叮叮小文庫綜合辦公室管理辦法一、公文管理辦法辦公室是行政公文處理的管理部門，主管本單位公文處理工作。辦公室應明確專兼職人員負責公文處理工作。包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等程序，辦公室主任應及時提出擬辦意見送分管領導批示或交有關部門辦理。需要傳閱的公文，不得在部門、個人之間橫傳。專兼職人員負責傳遞、催辦，不得丟失，拖延。傳閱完成后及時歸卷，并且在卷內目錄中填寫編號、文件名稱清單。借閱文件應及時，當天文件不能超過次日中午時間，防止重要信息傳達不及時，導致后患，同時各未班子成員及各部門負責人必須認真閱辦每一份傳閱文件，認真填寫公文閱辦箋。立卷分類可設立上級帶文號文件，上級不帶文號資料，自發(fā)帶文號文件，自發(fā)不帶文號資料，甲方帶文號文件，甲方不帶文號資料，監(jiān)理帶文號文件，監(jiān)理不帶文號資料等文件盒，便于查找和管理。各部門發(fā)文應由辦公室統(tǒng)一編號，發(fā)文底稿應存放辦公室。 二、受控文件管理辦法辦公室是“文件和資料控制程序”的主控部門，負責質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系相關文件的綜合管理。管理體系文件。包括管理手冊、程序文件；管理體系輔助性文件：包括施工組織、項目質量計劃、作業(yè)指導書；技術性文件：包括國家和行業(yè)標準、規(guī)范、規(guī)則，外來標準圖紙圖樣等；涉及質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理的其他管理性文件、部門頒發(fā)的有關質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理專用文件；國家公布的涉及質量管理內容方面的法律、法規(guī)。辦公室有專兼職人員管理，相關部門也應有專兼職人員管理受控文件，建立受控文件臺帳，分門別類標識清楚的建立受控文件檔案盒，盒內有文件清單，發(fā)往其他部門應有發(fā)文清單。相關部門應將質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系輔助性文件，技術性文件，涉及質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理的其他管理性文件名稱列出清單，交辦公室留存一份。項目解體時，受控文件，資料應按目錄清單上繳主管部門，辦理交接手續(xù)。三、公章、介紹信的管理辦法1印章必須由專人負責，建立“公章使用登記表”，日常業(yè)務用印由辦公室主任審批，對外生產經營須經項目經理簽字方可用印。個人因工作，生活需要蓋印，必須填寫“私人用印審批表”，經項目經理簽批后用印。印章保管人一律不準私自用印。2.以單位名義開具的對外聯(lián)系工作介紹信，需經項目經理簽認才能開具，需公司開具的介紹信，需持本單位介紹信到公司辦公室換領。3.項目因機構變動或解體時，應將停用的印章密封好，派專人交回制發(fā)單位封存或銷毀。四、辦公及生活用品管理辦法1對于辦公及生活用品的購置，首先要按月列出計劃，由辦公室匯總報項目經理審批后，由辦公室負責采購、點收、建卡，做到帳物相符。單件在2000元以上的固資采購，首先要向公司對口部門報告購置計劃，經公司領導同意后，由責任成本中心下購置計劃、固資購進后，要填寫新建（購置）固定資產驗收交接記錄，一式三份及固定資產卡片一式二份，由使用部門和使用人簽收后連記錄表一并交財務部門，組固入帳，財務部憑固資卡片登記建帳。2對于2000元以內的生活、辦公設備，其全部費用進單位成本，單位解體時，由本單位（一般由經理、書記、辦公室人員、財務主管）自行研究處理。2000元以上的物品，由本單位向公司對口部門提交報告，寫明名稱、購置時間、數量、單價、已提折舊、設備狀況，單位及財務蓋章后，由公司對口部門組織相關人員進行評估，提交正式評估報告一式四份（原單位一份，新單位一份，對口部門一份），由有關部門（單位）進行帳務處理。3辦公及生活用品的領用，由辦公室指定人員負責登記，根據實際情況，本著合理、節(jié)約的原則發(fā)放領用。