)構(gòu)中心工作 為維護(hù)機(jī)關(guān)根本利益和歷史真貌服務(wù) 專業(yè)性檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作 是機(jī)關(guān)檔案工作區(qū)別于幾個(gè)其它工作的根本特征 因此 機(jī)關(guān)檔案部門也必須接受作為檔案工作主管機(jī)關(guān)的檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo) 三 機(jī)關(guān)檔案工作的地位和作用 1 是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分和必不可少的重要環(huán)節(jié)機(jī)關(guān)檔案管理是機(jī)關(guān)行政管理的重要組成部分行政管理工作指由機(jī)關(guān)中心機(jī)構(gòu) 辦公室或綜合部門 和其它服務(wù)保障部門主管的機(jī)關(guān)日常事務(wù)性 基礎(chǔ)性 保障性和服務(wù)性工作 基本包括 秘書(shū) 文字處理 綜合統(tǒng)計(jì) 檔案管理 信訪 保密 安全保衛(wèi) 財(cái)務(wù)管理 接待聯(lián)絡(luò) 行政后勤等 機(jī)關(guān)檔案管理是機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作的重要組成部分業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的大量業(yè)務(wù)檔案是機(jī)關(guān)檔案的主體 業(yè)務(wù)檔案的形成貫穿于業(yè)務(wù)管理工作的始終 是機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)管理工作必不可少的工具和依據(jù) 機(jī)關(guān)檔案在機(jī)關(guān)工作中發(fā)揮不可替代的作用其作用于機(jī)關(guān)工作整個(gè)系統(tǒng)的各個(gè)部分 在機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展 工作水平提高以及維護(hù)機(jī)關(guān)工作的真實(shí)歷史面貌等方面起到的銜接 借鑒作用是其他工作無(wú)法替代的 機(jī)關(guān)檔案工作水平是機(jī)關(guān)科學(xué)管理的一個(gè)重要基礎(chǔ)和標(biāo)志 2 機(jī)關(guān)檔案工作是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分 是檔案事業(yè)的基礎(chǔ)機(jī)關(guān)檔案是檔案館檔案的主要來(lái)源機(jī)關(guān)檔案工作是檔案事業(yè)的基礎(chǔ)機(jī)關(guān)檔案工作的好壞 直接影響檔案館工作 影響其他檔案工作乃至檔案事業(yè)的發(fā)展機(jī)關(guān)檔案室是我國(guó)最基層也是數(shù)量最多的檔案工作機(jī)構(gòu) 四 機(jī)關(guān)檔案工作的職能 按 檔案法 及實(shí)施辦法規(guī)定 機(jī)關(guān)檔案工作的職能是 貫徹執(zhí)行有關(guān)法律 法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策 建立 健全本單位的檔案工作規(guī)章制度 指導(dǎo)本單位文件 資料的形成 積累和歸檔工作 統(tǒng)一管理本單位的檔案 并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案 監(jiān)督 指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作 五 機(jī)關(guān)檔案工作的具體任務(wù) 1 貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針 政策和法律 法規(guī) 建立 健全本單位的檔案工作規(guī)章制度 2 對(duì)本單位文件材料的形成 積累和立卷歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo) 3 收集 管理本單位各種門類和載體的檔案 積極提供利用 為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù) 并按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案 4 在檔案工作 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 分級(jí)管理 原則下 負(fù)責(zé)對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo) 依照規(guī)定 各專業(yè)主管機(jī)關(guān)負(fù)有對(duì)所轄范圍內(nèi)直屬機(jī)關(guān)單位檔案工作進(jìn)行規(guī)范化管理 對(duì)所屬系統(tǒng) 專業(yè)在貫徹檔案法規(guī)方面進(jìn)行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)的職責(zé) 六 機(jī)關(guān)檔案工作人員 1 機(jī)關(guān)檔案人員的配備 機(jī)關(guān)檔案工作條例 第三款第六條規(guī)定 機(jī)關(guān)必須建立檔案工作 成立相應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu) 不需要建立檔案機(jī)構(gòu)的機(jī)關(guān) 應(yīng)配備專職或兼職檔案人員 機(jī)關(guān)不論大小 在其行使職能活動(dòng)中都會(huì)產(chǎn)生檔案和檔案工作 因此 就應(yīng)該有相應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)和人員承擔(dān)機(jī)關(guān)檔案工作的職能 無(wú)論采取哪種形式 檔案工作機(jī)構(gòu)和人員都必須列入機(jī)關(guān)編制序列 必須保證專職檔案人員的素質(zhì)和數(shù)量 必須保證兼職檔案人員兼職適量 以檔案工作為主 并保持相對(duì)穩(wěn)定 2 機(jī)關(guān)檔案人員的素質(zhì)要求政治素質(zhì)檔案業(yè)務(wù)素養(yǎng) 1 必須具備檔案專業(yè)技能和理論知識(shí) 2 必須具備一定的檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn) 文化修養(yǎng)檔案人員均具有大專以上文化程度組織和社交能力監(jiān)督指導(dǎo) 進(jìn)行機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案工作的組織和交流以及增添設(shè)施 爭(zhēng)取經(jīng)費(fèi) 組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等 七 機(jī)關(guān)檔案工作基本制度 1 機(jī)關(guān)檔案工作人員崗位責(zé)任制明確機(jī)關(guān)檔案工作人員崗位本職工作權(quán)責(zé) 任務(wù)和要求的一項(xiàng)機(jī)關(guān)檔案工作基本制度 主要內(nèi)容包括機(jī)關(guān)每個(gè)檔案工作人員職責(zé) 權(quán)限 任務(wù) 考核和獎(jiǎng)懲措施 2 機(jī)關(guān)文件材料立卷歸檔制度明確機(jī)關(guān)文件材料立卷職責(zé) 歸檔范圍和要求 歸檔時(shí)間和手續(xù)的一項(xiàng)機(jī)關(guān)檔案工作基本制度 包括機(jī)關(guān)文件材料立卷職責(zé) 歸檔范圍 歸檔時(shí)間 歸檔要求和歸檔手續(xù) 3 機(jī)關(guān)檔案保管制度是關(guān)于機(jī)構(gòu)檔案保護(hù)和管理的一項(xiàng)機(jī)關(guān)檔案工作基本制度 主要內(nèi)容包括機(jī)關(guān)檔案的安全保護(hù) 庫(kù)房和設(shè)備管理措施以及移交 4 機(jī)關(guān)檔案保密制度明確機(jī)關(guān)檔案保密事項(xiàng)和要求的一項(xiàng)機(jī)關(guān)檔案工作基本制度 主要內(nèi)容包括機(jī)關(guān)檔案保密措施和對(duì)機(jī)關(guān)檔案人員的保密要求 5 