立卷類目黨委辦公室1會(huì)議101黨委會(huì)、黨委擴(kuò)大、黨政聯(lián)席會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議、決定永久102以黨委召開的會(huì)議、總支書記會(huì)會(huì)議記錄紀(jì)要、決議永久103校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子民主生活會(huì)會(huì)議記錄、匯報(bào)材料永久104黨委負(fù)責(zé)同志在校內(nèi)會(huì)議上的重要講話稿及有關(guān)材料長期105黨委召開的民主協(xié)商會(huì)、座談會(huì)、通報(bào)會(huì)等記錄及整理材料長期106黨委負(fù)責(zé)同志參加上級(jí)召開會(huì)議帶回的重要文件及其在會(huì)議上的發(fā)言稿等長期107黨委辦公室召開的會(huì)議記錄長或短2綜合管理201上級(jí)及本校黨委指示、規(guī)定、通知、職責(zé)、制度長期202黨委工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)永久203黨委大事記永久204各黨總支、直屬黨支部工作計(jì)劃、總結(jié)、重要報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)介紹、調(diào)查材料長期205黨委辦公室編印的內(nèi)部刊物長期206重要群眾來信來訪及處理材料長期3秘書工作301黨委辦公室來往公函、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、批復(fù)長或短302黨群系統(tǒng)起用印信、印模等材料永久4保密工作401上級(jí)、本校黨委對(duì)保密工作的指示、規(guī)定、通知、條例及執(zhí)行情況的文件、材料長期5重大活動(dòng)形成的聲像載體材料長期紀(jì)委（監(jiān)察處）1綜合管理101上級(jí)、本校對(duì)紀(jì)檢工作的指示、規(guī)定、通知、職責(zé)、制度等長期102本校紀(jì)委工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、批復(fù)永久103紀(jì)委會(huì)會(huì)議記錄長期2廉政建設(shè)201本校黨風(fēng)情況的調(diào)查、匯報(bào)材料及黨風(fēng)建設(shè)方面的文件材料長期201黨紀(jì)檢查及違紀(jì)處理形成的文件材料長期203信訪工作中涉及重大事（案）件的有關(guān)材料長期3案件審理301立案專項(xiàng)調(diào)查的違紀(jì)案件審理形成的文件材料永久4監(jiān)察工作401上級(jí)、本校有關(guān)監(jiān)察工作的指示、規(guī)定、通知、制度等永久402本校監(jiān)察工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)等永久403監(jiān)察活動(dòng)形成的文件材料長期對(duì)內(nèi)部行政管理法規(guī)、辦法的監(jiān)察意見等長期對(duì)違紀(jì)、違規(guī)檢察的處理意見等長期5、統(tǒng)計(jì)501紀(jì)檢工作重要統(tǒng)計(jì)及永久502檢察工作重要統(tǒng)計(jì)及報(bào)表永久6、重大活動(dòng)形成的聲像載體材料長或短黨委組織部1綜合管理101上級(jí)、本校組織工作的指示、制度等長期102本校組織工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)查材料永久2機(jī)構(gòu)、編制201組織機(jī)構(gòu)增設(shè)、合并、撤消等文件材料永久202黨務(wù)及政工系統(tǒng)人員定編、定崗等文件材料長期3干部管理301上級(jí)本校關(guān)于推薦、招聘中層以上干部的文件材料及任免決定、通知等永久302黨總支、直屬黨支部換屆選舉的通知、報(bào)告、批復(fù)等文件材料長期303中層以上干部名冊永久304本校推薦市、區(qū)黨代會(huì)、人大代表政協(xié)委員等形成的文件材料永或長305上級(jí)、本校有關(guān)選調(diào)中青年干部到基層鍛煉、培訓(xùn)等文件材料、名單長期4黨員管理401黨員組織生活的規(guī)定及形成的有關(guān)重要材料長期402黨籍處理、黨齡計(jì)算等規(guī)定及有關(guān)材料長期403黨員獎(jiǎng)懲形成的文件材料長期404預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正、取消資格及黨員退黨人員名單和文件材料長期405黨員教育形成的文件材料黨員培訓(xùn)計(jì)劃、名單、總結(jié)長期支部書記及中層干部培訓(xùn)班或?qū)W習(xí)班的計(jì)劃、名單、總結(jié)和上報(bào)材料長期黨課教育計(jì)劃、總結(jié)等長或短406黨員管理工作的規(guī)定及材料長期407出國、出境等黨員管理的規(guī)定及有關(guān)材料長期5統(tǒng)戰(zhàn)工作501上級(jí)、本校關(guān)于統(tǒng)戰(zhàn)工作的指示、規(guī)定長期502統(tǒng)戰(zhàn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