超標以及存在浪費現(xiàn)象的一律不予領取。五、考勤、請銷假管理辦法1.項目部實行早點名制度。點名未到者罰款50元，由辦公室下單張貼公告欄并上交財務部從工資里扣除。2.職工需要請假者，應先到辦公室核定假期、領取并填寫職工請假單，先由分管部門或領導簽字后再報經理、書記批準后把請假單留存辦公室備案。請假到期后，應及時向辦公室銷假，超過請假時間不銷假的視為曠工。因故需要延長假期的應該提前打電話向辦公室說明情況續(xù)假，回來后再補辦續(xù)假手續(xù)。3職工所享受年休假、探親假、婚假、產假、喪假的假期規(guī)定，依據勞動法和國家相關規(guī)定執(zhí)行。4工作時間因私事需脫離工作崗位的，應按規(guī)定申請事假，填寫事假書面申請，經批準后方可離崗。特殊情況不能事前書面申請的，經批準后，事后上班第一天及時補辦手續(xù)。5請病假者需持公費醫(yī)療機構指定醫(yī)院（急診除外）開具的病假證明，經批準后方可。請事假時間累積達到應享受年休假時間的，取消本年度年休假。6請假人員需在假條上留下家庭電話號碼，以備特殊情況下溝通聯(lián)系。請假期間手機不能出現(xiàn)長時間（1-2天）關?，F(xiàn)象。六、后勤、衛(wèi)生管理辦法1.辦公室負責對項目部職工生活、環(huán)境衛(wèi)生、辦公及生活用品、小型機具進行管理。2.項目部成立伙委會，每月至少召開一次伙委會會議。開展“星級生活管理，健康文體活動”競賽，為保證施工生產及各項工作創(chuàng)造一個良好環(huán)境。3.食堂服務人員要樹立為職工滿腔服務的熱情，增加主副食花色品種，提高飯菜質量，盡量滿足職工的要求。4.要搞好伙食成本的核算，堅持二人以上采購，堅持過磅驗收，堅持日清月結，按月公布伙食成本盈虧情況，盈虧情況控制在實際收入5%范圍之內。5.食堂衛(wèi)生必須執(zhí)行食品衛(wèi)生“五四”制度，嚴禁采購和出售腐爛變質食品，食堂和炊管人員個人必須常年保持整潔衛(wèi)生，防止病從口入、杜絕食物中毒事件發(fā)生。6項目部實行環(huán)境衛(wèi)生包干制，各部門辦公室門前室內由各部門負責人指定人員排班負責每日清掃。各宿舍門前室內由各宿舍人員推選出責任人，由責任人指定人員排班負責每日清掃，保持辦公和居住環(huán)境干凈衛(wèi)生。7辦公室協(xié)同工會，每月一次對職工宿舍、辦公場所環(huán)境衛(wèi)生進行檢查，對衛(wèi)生工作，防火、防盜工作達不到要求的要提出批評，并且監(jiān)督、檢查進行整改，直至達到要求。七、通訊費管理辦法手機費的管理由辦公室負責，項目部班子成員手機話費使用標準按中鐵四七辦（2011）8號文件規(guī)定執(zhí)行。正科級每月話費600元，總工、總經、安全總監(jiān)及副經理每月話費400元，攪拌站負責人每月話費260元，各部門負責人每月話費200元，技術主管每月話費150元，技術員每月話費100元，司機每月話費100元 (注：食堂、保潔等非直接參與生產人員不按照此規(guī)定執(zhí)行)。2傳真放在辦公室，但必須保證有專人負責管理，所有傳真件須經各部門分管領導審批同意后，方可進行傳真。八、信息調研管理辦法根據公司信息評比辦法，工程造價在一億元以上的項目經理部每月應上報5條，一億元以下的項目經理部每月應上報3條，辦公室應完成或超額完成規(guī)定的信息上報數量。2.急、重大信息在兩個小時內必須上報公司辦公室。3.完成公司辦公室下達的調研計劃。九、生產指揮車輛管理辦法項目部的小車是為項目指揮生產、為有關部門服務現(xiàn)場和解決急、難、險等情況服務的，由辦公室統(tǒng)一管理使用，各部門用車必須通過辦公室，嚴禁司機本人和他人私自出車。專職司機必須每天填寫車輛運轉記錄，記錄每天誰用車、去哪里、行駛里程、維修、加油時間及加油量等情況。缺少車輛運轉記錄的，當月工資一律不予發(fā)放。2.車輛管理實行定車定人制，非專職司機一律不準開車，同時嚴禁項目領導班子成員私自駕車，如有違反，發(fā)現(xiàn)后對專職司機罰款一千元。3.