機(jī)構(gòu)檔案鑒定工作制度是關(guān)于甄別和判定機(jī)關(guān)文件與檔案保存價(jià)值的一項(xiàng)機(jī)關(guān)檔案工作基本制度 主要內(nèi)容包括鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn) 檔案鑒定工作的組織和檔案銷毀的規(guī)定 6 機(jī)關(guān)檔案利用制度明確機(jī)關(guān)檔案提供利用范圍 方法和要求的一項(xiàng)機(jī)關(guān)檔案工作基本制度 主要內(nèi)容包括機(jī)關(guān)檔案利用范圍 利用方式 要求和批準(zhǔn)手續(xù) 二 機(jī)關(guān)檔案室 一 機(jī)關(guān)檔案室的定義 是機(jī)關(guān)設(shè)置的承擔(dān)本機(jī)關(guān)檔案工作職能的內(nèi)部工作機(jī)構(gòu) 包括 1 機(jī)關(guān)檔案室是國(guó)家機(jī)構(gòu)或社會(huì)組織的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu) 是機(jī)關(guān)單位的一個(gè)重要組成部分 這是機(jī)關(guān)檔案室與檔案館的根本區(qū)別 2 機(jī)關(guān)檔案室是承擔(dān)本單位檔案工作職能的專業(yè)工作機(jī)構(gòu) 3 從檔案事業(yè)角度來(lái)說(shuō) 機(jī)關(guān)檔案室是構(gòu)成國(guó)家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)和細(xì)胞 二 機(jī)關(guān)檔案室的基本任務(wù) 1 對(duì)本機(jī)關(guān)文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作 進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督 2 負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的全部檔案 積極提供利用 為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù) 并為黨和國(guó)家積累檔案史料3 在 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 分級(jí)管理 的原則下 負(fù)責(zé)對(duì)本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo) 監(jiān)督與檢查 三 機(jī)關(guān)檔案室工作的具體內(nèi)容 從廣義上講機(jī)關(guān)檔案工作的具體內(nèi)容包括兩個(gè)方面 一是對(duì)本機(jī)關(guān)檔案工作的管理 二是對(duì)本機(jī)關(guān)檔案的管理 具體主要有以下幾個(gè)方面 1 起草并監(jiān)督執(zhí)行本單位的檔案工作計(jì)劃和規(guī)章制度 各類文件材料的收集和歸檔制度 保管制度 安全保密制度 鑒定銷毀制度 借閱利用制度 檔案工作人員崗位責(zé)任制等 起草檔案保管期限表 機(jī)關(guān)檔案分類方案及有關(guān)檔案工作文件材料 2 負(fù)責(zé)對(duì)本機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)或單位的檔案工作進(jìn)行具體的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo) 3 對(duì)本機(jī)關(guān)文件材料的形成 積累和歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo) 4 組織開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn) 咨詢 協(xié)作交流 檢查評(píng)比及目標(biāo)管理等活動(dòng) 培訓(xùn)對(duì)象包括本機(jī)關(guān)及所屬單位的專 兼職檔案人員 有關(guān)負(fù)責(zé)人 文件處理人員 專業(yè)技術(shù)人員和管理人員 5 本機(jī)關(guān)檔案的管理 收集 保管 鑒定 整理 統(tǒng)計(jì) 利用 移交 四 機(jī)關(guān)檔案室的設(shè)置 檔案法 規(guī)定了機(jī)關(guān) 團(tuán)體 企業(yè)事業(yè)單位和其它組織必須設(shè)置相應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu) 配備適當(dāng)?shù)臋n案人員負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)檔案工作 機(jī)關(guān)單位的組織規(guī)模較大 內(nèi)部機(jī)構(gòu)和直屬單位較多或?qū)I(yè)檔案性質(zhì)特殊需承擔(dān)對(duì)本系統(tǒng)專業(yè)檔案工作指導(dǎo) 監(jiān)督任務(wù)的可設(shè)檔案處或檔案科 機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)和直屬單位不多 基本沒(méi)有對(duì)本系統(tǒng)單位專業(yè)檔案的指導(dǎo)任務(wù)的可設(shè)檔案科或檔案室 機(jī)關(guān)組織規(guī)模較小 內(nèi)部機(jī)構(gòu)很少 可設(shè)檔案室 配專職或兼職檔案人員 五 機(jī)關(guān)檔案室的類型 1 按管理本單位檔案的形式劃分 2 按承擔(dān)機(jī)關(guān)檔案工作職能的形式劃分 1 完全職能型檔案工作機(jī)構(gòu)機(jī)關(guān)內(nèi)部設(shè)置的 列入機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制序列的 配備若干專職檔案工作人員 能獨(dú)立行使機(jī)關(guān)檔案工作職權(quán)的機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu) 一般為一級(jí)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu) 檔案司 檔案處 2 非完全職能型檔案工作機(jī)構(gòu)機(jī)關(guān)內(nèi)部正式設(shè)置的 列入機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制序列的 能部分行使機(jī)關(guān)檔案工作職權(quán)的機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu) 一般為二級(jí)或三級(jí)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu) 檔案處 檔案科 3 非職能型檔案工作機(jī)構(gòu)機(jī)關(guān)內(nèi)部設(shè)置的 未列入機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制序列的 因而不能履行機(jī)關(guān)檔案工作職能的機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu) 檔案員為兼職 檔案室 3 機(jī)關(guān)檔案室的輔助類型 1 聯(lián)合檔案室特定條件下 兩個(gè)以上平行或有直接隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)單位共同組建的 集中統(tǒng)一管理各機(jī)關(guān)單位所有檔案的一種檔案工作機(jī)構(gòu) 是由于機(jī)關(guān)單位檔案保管條件限制或由于機(jī)關(guān)單位工作關(guān)系緊密 形成材料無(wú)法嚴(yán)格分開(kāi) 由雙方或多方共同協(xié)商組建 2 文件中心一級(jí)行政區(qū)劃組織專門設(shè)置的 集中管理所有同級(jí)機(jī)關(guān)所形成的全部文件材料和檔案的專門的文件 檔案管理機(jī)構(gòu) 文件中心負(fù)責(zé)文件材料的收集 整理 立卷和保管利用 并按有關(guān)規(guī)定定期向同級(jí)國(guó)家檔案館移交檔案 是一種中間性的檔案管理機(jī)構(gòu) 三 機(jī)關(guān)檔案綜合管理 一 機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理 機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu) 