會議名稱： 2009昆山 3G產業(yè)峰會 昆山 內容與應用 會議地點：昆山瑞士酒店 前進西路 387號 會議日程： 會務檢查日 10月 18日（日） 10： 00 17： 00 會務接待日 10月 19日（一） 09： 00 21： 00 峰會開幕日 10月 20日（二） 08： 00 21： 00 商務洽談日 10月 21日（三） 09： 00 21： 00 綜合會議日 10月 22日（四） 09： 00 21： 00 會務結束日 10月 23日（五） 09： 00 17： 00 現場布置： 瑞士酒店進場 10月 18日（周日） 12： 00 17： 00 布置撤場 10月 23日（周五） 12： 00凌晨 主辦單位：中國 昆山 張浦鎮(zhèn)人民政府 承辦單位：移動員 2.0 論壇 概 況 會場交通圖 瑞士大酒店 N維空間站 峰會整體日程 整體日程 會議流程 10月 19日 14： 30 最后一班大巴由機場返回酒店。 16： 30-17： 30 領導接見 (屆時細化 )。 18： 00-20： 00 晚宴 (致辭屆時細化 )。 10月 20日 09： 00-09： 30 開幕式 (流程屆時細化 )。 09： 30-12： 00 主題演講。 12： 00-13： 30 午餐（酒店自助餐）。 13： 30-17： 30 主題研討。 18： 00-20： 00 酒店自助餐。 10月 21日 09： 00-12： 00 內容與應用產品演示。 12： 00-13： 30 午餐（酒店自助餐）。 13： 30-17： 00 主題研討。 17： 30 酒店門前集合，集體乘車外出赴宴。 10月 22日 09： 00-12： 00 圓桌討論。 12： 00-13： 00 午餐、午休。 13： 00-14： 00 前往 N維空間站。 14： 00-15： 00 參觀 N維空間站。 15： 00-15： 10 到招商大會現場。 15： 20-16： 00 領導接見，與領導交流 (待定 )。 16： 00-22： 00 參加招商大會開幕式、會議晚宴并觀看演出。 10月 23日 12： 00前，嘉賓離開昆山，收回所有房卡。 提醒 : 19日 -22日關閉客房內所有國際 /國內長途。 自助餐紅酒須自付費 . 18日 場地進駐及工作人員崗位演練。 2009年 10月 18日 12： 00 21： 00 活動執(zhí)行組帶領工程人員進入瑞士 酒店，布置會場、設置各服務點、安放會議導視，并 模擬流程。 14： 00 18： 00 會務接待組各分支成員全部到達瑞 士酒店，現場落實任務分配，并與酒店相關人員一一 對接。同時模擬會議接待流程。 14： 00-17： 00 信息中心設備安裝、檢測，同時工 作人員進駐并模擬服務流程。主要包括電腦及網絡、 打印機、掃描儀等辦公設備安裝檢測、對外通訊設備 安裝檢測、內部通訊設備安裝檢測、電話接聽記錄、 問題解決流程的模擬和強化等工作。 信息中心設于酒店內，主要接聽與會者電話咨詢和 求助，并將問題轉到相應部門及時解決，是整個服務 體系的中轉和分配環(huán)節(jié)。同時還負責臨時辦公系統(tǒng)問 題的解決。 18日詳細工作日程描述 19日詳細工作日程描述 19日 接待工作正式開始。 2009年 10月 19日 08： 00 09： 00 會務接待組正式接管酒店相關服務。 嘉賓接待組于早九點前統(tǒng)一著裝，在酒店接待處就位。 同時將預定房間鑰匙封裝，信封內包含會議指南、會議 用餐券、會議乘車卡等會議憑證。特別在 VIP的信封中 附有中英文日程時間表和當天晚宴的座席號。 交通調度組根據到達飛機的情況安排好一天接待用車情 況，第一班接機車輛于早九點前到達機場指定位置。 后勤安排組于早十點前再次與酒店餐廳管理人員核對當 天餐飲情況。每餐為特殊情況安排不超過 15%的準備 （如嘉賓餐券遺失、損毀等）。 活動執(zhí)行組檢查酒店內導視情況，并完善會場布置。 