文書學(xué) 方鳴國(guó)家檔案局教育中心副主任研究館員E mail fm8364 電話 010 63048220文書學(xué) 研究 文書和文書工作的一門學(xué)科 文書學(xué) 文書 文書工作 文書工作 文書處理 行文規(guī)則 公文格式 公文寫作 發(fā)文 收文 文件歸檔 文件依據(jù) 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 2001 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式 GB 9704 1999 中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例 1996 一 公文概述 1 公文的概念 是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱 指各個(gè)單位在進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)中所制作 使用 傳遞的文件 2 公文的基本特點(diǎn) 1 政策性 2 實(shí)用性 3 真實(shí)性 4 權(quán)威性 5 交流性 6 時(shí)限性 請(qǐng)牢牢掌握這幾條特點(diǎn) 這對(duì)于做好公文的起草 傳遞和處理等工作都會(huì)有很大的幫助 3 公文的作用與功能 1 領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用 2 規(guī)范作用 3 公務(wù)聯(lián)系作用 4 憑證依據(jù)作用 5 宣傳教育作用 6 研究參考作用 4 公文的種類 不同角度的分類 1 按使用范圍分 2 按作用分 3 按來源分 4 按行文關(guān)系分 5 按處理要求分 1 按使用范圍分 通用文書專用文書 司法 經(jīng)濟(jì) 會(huì)計(jì) 外交 軍事 科技文書 圖紙 圖表 說明書 信訪文書 2 按作用分 行政類法規(guī)類計(jì)劃類總結(jié)類記錄類會(huì)議類 3 按來源分 收文發(fā)文內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)文件 4 按行文關(guān)系分 上行文下行文平行文 5 按處理要求分 內(nèi)容 需辦文件參閱文件時(shí)間 急件平件保密 絕密 機(jī)密 秘密普通件 5 行政性正式公文的種類 1 命令 令 2 決定 3 公告 4 通告 5 通知 6 通報(bào) 7 議案 8 報(bào)告 9 請(qǐng)示 10 批復(fù) 11 意見 12 函 13 會(huì)議紀(jì)要 6 常用事務(wù)性公文 非行政性公文 各機(jī)關(guān) 企業(yè) 事業(yè)單位經(jīng)常使用 但不作為正式公文向外發(fā)出的內(nèi)部文件 常用事務(wù)性公文 1 計(jì)劃 規(guī)劃 2 方案3 總結(jié)4 情況匯報(bào)5 調(diào)研報(bào)告6 簡(jiǎn)報(bào)7 會(huì)議主報(bào)告8 領(lǐng)導(dǎo)講話9 典型材料10 規(guī)章制度 二 公文處理工作 1 公文處理的主要任務(wù) 科學(xué) 合理 有序地進(jìn)文件 公文 的制作 傳遞 使用 管理和歸檔 應(yīng)加強(qiáng)重視 今天的文件 明天的檔案 今天的檔案 將來的歷史 2 公文處理的基本原則 精簡(jiǎn) 高效 及時(shí) 準(zhǔn)確 安全 基本原則 3 公文處理程序 1 收文處理程序 2 發(fā)文處理程序 收文程序 1 簽收 2 登記 3 分送 4 擬辦 5 批辦 6 承辦 7 催辦 8 日常借閱 9 整理 立卷歸檔 10 清退 銷毀 發(fā)文程序 1 撰稿 2 審核 3 簽發(fā) 4 打印 5 校對(duì) 6 復(fù)核 7 用印 8 封發(fā) 9 登記 10 日常借閱 11 整理 立卷歸檔 4 公文處理工作的特性要求 1 確定性 2 連續(xù)性 3 規(guī)范性 4 快捷性 5 細(xì)致性 6 安全性 5 公文處理工作的重要作用 1 上通下達(dá) 內(nèi)外聯(lián)系的手段與途徑 2 正常 高效運(yùn)轉(zhuǎn)的紐帶和中樞 3 積累史料 形成檔案的基礎(chǔ)與保障 三 新時(shí)期文檔人員的素質(zhì)要求 1 政治素質(zhì)和政治立場(chǎng) 2 三熟悉 檔案文秘工作的方針政策 機(jī)關(guān)的沿革與職能 檔案文秘工作的要求 3 較強(qiáng)的專業(yè)技能 4 較強(qiáng)的文字表達(dá)和寫作能力 5 較強(qiáng)的信息處理技術(shù) 6 較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力 7 知識(shí)面較寬 8 理論研究和學(xué)術(shù)提升能力 9 再學(xué)習(xí) 再創(chuàng)新的能力 四 行文制度 規(guī)則 各個(gè)單位之間公務(wù)文書往來運(yùn)行的統(tǒng)一規(guī)定 1 行文方式 3種行文方向 1 上行文 2 下行文 3 平行文 4種基本形式 1 逐級(jí)行文 2 多級(jí)行文 3 越級(jí)行文 4 直接行文 2 主要的行文規(guī)則 1 一事一文 或一文一事 2 明確主送對(duì)象 