機(jī)關(guān)檔案工作管理網(wǎng)絡(luò) 1 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)檔案工作必須列入機(jī)關(guān)工作計(jì)劃和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃 必須作為機(jī)關(guān)一項(xiàng)重要工作列入機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)議事日程 明確一名機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作 領(lǐng)導(dǎo)并監(jiān)督機(jī)關(guān)檔案部門全面履行機(jī)關(guān)檔案工作的職責(zé) 及時(shí)協(xié)調(diào)解決機(jī)關(guān)檔案工作中產(chǎn)生的困難和問(wèn)題 不斷改善機(jī)關(guān)檔案的保管條件 保證機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展與其它工作發(fā)展同步 2 統(tǒng)一機(jī)構(gòu)機(jī)關(guān)檔案工作的職能和任務(wù)統(tǒng)一由一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)的檔案工作機(jī)構(gòu)承擔(dān) 并由其統(tǒng)一扎口管理 內(nèi)設(shè)檔案機(jī)構(gòu)必須具有相應(yīng)的職權(quán)和地位 3 統(tǒng)一制度機(jī)關(guān)檔案工作各項(xiàng)基本制度由檔案工作機(jī)構(gòu)統(tǒng)一擬制 并監(jiān)督執(zhí)行 4 統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)這是機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 統(tǒng)一機(jī)構(gòu)和統(tǒng)一制度的有效體現(xiàn) 即所謂 政出一門 二 機(jī)關(guān)檔案室檔案綜合管理模式 1 集中存放式即機(jī)關(guān)檔案室檔案集中統(tǒng)一保管的模式 機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的檔案管理人員 要有充足的檔案庫(kù)房 專用的閱檔室 專業(yè)的檔案整理室 可兼檔案人員辦公室 即所謂的 三室分開(kāi) 并要配置其他保管和保護(hù)措施 這是檔案管理最為科學(xué) 合理和先進(jìn)的模式 因此 只要辦公條件可能 就應(yīng)積極采用這種模式 2 分開(kāi)存放式機(jī)關(guān)的檔案實(shí)體分類存放在兩個(gè)以上部門的一種機(jī)關(guān)檔案綜合管理模式 分開(kāi)存放是機(jī)關(guān)檔案綜合管理的一種變通的檔案保存模式 辦公條件有限的機(jī)關(guān)和單位可采用這種模式 3 根據(jù)機(jī)構(gòu)實(shí)際情況確定機(jī)關(guān)檔案綜合管理形式無(wú)論采用何種模式 必須堅(jiān)持 四個(gè)統(tǒng)一 必須機(jī)關(guān)檔案工作管理的網(wǎng)絡(luò)化 采取分開(kāi)存放模式的注意點(diǎn) 1 必須在機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行綜合管理的情況下 才可以采用這種變通的模式 只要條件許可 就應(yīng)盡量改為集中存放式 2 除了機(jī)關(guān)檔案實(shí)體可以分類分開(kāi)存放外 其它機(jī)關(guān)檔案管理工作 目錄 數(shù)據(jù) 檔號(hào)編制 分類方案 全宗卷 檢索工具等 都應(yīng)由檔案室集中統(tǒng)一管理 3 各部門保存的檔案是機(jī)關(guān)檔案的一個(gè)組成部分 各部門只是暫存性的 保存一段時(shí)間后或機(jī)關(guān)檔案室條件改善后 應(yīng)向機(jī)關(guān)檔案室移交 不可擅自據(jù)為己有 4 分開(kāi)存放絕不是分散管理 應(yīng)以機(jī)關(guān)檔案室為主 分類保存 集中控制 受機(jī)關(guān)檔案室的統(tǒng)一管理 監(jiān)督和指導(dǎo) 5 各部門保存檔案的條件要符合要求 并建立健全檔案管理崗位責(zé)任制度 明確部門領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任 明確檔案管理人員及其職責(zé) 確保檔案萬(wàn)無(wú)一失 第二節(jié)機(jī)關(guān)檔案室業(yè)務(wù)工作 一 機(jī)關(guān)檔案的收集 一 機(jī)關(guān)檔案收集工作 是機(jī)關(guān)檔案室收集檔案和圍繞收集而開(kāi)展的各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作的總稱 二 機(jī)關(guān)檔案收集工作的意義1 是機(jī)關(guān)檔案室工作的起點(diǎn) 2 是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案集中統(tǒng)一管理的基本途徑 3 是檔案工作中一項(xiàng)政策性較強(qiáng)的工作 三 機(jī)關(guān)檔案收集工作的要求1 確保檔案的齊全和完整 2 符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn) 3 保證及時(shí)和安全 四 機(jī)關(guān)檔案收集的范圍2006年12月18日 國(guó)家檔案局以8號(hào)令的形式發(fā)布了 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定 簡(jiǎn)稱 規(guī)定 見(jiàn)附件12009年6月1日 我市頒布實(shí)施了 南京市機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定實(shí)施細(xì)則 試行 簡(jiǎn)稱 細(xì)則 見(jiàn)附件2 一 規(guī)定 修訂的背景新中國(guó)成立后 國(guó)家檔案局先后五次制定關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的規(guī)定 規(guī)定 是對(duì)1987年文件的修訂 關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定 機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍 二 規(guī)定 修訂的原則1 規(guī)定 的內(nèi)容要涵蓋機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)中形成的所有文件材料 即包括各種門類和載體的歷史記錄 2 規(guī)定 不僅對(duì)機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍作原則界定 同時(shí)也要對(duì)不歸檔范圍做出明確界定 3 規(guī)定 采用標(biāo)時(shí)制標(biāo)明文書(shū)檔案的具體保管期限 4 要盡量避免機(jī)關(guān)文件材料重復(fù)歸檔 5 規(guī)定 明確了各級(jí)檔案行政管理部門與各級(jí)機(jī)關(guān)在具體執(zhí)行 規(guī)定 過(guò)程中的職責(zé)和義務(wù) 確保各機(jī)關(guān)編制的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表的實(shí)用性和可操作性 三 規(guī)定 修訂的主要內(nèi)容 與87年相比有哪些異同點(diǎn) 1 將兩個(gè)文件合二為一 2 改革了檔案保管期限的劃分方法 3 突出了立檔單位的主體地位 4 使條款進(jìn)一步細(xì)化且充實(shí)了新領(lǐng)域的檔案 5 體現(xiàn)了以人為本的思想 6 加大了檔案行政管理部門的管理力度 四 規(guī)定 與 細(xì)則 的主要區(qū)別1 增加了第5條 本單位召開(kāi)的座談會(huì) 研討會(huì) 經(jīng)驗(yàn)交流會(huì) 征求意見(jiàn)會(huì)等一般性會(huì)議的文件材料 10年 2 新增了第8條 本機(jī)關(guān)參加會(huì)議的文件材料并按重要程度進(jìn)行區(qū)分 3 新增10 8 2 本機(jī)關(guān)編輯上報(bào)的志書(shū) 