告長期503各民主黨派成員和負(fù)責(zé)人名冊及有關(guān)材料長期504統(tǒng)戰(zhàn)工作重要會(huì)議記錄、紀(jì)要長期505組織各界人士活動(dòng)的材料長期6統(tǒng)計(jì)工作601黨組織及黨員統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久602黨費(fèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表長期7重大活動(dòng)形成的照片、錄音、錄像、磁盤、光盤載體材料長期黨委宣傳部1綜合管理101上級(jí)宣傳工作指示、規(guī)定、通知、職責(zé)、制度等長期102本校宣傳工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等永久103黨委中心組學(xué)習(xí)記錄長期104各報(bào)刊對(duì)本校新聞報(bào)道的剪輯永久105上海電機(jī)學(xué)院學(xué)報(bào)長期2精神文明建設(shè)201教職工思想政治教育工作計(jì)劃、總結(jié)長期202教師、職工、學(xué)生思想動(dòng)態(tài)及情況反映長期203對(duì)典型人物調(diào)查、宣傳、學(xué)習(xí)形成的文件材料長期204上級(jí)、本校關(guān)于精神文明建設(shè)等文件材料長期20520052006校園文化建設(shè)行動(dòng)計(jì)劃長期3德育教育301上級(jí)、本校德育教育工作指示、規(guī)定、通知等長期4學(xué)校重大活動(dòng)的照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等載體的材料永或長5其他工會(huì)1會(huì)議101教職工代表大會(huì)請(qǐng)示報(bào)告及批復(fù)、大會(huì)工作報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)主席團(tuán)名單、代表名單、候選人情況介紹、選舉辦法及結(jié)果報(bào)告、上級(jí)批復(fù)永久大會(huì)計(jì)劃、通知、議程、大會(huì)簡報(bào)、情況匯報(bào)、列席代表名單、賀電、賀信、提案及辦理情況長期工作人員名單、工作證、選票式樣、小組會(huì)議記錄短期102工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)的有關(guān)文件（通知、名單、工作報(bào)告、決議、總結(jié)、記錄、發(fā)言稿、領(lǐng)導(dǎo)講話、提案及處理意見）2綜合管理201上級(jí)、本校有關(guān)工會(huì)工作的指示、規(guī)定、通知、職責(zé)、制度長期202本校工會(huì)工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)長期203會(huì)議記錄長期3機(jī)構(gòu)設(shè)置301工會(huì)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置及校（部門）兩級(jí)工會(huì)干部任免決定、名冊永久302工會(huì)委員名冊長期4表彰401校級(jí)以上先進(jìn)集體、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者、優(yōu)秀教師等名單及申報(bào)材料長期402評(píng)選教書育人等先進(jìn)人物的文件及事跡材料長期5工會(huì)活動(dòng)501宣傳、教育文件材料長期502組織教師節(jié)活動(dòng)材料長期503組織文體活動(dòng)材料短期6職工教育601職工繼續(xù)教育的指示、規(guī)定長期602職工教育的計(jì)劃、總結(jié)、名單長期7統(tǒng)計(jì)701工會(huì)工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)永或長702工會(huì)財(cái)務(wù)預(yù)算、決算永久8退管會(huì)工作形成的文件材料長期9重大活動(dòng)形成的聲像載體的材料長期團(tuán)委1綜合管理101上級(jí)、本校關(guān)于共青團(tuán)工作的指示、規(guī)定、通知、職責(zé)制度長期102學(xué)校團(tuán)委工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告長期103大事記、會(huì)議記錄長期104團(tuán)委編印的內(nèi)部刊物長期2機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免201團(tuán)組織設(shè)置情況、團(tuán)總支（分團(tuán)委）組成等文件材料長期202學(xué)生會(huì)機(jī)構(gòu)設(shè)置及組成人員名單等文件材料長期203干部任免長期3團(tuán)員管理301團(tuán)員組織活動(dòng)形成的重要材料長或短302入團(tuán)、離團(tuán)、退團(tuán)及團(tuán)員名冊長期303團(tuán)員及干部培訓(xùn)、學(xué)習(xí)班等材料長期4獎(jiǎng)懲401團(tuán)內(nèi)表彰工作形成的文件材料長期402團(tuán)內(nèi)處分決定、通報(bào)等文