不要多頭主送 3 一般應(yīng)逐級(jí)行文 不要越級(jí)行文 4 報(bào)告 與 請(qǐng)示 分清 報(bào)告 中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng) 5 不得亂用抄報(bào) 抄送 6 向上級(jí)的重要行文 負(fù)責(zé)人簽署 7 各個(gè)單位之間要多用 函 8 內(nèi)部機(jī)構(gòu)向外發(fā)文 應(yīng)以單位辦公廳 室 名義 9 單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)相互行文 一般應(yīng)告知單位辦公廳 室 10 有雙重領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的 應(yīng)視具體情況 一個(gè)主送 另一個(gè)抄送 11 經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上公開發(fā)表的文件 應(yīng)視為正式公文 具有效力 12 不同單位為同一事項(xiàng)發(fā)文 應(yīng)先協(xié)商 政策不一致時(shí) 不應(yīng)各自行文 13 根據(jù)需要 兩個(gè)以上的平行機(jī)關(guān)可聯(lián)合行文 五 公文的一般格式和標(biāo)記 1 文頭處 2 文尾處 應(yīng)注意 1 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加 文件 組成 2 發(fā)文字號(hào) 由機(jī)關(guān)代字 年份和序號(hào)組成 3仿 居中 六角括號(hào) 在紅反線之上 3 字號(hào)字體 發(fā)文機(jī)關(guān)用小標(biāo)宋 標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋 內(nèi)文用3號(hào)仿宋 4 標(biāo)題 三個(gè)要素齊全 機(jī)構(gòu) 主題 文種 盡量不出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 若文字長(zhǎng)可換行 但應(yīng)注意不要切斷詞意 5 成文時(shí)間 應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)簽署同意之日 用漢字將年 月 日標(biāo)全 零 應(yīng)為 O 6 發(fā)文印章 也可不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 印章端正 居中下壓成文時(shí)間 7 末頁處理 采用調(diào)整行距 字距的辦法 將印章與正文文字同處一頁 不得采用 此頁無正文 方法 8 主題詞 用3號(hào)黑體 詞目用3號(hào)小標(biāo)宋 詞目之間各空1字 一般標(biāo)注3 5個(gè)主題詞 先標(biāo)類屬 后標(biāo)類別 最后標(biāo)文種 六 公文寫作基礎(chǔ) 1 公文的體式 公文的體例與格式的簡(jiǎn)稱 包括文體 結(jié)構(gòu) 標(biāo)記 格式 2 公文文體 使用應(yīng)用文體 兼有說明文 敘述文 議論文的表達(dá)形式 3 公文的主要結(jié)構(gòu) 1 標(biāo)題 2 主送單位 3 正文 4 附件 5 落款作者 6 日期 7 簽章 4 公文寫作的基本要求 1 合法 2 求實(shí) 3 合體 4 簡(jiǎn)明 5 嚴(yán)謹(jǐn) 6 及時(shí) 7 準(zhǔn)確 七 公文寫作方法與技巧 我的文筆如何 公文寫作 五階段 一 撰擬前準(zhǔn)備 二 文稿撰寫 三 修改潤(rùn)色 四 審核 五 定稿 一 撰擬前準(zhǔn)備工作 1 明確發(fā)文的目的與要求 2 領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的指示與意圖 3 確定文件的主題與內(nèi)容 4 確定發(fā)文的對(duì)象 5 選定文種 6 確定發(fā)文的其他要求 7 溫習(xí)相關(guān)政策和文件8 收集和積累有關(guān)資料和信息 二 文稿撰寫 1 安排結(jié)構(gòu) 2 擬寫提綱 3 落筆起草 4 籌劃開頭與結(jié)尾 5 表述充分 條理清晰 6 注意層次 段落的轉(zhuǎn)換與銜接 三 修改潤(rùn)色 增 刪 改 調(diào) 全面檢查 四 審核 1 本業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)審核 2 辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核 3 單位負(fù)責(zé)人審核 五 定稿 1 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后 不得擅自更改2 若確需更改 應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)再次修改簽發(fā)3 最后的定稿應(yīng)與正式發(fā)文一同歸檔4 重要文件的重要修改稿也應(yīng)一同歸檔 八 公文寫作應(yīng)注意的問題 1 文種使用準(zhǔn)確 2 標(biāo)題醒目 簡(jiǎn)