淺談海外工程材料采購(gòu)管理 摘要：海外工程具有很強(qiáng)的地域特點(diǎn)，工程管理風(fēng)險(xiǎn)較大，對(duì)于工程管理水平要求較高。材料采購(gòu)直接影響工程的進(jìn)度、質(zhì)量、成本的控制目標(biāo)，海外工程實(shí)施中對(duì)于材料采購(gòu)的管理提出了更高的要求。筆者總結(jié)幾點(diǎn)海外工程材料采購(gòu)的管理經(jīng)驗(yàn)，供讀者參考。 關(guān)鍵詞：材料；采購(gòu)；管理 Abstract: The overseas engineering has the characteristics of strong regional feature, big engineering management risk, higher requirements to the engineering management level. Material purchase directly influences the progress, quality, cost control target of the projects, to whose management the overseas implementation puts forward higher request. The author summarizes some experience about overseas engineering material purchasing management, providing reference for the readers. Keywords: materials; purchasing; management 中圖分類號(hào)：F406.5文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào) 重視材料采購(gòu)管理，把握海外工程采購(gòu)的特點(diǎn)。 對(duì)于國(guó)內(nèi)工程的采購(gòu)，各施工企業(yè)已經(jīng)輕車熟路，形成一套自己的管理方法，在國(guó)際工程采購(gòu)中仍然按照國(guó)內(nèi)工程采購(gòu)管理方法，將會(huì)出現(xiàn)很大風(fēng)險(xiǎn)，需要施工企業(yè)更加重視，加強(qiáng)管理。 由于海外工程所在國(guó)家地區(qū)的政治經(jīng)濟(jì)環(huán)境不同，材料采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題也各有區(qū)別。相對(duì)國(guó)內(nèi)工程采購(gòu)，作為海外工程的材料采購(gòu)主要存在以下幾個(gè)特點(diǎn)： 一、工程設(shè)計(jì)施工采用的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不同，對(duì)于材料的技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求不同，對(duì)于材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收條件不同。 二、 根據(jù)材料來(lái)源地不同，材料采購(gòu)的周期不同。國(guó)外采購(gòu)的周期為30-100天，或者更長(zhǎng)。 三、國(guó)際項(xiàng)目材料采購(gòu)的價(jià)格受到所在國(guó)的政治、經(jīng)濟(jì)、金融政策以及法律規(guī)范的影響，同時(shí)受國(guó)際市場(chǎng)的影響，特別對(duì)于建筑材料依賴進(jìn)口的國(guó)家和地區(qū)，所受影響更大。 四、工程所在國(guó)建筑市場(chǎng)不發(fā)達(dá)，采購(gòu)周期較長(zhǎng)，采購(gòu)地和施工地距離較遠(yuǎn)的情況下，材料補(bǔ)換貨、調(diào)試、維護(hù)成本較高。 采取有效控制措施，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。 針對(duì)海外工程采購(gòu)的特點(diǎn)，可以采取以下控制措施，降低風(fēng)險(xiǎn)。 一、熟悉規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，早做準(zhǔn)備。 項(xiàng)目采購(gòu)和技術(shù)人員需要熟悉工程規(guī)范要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，掌握驗(yàn)收程序和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，在選購(gòu)材料時(shí)有的放矢，重點(diǎn)選擇。做到熟悉規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，一方面要求熟悉合同條件，了解工程需求，一方面要與工程管理、監(jiān)理等方面的人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，在采購(gòu)之前做好準(zhǔn)備。海外工程多采用當(dāng)?shù)?、法?guó)、英國(guó)、美國(guó)等不同于國(guó)內(nèi)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)施工，材料進(jìn)場(chǎng)前需要提供供應(yīng)商的資料、產(chǎn)品質(zhì)量證書(shū)、檢測(cè)報(bào)告等內(nèi)容，對(duì)于混凝土的骨料、水泥等的配合比等進(jìn)行檢測(cè)報(bào)批，對(duì)于影響建筑效果的裝飾裝修材料需要確認(rèn)樣品并封樣等。 