由辦公室辦理一車一卡制，加油時由專車司機到辦公室領去卡加完油及時上交油卡和加油打印小票，并在小票上寫上該車輛行車公里數，辦公室統(tǒng)一登記，而且必須按月按里程核算單車油耗情況，實行節(jié)獎超罰，對過路過橋費，小型維修費等費用，辦公室主任必須把好第一道審核關口，盡量做到降低項目部管理費用，同時每月在公示欄張貼。4.加強對司機安全行車的教育，違章處罰由司機個人自理，項目部概負責，同時嚴禁酒后開車，嚴格遵守交通規(guī)則，杜絕發(fā)生重大行車事故。發(fā)現(xiàn)酒后開車的一律開除或退回公司，由此所造成的后果自行負責。5為了節(jié)約成本，能乘公共汽車的、有火車及其它交通工具的一般不派專車，能夠同一方向共用一輛車的盡量合并用車。6認真填寫機動車輛登記表，掌握車輛養(yǎng)路費、運管費、貨物附加費、車輛使用稅、車輛保險費和車輛、司機年檢等工作，及時將有關手續(xù)交到公司安質部辦理，督促有關費用的交納。過期未辦給單位帶來損失的要追究辦公室主任的經濟責任。十、業(yè)務招待費管理辦法業(yè)務招待費是企業(yè)對外經營活動的需要。為有效地使用業(yè)務招待費用，使其更好地發(fā)揮應有的作用，特作如下規(guī)定。（一）業(yè)務招待費使用原則、范圍業(yè)務招待費使用應本著“內外有別、解決問題”和總額控制的原則。使用范圍是指在本項目部從事對外業(yè)務往來的人員，招待范圍為與項目部有業(yè)務往來的單位或個人。3業(yè)務招待視情況能在本項目部食堂解決的要盡可能在食堂解決。（二）業(yè)務招待費使用程序凡使用業(yè)務招待費的人員必須事先向領導請示并規(guī)定限額，待得到同意后方能進行。業(yè)務招待費一次使用在200元以下的，由分管領導同意后辦理；超過200元的，須經經理或書記同意后，方可辦理。2.業(yè)務招待費的報銷實行經理“一支筆”審批，黨政會簽。3.業(yè)務招待費發(fā)生后三日內必須辦理報批手續(xù)，做到一事一報、誰事誰報。即先填寫“業(yè)務招待費清單”，經項目部經理審批、書記會簽后，辦公室辦理登記，方能報銷。4.嚴格日常對外聯(lián)系工作臨時用品（煙、酒、礦泉水、飲料等）的控制，對外招待需填寫“招待煙、酒、礦泉水、飲料申請單”并注明所辦事宜，經項目部經理批示后，辦公室才能發(fā)放。5.凡能在內部食堂就餐的，一律在內部食堂辦理，由經辦人員填寫“外來人員就餐批準單”，報分管領導批準后，交辦公室安排工作餐，辦公室每月匯總送項目部經理審批，到財務報銷，進入食堂成本，并有炊事員和經辦人員簽字。工作餐的標準原則上公司領導每人每餐100元，科級干部每人每餐50元，一般工作人員每人每餐20元。（三）業(yè)務招待費使用中注意事項：1.嚴格禁止長期積壓或多次招待一次報批現(xiàn)象。2.禁止不打招呼，先斬后奏或超標準招待。嚴格控制陪餐人員的數量，做到誰事誰辦。3.格控制招待費標準和非生產性、經營性支出。4.禁止招待人員進舞廳、桑拿等高級娛樂場所進行消費。5.禁止內部招待，杜絕招待過程中的浪費現(xiàn)象。十一、附則1.本辦法自即日起生效。2.本辦法由項目部辦公室負責解釋。附表1收 文 登 記 簿日期編 號來文編號標 題份數備注-附表2發(fā) 文 編 號 登 記 簿發(fā) 文標 題主 題 詞簽 發(fā)日 期編 號附表3受 控 文 件 一 覽 表序號主管部門受控文件編號受控文件分發(fā)號受 控 文 件 標 題受控文件份數受控文件簽 發(fā) 人備 注附表4文 件 發(fā) 放 范 圍 清 單序號名 稱份數分發(fā)號簽 收序號名 稱份數分發(fā)號簽 收發(fā)文部門： 收發(fā)室接收人：附表5請 示 報 告 登 記 簿日 期編 號來 文 編 號標 題處 理 結 果附表6電 傳 通 知 登 記 簿日期編 號來 文 編 號內 容 搞 要處 理 結 果附表7業(yè) 務 招 待 費 登 記 表時 間事 由報銷金額經辦部門報銷人領導審批附表8公 章 使 用 登 記 表日 期使用人經辦人用 途批準人備 注附表9介 紹 信 使 用 登 記 表日 期單 位經辦人內 容 摘 要批準人備 注附表10手 機 話 費 登 記 本序號姓 名月標準（元）實際發(fā)生額（元）超標額（元）月 份報銷時間附表11工 作 情 況 簡 報 登 記 本編 號標 題份數上報部門備 注附表12上 報 信 息 登 記 本編 號摘 要份數上報部門備 注附表13文 件 審 批 表受控狀態(tài)（ ） 緩急（ ）簽發(fā)：主管部門核稿：主管部門：擬稿人：電話：會簽：標題：主題詞：附件（ 份）主送：抄報：抄送：共?。?