高效的時(shí)間管理 張春明 Email zhangcm 人力資源部 讓我們共同遵守 認(rèn)真傾聽(tīng)他人的發(fā)言 不要脫離主題 不同的意見(jiàn)也要多聽(tīng) 以愉悅的心情積極參與培訓(xùn) 組建學(xué)習(xí)團(tuán)隊(duì) 組長(zhǎng)選定 組名 組口號(hào) 不是戰(zhàn)場(chǎng) 勝似戰(zhàn)場(chǎng) 盛年不重來(lái) 一日難再晨 及時(shí)當(dāng)勉勵(lì) 歲月不待人 陶淵明凡是在事業(yè)上有所成就的人 無(wú)一不是利用時(shí)間的能手 華羅庚 不會(huì)管理時(shí)間 就不會(huì)管理一切 彼得 德魯克 管理技能結(jié)構(gòu) 影響力 領(lǐng)導(dǎo)力 執(zhí)行力 提綱 認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的原則時(shí)間管理方法改變個(gè)人工作習(xí)慣 Copyright 張春明2010 Email zhangcm 有人粗略的統(tǒng)計(jì)過(guò)一個(gè)活到72歲的美國(guó)人的時(shí)間是怎么花的 我們還有多少時(shí)間 睡覺(jué) 21年 個(gè)人衛(wèi)生 7年 吃飯 6年 旅行 6年 排隊(duì) 6年 學(xué)習(xí) 4年 開(kāi)會(huì) 3年 打電話 2年 找東西 1年 其他 3年 工作 假如我們從20歲開(kāi)始 直至60歲 每天節(jié)約2小時(shí)做一件事情 2 365 40 8 365 我們的工作時(shí)間又多了10年 你通常工作很長(zhǎng)時(shí)間嗎 你通常把工作帶回家嗎 你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎 如果你沒(méi)有完成你所希望做的工作 你是否有負(fù)罪感 即使沒(méi)有出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題或危機(jī) 你也經(jīng)常感到工作有很多壓力 你的案頭有許多并不重要但長(zhǎng)時(shí)間未處理的文件 你時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎 你在辦公室用餐嗎 下面用最簡(jiǎn)單的辦法測(cè)試你是否能掌握時(shí)間 你只需回答 Yes Or No 在上個(gè)月里 你是否忘記一些重要的約會(huì) 你時(shí)常把工作拖到最后一分鐘 然后很努力地去做完它們 你覺(jué)得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎 你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎 當(dāng)你長(zhǎng)休了一段時(shí)間 你是否有負(fù)罪感 你常無(wú)暇閱讀與工作有關(guān)的書(shū)籍 你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒(méi)有去做與公司目標(biāo)一致的大事 你是否有沉醉于過(guò)去的成功或失敗之中而沒(méi)有著眼于未來(lái) 總結(jié)你的時(shí)間掌控 從過(guò)去 通過(guò)現(xiàn)在 到將來(lái) 連續(xù)發(fā)生的 各種事件的 過(guò)程 什么是時(shí)間 供給無(wú)彈性 無(wú)法取代 時(shí)間特性 上帝的銀行如果銀行每天早晨向你的帳號(hào)撥款8 64萬(wàn)元 你在這一天可以隨心所欲 想用多少就用多少 用途也沒(méi)有任何的規(guī)定 條件只有一個(gè) 用剩的錢(qián)不能留到第二天再用 也不能節(jié)余歸自己 前一天的錢(qián)你用光也好 分文不花也好 第二天你又有8 64萬(wàn)元 請(qǐng)問(wèn) 你如何用這筆錢(qián) 小組討論 5分鐘并發(fā)言 時(shí)間管理就是管理時(shí)間 什么是時(shí)間管理 提綱 認(rèn)識(shí)時(shí)間與時(shí)間管理時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的原則時(shí)間管理方法改變個(gè)人工作習(xí)慣 Copyright 張春明2010 Email zhangcm 因過(guò)分強(qiáng)調(diào) 知難行易 而認(rèn)為沒(méi)有必要在行動(dòng)之前多做思考 