16： 30-17： 30 領導接見會議主辦方、承辦方及媒體記者。 18： 00-20： 00 張浦政府招待晚宴。 特別要求： 為保證現場執(zhí)行順暢，多倍特需主辦方提供酒店內房間 三間，一間用于信息中心 24小時值守，另二間用于接待 組和活動執(zhí)行組隨時留人值守。 20日詳細工作日程描述 20日 會議正式開始。 08： 00-09： 00 簽到。所有與會嘉賓到簽到處簽到后進 入會場，其中 VIP貴賓入貴賓室休息。 09： 00-09： 30 峰會開幕式。 09： 30-10： 30 主題演講。 10： 30-10： 45 茶歇。記者可采訪與會嘉賓。 10： 45-12： 00主題演講。 12： 00-13： 00 午餐時間。會務人員隨確定當天離開人 員房間收拾行裝，并收回鑰匙。 13： 00-14： 00 主題研討。 14： 00-14： 10 茶歇。記者可采訪與會嘉賓。 14： 10-15： 10 主題研討。 15： 10-15： 20 茶歇。 15： 20-17： 00 主題研討。 18： 00-20： 00 自助晚宴。 服務重點： 1.活動執(zhí)行組對會議廳及開幕式轉場的道具和人員準備。 2.會務組餐飲協調人員對午、晚餐用餐人員統(tǒng)計，對于用 餐券遺失者，適當安排。 3.會務組及時了解當天離會人員名單，車輛調度根據名 單人數，安排相應車輛送機 /送站。 21日詳細工作日程描述 21日 會議進行。 09： 00-10： 30內容與應用產品演示。 10： 30-10： 45 茶歇。記者可采訪與會嘉賓。 10： 45-12： 00內容與應用產品演示。 12： 00-13： 00 午餐時間。會務人員隨確定當天離開人 員房間收拾行裝，并收回鑰匙。 13： 00-14： 00 主題研討。 14： 00-14： 10 茶歇。記者可采訪與會嘉賓。 14： 10-15： 10 主題研討。 15： 10-15： 20 茶歇。 15： 20-17： 00 主題研討。 17： 30-18： 00 與會嘉賓乘大巴至指定用餐場所。 17： 30 酒店門前集合，集體乘車外出赴宴。 服務重點： 1.活動執(zhí)行組對會議廳圓桌會議的道具和人員準備。 2.會務組餐飲協調人員對午餐用餐人員統(tǒng)計。 3.會務組及時了解當天離會人員名單，車輛調度根據名 單人數，安排相應車輛送機 /送站。 4.確定晚宴參加人數，會務車輛調度人員安排適當的容 量巴士。會務組分配嘉賓人數 10%的服務人員（含醫(yī)務 人員），全程跟隨。 22日詳細工作日程描述 22日 張浦招商會（特邀嘉賓參與）。 09： 00-12： 00 圓桌討論（ 16張圓桌）。 12： 00-13： 00 午餐、午休。 13： 00-14： 00 前往 N維空間站。 14： 00-15： 00 參觀 N維空間站。 15： 00-15： 10 到招商大會現場。 15： 20-16： 00 領導接見，與領導交流 (待定 )。 16： 00-22： 00 參加招商大會開幕式、會議晚宴并觀看演出。 服務重點： 1.活動執(zhí)行組檢查 N維空間站布置情況，并對張浦招商 月開幕的道具和人員進行準備。 2.會務組餐飲協調人員對午餐用餐人員統(tǒng)計，與酒店餐 廳對接并在預留餐席擺放會議專用餐席預留牌。 3.會務組及時了解當天離會人員名單，車輛調度根據名 單人數，安排相應車輛送機 /送站。 4.會務組確定參加張浦鎮(zhèn)招商會的人數，會務車輛調度 人員安排適當的容量巴士。會務組分配嘉賓人數 10%-20% 的會務人員（含醫(yī)務人員），全程跟隨。 5.確定晚宴參加人數，會務車輛調度人員安排適當的容 量巴士。會務組分配嘉賓人數 10%的服務人員（含醫(yī)務 人員），全程跟隨。 23日詳細工作日程描述 23日 會議結束，嘉賓離開昆山，會場布置撤除。 