第一章總則第一條為規(guī)范和嚴(yán)肅公司發(fā)文工作，提高發(fā)文效率、保證發(fā)文質(zhì)量。保證文書的安全、及時(shí)傳遞。特制定本管理辦法。第二條公司所有文書的呈批和發(fā)文由辦公室統(tǒng)一管理。其他任何部門和個(gè)人不得以公司名義對(duì)外發(fā)文。第三條辦公室不得積壓文件，隨時(shí)呈批或下發(fā)。第四條為確保文書在傳遞過(guò)程中的安全，文書在公司內(nèi)部的傳遞由部門資料管理員或其他專人負(fù)責(zé)。第二章行文規(guī)則第一條公文的種類根據(jù)公司現(xiàn)行狀況，需要辦理的公文類別主要有通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、決定、決議、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)、計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、制度、規(guī)定、辦法等。1通知傳達(dá)上級(jí)的指示，要求各部門辦理或需要通知的事項(xiàng)；批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或者轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位的公文，用“通知”。2通報(bào)把工作情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及好壞典型事例，通知所屬部門，用“通報(bào)”。3報(bào)告向上級(jí)部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，不需上級(jí)部門或主管領(lǐng)導(dǎo)批示意見的，用“報(bào)告”。4請(qǐng)示請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作或問(wèn)題做出指示，給予答復(fù)，用“請(qǐng)示”。5批復(fù)答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。6決定、決議對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)做出安排，用“決定”；經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，要求執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。7指示對(duì)下屬部門闡明工作活動(dòng)的要求，用“指示”。8函在沒有隸屬關(guān)系的單位、組織、公司之間或同政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、團(tuán)體和個(gè)人商洽和聯(lián)系工作、事務(wù)、詢問(wèn)或答復(fù)問(wèn)題時(shí)，用“函”。9計(jì)劃對(duì)一定時(shí)期內(nèi)的工作做出具體安排的，用“計(jì)劃”。10總結(jié)把已經(jīng)做過(guò)的某一時(shí)期的工作進(jìn)行全面系統(tǒng)的總檢查、總評(píng)價(jià)、總分析、總研究的，用“總結(jié)”。11簡(jiǎn)報(bào)匯報(bào)工作、反映問(wèn)題，幫助領(lǐng)導(dǎo)掌握情況的，用“簡(jiǎn)報(bào)”。12條例用于規(guī)定某個(gè)機(jī)構(gòu)的組織和權(quán)限以及某些專門人員任務(wù)的權(quán)限的，用“條例”。13規(guī)定和辦法對(duì)某項(xiàng)工作或活動(dòng)進(jìn)行具體規(guī)范時(shí)，用“規(guī)定”、“辦法”。14議定書記錄有關(guān)各方對(duì)某一個(gè)專門問(wèn)題達(dá)成的協(xié)議，用“議定書”。15會(huì)談紀(jì)要記錄、傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要“。第二條公文格式公文格式一般包括標(biāo)題、主送部門（領(lǐng)導(dǎo)）、正文、附件、發(fā)文單位（單位公章）、發(fā)文時(shí)間、抄送單位、文件版頭、公文編號(hào)、機(jī)密等級(jí)、緊急程度、閱讀范圍等項(xiàng)。1標(biāo)題公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明發(fā)文部門、事由和公文種類。2主送部門指公文主要送達(dá)的單位（領(lǐng)導(dǎo)），凡是向上級(jí)報(bào)送均為主送部門；一般只寫一個(gè)主送部門，不得多頭主送。如需要，同時(shí)報(bào)送另一上級(jí)，可以用抄報(bào)的形式。3正式公文的主體文字簡(jiǎn)明扼要、條理清楚、實(shí)事求是。請(qǐng)示問(wèn)題一文一事，不要一文數(shù)事。4發(fā)文單位寫在公文下面偏右，要寫全稱，如以領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人名義行文，應(yīng)冠以職務(wù)身份。5發(fā)文日期公文必須注明發(fā)文日期，以表明從何時(shí)開始下文。發(fā)文日期在發(fā)文部門下面向右錯(cuò)開，要寫全年月日。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。6抄報(bào)、抄送單位屬上級(jí)的列入抄報(bào)，平行或下級(jí)列入抄送。