不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效 不了解做計(jì)劃的好處 計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致 故對(duì)計(jì)劃喪失信心 不知如何做計(jì)劃 誤區(qū)之一 工作缺乏計(jì)劃 盡管計(jì)劃的擬定能給我們帶來(lái)諸多的好處 但我們有的人從來(lái)不做或是不重視做計(jì)劃 原因 誤區(qū)之二 組織工作不當(dāng) 職責(zé)權(quán)限不清 工作內(nèi)容重復(fù) 事必躬親 親力而為 溝通不良 工作時(shí)斷時(shí)續(xù) 誤區(qū)三 時(shí)間控制不夠 在前面的 小張的故事 中 小張?jiān)跁r(shí)間管理上最大的惡習(xí)就是拖延時(shí)間 以致到頭來(lái)一事無(wú)成 下面提供了一個(gè)拖延商數(shù)的測(cè)驗(yàn) 請(qǐng)你先做一下自我評(píng)核 測(cè)驗(yàn) 1 習(xí)慣拖延時(shí)間 前面案例 小張的故事 中的小張就是一個(gè)典型的拖延時(shí)間的人 2 不擅處理不速之客的打擾 3 不擅處理無(wú)端電話的打擾 4 泛濫的 會(huì)議病 困擾 不少中 上層管理者曾經(jīng)指出 會(huì)議竟占去他們?nèi)粘９ぷ鞯臅r(shí)間的四分之一 甚至三分之一 然而更令他們感慨莫名的是 在這么多的會(huì)議時(shí)間之中 幾乎有一半是徒勞無(wú)功的浪費(fèi) 我們通常在時(shí)間控制容易陷入下面的陷井 誤區(qū)四 整理整頓不足 辦公桌的雜亂無(wú)章與辦公桌的大小無(wú)關(guān) 因?yàn)殡s亂是人為的 雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思 是有道理的 讓一個(gè)不富條理的人使用一個(gè)小型的辦公桌 這個(gè)辦公桌會(huì)變得雜亂無(wú)章 即使給他換一個(gè)大型的辦公桌 不出幾日 這個(gè)辦公桌又會(huì)遭遇同樣的命運(yùn) 當(dāng)你的上司向你索取一份技術(shù)資料 你是否能在第一時(shí)間從容不迫地遞給他 當(dāng)你需要一份信息時(shí) 是否滿文件夾地翻個(gè)底朝天 誤區(qū)五 進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng) 我們經(jīng)常說(shuō)到 人最大的敵人就是自己 有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝而毫無(wú)悔痛之意 最根本的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取意識(shí) 缺乏對(duì)工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度 主要表現(xiàn)為 個(gè)人的消極態(tài)度 做事拖拉 找借口不干工作 唏噓不已 做白日夢(mèng) 工作中閑聊 提綱 認(rèn)識(shí)時(shí)間與時(shí)間管理時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的原則時(shí)間管理方法改變個(gè)人工作習(xí)慣 Copyright 張春明2010 Email zhangcm 原則之一 明確目標(biāo) 目標(biāo)是行動(dòng)的導(dǎo)航燈 成功就等于目標(biāo) 其他的一切都是這句話的注解 美國(guó)潛能大師伯恩 崔西語(yǔ) 具體的 specific 可衡量的 measurable 可達(dá)到的 attainable 相關(guān)的 relevant 基于時(shí)間的 time based 如何制定目標(biāo) 一個(gè)目標(biāo)應(yīng)該具備以下五個(gè)特征才可以說(shuō)是完整的 原則之二 有計(jì)劃 有組織地進(jìn)行工作 確立目標(biāo) 探尋完成目標(biāo)的各種途徑 選定最佳的完成方式 將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月 周 日的工作事項(xiàng) 確定各項(xiàng)任務(wù)的完成時(shí)間 留有余地 落實(shí)到文字 用筆寫(xiě)出來(lái) 定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性 