1/6優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的措施探討優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的措施探討在企業(yè)的生產(chǎn)活動過程中，合同已經(jīng)突顯出其關(guān)鍵而重要的地位，合同在企業(yè)運營過程中扮演了重要的角色，隨著企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展層次的不斷上升，企業(yè)合同檔案的管理也提上了日程，由于企業(yè)的合同檔案數(shù)量不斷增加，為了科學(xué)、規(guī)范、有效地管理好企業(yè)合同檔案，為需求者提供便捷準確的服務(wù)，需要對企業(yè)的合同檔案進行科學(xué)合理的分類管理，要采用科學(xué)有效的策略和方法，實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案管理的分類管理、集中管理。1企業(yè)合同檔案的概念及特征企業(yè)的合同檔案是企業(yè)活動中的重要分支，是重要的憑證，詳細記載了企業(yè)的經(jīng)濟活動內(nèi)容，也是企業(yè)履行合同的權(quán)利和義務(wù)的全部資料，是企業(yè)預(yù)算、評估和審計不可或缺的內(nèi)容。合同檔案與企業(yè)的市場經(jīng)濟活動密切相關(guān)，可以分為不同的種類，如企業(yè)經(jīng)營合同、企業(yè)技術(shù)合同、企業(yè)勞動合同、企業(yè)銷售合同、企業(yè)工程合同等，在企業(yè)的合同檔案分類中，可以呈現(xiàn)出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個性，有一般檔案共同的價值和職能，而合同檔案還有其個性，這主要表現(xiàn)在以下幾個方面法律性特征。企業(yè)的合同檔案不同于一般的檔案，2/6它的內(nèi)容載體為合同，而合同是具有法律效應(yīng)的資料，在合同法的背景之下，具有相應(yīng)的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應(yīng)，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應(yīng)，體現(xiàn)出企業(yè)的合同檔案的法律性特征。憑證性特征。企業(yè)的合同檔案是市場經(jīng)濟的產(chǎn)物，在激烈的市場競爭之中，必然會產(chǎn)生較多的經(jīng)濟糾紛，而合同是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和實施權(quán)利的憑證，也是處理經(jīng)濟糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯本文由畢業(yè)論文網(wǎng)收集整理現(xiàn)出較為明顯的憑證性特征。規(guī)范性特征。企業(yè)的合同簽訂、變更和終結(jié)是在合同法的范圍之內(nèi)有效，可以這樣認為，企業(yè)合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規(guī)范性的特征，在法律范疇之內(nèi)，企業(yè)合同檔案必須包括當(dāng)事人的姓名、合同數(shù)量、價款，并且還有規(guī)定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現(xiàn)出合同全部的法律效力，會使企業(yè)合同不完善或不規(guī)范，這樣，就在無形中使當(dāng)事人的合法權(quán)益受到威脅。2企業(yè)合同檔案管理的分類優(yōu)化措施企業(yè)的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態(tài)，實施優(yōu)化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效3/6地查找、利用、統(tǒng)計和管理合同檔案。強化企業(yè)合同檔案管理機制在企業(yè)的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機制，要對合同檔案的相關(guān)工作如收集、整理、編目、上架等，進行制度化的完善和優(yōu)化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發(fā)揮出企業(yè)的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強化企業(yè)的合同檔案管理機制，還可以確保企業(yè)的商業(yè)機密，減少企業(yè)的風(fēng)險，從而促進企業(yè)健康、有效的可持續(xù)發(fā)展。要加強合同之間的聯(lián)系，做好合同檔案的分類整理在企業(yè)的合同檔案管理中，要增強合同檔案之間的聯(lián)系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業(yè)合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯(lián)系，單立類目、分類組卷，實現(xiàn)科學(xué)的保管和管理。同時，企業(yè)要指定獨立的部門負責(zé)合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態(tài)。實施合同檔案的統(tǒng)一編號，利用分類管理在對企業(yè)的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進行統(tǒng)一的編號，這個工作要依照一定的規(guī)則實施，具體如將年度內(nèi)的合同文件分為不同的類別如物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區(qū)分，確定好不同的類別號，然后再依照時間的順序或者科目的不同編制小的編4/6號，這樣，就可以較好地實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案的保管、統(tǒng)計和利用。注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好與齊全在對企業(yè)的合同檔案管理進行分類優(yōu)化的過程中，主管單位要負責(zé)合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關(guān)聯(lián)材料的收集和整理，并且對于這些相關(guān)文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。注重企業(yè)合同檔案管理材料的變化情況在企業(yè)的合同檔案管理分類優(yōu)化過程中，規(guī)定在每年的一定時間要進行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個工作相當(dāng)繁瑣和細致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如合同簽訂后還會有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關(guān)的合同文件變化情況都要進行及時的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這樣就會使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理5/6企業(yè)的合同檔案分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強的特點。對于文書檔案的分類整理，包括企業(yè)的行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進行合同檔案分類管理，要依照合同法中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強對合同檔案分類管理的有效性。集分式分類表我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范而科學(xué)的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統(tǒng)一的編號和整理。分類表的使用方法在分類表的分類歸檔整理過程中，年度、分類號、件號是合同檔案分類表中的重要元素，其中年度是合同簽訂的年份，合同對應(yīng)的分類號碼為分類號，件號是在同類的合同檔案分類中的流水號。這三個要素可以用于企業(yè)6/6合同檔案分類管理中，便于實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案管理的統(tǒng)一收集、整理和保管。在這種優(yōu)化的合同檔案分類管理方式下，可以實現(xiàn)同庫保管，利于整理和查閱，實現(xiàn)科學(xué)有效的合同檔案管理。4結(jié)語綜上所述，企業(yè)合同檔案管理的分類優(yōu)化是一項重要的內(nèi)容，它對于企業(yè)的合同檔案的有序、規(guī)范化管理具有重要的意義，由于在企業(yè)的合同檔案管理中存在分散、無序的管理狀態(tài)，使合同檔案管理的難度加大，