7文件版頭正式公文一般都有版頭，版頭以紅色大寫印上“XX（公司）文件”，下面加一道紅線，通常稱為紅頭文件（格式見附表一）。所有以公司名義下發(fā)的公文一律用紅頭文件形式。8公文編號(hào)一般包括代字、年號(hào)、順序號(hào)。公司具體公文編號(hào)見附表一。9機(jī)密等級(jí)機(jī)密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)機(jī)密程度劃分等級(jí)，分別注明“絕密”，“機(jī)密”，“秘密”,“普通”字樣。10附件公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，發(fā)文部門之前注明附件名稱和件數(shù)。11其它公文排版要求詳見附件。第三條行文要求1下級(jí)一般應(yīng)按照直接隸屬關(guān)系行文，不要越級(jí)行文，如遇特殊必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄報(bào)越過(guò)的主管領(lǐng)導(dǎo)或部門。報(bào)的公文應(yīng)一文一事。2平行或不隸屬之間，應(yīng)使用平行文（如函）；3要分清主送與抄送，向上級(jí)的請(qǐng)示不要同時(shí)抄送下級(jí)；向下級(jí)的重要行文，可以抄送直接上級(jí)。4明確發(fā)文權(quán)限。屬于全面的，重要的方針政策性問(wèn)題，以公司名義行文。屬于限定方針范圍內(nèi)的日常業(yè)務(wù)工作問(wèn)題，以有關(guān)部門名義行文。5公文由主辦部門經(jīng)辦人擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審核、簽字后交辦公室登記。由辦公室送呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。發(fā)文涉及幾個(gè)部門的，經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門會(huì)簽后，再交辦公室。第三章發(fā)文的處理第五條發(fā)文的程序一般包括擬稿、校對(duì)、審核、簽發(fā)、用印、發(fā)文、歸檔等程序。一公文的草擬、打印、校對(duì)1經(jīng)辦人負(fù)責(zé)公文的起草（包括錄入、排版）。草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的公文稿紙（見附表三），起草公文的人名、地點(diǎn)、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要準(zhǔn)確，時(shí)間要寫具體的年月日。人名、地名、文件名稱、事物名稱等，不得用簡(jiǎn)稱。2起草公文后，到前臺(tái)統(tǒng)一打印、輸出。前臺(tái)打字員核對(duì)公文符合公文格式后“加蓋草稿文本專用章”。3公文打印后、由擬稿人校對(duì)無(wú)誤后簽字。二公文審核。文件起草后，由經(jīng)辦部門經(jīng)理審核、簽字。如涉及其他部門，經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門經(jīng)理審核、簽字。把“文件呈批單”（具體格式見附表），同文件一并交辦公室。三公文的核稿。所有公文呈批前由辦公室負(fù)責(zé)核稿。核稿的主要內(nèi)容包括1、文件呈批單是否填寫準(zhǔn)確，完整。所有相關(guān)部門是否都已簽字，公文的文別是否正確。2、公文打印、排版格式是否符合公司要求；3、公文意思是否得表達(dá)清楚、準(zhǔn)確。如核稿不合格，辦公室簽署修改意見后交經(jīng)辦單位重新辦理。四公文的呈批。辦公室核稿通過(guò)后，在“文件呈批單”上填寫公文編號(hào)和密級(jí)，簽署處理意見。在“發(fā)文登記表”上登記后，由辦公室主任根據(jù)事情的輕重緩急，在文件呈批表上加蓋“特急”和“急件”字樣。按審批權(quán)限、業(yè)務(wù)性質(zhì)分類，分別呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。五公文批閱。“特急”文件必須馬上辦理，“急件”應(yīng)當(dāng)盡快辦理公司領(lǐng)導(dǎo)簽署修改意見后，由辦公室交擬稿人修改。（如果修改不涉及公文實(shí)質(zhì)內(nèi)容或者僅僅是個(gè)別字句的修改，可由辦公室主任加以修改。）如果修改內(nèi)容涉及到相關(guān)部門，經(jīng)辦部門還須告知相關(guān)部門經(jīng)理。再次送簽時(shí)必須附上修改前的所有原稿。辦公室負(fù)責(zé)核對(duì)修改稿與原稿，確保公文嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行了修改，并且經(jīng)辦人已經(jīng)告知相關(guān)部門經(jīng)理（由辦公室主任電話查詢）。六公文打印、蓋印。公文簽發(fā)后，由主管領(lǐng)導(dǎo)的文秘直接交辦公室。由檔案管理員負(fù)責(zé)打印正式文稿。檔案管理員持正式文稿和領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的終稿、和“文件呈批單”到印章保管員處履行蓋章手續(xù)。印章保管員核對(duì)無(wú)誤后加蓋印章。對(duì)兩張以上的文件另外加蓋騎縫蓋?！拔募逝鷨巍钡诙?lián)由印章保管員留存?zhèn)洳椤Ｆ叩怯?、存檔。公文打印、蓋章后，辦公室填寫“發(fā)文登記表”后，將一份正式文件、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的終稿、文件呈批單第一聯(lián)存檔備案。