件材料長期5學(xué)生會(huì)工作501學(xué)生會(huì)形成的文件材料長期502勤工儉學(xué)及社會(huì)實(shí)踐形成的典型材料長或短503重大社交活動(dòng)和校園文體活動(dòng)形成的有關(guān)材料長或短6統(tǒng)計(jì)601團(tuán)委、學(xué)生會(huì)統(tǒng)計(jì)年報(bào)報(bào)表永久7重大活動(dòng)形成的聲像載體材料長期校長辦公室1會(huì)議101校長辦會(huì)議記錄、紀(jì)要永久102學(xué)校辦公會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要長期103校領(lǐng)導(dǎo)在全校性會(huì)議上的重要講話稿及有關(guān)典型發(fā)言稿永或長104校慶活動(dòng)材料計(jì)劃、報(bào)告、批復(fù)、領(lǐng)導(dǎo)講話及主要發(fā)言稿長期請(qǐng)柬、來賓名單、簽名冊；留言、題詞、賀信、賀電等長或短2綜合管理201上級(jí)、本校有關(guān)學(xué)校工作的指示、規(guī)定、通知、職責(zé)、制度永或長202本校頒布的決定、通知、通告、布告、通報(bào)等永或長203校領(lǐng)導(dǎo)參加社會(huì)活動(dòng)的講話稿永或長204校領(lǐng)導(dǎo)參加上級(jí)主管部門工作會(huì)議帶回的文件材料長或短205上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來視察工作時(shí)的指示、談話記錄、重要簡報(bào)等永久206學(xué)校大事記永久207校辦編印內(nèi)部刊物永或長208法人年鑒申報(bào)材料永久3秘書工作301調(diào)查研究形成的重要材料及報(bào)告等永或長302電機(jī)學(xué)院歷史沿革、學(xué)校情況介紹永久303印章的刻制、啟用等材料永久304校長辦公室名義辦理的重要公函長或短305接待信訪工作材料長或短4橫向聯(lián)合401校際聯(lián)合辦學(xué)等形成的文件材料長期402本校與啟事業(yè)單位聯(lián)合辦學(xué)等形成的文件材料長期5檔案工作501上級(jí)、本校檔案工作指示、規(guī)定、通知、制度等長期502本校檔案工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等長期503檔案人員培訓(xùn)及業(yè)務(wù)指導(dǎo)等工作的文件材料長期504檔案工作考核評(píng)估、評(píng)優(yōu)等文件材料長期505檔案室編纂材料永久506檔案移交及檔案鑒定銷毀審批材料、清冊永久507檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)表永久6校友會(huì)工作601校友會(huì)工作形成的文件材料長期602校友接待、來往重要信函等材料長期603校友會(huì)編印的內(nèi)部刊物長期7校史701上級(jí)、本校有關(guān)編史修志的計(jì)劃、通知等文件材料長期702校史、年鑒等編寫材料及出版專著永久8統(tǒng)計(jì)801學(xué)年基層報(bào)表永久803數(shù)字匯編及重要統(tǒng)計(jì)資料永久9重大活動(dòng)形成的聲像載體材料永或長10其他1001區(qū)人民代表換屆選舉的文件材料及代表名單長或短人事處1綜合管理101上級(jí)、本校關(guān)于人事工作的指示、規(guī)定、通知、職責(zé)、制度等長期102本校關(guān)于人事工作的規(guī)劃、計(jì)劃、請(qǐng)示、批復(fù)、總結(jié)等永久2人事、編制、機(jī)構(gòu)、干部201副科級(jí)干部的任免長期202上級(jí)對(duì)本校教師、職工的定編、增編指標(biāo)、本校對(duì)各類人員定編等文件材料長期203干部錄用、調(diào)配、計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等長期204學(xué)校教職工名冊及更迭情況永久3隊(duì)伍建設(shè)301上級(jí)、本校對(duì)教師及其他人員進(jìn)行培訓(xùn)工作的規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)等方面的文件材料長期302上級(jí)、本校有關(guān)教師專業(yè)職務(wù)評(píng)定方面的文件材料長期303上級(jí)、本校有關(guān)各類專業(yè)人員技術(shù)職務(wù)評(píng)定方面的文件材料長期304聘請(qǐng)兼職教授專家形成的文件材料永久305人員引進(jìn)、流動(dòng)及招聘工作方面的文件材料（包括任期合同）長期306教師、科技人員、管理干部培養(yǎng)提高方面的文件材料長期307工人培訓(xùn)、等級(jí)評(píng)定等文件材料及名單長期308有關(guān)選拔學(xué)科梯隊(duì)教師（專家）的文件材料及名單永久4勞動(dòng)、工資401上級(jí)、本校有關(guān)工資調(diào)整、晉級(jí)的文件材料及調(diào)資人員名單永久402有關(guān)校內(nèi)工資制度、實(shí)施等文件材料長期403有關(guān)教職工退休方面的文件材料長期404使用全民所有制合同工形成的文件材料長期405教職工工齡、崗位（職務(wù)）津貼及有關(guān)人員