制定計(jì)劃的步驟 原則之三 分清工作的輕重緩急 請(qǐng)看下面的行事次序 看看你自己平時(shí)喜好用哪種方式 1 先做喜歡做的事 然后再做不喜歡做的事 2 先做熟悉的事 然后再做不熟悉的事 3 先做容易的做 然后再做難做的事 4 先做只需花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事 然后再做需要花費(fèi)大量時(shí)間才能做好的事 5 先處理資料齊全的事 然后再處理資料不全的事 6 先做已排定時(shí)間的事 然后再做未經(jīng)排定時(shí)間的事 7 先做經(jīng)過(guò)籌劃的事 然后再做未經(jīng)籌劃的事 8 先做別人的事 然后再做自己的事 9 先做緊迫的事 然后再做不緊要的事 10 先做有趣的事 再做枯燥的事 11 先做易于完成的整件事或易于告一段落的事 然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事 12 先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事 然后再其他人所拜托的事 日常事務(wù) 時(shí)間的四個(gè)象限 新的機(jī)遇 重要但不緊急 緊急但不重要 雜亂瑣事 不緊急不重要 危機(jī)任務(wù) 重要并且緊急 1 3 2 4 合理的比例 65 80 25 30 重要 緊急 M1 M2 M3 M4 1 15 假如你手中有100張美鈔 其中有二張為百大鈔 其余98張則為一元小鈔 若將這100張鈔票撒向天空 任由人們來(lái)?yè)?請(qǐng)問(wèn)您會(huì)如何下手 你會(huì)怎么做 在最短時(shí)間內(nèi)抓到最多的張數(shù) 設(shè)法找到那二張百元大鈔 行有余力 再抓其余一元小鈔 80 20理論 80 的手機(jī)來(lái)電來(lái)自20 的朋友80 的生產(chǎn)力來(lái)自20 的上班時(shí)間80 的假單來(lái)自20 的員工80 的國(guó)家資源被20 的人占用80 的業(yè)績(jī)來(lái)自20 的客戶(hù)80 的財(cái)富集中在20 的人手中 原則之四 合理地安排時(shí)間 提綱 認(rèn)識(shí)時(shí)間與時(shí)間管理時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的原則時(shí)間管理方法改變個(gè)人工作習(xí)慣 Copyright 張春明2010 Email zhangcm 1 記錄時(shí)間 帶時(shí)間記錄本按事情的輕重緩急分類(lèi)使用時(shí)間記錄表格 A 為什么要記錄時(shí)間 B 如何記錄時(shí)間 時(shí)間記錄表格 2 分析時(shí)間 定期對(duì)時(shí)間記錄進(jìn)行分析 即分析自己的時(shí)間主要花在什么方面 以及對(duì)時(shí)間使用的效率分析自己的時(shí)間安排 也就是系統(tǒng)地分析自己的工作 鑒別和分清輕重緩急 管理者定期對(duì)時(shí)間記錄進(jìn)行分析 就可以經(jīng)常地調(diào)整自己的時(shí)間安排 銷(xiāo)售經(jīng)理李宏的工作時(shí)間記錄 實(shí)踐練習(xí) 1 李宏是否分清了做事的優(yōu)先順序并合理安排 為什么 2 他受到哪些干擾 誰(shuí)是主要打擾者 3 根據(jù)他的實(shí)際情況 提出你的改進(jìn)意見(jiàn) 3 善于利用 邊角料 時(shí)間 魯迅 時(shí)間就像海綿里的水一樣 只要你愿意擠 總還是有的 4 逆勢(shì)操作 將逆勢(shì)操作運(yùn)用在時(shí)間管理上 就意味著當(dāng)別人沒(méi)有在做某件事的時(shí)候 你就去做 這樣可以省下許多等待的時(shí)間 逆勢(shì)操作者會(huì)在沒(méi)有人排隊(duì)的時(shí)候去兌現(xiàn)支票 采購(gòu) 所以他們不會(huì)在周五下午去兌現(xiàn)支票 也不會(huì)在周六晚上逛超市 而會(huì)選在周一至周五晚上或其他時(shí)間 逆勢(shì)操作者退房的時(shí)間與其他人不同 他們會(huì)選擇旅館自動(dòng)退房的方式 如果你可以在人潮多起來(lái)之前就退房 你就不應(yīng)該在早上9點(diǎn) 10點(diǎn)時(shí)去排長(zhǎng)龍 在辦公室里 逆勢(shì)操作者會(huì)在中午大多數(shù)職員外出午餐時(shí) 