年鑒稿 永久 4 對(duì)本機(jī)關(guān)行政管理 執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料進(jìn)行了細(xì)化 5 對(duì)行政許可 行政處罰 行政復(fù)議進(jìn)行了細(xì)化 便于操作 6 調(diào)整了部門年度及以上工作計(jì)劃 總結(jié)的保管期限 7 新增10 18 有關(guān)辦公經(jīng)費(fèi)申請(qǐng) 撥付的文件材料 10年 8 新增了10 21 應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的預(yù)案 情況日志 總結(jié) 往來(lái)文件 記錄 紀(jì)要等文件材料 分重要程度定為永久和10年 9 關(guān)于表彰類文件分三種情況進(jìn)行了表述 10 將職稱評(píng)審進(jìn)行了細(xì)化 南京市機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定實(shí)施細(xì)則 試行 一 歸檔和不歸檔的范圍第三條機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是 一 反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的 對(duì)本機(jī)關(guān)工作 國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料 二 機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家 集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料 三 本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān) 同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料 四 其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料 第四條機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是 一 上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中 普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料 任免 獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料 供工作參考的抄件等 二 本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件 無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性 臨時(shí)性文件 一般性文件的歷次修改稿 各次校對(duì)稿 無(wú)特殊保存價(jià)值的信封 不需辦理的一般性人民來(lái)信 電話記錄 機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料 本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料 有關(guān)工作參考的文件材料 三 同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中 不需貫徹執(zhí)行的文件材料 不需辦理的抄送文件材料 四 下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中 供參閱的簡(jiǎn)報(bào) 情況反映 抄送或越級(jí)抄送的文件材料 第五條凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料 必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交 實(shí)行集中統(tǒng)一管理 任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔 二 保管期限的劃分類型及所主要包含的范圍第六條機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的保管期限定為永久 定期兩種 定期一般分為30年 10年 市 區(qū)縣檔案行政管理部門可根據(jù)實(shí)際情況 調(diào)整或細(xì)化定期30年以下的保管期限 第七條永久保管的文書(shū)檔案主要包括 一 本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料 二 本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議 舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料 三 本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料 四 本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù) 批示 重要的報(bào)告 總結(jié) 綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等 五 本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變 人事任免等文件材料 六 本機(jī)關(guān)房屋買賣 土地征用 重要的合同協(xié)議 資產(chǎn)登記等憑證性文件材料 七 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料 八 同級(jí)機(jī)關(guān) 下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函 請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函 批復(fù)等文件材料 第八條定期保管的文書(shū)檔案主要包括 一 本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料 二 本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議 舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料 三 本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料 四 本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料 五 本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù) 批示 一般性工作報(bào)告 總結(jié) 統(tǒng)計(jì)報(bào)表等 六 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料 七 上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料 八 同級(jí)機(jī)關(guān) 下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函 請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函 批復(fù)等文件材料 九 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃 總結(jié) 統(tǒng)計(jì) 重要專題報(bào)告等文件材料 三 其它門類和專門檔案第九條機(jī)關(guān)形成的人事 基建 會(huì)計(jì) 照片 實(shí)物及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限 按國(guó)家和省 市有關(guān)規(guī)定執(zhí)行 四 幾種特殊情形第十二條機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議 聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔 其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔 第十三條因工作需要成立的領(lǐng)導(dǎo)小組和全市重大活動(dòng) 