生活補(bǔ)貼等文件材料長期406上級(jí)、本校有關(guān)教師、職工福利待遇的文件材料長期407上級(jí)、本校有關(guān)烈屬撫恤、殘廢軍人福利待遇方面的文件材料長期5獎(jiǎng)懲501有關(guān)教職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分等方面的文件材料長期6老干部管理501上級(jí)、本校關(guān)于老干部、離休工作的指示、規(guī)定、通知、制度等長期502本校老干部工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告長期503離休老干部待遇、工齡計(jì)算等文件材料長期504離休干部名冊及統(tǒng)計(jì)報(bào)表長期7統(tǒng)計(jì)601人員編制、勞動(dòng)工資報(bào)表永久8重大活動(dòng)形成的聲像載體材料永或長9其他審計(jì)處1綜合管理101上級(jí)、本校關(guān)于審計(jì)工作的制度、規(guī)定、指示及通知等長期102本校審計(jì)工作的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、批復(fù)等永久2審計(jì)工作201審計(jì)工作形成的文件材料長期1經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)意見等材料長期2違項(xiàng)審計(jì)意見等材料長期3離任經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)材料長期4科研經(jīng)費(fèi)審計(jì)材料長期5專項(xiàng)審計(jì)材料長期202領(lǐng)導(dǎo)交辦的審計(jì)工作形成的文件材料長或永1財(cái)務(wù)決算審計(jì)材料長期2專項(xiàng)審計(jì)及專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查形成的文件材料長期203審計(jì)工作中來往的重要信件、函件等長期3統(tǒng)計(jì)301審計(jì)工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久4其他保衛(wèi)處武裝部1綜合管理101上級(jí)、本校關(guān)于保衛(wèi)處工作的指示、規(guī)定、通知、職責(zé)、制度長期102本校保衛(wèi)工作的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告長期103本處編印的內(nèi)部刊物長期2保衛(wèi)治安201治安保衛(wèi)工作的通知、通報(bào)、情況匯報(bào)短期202涉外保衛(wèi)工作的文件材料短期203治安保衛(wèi)工作的檢查、評(píng)比、表彰材料長期204開展法制、安全教育的文件材料短期3案件審理301案件調(diào)查、復(fù)查、結(jié)案及處理材料永久4消防工作401消防工作的文件材料短期5其他501有關(guān)綜合治理方面的政策、制度等文件材料短期6人武部601上級(jí)、本校對(duì)人武、人防工作的指示、規(guī)定、通知、制度短期602學(xué)校人武部工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告短期7軍事訓(xùn)練701上級(jí)、本校有關(guān)軍訓(xùn)工作的指示、規(guī)定、通知短期702學(xué)校軍訓(xùn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、批復(fù)短期8征兵工作801上級(jí)、本校關(guān)于征兵工作的指示、規(guī)定等文件材料短期802征兵及預(yù)備役情況登記表長期803復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)、退伍軍人名冊長期后勤保障處1綜合管理101上級(jí)、本校關(guān)于后勤管理工作（包括總務(wù)管理、固定資產(chǎn)管理、基建工程）的規(guī)定、指示、通知、職責(zé)及承包合同長期102本校關(guān)于后勤管理工作的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告長期103本處編印的內(nèi)部刊物長期3房地產(chǎn)、水電、維修管理301上級(jí)、本校有關(guān)房屋、土地、家俱等資產(chǎn)管理工作的規(guī)定、通知等長期302本校申請(qǐng)建、修、改造房屋及添置家俱物品所需物資的報(bào)告、批復(fù)等長期303固定資產(chǎn)清查形成的文件材料及清冊、統(tǒng)計(jì)報(bào)表長期304有關(guān)土地、房屋資產(chǎn)征用、調(diào)撥、交換等文件材料永或長305老校區(qū)置換工作形成的文件材料永久4校園綠化、衛(wèi)生401上級(jí)、本校有關(guān)校園綠化、衛(wèi)生管理工作的規(guī)定、通知等文件短期5基建類（具體可參見基本建設(shè)類檔案歸檔范圍及保管期限表）501綜合管理上級(jí)、本校關(guān)于基本建設(shè)工作的規(guī)定、通知、職責(zé)、制度等長期基建工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)長期全校性總