根據會峰主辦方提供嘉賓行程單，會務組車輛調度 人員安排 1-2班適當容量車型，確保所有與會嘉賓都能 安全、順利離開昆山。 服務重點： 1.活動執(zhí)行組上午安排工程人員檢查未拆除的 N維空間 站內導視及相關活動道具，下午安排工程人員拆除酒店 內導視及相關活動道具。 2.會務組餐飲協調人員對未離開酒店的午餐用餐人員統(tǒng) 計，與酒店餐廳對接并在預留餐席擺放會議專用餐席 留牌。 3.會務組及時了解當天離會人員名單，車輛調度根據名 單人數，安排相應車輛送機 /送站。 4.會務組與酒店交接相關事宜。 5.活動主要負責人與大會主辦方溝通后續(xù)事宜。 關于接機安排 關于接機的安排： 車輛安排： 車輛調度組在 19日安排中型大巴（ 36座，含獨立行李倉）一 輛、別克 GL8商務車一輛。 由于貴賓遠途趕來，每人會有隨身行李箱，所以接待車輛容 量應為實際人數的 150%。故所接 VIP人數在 6-20人時，啟用中型 大巴；在 5人及以下，啟用商務車。 接待人員： 每機場隨時保證有 1名雙語專愿者在內的 2名或以上接待組成 員。手持特制接機牌。如主辦方要求，可負責獻花等工作。 休息區(qū)設置： 機場設臨時休息區(qū)，如接機時間距大巴出發(fā)時間不足 30分 鐘，可請貴賓至大巴車上休息，接待組成員提供三種以上瓶裝飲 品及熱水；如接機時間距大巴出發(fā)時間超過 30分鐘，可請貴賓在 機場休息區(qū)休息，并可選擇 100元以下飲品及簡餐。 路線安排 -專車接機路線為 ： 浦東機場 昆山瑞士酒店 虹橋機場 昆山瑞士酒店 接機發(fā)車頻次（此為初步預算，最終安排依據主辦方提供嘉賓 回執(zhí)制訂）： 19日當天共設二次專車接機，時間分別為上午九點至十一點、 上午十一點至下午二點三十分。 同時，機場全天有接機人員等候，隨時接待。 關于接機安排 會議報到 報到是會議流程的開始，后續(xù)所有活動的有序執(zhí)行從此 開始。為此，會務組做如下安排： 1：在酒店大堂設 “ 報到處 ” 。 2：報到登記時，核對姓名、單位、職務、護照、通訊地址、電話、房間號等個人信息。 3：提醒嘉賓貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細致地解說會議報到須知及有關事宜，及時妥善處理好嘉賓要求。 4：根據峰會要求傳達通知、指示，準確發(fā)放會議資料、紀念品、餐券、考察乘車券。 5：嘉賓報到后，由行李員引導入住，同時辦理行李寄存。 6：當天打印會議通訊錄并與會務組校對，及時發(fā)給與會嘉賓。 7：會務組根據主辦方要求，隨時接待安排參會嘉賓 。 關于會議報到 嘉賓離會 20日 -23日，每天均有不同人數的嘉賓離開昆山，對于嘉 賓離會工作特做如下安排： 嘉賓離會確認： 根據主辦方提供嘉賓行程，會務人員于嘉賓離開前一日晚 20： 00-21： 00第一次確認，并于嘉賓離開當天早 08： 00- 09： 00再次確認，并定好辦理相關手續(xù)時間和乘車送機時間。 關于退房確認： 當天上午離開 會務組專門人員與其約定上午特定時間辦理退房手續(xù)，回收客房鑰匙。 當天中午會后離開 會務組人員向嘉賓提供時間選擇，可在上午會議開始前辦理退房，也可在上午會議結束后回到房間辦理。一般推薦早上辦理，手續(xù)完備后，嘉賓行李安放在行李寄存處。 當天下午 14： 00-16： 00離開 會務組推薦早上辦退房，也可午休時退房，但須在 13： 30前辦理。 當天下午 16： 00-20： 00離開，會務組與酒店協商，經大會主辦方負責人批示辦理。如：視情況多開一間臨時休息專用房。供不同時段離開貴賓使用。 當天臨時決定留宿，會務組人員向大會主辦負責人報告，按主辦方負責人批示辦理手續(xù)。 酒店一樓設貴賓休息區(qū)，供辦好退房手續(xù)但不馬上離開貴賓休息。 