事件 所形成的文件材料 由領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室所在機(jī)關(guān)和重大活動(dòng)登記機(jī)關(guān) 按照本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表進(jìn)行歸檔 第十四條有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān) 執(zhí)行本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表 并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門備案 履行機(jī)關(guān)行政管理職能的事業(yè)單位 由其上級(jí)行政管理部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)其編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表 并經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行 五 適用范圍第十六條本實(shí)施細(xì)則適用于本市各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體 駐寧部隊(duì) 民主黨派 企業(yè)事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行 注 細(xì)則中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門類和載體的歷史記錄 附件 文書(shū)檔案保管期限表 各單位應(yīng)根據(jù)本單位職能活動(dòng) 制定本單位的歸檔范圍和保管期限表 二 機(jī)關(guān)檔案的整理 一 機(jī)關(guān)檔案整理 就是機(jī)關(guān)檔案室對(duì)機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行分類 排列 編目和編號(hào)的一項(xiàng)具體檔案管理工作 機(jī)關(guān)檔案整理工作的內(nèi)容包括機(jī)關(guān)分類方案的擬訂 分類 排列 編目和編號(hào)等 二 機(jī)關(guān)檔案的分類和分類方案1 機(jī)關(guān)檔案的分類 機(jī)關(guān)檔案的分類應(yīng)與機(jī)關(guān)文件材料的分類保持基本一致 1 選擇機(jī)關(guān)檔案分類的層次和劃分原則 現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案分類的層次一般為二至三層 每一層次必須使用一個(gè)劃分原則 不得交叉使用多個(gè)劃分原則 第一層次 應(yīng)以機(jī)關(guān)檔案的門類 載體 為劃分原則確定機(jī)關(guān)檔案的大類 即將本機(jī)關(guān)所有的檔案按不同的檔案門類和載體劃分為文書(shū)檔案 科技檔案和若干專門檔案 第二 三層次 每一大類內(nèi)以各類檔案的立卷特征為劃分原則 分別進(jìn)行分類 如文書(shū)檔案類內(nèi)可按本機(jī)關(guān)文件材料立卷時(shí)使用的分類法 年度 組織機(jī)構(gòu)分類法 或年度 問(wèn)題分類法等 為劃分原則設(shè)定類別 科技檔案類內(nèi)應(yīng)按問(wèn)題原則分為基建 設(shè)備 產(chǎn)品和科研四個(gè)類 會(huì)計(jì)檔案先按會(huì)計(jì)項(xiàng)目分類 然后按年度 會(huì)計(jì)文件的名稱分別分為報(bào)表 帳簿和憑證三個(gè)類 照片檔案和磁性載體檔案按年度 問(wèn)題設(shè)類等 2 固定檔案分類排序和給定類目名稱 機(jī)關(guān)檔案分類設(shè)定后 應(yīng)按機(jī)關(guān)檔案分類的結(jié)果將機(jī)關(guān)檔案的各類目有序排列 給定類目的順序號(hào)和名稱 固定類目的排列位置和內(nèi)容 機(jī)關(guān)檔案的分類一般不宜經(jīng)常變化 但每年可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行局部的調(diào)整 2 編制機(jī)關(guān)檔案分類方案 機(jī)關(guān)檔案的分類應(yīng)由機(jī)關(guān)檔案室按實(shí)際確定的機(jī)關(guān)檔案分類層次和原則進(jìn)行擬制 經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后行文 機(jī)關(guān)檔案分類方案的內(nèi)容包括機(jī)關(guān)檔案分類的層次和劃分原則 類目順序和名稱以及需要說(shuō)明的事項(xiàng)等 3 各種門類 載體 檔案的整理方法文書(shū) 科技 專門檔案 會(huì)計(jì) 照片 聲像 實(shí)物 電子文件 等各種檔案的整理均有規(guī)范要求 我著重把文書(shū)檔案向大家介紹一下 時(shí)間允許 介紹會(huì)計(jì)檔案整理方法 其它門類和載體檔案的整理方法課程另有安排 文書(shū)檔案的整理方法 見(jiàn)附件3 國(guó)家檔案局DA T22 2000 歸檔文件整理規(guī)則 和附件4 江蘇省 歸檔文件整理規(guī)則 實(shí)施辦法 2003年2月9日江蘇省檔案局 江蘇省 歸檔文件整理規(guī)則 實(shí)施辦法 一 適用范圍 適用于本省范圍內(nèi)的各級(jí)機(jī)關(guān) 團(tuán)體 企業(yè) 事業(yè)單位 二 文件整理的定義 是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成并辦理完畢 應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料 以件為單位 進(jìn)行裝訂 分類 排列 編號(hào) 編目 裝盒 使之有序化的過(guò)程 三 整理原則 遵循文件的形成規(guī)律 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系 區(qū)分不同價(jià)值 便于保管和利用 四 業(yè)務(wù)工作方針 強(qiáng)化收集 簡(jiǎn)化整理 細(xì)化檢索 深化利用 五 整理要求 1 歸檔文件應(yīng)齊全完整 保管期限劃分準(zhǔn)確 2 整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料 紙張 裝訂材料等符合檔案保護(hù)要求 3 歸檔文件整理工作應(yīng)建立在文檔一體化管理基礎(chǔ)上 運(yùn)用計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件輔助整理工作 4 檔案管理軟件必須符合江蘇省地方標(biāo)準(zhǔn) 文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式 DB32 505 2002 的要求 六 文書(shū)檔案的整理方法 檔案整理工作 就是按照一定的原則和方法 把處于相對(duì)零亂狀態(tài)的檔案系統(tǒng)起來(lái) 以便于保管和利用的工作 一 件的確定 實(shí)施辦法 4 1規(guī)定 一般以每份文件為一件 這里有幾種特殊情況 一是有些文種的文件 如正文與附件 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等各部分獨(dú)立性較強(qiáng) 易被分散使用 造成歸檔不全或歸檔后查找不到 故明確其為一件 二是實(shí)際工作中 有些種類的文件 如正本與其他稿本 原件與復(fù)制件等 如果彼此脫離 其中之一在檢索上往往沒(méi)有太大價(jià)值 二者會(huì)增加不必要的編目工作 因此明確其為一件 三是還有一些文件 如單一的請(qǐng)示與批復(fù) 報(bào)告與批示等 關(guān)聯(lián)性較強(qiáng) 利用時(shí)需要相互查證 因此實(shí)體不宜分散 四是有些文件如會(huì)議記錄 介紹信存根 式樣同一的表格 不便拆散整理 或無(wú)單獨(dú)歸檔的必要 允許將這些文件作為一件 1 文件正本與不同稿本 同一文件在撰寫(xiě) 印刷過(guò)程中形成的不同稿本 包括歷次修改稿 討論稿 征求意見(jiàn)稿 定稿等 也可能需要留存 一般來(lái)說(shuō)正本與定稿為一件 定稿不宜裝訂的也可單獨(dú)作為一件 重要文件 如法律法規(guī)等 須保留歷次修改稿的 其正本與歷次稿 