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)總平面圖永久水電氣管道分布圖永久全校地質(zhì)勘察、地形測量材料長期502可行性研究階段的文件材料管理永久503設(shè)計(jì)工程文件材料管理永久504施工階段的文件材料管理永久505竣工驗(yàn)收階段的文件材料管理永久圖書館1綜合管理101上級(jí)、本校關(guān)于圖書館工作的規(guī)定、通知、制度等長期102圖書館工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告長期3業(yè)務(wù)管理301本館概況介紹及業(yè)務(wù)工作形成的文件材料長期302國內(nèi)外書刊的訂購計(jì)劃報(bào)告、批復(fù)及實(shí)施情況長期303有關(guān)書刊處理、調(diào)撥、銷毀等的請(qǐng)示、批復(fù)及清冊長期4經(jīng)費(fèi)管理401年度圖書經(jīng)費(fèi)的分配、追加及使用等文件材料長期5統(tǒng)計(jì)501本館年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久信息化辦公室1綜合管理101上級(jí)、本校有關(guān)信息工作、網(wǎng)絡(luò)管理工作的通知、規(guī)定、制度等長期102“校園網(wǎng)“建設(shè)的文件材料協(xié)議、圖紙等長期發(fā)展規(guī)劃處1上級(jí)有關(guān)規(guī)劃工作的文件長期2本部門的工作計(jì)劃、總結(jié)長期3電機(jī)學(xué)院“十一五”發(fā)展規(guī)劃永久4電機(jī)學(xué)院發(fā)展規(guī)劃（20062015）永久5專項(xiàng)規(guī)劃長期學(xué)科發(fā)展規(guī)劃人力資源發(fā)展規(guī)劃科研發(fā)展規(guī)劃校園建設(shè)規(guī)劃6發(fā)展戰(zhàn)略研究形成的文件材料長期7發(fā)展戰(zhàn)略咨詢委員會(huì)會(huì)議記錄及換屆工作形成的文件材料長期新校區(qū)籌建辦公室1新校區(qū)籌建前期工作形成的文件材料永久2新校區(qū)建設(shè)會(huì)議記錄、大事記等永久3新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目建議書永久4新校區(qū)建設(shè)形成的基本建設(shè)檔案永久5有關(guān)新校區(qū)籌建的電子、聲像載體的材料永或長楊浦校區(qū)綜合辦公室1楊浦校區(qū)工作計(jì)劃、總結(jié)長期2楊浦校區(qū)牽頭召開的會(huì)議記錄長期昂電公司1綜合管理101上級(jí)、關(guān)于校辦產(chǎn)業(yè)工作的通知、規(guī)定、職責(zé)長期102本公司工作規(guī)劃、總結(jié)、報(bào)告長期103本公司內(nèi)部管理規(guī)定長期104董事會(huì)會(huì)議記錄長期3公司管理301有關(guān)更換營業(yè)執(zhí)照的文件及執(zhí)照復(fù)印件等永久302稅務(wù)登記材料長期303整頓驗(yàn)收形成的文件材料長期304公司與學(xué)校簽訂的承包合同及協(xié)議長期305有關(guān)對(duì)外聯(lián)合協(xié)作材料及經(jīng)濟(jì)糾紛方面的文件長期4財(cái)務(wù)管理401本公司的分配辦法及實(shí)施方案長期402財(cái)務(wù)檔案（電機(jī)學(xué)歸檔范圍及保管期限表）會(huì)計(jì)報(bào)表會(huì)計(jì)帳簿會(huì)計(jì)憑證工資清冊5統(tǒng)計(jì)501各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表長期6其他財(cái)務(wù)處1綜合管理101上級(jí)、本校關(guān)于財(cái)務(wù)工作的制度、規(guī)定、通知等長期102本校財(cái)務(wù)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告及上級(jí)批復(fù)等永久103稅務(wù)登記材料長期2經(jīng)費(fèi)管理201上級(jí)、本校下達(dá)、上報(bào)各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算的通知、報(bào)告及批復(fù)等永久2011上級(jí)、本校上報(bào)、下達(dá)的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算的報(bào)告及批復(fù)通知永久1關(guān)于教育事業(yè)費(fèi)預(yù)算的報(bào)告及下達(dá)通知2關(guān)于科學(xué)事業(yè)費(fèi)預(yù)算的報(bào)告及下達(dá)通知3關(guān)于“科技三項(xiàng)費(fèi)“項(xiàng)目及資金指標(biāo)的報(bào)告及下達(dá)通知4關(guān)于其他專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的報(bào)告及下達(dá)通知5本校下達(dá)各部門年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算的通知2012本校季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