使用傳真或復(fù)印機(jī) 逆勢(shì)操作者會(huì)在人潮涌入餐廳前或人潮散去后去吃飯 等等 5 4D S原則 Doitnow 要自己做的 不能丟掉不管 不能拖一拖再辦 不能授權(quán)的事 按照優(yōu)先順序自己親自去完成 Delegateit 可授權(quán)的 學(xué)會(huì)授權(quán) 將能派出去的事盡量派給他人干 這樣可以節(jié)約時(shí)間干最重要的工作 Doitlater 稍后再辦的 把一些偏離目標(biāo)的精神情緒活動(dòng) 次要的工作 信息資料不全的工作 暫時(shí)掛在一邊 待有空時(shí)再去處理 Don tdoit 丟掉不管 把一些與目標(biāo)無(wú)關(guān)的事 無(wú)效益的事 應(yīng)差的事丟掉不管 提綱 認(rèn)識(shí)時(shí)間與時(shí)間管理時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的原則時(shí)間管理方法改變個(gè)人工作習(xí)慣 Copyright 張春明2010 Email zhangcm 習(xí)慣一 一生就是一天 當(dāng)日事當(dāng)日畢 一次處理一個(gè)問(wèn)題對(duì)于最重要的事 盡可能不要跟其他事攪在一起 馬上行動(dòng) 杜絕拖延如果你要把一件容易的事變得困難 只要一直拖延下去就可以了 習(xí)慣二 第一次做好 追求零缺點(diǎn) 經(jīng)得住考驗(yàn) 經(jīng)得住檢驗(yàn) 習(xí)慣三 整理你的桌子 縮短找東西的時(shí)間容易分心無(wú)法看出做事情的先后順序 一般人平均每天會(huì)因?yàn)檎覗|西花費(fèi)一個(gè)半小時(shí)左右 平均每周花費(fèi) 個(gè)半小時(shí) 人一輩子就有五到六年的時(shí)間在找東西 目的 1 拿東西養(yǎng)成哪里拿 哪里放的習(xí)慣2 把同樣 同類(lèi) 同時(shí)使用的東西放在一起3 把東西上編號(hào)貼上字條4 把所有的鑰匙集中保管5 設(shè)立一套高效的處理文件系統(tǒng)6 做事應(yīng)盡量簡(jiǎn)化 習(xí)慣四 做自己該做的事 不要讓人浪費(fèi)你的時(shí)間 父子賣(mài)驢的故事 如何說(shuō) 不 不要企圖獲得所有人的贊揚(yáng) 不同的人有不同的立場(chǎng) 你只要獲得大多數(shù)人的認(rèn)同 而不必追求所有人的贊揚(yáng) 不要擔(dān)心冒犯別人 如果害怕冒犯別人 就應(yīng)該學(xué)習(xí)一些在不冒犯他人的情況下拒絕別人的技巧 正確認(rèn)識(shí)義務(wù) 當(dāng)別人提出要求時(shí) 問(wèn)一下自己 這件事我該做嗎 做了會(huì)不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間 如果應(yīng)該拒絕的話 要委婉拒絕 并提供理由 提出解決方法 掌握拒絕的技巧 改變?cè)掝} 表現(xiàn)出冷淡的態(tài)度 說(shuō)明拒絕的理由 不用了 謝謝 堅(jiān)定的拒絕 習(xí)慣五 學(xué)會(huì)擱置問(wèn)題 不要固執(zhí) 把一時(shí)難以解決的問(wèn)題記錄下來(lái) 俗話說(shuō)得好 一張一弛 文武之道 長(zhǎng)時(shí)間的處于工作這中 對(duì)于一些問(wèn)題可能一籌莫展 這時(shí)可以適當(dāng)休息 把問(wèn)題放置一下 不但對(duì)健康有益 對(duì)解決問(wèn)題也有幫助 公司 是 公司的債主 公司的老總對(duì) 公司的老總說(shuō) 不還錢(qián)沒(méi)關(guān)系 您同意被我們收購(gòu)吧 說(shuō)著 從地上黑白交雜的石堆里撿起兩顆石子來(lái) 狡猾地笑著說(shuō) 來(lái)吧 我手中有一邊是黑石子 一邊是白石子 您選一個(gè) 如果選中白石子的話 欠的債無(wú)限期延期 如果選中黑石子的話 嘿嘿 就被我們收購(gòu) 其實(shí)債務(wù)人清楚地看到債主拾起的兩塊都是黑色的石子 不論選哪一邊 結(jié)果都一樣 債務(wù)人一陣沉思 勉強(qiáng)伸出手來(lái) 指著其中的一個(gè)拳頭 做了選擇 但就要要接過(guò)石子的時(shí)候 他故意不小心將石子掉在地上 滿地都是黑白石子 誰(shuí)也指不出到底哪一個(gè)才是掉下來(lái)的石子 這時(shí) 債務(wù)人一臉抱歉地說(shuō) 對(duì)不起 我的石頭掉了 看看您手中的石子是什么顏色的 結(jié)果當(dāng)然不用說(shuō) 因?yàn)榱粼趥魇种械氖呛谑?