包括定稿 各為一件 在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中生成的文件 有的無(wú)紙質(zhì)定稿 由打印機(jī)輸出的定稿與正文完全一致的 此類打印底稿可不歸檔 而用欄目填寫(xiě)齊全的 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)親筆簽發(fā)的發(fā)文稿紙與文件正本一并歸檔即可 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示或重要修改意見(jiàn)的打印底稿 應(yīng)與文件正本一并歸檔 2 正文與附件一般來(lái)說(shuō) 正文與附件為一件 如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí) 也可各為一件 注 這里所說(shuō)的附件是指公文正文之后所帶的 在正文下明確標(biāo)注其名稱的附件 出于參考目的從其他單位收集來(lái)的與本文有關(guān)的參考資料不隨正文一并發(fā)出的 不屬于 附件 范圍 這類材料若需歸檔 可另行處理 如 過(guò)程性材料 體現(xiàn)了文件辦理的過(guò)程 可作為同一事由文件中的一件或若干件歸檔 排列一起 3 正文與文件處理單等 文書(shū)處理較規(guī)范的單位 在文件運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中一般都附有文件處理單或擬辦單等 這些表單真實(shí)地記錄了文件的辦理過(guò)程 可與文件作為一件 4 原件與復(fù)制件對(duì)于其制成材料 字跡材料等不利于長(zhǎng)久保管的文件 如熱敏紙傳真件 鉛筆等書(shū)寫(xiě)的重要文件 以及使用過(guò)程中破損的文件 應(yīng)復(fù)制后歸檔 這里所說(shuō)的復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件以及手工謄寫(xiě)的抄件等 這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件 5 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分 前者是貫徹意見(jiàn)及執(zhí)行要求 后者是貫徹執(zhí)行的具體內(nèi)容 應(yīng)作為一件保存 6 報(bào)表 名冊(cè) 圖冊(cè)等報(bào)表 名冊(cè) 圖冊(cè)等一般每?jī)?cè) 本 內(nèi)容都相對(duì)完整 具有獨(dú)立的檢索價(jià)值 因此應(yīng)按照其本來(lái)的裝訂方式 一冊(cè) 本 作為一件 7 來(lái)文與復(fù)文來(lái)文與復(fù)文包括請(qǐng)示與批復(fù) 報(bào)告與批示 函與復(fù)函等 此類文件可以作為一件 也可各為一件 但若處理環(huán)節(jié) 層次多 作為一件處理反而復(fù)雜化或不清晰 因此來(lái)文 復(fù)文超過(guò)兩件的要分別作為一件處理 8 未裝訂的式樣同一的表格 如表彰活動(dòng)形成的大量先進(jìn)個(gè)人 先進(jìn)集體的表格 或某項(xiàng)工作的登記表等 式樣同一的表格可以以一定單位將表格集中裝訂 作一件對(duì)待 9 不便拆開(kāi)整理的會(huì)議記錄類材料整本會(huì)議記錄不便分割成一次會(huì)議一件來(lái)裝訂整理 可將一本會(huì)議記錄作為一件 文件的修整 1 對(duì)破損文件進(jìn)行修裱修裱指使用粘合劑和選定的紙張對(duì)破損文件進(jìn)行 修補(bǔ) 或 托裱 以恢復(fù)文件的原有面貌 增加強(qiáng)度 延長(zhǎng)壽命 2 對(duì)字跡模糊或易退變 傳真件 的文件材料進(jìn)行復(fù)制3 去除文件上易腐蝕的金屬物如鐵質(zhì)訂書(shū)釘 曲別針 大頭針等 容易被氧化和腐蝕 使文件紙張受到損害 保管條件好的單位短期檔案可不去除易銹蝕金屬物 對(duì)于裝訂成冊(cè)不便拆封的書(shū)籍 刊物等 不須拆釘重裝 4 對(duì)過(guò)大的文件進(jìn)行折疊根據(jù) 國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理辦法 的要求 公文用紙幅面規(guī)格統(tǒng)一為A4型 報(bào)表 圖樣等紙張幅面大于A4規(guī)格的 就需要進(jìn)行折疊 注 盡量減少折疊次數(shù) 折痕處應(yīng)盡量位于文件 圖表字跡之外 文件頁(yè)數(shù)較多時(shí) 宜單張折疊 以便歸檔后的查閱利用 5 書(shū)寫(xiě)材料的耐久性整理過(guò)程中的蓋章 編號(hào) 編目 填寫(xiě)封皮和備考表等都應(yīng)使用耐久的書(shū)寫(xiě)材料 如碳素墨水 藍(lán)黑墨水 印泥 不要使用鉛筆 圓珠筆 彩色筆 純藍(lán)墨水 紅墨水 復(fù)寫(xiě)紙 印臺(tái)油等不耐久的書(shū)寫(xiě)材料 二 裝訂 1 歸檔文件應(yīng)按件裝訂 2 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 復(fù)制件在后 轉(zhuǎn)發(fā)文在前 被轉(zhuǎn)發(fā)文在后 復(fù)文與來(lái)文為一件時(shí) 復(fù)文在前 來(lái)文在后 計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件 定稿無(wú)須保存的 正文在前 發(fā)文稿紙?jiān)诤?舉例 漢文本在前 少數(shù)民族文字文本在后 不同文字的文本 無(wú)特殊規(guī)定的 中文本在前 外文本在后 有文件處理單的 文件處理單在前 正文在后 這樣可以作為首頁(yè)加蓋歸檔章 從而更好的保護(hù)正本的原始面貌 3 裝訂方式可采用縫紉機(jī)或江蘇省檔案局監(jiān)制的不銹鋼訂書(shū)釘在文件左側(cè)或左上角裝訂 采用左上角裝訂的應(yīng)將左上角對(duì)齊 采用左側(cè)裝訂的應(yīng)將左下角對(duì)齊 有的紙張不一 所以裝訂位置不一樣 則對(duì)齊位置不一樣 較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式 已成冊(cè)不易拆釘?shù)?可保持原貌不變 短期保存的文件材料可保持原裝訂方式不變 4 一個(gè)單位的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一并保持穩(wěn)定 使用推薦方法以外的裝訂法的 須經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門認(rèn)可 三 分類 1 年度 機(jī)構(gòu) 保管期限2 年度 問(wèn)題 保管期限3 保管期限 年度 機(jī)構(gòu)4 保管期限 年度 問(wèn)題5 年度 保管期限 推薦 6 保管期限 年度后兩種適用于規(guī)模較小 歸檔文件數(shù)量不多的單位 分類層次最多三層 即年度 期限 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 最少兩層 即年度 期限 一個(gè)單位應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定 選擇分類層次 1 按年度分類指根據(jù)形成和處理文件的年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類 文件按年度分類可反映出一個(gè)機(jī)關(guān)單位每年工作的特點(diǎn)和逐年發(fā)展變化的情況 并與單位按年整理文件歸檔的制度相吻合 類目設(shè)置清楚 明確 2 按保管期限分類根據(jù)劃定不同保管期限 永久 30年 10年 對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類 能夠?qū)⒉煌瑑r(jià)值的文件從實(shí)體上區(qū)分開(kāi)來(lái) 使檔案部門能夠有針對(duì)性的采取整理和保護(hù)措施 為移交和鑒定工作提供便利 3 按機(jī)構(gòu)分類 根據(jù)形成和處理文件的承辦單位對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類 適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置相對(duì)穩(wěn)定的單位 4 按問(wèn)題分類按照文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類 較適合內(nèi)部機(jī)構(gòu)不很穩(wěn)定的單位 注 按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分類 屬于同一分類層次 兩種可采取其中一種 不可交叉混用 如 選擇了按機(jī)構(gòu)分類 設(shè)置的類目有辦公室 業(yè)務(wù)處等 就不能再設(shè)置會(huì)議類 黨群類等 否則就是在同一分類層次上采用雙重標(biāo)準(zhǔn) 造成分類 管理混亂 這四種分類中 年度 保管期限是必選項(xiàng) 即任何單位整理歸檔文件都必須將歸檔文件按年度和保管期限分開(kāi) 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 作為選擇項(xiàng) 大的機(jī)關(guān)或企業(yè) 事業(yè)單位 文件數(shù)量大 內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)較復(fù)雜 文件整理往往實(shí)行部門整理歸檔制度 宜采用 跨年度文件歸檔年度的確定 跨年度時(shí) 一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期 即落款日期 為準(zhǔn) 對(duì)于計(jì)劃 總結(jié) 預(yù)決算 統(tǒng)計(jì)報(bào)表 表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件 統(tǒng)一按文件的簽發(fā)日期判定所屬年度 跨年度形成的會(huì)議文件歸入閉幕年 跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年 幾份文件作為一件時(shí) 件 的日期以裝訂時(shí)排在前面的文件落款日期為準(zhǔn) 例 批復(fù) 請(qǐng)示 為一件時(shí) 以批復(fù)落款日期為準(zhǔn) 分類方案 分類方案是在確定分類方法后 標(biāo)列各級(jí)類目名稱 固定全宗內(nèi)分類體系的分類綱要 按年度和期限分類時(shí) 類目名稱是固定的 即 年 和 永久 30年 10年 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 的類目設(shè)置應(yīng)遵循下列原則 1 按機(jī)構(gòu)設(shè)置類目 一般來(lái)說(shuō) 有一個(gè)機(jī)構(gòu)就設(shè)置一個(gè)類目 機(jī)構(gòu)名稱就是類目名 各類目的次序可按照本單位機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來(lái)排列 一般是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu) 綜合性機(jī)構(gòu)排在最前面 再依次排列各業(yè)務(wù)部門 例如 先排辦公室 后排業(yè)務(wù)處室等 2 按問(wèn)題設(shè)置類目 要注意按本單位的基本職能設(shè)置 力爭(zhēng)簡(jiǎn)明 符合邏輯 如 黨群類 業(yè)務(wù)類 行政類 3 分類法與分類方案對(duì)應(yīng)舉例 選擇 年度 機(jī)構(gòu) 保管期限 分類法 分類方案 2009年 辦公室永30年10年業(yè)務(wù)處永30年10年 2010年 辦公室永30年10年業(yè)務(wù)處永30年10年 2011年 選擇 期限 年度 問(wèn)題 分類法 分類方案 永久 2009年黨群類行政類業(yè)務(wù)類 2010年黨群類行政類業(yè)務(wù)類 2011年 30年 2009年黨群類行政類業(yè)務(wù)類 2010年黨群類行政類業(yè)務(wù)類 2011年 10年 2009年黨群類行政類業(yè)務(wù)類 2010年黨群類行政類業(yè)務(wù)類 2011年 選擇 年度 保管期限 分類法 分類方案 2009年永久30年10年2010年永久30年10年 選擇 保管期限 年度 分類法 分類方案 永久2009年2010年 30年2009年2010年 10年2009年2010年 四 排列 1 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi) 保管期限 按事由結(jié)合時(shí)間排列 事由 是指一件具體的事或一個(gè)具體的問(wèn)題 或一段較緊密的工作 事由的通常含義 一是指事情的原委 二是指本件公文的主要內(nèi)容 不是指一類相同性質(zhì)的事情 也不是指一方面的工作內(nèi)容 如調(diào)資 任免等項(xiàng)工作可統(tǒng)稱為人事工作 人事工作 不是一個(gè)事由 事由是一件很具體的事情 問(wèn)題 工作 一件事 工作 結(jié)束了 這個(gè)事由就終結(jié)了 例 一項(xiàng)工程 一次活動(dòng) 一次會(huì)議 均可分別視為一個(gè)事由 一次請(qǐng)示 批復(fù)收到后 可視為事由辦理完畢 2 同一事由的歸檔文件 按文件形成先后順序排列 3 不同事由間 按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列 隨辦隨歸 例 一份1月份的請(qǐng)示 5月份批復(fù)與另一份2月份的請(qǐng)示 4月份批復(fù) 兩件文件的排列順序 后者在前 4 被裝訂為一件的歸檔文件排列順序不變 5 會(huì)議文件 統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列 6 因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件材料 可排在同一年度 期限 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 的所有文件的最后 或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件 在備考表中加以說(shuō)明 而在實(shí)際整理工作中應(yīng)盡量避免 五 編制歸檔號(hào) 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件填寫(xiě)歸檔號(hào) 它包括 全宗號(hào) 年度 保管期限 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 件號(hào) 頁(yè)數(shù)等 其中機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 為選擇項(xiàng) 歸檔號(hào)以歸檔章的形式在歸檔文件上注明 以反映分類 排列這些系統(tǒng)整理工作成果 歸檔章采用紅色印泥 一般加蓋在文件首頁(yè)上端居中的空白位置上 文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上 以保持文件原貌 舉例 15mm 全宗號(hào) 機(jī)構(gòu)或問(wèn)題 選擇項(xiàng) 年度 室編件號(hào) 總頁(yè)數(shù) 空白 保管期限 館編件號(hào) 歸檔章填寫(xiě)格式 8mm 1 全宗號(hào) 填寫(xiě)檔案館給立檔單位編制的代號(hào) 暫未列入進(jìn)館范圍的可暫時(shí)空置 2 年度 填寫(xiě)文件歸檔年度 以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)公元紀(jì)年 如2009年 不能簡(jiǎn)化為09 3 保管期限 填寫(xiě)文件保管期限的簡(jiǎn)稱 永 30年 10年 4 件號(hào) 填寫(xiě)文件的排列順序號(hào) 件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào) 室編件號(hào)的編制方法為 在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi) 按文件排列順序從 1 開(kāi)始標(biāo)注 例 年度 保管期限 分類 在2009年保管期限為永久的文件從1開(kāi)始編流水號(hào) 30年從1開(kāi)始編流水號(hào) 10年從1開(kāi)始編流水號(hào) 館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注 5 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 按機(jī)構(gòu)分類的 用中文填寫(xiě)名稱或其規(guī)范化簡(jiǎn)稱 按問(wèn)題分類的 用中文填寫(xiě)類目名稱 如 黨群類 二級(jí)分類的不用填寫(xiě) 檔案不進(jìn)館企業(yè) 