告及上級(jí)下達(dá)的決算通知和決算批復(fù)永或長202上級(jí)、本校有關(guān)財(cái)務(wù)開支及收費(fèi)的規(guī)定、通知等長期203上級(jí)、本校有關(guān)外事經(jīng)費(fèi)收支及管理的規(guī)定、通知、報(bào)告、批復(fù)等長期204上級(jí)有關(guān)籌集、征收各類款項(xiàng)的規(guī)定、通知及本校的實(shí)施文件材料長期205本校有關(guān)貸款減免稅收的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)批復(fù)長期206上級(jí)有關(guān)預(yù)算外資金管理的通知長期207上級(jí)有關(guān)住房基金管理通知長期208上級(jí)有關(guān)房屋修繕和儀器購置的通知長期3業(yè)務(wù)管理301上級(jí)、本校關(guān)于會(huì)計(jì)核算方面的規(guī)定、通知等長期302上級(jí)、本校關(guān)于國有資產(chǎn)管理的規(guī)定、通知等長期303上級(jí)、本校關(guān)于稅收方面的規(guī)定、通知等長期304上級(jí)交辦的財(cái)務(wù)工作及本校辦理情況的文件材料短期4統(tǒng)計(jì)401財(cái)務(wù)工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久5財(cái)會(huì)檔案（見財(cái)會(huì)檔案歸檔范圍及保管期限表）501會(huì)計(jì)報(bào)表502會(huì)計(jì)帳簿503會(huì)計(jì)憑證504工資清冊6其他教務(wù)處1綜合管理101上級(jí)、本校關(guān)于教學(xué)工作、的指示、規(guī)定、通知長期102教務(wù)處工作計(jì)劃、教學(xué)簡報(bào)及教學(xué)工作會(huì)議記錄、紀(jì)要永久103本科專業(yè)建設(shè)指導(dǎo)與合作和?？平虒W(xué)指導(dǎo)與合作委員會(huì)會(huì)議記錄長期2教學(xué)工作201教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱的文件永久202修訂、調(diào)整專業(yè)目錄及專業(yè)申報(bào)、批復(fù)等文件材料永久203教學(xué)改革、教學(xué)成果、教材建設(shè)的文件材料永久204課程建設(shè)的文件材料永久205有關(guān)教學(xué)評(píng)估文件材料永久207有關(guān)畢業(yè)設(shè)計(jì)、創(chuàng)新實(shí)踐、學(xué)習(xí)競賽等文件材料長期208有關(guān)文化素質(zhì)教育的文件材料長期209各專業(yè)期末空白試卷短期3重點(diǎn)學(xué)科重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建301上級(jí)、本校關(guān)于重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)文件材料永久302上級(jí)、本校有關(guān)本科實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件材料永久303實(shí)驗(yàn)室項(xiàng)目論證的文件材料永久304校外實(shí)踐教學(xué)基地建設(shè)的文件材料長期305高地建設(shè)形成的文件材料長期4教務(wù)工作401有關(guān)教務(wù)管理的通知等文件材料及校歷長期402有關(guān)教務(wù)工作的文件材料長期5成績管理501學(xué)生成績總冊6統(tǒng)計(jì)601教學(xué)、教務(wù)工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表長期7有關(guān)教學(xué)、教務(wù)工作形成的聲像載體材料長期8其他黨委學(xué)工部（學(xué)生處）1綜合管理101上級(jí)、本校關(guān)于學(xué)生工作的指示、規(guī)定、通知、職責(zé)、制度等長期102學(xué)生工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告長期2學(xué)籍管理201上級(jí)、本校學(xué)籍管理的文件材料長期202在校學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)、新生入學(xué)分班名冊永久203發(fā)放畢業(yè)證書名單、編號(hào)（含結(jié)業(yè)生）永久204有關(guān)代培學(xué)生的合同、協(xié)議等長期3學(xué)生管理301學(xué)生學(xué)籍變更材料（休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)）長期302學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)材料文件材料（優(yōu)秀學(xué)生、先進(jìn)班級(jí)）長期303各類獎(jiǎng)學(xué)金申報(bào)、評(píng)審、授獎(jiǎng)等文件材料及名單長期304優(yōu)秀畢業(yè)生申報(bào)材料長期305學(xué)生處分材料（警告以上）長期306上級(jí)、本校有關(guān)學(xué)生助學(xué)金、困難學(xué)生補(bǔ)助金等評(píng)定工作的規(guī)定、決定等長期307學(xué)生思想建設(shè)方面的文件材料長期4統(tǒng)計(jì)401學(xué)生工作各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)表長期5輔導(dǎo)員工作501輔導(dǎo)員隊(duì)伍建設(shè)形成的文件材料長期6重大活動(dòng)形成的聲像載體的材料長期招生就業(yè)處1綜合管理101上級(jí)有關(guān)招生、就業(yè)推薦工作的通知、規(guī)定長期102本校招生、就業(yè)工作的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通知等長期2招生工作201本校招生計(jì)劃、生源計(jì)劃及統(tǒng)計(jì)表長期202招生簡章、簡報(bào)等宣傳材料長期203新生錄取材料及錄取名單長期3就業(yè)工作301派遣名冊永久302畢業(yè)生跟蹤調(diào)查和信息反饋材料長期4統(tǒng)計(jì)401學(xué)生招生、就業(yè)工作統(tǒng)計(jì)表長期5其他繼續(xù)教育學(xué)院（培訓(xùn)處）1綜合管理101上級(jí)、本校關(guān)于成人教育、培訓(xùn)工作指示、規(guī)定、通知、職責(zé)、制度長期102本校成人教育工作的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告長期103本院編印的成人教育內(nèi)部刊物長期2招生工作201上級(jí)下達(dá)成人教育高等招生計(jì)劃長期202成人高等教育招生簡章、工作計(jì)劃、規(guī)定、通知等長期203成人高等教育錄取工作通知、錄取名單永久204合作培養(yǎng)、聯(lián)合辦學(xué)協(xié)議、名單等文件材料長期3教學(xué)工作301新專業(yè)申請(qǐng)、批復(fù)、專業(yè)歸口等材料永久302課程建設(shè)、規(guī)劃材料長期303復(fù)習(xí)大綱及成人考試命題、閱卷等方面的文件材料長期304關(guān)于成人教育教學(xué)質(zhì)量評(píng)估與檢查等材料長期305聘請(qǐng)教師工作的材料長期4學(xué)生管理401學(xué)生成績總冊、學(xué)籍卡片（登記表）永久402有關(guān)辦理學(xué)籍、成績及學(xué)歷證明等形成的材料長期403學(xué)生入學(xué)與班級(jí)名冊長期404有關(guān)畢業(yè)生、結(jié)業(yè)生工作的材料及名單永久405違紀(jì)學(xué)生處分材料長期406優(yōu)秀學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)材料長期407成績考核辦法及有關(guān)證明長期5培訓(xùn)工作形成的文件材料501上級(jí)關(guān)于非學(xué)歷教育的文件長期502培訓(xùn)工作計(jì)劃、總結(jié)、制度等長期502辦班審批表及審批材料長期501建設(shè)華寧職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)學(xué)校的文件材料長期502與企業(yè)、學(xué)校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系形成的文件材料長期6其他上海電氣李斌技師學(xué)院1綜合管理101上級(jí)關(guān)于技能培訓(xùn)工作的通知、規(guī)定長期102本院工作計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、制度等長期103院務(wù)委員會(huì)記錄長期104信息快報(bào)長期105上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、外單位來訪形成的文件材料長期106合作辦學(xué)的協(xié)議、合同等長期2教學(xué)工作201教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱長期202課程、教材建設(shè)的材料長期203教學(xué)質(zhì)量評(píng)估與檢查等材料長期204典型教案、重要備課記錄等方面的文件材料長期205培訓(xùn)機(jī)構(gòu)年檢申報(bào)材料長期3教務(wù)管理301招生簡章、學(xué)生名冊（按班級(jí)）長期302領(lǐng)取證書的簽收單長期4職業(yè)技能鑒定工作形成的文件材料長期5技能大賽形成的文件材料及聲像載體材料長期工程訓(xùn)練中心1綜合管理101上級(jí)、本校關(guān)于教學(xué)實(shí)習(xí)技能鑒定工作的通知、規(guī)定長期102本部門工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度長期103學(xué)生實(shí)習(xí)手冊長期2教學(xué)工作201實(shí)習(xí)教學(xué)大綱、實(shí)習(xí)計(jì)劃長期202自編教材、實(shí)習(xí)教材使用目錄長期203教案、實(shí)訓(xùn)、成果、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