份 存檔： 份打字： 校對：發(fā)文編號： 號 年 月 日封發(fā)附表14員 工 因 公 出 差 審 批 表部 門申請人姓名前往單位預計時間（天）要解決的具體問 題審 批 人解決問題的落實情 況（不夠填寫可附頁）實際工作時 間（以下在出差、住勤費報銷單背后粘貼）領導審批意見出差人姓名天 數領導簽名落款日期附表15駕 駛 員 登 記 表序號姓名性別年齡駕證號身 份 證 號初次領證日期準駕車型戶 籍單 位備注 附表16公 司 機 動 車 輛 登 記 表單位：序號牌照號管理號車型廠牌發(fā)動機號車架號顏色噸/座戶籍養(yǎng)路費車船稅保險運管費備注1234567891011附表17已 婚 育 齡 職 工 花 名 冊序號姓 名出生年月家 庭 住 址婚姻狀況現(xiàn)有子女采取何種節(jié)育措施配 偶備注男女是否領證姓 名單位住址附表18未 婚 青 年 登 記 表序號姓名性別出生年月戶口所在地備注附表19計 劃 生 育 宣 傳 情 況 記 錄開展宣傳月時間：宣傳月題目：學習情況學習內容學習次數：參加人數：領導參加數：備注：活動橫幅標語答卷播放錄像展版櫥窗板報播放碟片座談會情況（幅）（條）（人次）（場次）（塊）（期）（期）（次）（次）塡表單位：制表人：填表時間： 年 月 日附表20領 發(fā) 計 劃 生 育 光 榮 證 登 記 表編號領證夫婦姓 名性別年齡工 作 單 位兒 童姓 名性別出 生年月日保 健 費發(fā)放時間光 榮 證發(fā)放時間光 榮證 號獎 勵金 額備 注附表21 年避孕藥具發(fā)放、隨訪花名冊附件（一）填表單位： 發(fā) 放 情 況隨 訪 情 況姓名藥具品種規(guī)格數量日期領藥人簽 名隨 訪日 期有何副作用失敗原因發(fā)藥人簽 名備 注漏服破損其它附表22獨生子女保健費發(fā)放登記表單位：姓 名性 別年 齡獎 勵 項 目獎勵標準金 額簽 章附表23隨 隊 家 屬 登 記 表序號姓名出生年月結婚年月原戶口所在地現(xiàn)住址現(xiàn)在子女數采取何種節(jié)育措施來隊時間懷孕、生育男 方備注懷孕年月胎次生育年月姓 名單位附表24生 活 辦 公 固 資 登 記 臺 帳序號品 名規(guī) 格 型 號購置日期單位數量設備原值備 注附表25低值易耗品登記臺帳序 號品名單位數量單價金額備 注 固 定 資 產 卡 片 固 定 資 產 類 別：卡 片 號：( 財 固 1 )資 產 名 稱型 號、規(guī) 格 及 技 術 特 征管 理 編 號計 量 單 位數量建 造 年 月建 造 單 位技 術 證 書出 廠 編 號 動 態(tài) 記 錄原 價 或使 用 日 期日 期保 管 使 用 單 位已提折舊評 估 價 值折 舊 年 限調入 調出含 安 裝 費年 折 舊 率內含附屬設備及建筑殘 值 率名稱、規(guī)格、數量原 價清 理 費 用實 際 使 用 年 限 投 資 款 源 填 制 單 位：中鐵四局集團 填 制 人：年 月 日新建（購置）固定資產驗收交接記錄中 鐵 四 局 集 團（ 財 固 7 ）固定資產名稱計 量數 量管理編號單 位規(guī)格型號或結構建造單位建造年月年 月 出廠編號登記對象原價內含設備費內含安裝費構筑地點或 折 舊 年 限保管使用單位 殘 值 率本 固 定 資 產 由 下 列 單 項 資 產 組 成資 產 名 稱規(guī)格型號 建 造 單 位 及 年 月計 量數 量單 價金 額單 位 驗收意見及驗收人員簽字： 附屬技術資料： 投資款源： 接收單位: (公章) 移交單位：(公章)單位主管單位主管使用部門經辦部門財務部門財務部門經辦人 年 月 日 經辦人 年 月 日固 定 資 產 盤 盈 、盤 虧 報 告 表中 鐵