二、制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，周密安排采購(gòu)工作。 相對(duì)國(guó)內(nèi)工程，海外工程的延期會(huì)造成施工人員成本增加、扣除保函、罰款等重大損失，因此海外工程的工期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，是海外工程贏利的重要保障，其中材料采購(gòu)能按時(shí)到場(chǎng)是前提條件。 根據(jù)工程的計(jì)劃進(jìn)度目標(biāo)和現(xiàn)場(chǎng)施工計(jì)劃，結(jié)合材料加工周期、運(yùn)輸周期等制定出一個(gè)合理的采購(gòu)計(jì)劃，指導(dǎo)采購(gòu)工作的開(kāi)展，是海外工程采購(gòu)管理的重要環(huán)節(jié)。 制定采購(gòu)計(jì)劃以前，需要做好如下準(zhǔn)備工作。 1根據(jù)工程圖紙和技術(shù)要求，出具材料采購(gòu)清單，包括品種、規(guī)格、數(shù)量等，并列明材料到場(chǎng)時(shí)間要求。 2進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)，確定材料的加工周期、運(yùn)輸周期等。從材料來(lái)源地劃分，海外工程材料采購(gòu)可以分為當(dāng)?shù)夭少?gòu)、中國(guó)國(guó)內(nèi)采購(gòu)和國(guó)外采購(gòu)三種。三種采購(gòu)的方式的采購(gòu)周期不同。根據(jù)材料的技術(shù)要求，價(jià)格，供貨周期等方面的比選，確定材料的采購(gòu)地點(diǎn)和采購(gòu)周期。如果條件不允許，無(wú)法對(duì)三種采購(gòu)地點(diǎn)的材料全部進(jìn)行詢價(jià)比選，即可用最長(zhǎng)的采購(gòu)周期列入采購(gòu)計(jì)劃，在實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中進(jìn)行調(diào)整。 海外工程的材料在不同程度上均存在使用時(shí)間的配套問(wèn)題，在材料采購(gòu)計(jì)劃制定后，需要考慮不同材料的使用順序和品種配套問(wèn)題。采購(gòu)部門應(yīng)與相關(guān)部門共同分析研究，根據(jù)工程材料的接口關(guān)系，施工順序，分清輕重緩急，合理銜接，統(tǒng)籌規(guī)劃，避免材料積壓和斷檔，減少成本。 三、把握市場(chǎng)行情，精打細(xì)算，降低采購(gòu)成本。 在材料采購(gòu)計(jì)劃定制階段，即需充分搜集了解市場(chǎng)信息，制定一個(gè)有彈性的采購(gòu)計(jì)劃。在采購(gòu)階段隨時(shí)掌握項(xiàng)目施工進(jìn)度，材料需求計(jì)劃和市場(chǎng)行情。在選擇供應(yīng)商時(shí)，進(jìn)行多家招標(biāo)或比選，從價(jià)格、質(zhì)量、渠道、付款方式、服務(wù)等方面擇優(yōu)篩選。盡量通過(guò)生產(chǎn)廠家直接采購(gòu)，減少中間環(huán)節(jié)。選擇一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)、有實(shí)力、成熟、專業(yè)的制造商，可以從源頭上降低可能出現(xiàn)的交貨風(fēng)險(xiǎn)。 在合同簽訂時(shí)，要充分考慮到技術(shù)規(guī)格、交貨、付款、質(zhì)量、檢測(cè)、驗(yàn)收、售后服務(wù)以及索賠中可能出現(xiàn)的情況，簽訂一份完備周密的采購(gòu)合同，可以很大程度上有效控制和防范風(fēng)險(xiǎn)。海外工程材料采購(gòu)合同除要在和合同中約定材料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、付款方式、時(shí)間、金額等，還需要注意的是，要注明包裝方式，檢驗(yàn)時(shí)間、方式、標(biāo)準(zhǔn)，補(bǔ)貨規(guī)定等，交貨時(shí)間要考慮船期，供應(yīng)商提供的資料要考慮報(bào)關(guān)等要求。 四、國(guó)內(nèi)工程材料采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)材料技術(shù)規(guī)格不符，材料質(zhì)量較差的情況，可以及時(shí)與供貨商進(jìn)行調(diào)換，供貨商可以比較方便的到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行安裝調(diào)試的指導(dǎo)工作，一般不會(huì)影響工程質(zhì)量和工期。海外工程由于部分材料采購(gòu)地距安裝地點(diǎn)較遠(yuǎn)，材料的退換貨、補(bǔ)貨、解決安裝調(diào)試中出現(xiàn)的問(wèn)題，均會(huì)對(duì)工程成本和工期造成影響。 對(duì)此，在材料采購(gòu)階段，除了選擇有誠(chéng)信、有經(jīng)驗(yàn)的供應(yīng)商外，還需要采購(gòu)人員和相關(guān)部門做好如下工作： 1.材料采購(gòu)清單盡可能的詳細(xì)準(zhǔn)確，對(duì)于材料的技術(shù)參數(shù)、型號(hào)、大小形狀、安裝條件等的要求盡可能的列明，必要時(shí)附上樣品照片、色卡、備用方案等。對(duì)于材料的輔料、備品備件等也要詳細(xì)注明。 2.對(duì)于重要工序使用的但價(jià)值不是很大的材料在滿足施工需要條件下可以多做一部分備份。