八發(fā)文。對(duì)外發(fā)文1、辦公室通知經(jīng)辦人到檔案室登記文件領(lǐng)用后，自行辦理（機(jī)密及絕密文件檔案室派人）；2、需要以特快專遞或以電子郵件形式發(fā)文的，統(tǒng)一由辦公室辦理。3、任何部門和個(gè)人不得以公司名義對(duì)外發(fā)文。對(duì)內(nèi)發(fā)文1、辦公室在公司局域網(wǎng)上公布或通知相關(guān)部門資料管理員到辦公室領(lǐng)文件復(fù)印件；2、文件復(fù)印件由檔案管理員統(tǒng)一復(fù)印。各部門資料管理員須辦理文件借閱手續(xù)。九辦公室不達(dá)積壓文件，隨時(shí)呈批或下發(fā)。第四條關(guān)于公司各部的公文編字。為便于公司公文的使用、保管、立卷、歸檔和查閱，將公司公文編字明確為（一）公文編號(hào)說(shuō)明年份部門編字流水號(hào)2002董事會(huì)辦公室人力資源部財(cái)務(wù)部京魯房董字京魯房辦字京魯房人字京魯房財(cái)字001第五條公文的借閱和清退按檔案管理辦法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第六條公文的立卷、歸檔和廢除按檔案管理辦法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四章收文的處理第七條收文處理。一般包括登記、分文、批辦、分辦、催辦等程序。第八條來(lái)文登記。凡收到外部的來(lái)文（政府批文、信函、傳真等），由前臺(tái)接收、登記后交辦公室，由專人在“收文登記表“上登記收文編號(hào)、收文日期、來(lái)文者、文件標(biāo)題、摘要及附件；（“收文登記表”見附表。）參加各種會(huì)議或通過(guò)其它形式由經(jīng)辦人取回的政府批文、合同等文件資料，經(jīng)辦人須在當(dāng)天交到辦公室，由檔案管理員辦理登記、備案、歸檔手續(xù)。特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可于次日送檔案室歸檔。如果次日恰是周末，經(jīng)辦人必須在周五送檔案室歸檔。第九條分文。辦公室主任簽署處理意見，根據(jù)事情的輕重緩急，在文件呈批表上加蓋“特急”和“急件”字樣。按審批權(quán)限、業(yè)務(wù)性質(zhì)分類，分別呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱。第十條文件批閱。公司領(lǐng)導(dǎo)批閱文件，“特急”文件須馬上批辦，“急件”須當(dāng)天批辦。所有文件的必須在兩天之內(nèi)閱批完畢，由辦公室及時(shí)交承辦單位。第十一條文件分辦、傳閱。需要轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理或傳閱的文件，由辦公室將文件送達(dá)各部門。各部門須在收文登記單上簽字。各部門傳閱文件須當(dāng)日完成。1經(jīng)辦人文書辦理期限。1）電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，以文到一日內(nèi)處理完畢為原則。2）一般文件由部門主管斟酌經(jīng)辦人的工作量，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。3）合同審批、計(jì)劃、規(guī)章修訂等特殊文件，部門主管應(yīng)斟酌實(shí)際需要分別規(guī)定其處理期限。4）來(lái)文定有答復(fù)期限者，應(yīng)于來(lái)文所定期限內(nèi)處理完畢。第十二條文件催辦。辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公文的辦理進(jìn)行催辦。跟蹤公文的傳遞和進(jìn)程，督促經(jīng)辦部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成公文的辦理。對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)無(wú)效或超出協(xié)調(diào)權(quán)限及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。定期向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)辦理情況。第五章附則第十三條本管理辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。第十四條本管理辦法的擬定或者修改由辦公室負(fù)責(zé)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。本管理辦法自頒布之日起實(shí)施。附表一、魯藝房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司辦文呈批單京魯房字第號(hào)文件標(biāo)題（文別）（）密級(jí)附件擬稿人日期公司領(lǐng)導(dǎo)辦公室主任經(jīng)辦部門經(jīng)理相關(guān)部門經(jīng)理擬稿說(shuō)明魯藝公司印章使用申請(qǐng)單申請(qǐng)部門對(duì)方單位申請(qǐng)人日期印章類別份數(shù)公司領(lǐng)導(dǎo)辦公室申請(qǐng)事項(xiàng)附表二、紅頭文件樣式北京魯藝房地產(chǎn)開發(fā)有限公司文件（紅色）發(fā)文號(hào)（黑色）（紅色）（密級(jí)）標(biāo)題收文部門（正文