關于嘉賓離會 多倍特現場活動體制圖 項目總指揮 黃 玉婷 現場總指揮 王 棟 張浦負責人 信息中心 魏麗娜 會務接待組 吳昌碩 活動執(zhí)行組 王黎光 活動策劃 華何鑄 郝 彬 吳鑫鑫 陳佳家 會務接待組 嘉賓接待：周 慶 后勤安排：李文峰 交通調度：張 鵬 國內嘉賓組 曹 琳 國際嘉賓組 媒體接待組 王文娟 社會企業(yè)組 石 勇 食宿協調組 戴本峰 醫(yī)療保障組 工程監(jiān)管 攝影攝像 技術人員 蔡 菊 宣傳部分總述 宣傳部分總述 本次活動的宣傳工作包括：現場平面部分、網絡廣告 部分、大眾媒體部分。 現場平面部分：峰會海報、會議手冊、資料袋、便箋紙等 設計印刷。 網絡廣告部分：網站通欄、全屏等廣告設計。 大眾媒體的邀請：電視、報紙、雜志、廣播各大媒體共二 十一家單位的記者和編輯。 會務組可以協助主辦方完成對媒體的邀請工作，并根據邀 請回函事先確定各媒體的參加人數，安排食宿。 與會媒體報到時會收到特制的資料袋。袋內除了裝有會議 手冊等宣傳資料外還包括已經寫好的數篇新聞稿件和圖片 的打印版和電子版、有關此次峰會主要議題的打印版和電 子版。 媒體邀請名單 媒體名單 NO Media(CHN) Reporter Interview Mp 電視媒體 1 上海文廣新聞頻道 2 江蘇電視臺 3 蘇州電視臺 4 昆山電視臺 報紙 /雜志媒體 5 新華日報 /新華社 6 新民晚報 7 文匯報 8 外灘畫報 9 揚子晚報 10 蘇州日報 11 昆山日報 12 新民周刊 13 上海電視周刊 14 現代蘇州 網絡媒體 15 名城蘇州 16 蘇州熱線 17 新浪網 部分平面設計 設計說明 設計元素： 本活動相關設計元素主要采納于以下活動主體。 活動主題 ： 2009昆山 3G手機產業(yè)峰會 移動互聯網內容與應用 活動主 /承辦單位 ： 中國 昆山 張浦鎮(zhèn)人民政府及其 LOGO; 張浦鎮(zhèn)人民政府活動關聯性代表 N維空間站外觀及 其標準字。 移動 2.0論壇（中 /英文）及其 LOGO。 其中設計色彩取自 N維空間站標準字體的構成色彩元素； 會議手冊設計 會議手冊設計 會議手冊設計效果圖 海報設計 資料袋設計 信封設計 內頁設計 胸卡設計 接機牌設計 放于車窗右下角。 請柬設計效果圖 請柬設計 餐券設計 門票設計 會場布置 簽到處 會議廳門前與峰會主背景風格統(tǒng)一的簽到臺，到場嘉賓在禮儀小姐指引下簽到并領取資料。 會場主舞臺 啟動臺示意圖 酒店內特形導視 酒店內特形導視效果圖 道旗設計 會場布置用花推薦 簽到：男嘉賓佩帶胸花，女嘉賓佩帶腕花，時尚而高貴。 簽到臺可采用平鋪式或直立式桌花。 會議茶幾及貴賓席多采用平鋪式或下垂式桌花。 下垂式講臺花，高貴莊重、典雅大氣。 現場禮儀人員推薦 禮儀人員 為本次活動服務的均為與公司簽約的專業(yè)禮儀人員，并參與過蘇州很多場次同級別活動。同時，活動前三天我們還將就本次活動對其進行專門培訓。 開場及晚宴演藝節(jié)目推薦 暖場及晚宴助興表演 開場前簽到時間較長、晚宴時又有外賓、領導和貴賓參加，為使活動更加緊湊，特推薦較為優(yōu)雅的現代絲竹表演為開場節(jié)目，推薦小提琴演奏為晚宴開場，以昆山特色的昆劇為晚宴助興。 圖為 牡丹亭 劇照 1 特殊情況處理 有關會務接待人員 對待肢體殘疾人： 坐輪椅的人，非常討厭被特別照顧。原則上，和對應健全人一樣，不要過分熱情。 但出現下列情況時，應積極進行幫助。 1.會場內擁擠，移動困難時。 2.顧客提出幫忙的要求時。 拾到遺失物品： 拾到物品，須交到信息中心，并做記錄后暫存于信息中心。 信息中心打印中英文失物招領啟示，貼于會場告示欄。 失主找到，確認其身份并簽字后，將失物交還失主。 發(fā)現可疑物品： 會務組人員在服務過程中如發(fā)現可疑物品，須向負責人報告，由會務組總責任人決定是否向警方報告。現場人員切不可擅自觸碰可疑物品。 發(fā)生火災等災難性事件： 火災發(fā)生時應及時向到場者傳達緊急信息，并引導與會者到安全