所以債務(wù)人選的是白石子 化險(xiǎn)為夷了 像這種問(wèn)題 如果一味地圍繞 選擇或者不選擇 傷腦筋的話 是無(wú)法找出對(duì)策的 應(yīng)該換一種角度來(lái)思考問(wèn)題 才能從另外一個(gè)角度發(fā)現(xiàn)解決的辦法 自問(wèn)這個(gè)會(huì)議非開(kāi)不可嗎 確保會(huì)議目的要集思廣義提前將議程發(fā)到與會(huì)者 明確時(shí)間計(jì)劃控制會(huì)議局面 總結(jié)紀(jì)要盡量推掉你無(wú)關(guān)的會(huì)議 習(xí)慣六 減少會(huì)議 金錢(qián)用完了 還可獲取 而時(shí)間用完了 生命即結(jié)束了 其實(shí) 時(shí)間管理 就是你自己生命的管理 昨天是一張已被注銷(xiāo)的支票 明天是一張尚未到期的本票 今天是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金 請(qǐng)大家珍惜今天 誰(shuí)也無(wú)法說(shuō)服他人改變 我們每個(gè)人都守著一扇只能從內(nèi)開(kāi)啟的改變之門(mén) 不論動(dòng)之以情或說(shuō)之以理 我們都不能替別人開(kāi)門(mén) 佛格森 改變自己是改變世界的最短距離威斯特敏斯特大教堂的地下室是英國(guó)的國(guó)王及著名人士的下葬之地 這里墓室累累 紀(jì)念碑林立 從亨利三世到喬治二世等20多位國(guó)王 到牛頓 狄更斯 達(dá)爾文 以及二戰(zhàn)時(shí)著名的 不列顛之戰(zhàn) 中犧牲的皇家空軍戰(zhàn)士都安葬于此 在一個(gè)墓碑上刻著這樣的話 當(dāng)我年輕的時(shí)候 我的想象力從沒(méi)有受過(guò)限制 我夢(mèng)想改變這個(gè)世界 當(dāng)我成熟以后 我發(fā)現(xiàn)我不能夠改變這個(gè)世界 我將目光縮短了些 決定只改變我的國(guó)家 當(dāng)我進(jìn)入暮年以后 我發(fā)現(xiàn)我不能改變我的國(guó)家 我的最后愿望僅僅是改變一下我的家庭 但是 這也不可能 當(dāng)我現(xiàn)在躺在床上 行將就木時(shí) 我突然意識(shí)到 如果一開(kāi)始我僅僅去改變我自己 然后 作為一個(gè)榜樣 我可能改變我的家庭 在家人的幫助和鼓勵(lì)下 我可能能為國(guó)家做些事情 然后 誰(shuí)知道呢 我甚至可能改變這個(gè)世界 謝謝 案例一 小張的故事某天早晨 小張?jiān)谏习嗤局?信誓旦旦地下定決心 一到辦公室即著手草擬下年度的部門(mén)預(yù)算 他很準(zhǔn)時(shí)地于九點(diǎn)整走進(jìn)辦公室 但他并不立刻從事預(yù)算的草擬工作 因?yàn)樗蝗幌氲讲蝗缦葘⑥k公桌和辦公室整理一下 以便在進(jìn)行重要工作之前為自己提供一個(gè)干凈與舒適的環(huán)境 他總共花了三十分鐘的時(shí)間 才使辦公環(huán)境變得有條不紊 他雖然未能按原定計(jì)劃于九點(diǎn)鐘開(kāi)始工作 但他絲毫不感到后悔 因?yàn)槿昼姷那謇砉ぷ鞑坏勋@得顯然可見(jiàn)的成就 而且它還有利于以后工作效率的提高 他面露得意神色隨手點(diǎn)了一支香煙 稍作休息 此時(shí) 他無(wú)意中發(fā)現(xiàn)桌上的一份商業(yè)報(bào)告內(nèi)容十分吸引人 于是情不自禁地拿起來(lái)閱讀 等他放下這份報(bào)告時(shí) 已經(jīng)十點(diǎn)鐘了 這時(shí)他略感不自在 因?yàn)樗炎允持Z言 不過(guò) 商業(yè)報(bào)告畢竟是精神食糧 也是溝通媒體 身為企業(yè)的部門(mén)主管怎不可以關(guān)心商業(yè)信息 即使上午不看 下午或晚上則非補(bǔ)看不可 這樣一想 他才稍覺(jué)心安 于是他正襟危坐地準(zhǔn)備埋頭工作 就在這個(gè)時(shí)候 電話鈴響了 那是一位顧客的投訴電話 他連解釋帶賠罪地花了近四十分鐘的時(shí)間才說(shuō)服了對(duì)方 平息了冤氣 掛上了電話 他去了洗手間 在回辦公室的途中 他聞到咖啡的香味 原來(lái)另一部門(mén)的同事正在享受 上午茶 他們邀他加入 他心里想 預(yù)算的草擬是一件頗費(fèi)心思的工作 若無(wú)清醒的腦筋難以勝任 于是他毫不猶豫的應(yīng)邀加入 就在那兒言不不及義的聊了一陣 回到辦公室后 他果然感到精神奕奕 滿以為可以開(kāi)始