同時(shí)從保證施工考慮，每種材料的配置數(shù)量要比國(guó)內(nèi)同類情況稍留有富余。 3.同類的材料設(shè)備最好采購(gòu)?fù)恍吞?hào)、同一品牌或同一系列配置，這樣對(duì)后續(xù)的現(xiàn)場(chǎng)管理、故障排查、配件采購(gòu)都會(huì)帶來(lái)便利。 4.對(duì)于關(guān)鍵性施工部位一定考慮采購(gòu)市場(chǎng)占有率高、用戶評(píng)價(jià)質(zhì)量可靠、售后服務(wù)有保證的品牌，價(jià)格可以作為次要考慮因素。 5.對(duì)于技術(shù)含量不是很高，可以通過(guò)一段時(shí)間的培訓(xùn)完成安裝調(diào)試任務(wù)的，與廠家協(xié)商，在工人出國(guó)前完成培訓(xùn)，或者提供安裝調(diào)試光盤。對(duì)于必須有廠家派人安裝調(diào)試的材料，需要與現(xiàn)場(chǎng)施工相配合，安裝條件具備后要求廠家到場(chǎng)安裝，并為廠家提供方便條件，爭(zhēng)取在最短的時(shí)間內(nèi)完成，以減少成本。 海外工程采購(gòu)的流程管理 材料采購(gòu)計(jì)劃制定完成后，采購(gòu)人員根據(jù)計(jì)劃開(kāi)展采購(gòu)工作，根據(jù)海外工程的特點(diǎn)，采購(gòu)流程相對(duì)國(guó)內(nèi)采購(gòu)方案稍有不同。 根據(jù)上述流程，僅對(duì)與國(guó)內(nèi)工程材料采購(gòu)不同的環(huán)節(jié)進(jìn)行闡述。 一、詢價(jià)階段，確定材料來(lái)源，了解運(yùn)輸成本和周期 在市場(chǎng)詢價(jià)階段除了需要了解廠家信息、材料報(bào)價(jià)，還需要了解加工周期、運(yùn)輸時(shí)間、采購(gòu)成本等，以確定材料采購(gòu)地。一般在滿足采購(gòu)計(jì)劃的條件下，選擇采購(gòu)成本較低的產(chǎn)地。在采購(gòu)成本基本相同的情況下，選擇比較了解情況的產(chǎn)地，有過(guò)合作關(guān)系的產(chǎn)地。對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃給出的采購(gòu)時(shí)間較短，必須在不熟悉的當(dāng)?shù)夭少?gòu)或周邊國(guó)家采購(gòu)情況下，需要采購(gòu)人員多做調(diào)研，借鑒當(dāng)?shù)仄渌?xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，貨比幾家，確定供應(yīng)商。 在詢價(jià)階段，還需要對(duì)貨代公司進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研和詢價(jià)，主要是對(duì)貨代的能力、報(bào)價(jià)、服務(wù)、付款等進(jìn)行了解。海外運(yùn)輸費(fèi)用、周期是采購(gòu)成本和周期的重要組成部分，影響采購(gòu)方案的確定。 二、選擇貨代公司和運(yùn)輸方案，加強(qiáng)材料供貨和海外運(yùn)輸之間銜接的管理。 相對(duì)國(guó)內(nèi)工程采購(gòu)，海外工程采購(gòu)過(guò)程中非常重要的環(huán)節(jié)是運(yùn)輸。運(yùn)輸方式可以有空運(yùn)、海運(yùn)兩種，空運(yùn)價(jià)格較高，運(yùn)輸周期短，運(yùn)輸能力較小；海運(yùn)價(jià)格較低，運(yùn)輸周期長(zhǎng)，運(yùn)輸能力大。一般選擇海運(yùn)的方式，只有嚴(yán)重影響工期，數(shù)量較少的料采用空運(yùn)的方式解決。海運(yùn)方式，還要考慮快船、慢船、船運(yùn)公司是否可以在到達(dá)港直接辦理清關(guān)手續(xù)等因素。 選擇海運(yùn)的出海港口也是一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)。一般選擇出海港口距離所采購(gòu)材料的生產(chǎn)地較近，陸地運(yùn)輸成本低，采購(gòu)成本相對(duì)較低的港口，或者選擇相對(duì)陸地運(yùn)輸成本和采購(gòu)成本，能夠通過(guò)海運(yùn)費(fèi)價(jià)格差彌補(bǔ)的港口。 材料供貨和海外運(yùn)輸之間的銜接很重要，海外工程材料采購(gòu)中往往出現(xiàn)材料加工完成后，由于船運(yùn)事宜未辦理好，貨等船或未趕上船期的情況，造成成本增加和采購(gòu)周期的延長(zhǎng)。這些問(wèn)題需要采購(gòu)人員了解海運(yùn)特點(diǎn)，合理調(diào)配，嚴(yán)密安排。在簽訂采購(gòu)合同時(shí)，要考慮加工周期和船期的要求，并在交貨前了解產(chǎn)品的重量、包裝、體積、數(shù)量，提前預(yù)定船位和運(yùn)輸車輛。在供貨商交貨后，滿足裝船要求，及時(shí)辦理報(bào)關(guān)手續(xù)。為了避免船運(yùn)工作按照預(yù)計(jì)要求安排完畢，供貨商產(chǎn)品不能及時(shí)交貨的情況，需要采購(gòu)人員在材料加工過(guò)程中進(jìn)行跟蹤、驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與供貨商進(jìn)行溝通解決，如出現(xiàn)交貨時(shí)間無(wú)法滿足要求的情況，做到提前發(fā)現(xiàn)，重新安排貨運(yùn)問(wèn)題。 對(duì)于材料零散，單份材料無(wú)法裝滿貨柜的情況，需要協(xié)調(diào)拼柜的問(wèn)題，可以采用將不同廠家的材料運(yùn)至一個(gè)集中地點(diǎn)進(jìn)行裝柜，或貨柜分次到廠家