科技事業(yè)單位也可以用代號(hào)表示 總頁(yè)數(shù) 填寫(xiě)每件歸檔文件中有圖文的頁(yè)面的總頁(yè)數(shù) 空白頁(yè)不計(jì) 六 編目 1 歸檔文件應(yīng)逐件編目 適應(yīng)檢索需要 細(xì)化檢索 原則 2 來(lái)文與復(fù)文作為一件的 只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目 但必須在題名欄中用 注明有無(wú)來(lái)文 如 附請(qǐng)示 若作為兩件 則分別編目 3 同一事由形成多份文件的 應(yīng)分別編目 4 歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題名 日期 頁(yè)數(shù) 備注等項(xiàng)目 歸檔文件目錄 件號(hào) 填寫(xiě)室編件號(hào) 責(zé)任者 是文件的署名單位或署名者 個(gè)人 可以是一個(gè)或多個(gè) 盡量實(shí)抄 太多可省略 不是承辦單位或承辦人 應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱 不可用本局 本公司或市 單位 出現(xiàn)未署名情況 可根據(jù)內(nèi)容考證 文號(hào) 填寫(xiě)文件的發(fā)文字號(hào) 一般由機(jī)關(guān)代字 年度 順序號(hào)組成 須填寫(xiě)完整 例 寧檔 2006 12號(hào) 文件題名 即文件標(biāo)題 責(zé)任者 問(wèn)題 文種 三部分組成完整的題名 例 國(guó)家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知 1 文件只有一個(gè)題名且能反映文件內(nèi)容的 正題名 填寫(xiě)時(shí)照實(shí)抄錄 2 文件有正副題名的 正題名能反映文件內(nèi)容的 副題名無(wú)須抄錄 2 文件有并列題名的 并列題名與正題名一并抄錄 3 沒(méi)有題名或題名不規(guī)范的 可重新擬寫(xiě)或補(bǔ)充標(biāo)題 外加 號(hào) 4 文件的附件獨(dú)立性強(qiáng) 正文標(biāo)題不能反映附件內(nèi)容時(shí)附件標(biāo)題可一并抄錄 外加 標(biāo)注 5 在計(jì)算機(jī)輔助管理?xiàng)l件下 若題名較籠統(tǒng) 需要進(jìn)一步細(xì)化著錄 如 介紹信存根 一本作為一件時(shí) 其題名可為 介紹信存根 其介紹信中的人名可在備注欄中錄入 以便二次檢索 又如 黨組會(huì)議記錄 作為題名 每次會(huì)議的議題亦可在備注欄中錄入 日期 文件的形成時(shí)間 以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日 如20091008 頁(yè)數(shù) 每一件歸檔文件中有圖文的總頁(yè)數(shù) 備注 注釋文件需說(shuō)明的情況 包括密級(jí) 破損 修改 補(bǔ)充 移出 銷毀等 如 零散文件排列和檔案進(jìn)館前再鑒定 整理即屬補(bǔ)充 移出 情況 6 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型 7 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面 8 歸檔文件目錄一年裝訂成一本 亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本 或每年區(qū)分機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 裝訂成若干本 9 運(yùn)用符合DB32 505 2002標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件形成的機(jī)讀歸檔文件目錄 除打印成紙質(zhì)目錄外 同時(shí)要拷貝到耐久的可脫機(jī)保存的載體上備份存檔 一般一式三份 封存 利用 異地存放 推薦使用一次性寫(xiě)光盤(pán) 禁用軟磁盤(pán)及可移動(dòng)介質(zhì) 歸檔文件目錄全宗名稱 年度 保管期限 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 七 裝盒歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒 一盒裝滿后順次裝入下一盒 不要求同一事由的歸檔文件必須放入同一檔案盒內(nèi) 1 以下幾種情況的歸檔文件不能裝在同一盒 不同歸檔年度的文件不應(yīng)放入同一檔案盒 不同形成年度的可能放入同一檔案盒 跨年度事由形成文件 不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi) 分機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 的情況下 不同機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒 數(shù)量少的應(yīng)選擇厚度較薄的檔案盒 10mm 20mm 30mm 40mm 檔案盒應(yīng)選用無(wú)酸紙制作 避免普通檔案盒紙板中的酸性物質(zhì)在長(zhǎng)期保存過(guò)程中侵害檔案 2 檔案盒封面 使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)明全宗名稱 下加雙橫線 全宗名稱在定制檔案盒時(shí)即可先行印制在檔案盒上 同一機(jī)關(guān)檔案部門使用的檔案盒厚度宜相對(duì)統(tǒng)一 一般使用宜使用20mm或30mm規(guī)格的 以便按照延米進(jìn)行檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì) 南京市水利局 3 檔案盒擺放方式 豎式和橫式 同一單位宜用一種 以節(jié)省空間和保持美觀 填寫(xiě)盒內(nèi)排列最前和排列最后的件號(hào) 有 連接 5026 2009 永久 辦公室 1 39 8 移交進(jìn)館時(shí)按要求編制 檔案室可不編制 若確出于管理需要 可用鉛筆填寫(xiě) 可每年一斷號(hào) 二級(jí)分類不用填寫(xiě) 4 檔案盒背脊 5 備考表 用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明 是進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理的有效措施 置于盒內(nèi)文件之后 不宜印制在盒上 備考表 整理人 檢查人 年月日 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明 填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損 修改 補(bǔ)充 移出 銷毀等情況 歸檔文件整理完畢日期 檔案員 檔案員或內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人 七 排架 歸檔文件整理完畢裝盒后 上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致 1 采用 年度 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 保管期限 分類方案的排架法特點(diǎn) 不必預(yù)先留空 也避免了倒架 庫(kù)房管理非常方便 2 采用 保管期限 年度 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 分類方案的排架法特點(diǎn) 便于區(qū)分不同保管期限進(jìn)行檔案保管和保護(hù) 方便進(jìn)館 但要預(yù)留空架 3 采用 問(wèn)題 年度 保管期限 分類方案的排架法特點(diǎn) 可將問(wèn)題集中排列 但每個(gè)問(wèn)題后都有預(yù)留空架 4 采用 保管期限 年度 分類方案的排架法 預(yù)留空架 5 采用 年度 保管期限 分類方案的排架法 不用留空架 文件形成少的單位采用 推薦 密集架 排架方法 從上到下 從左至右 檔案柜 檔案柜 文書(shū)檔案整理方法總結(jié) 一 件的確定 一般以每份文件為一件 注意幾種特殊情況 如 正本與定稿 正文與附件 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等為一件 二 裝訂 按件裝訂 裝訂時(shí) 注意順序 如正文在前 附件在后 有文件處理單的 文件處理單在前 正文在后等情況 裝訂方式采用不銹鋼訂或三孔一線的線裝等 三 分類 根據(jù)單位的實(shí)際情況 采用6種其中