)等長期204授課計(jì)劃、實(shí)習(xí)安排短期204實(shí)訓(xùn)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)材料長期3培訓(xùn)工作301招生簡章、學(xué)生名冊長期302教學(xué)計(jì)劃、課程安排長期302領(lǐng)取證書的簽收單永久4經(jīng)費(fèi)管理401各種實(shí)習(xí)經(jīng)費(fèi)預(yù)算長期5技能鑒定工作形成的文件材料長期6統(tǒng)計(jì)601教學(xué)實(shí)訓(xùn)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)等工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表長期503招生簡章、學(xué)生名冊、成績單長期504培訓(xùn)班教學(xué)計(jì)劃、課程表長期二級(jí)學(xué)院（中心、系）1綜合管理101上級(jí)、本校對(duì)本學(xué)院工作的通知、規(guī)定、批復(fù)及本院的請(qǐng)示、報(bào)告等長期102本院、系黨政工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)及主要規(guī)章制度長期103本學(xué)院、系黨政會(huì)議記錄長期104本學(xué)院、系編印的內(nèi)部期刊長期2組織工作管理201黨總支換屆選舉的報(bào)告、批復(fù)等材料長期202黨員教育及發(fā)展工作等形成的文件材料長期203本院、系機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制及考核等文件材料長期204科級(jí)干部任免及教研組（教研室）以上干部名冊長期205教師職務(wù)資格評(píng)聘、人員招聘及培訓(xùn)工作等文件材料長期206教職工獎(jiǎng)勵(lì)、表彰及處分的決定等文件材料長期3教學(xué)、科研工作301本院、系學(xué)科（專業(yè)）發(fā)展及重點(diǎn)學(xué)科（專業(yè)）建設(shè)工作形成文件材料長期302有關(guān)學(xué)科（專業(yè)）評(píng)估的通知、報(bào)告等文件材料長期303本院、系有關(guān)科技工作管理及成果鑒定等形成的文件材料長期304課程（精品）、教材建設(shè)形成的文件材料長期305畢業(yè)設(shè)計(jì)、畢業(yè)論文長期306學(xué)生試卷樣本、試卷答案長期307產(chǎn)學(xué)研合作材料長期4實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理401有關(guān)實(shí)驗(yàn)室管理的文件材料長期402有關(guān)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備工作規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的文件材料永久5學(xué)生管理501本院、系有關(guān)學(xué)生思想政治工作的計(jì)劃、總結(jié)及典型的調(diào)查匯報(bào)材料等長期502有關(guān)學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金申報(bào)材料及名單長期503有關(guān)助學(xué)金、特困補(bǔ)助等評(píng)定、發(fā)放工作形成的文件材料短期504有關(guān)學(xué)生表彰、獎(jiǎng)勵(lì)及處分的文件材料長期505學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)形成的文件材料長期6培訓(xùn)工作601招生簡章、學(xué)生名冊長期602教學(xué)計(jì)劃、教材使用目錄長期603領(lǐng)取證書簽收名冊永久7重大活動(dòng)形成的聲像載體材料長期8其他科技產(chǎn)業(yè)處1綜合管理101上級(jí)、本校關(guān)于科研工作的指示、規(guī)定、通知、職責(zé)、制度長期102上級(jí)、本校關(guān)于科研工作的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告永或長104科技產(chǎn)業(yè)處編印的內(nèi)部刊物長期2科技成果管理201上級(jí)、本校有關(guān)科技成果管理工作的文件材料長期202參加校外科技工作會(huì)、技術(shù)評(píng)審會(huì)、論證會(huì)的有關(guān)文件材料短期203申報(bào)科技成果評(píng)審鑒定工作形成的文件材料長期204上級(jí)、本校有關(guān)申報(bào)科研成果獎(jiǎng)方面的文件材料長期205推廣應(yīng)用與轉(zhuǎn)讓科研成果目錄及有關(guān)材料永久206科研成果簡介匯編永久3科研經(jīng)費(fèi)管理301上級(jí)、本校有關(guān)下達(dá)、使用科研事業(yè)費(fèi)的文件材料長期302上級(jí)、本校有關(guān)科學(xué)基金的文件材料長期303上級(jí)、本校有關(guān)科技貸款的文件材料長期4學(xué)術(shù)活動(dòng)401參加國內(nèi)、國外學(xué)術(shù)活動(dòng)的來往文件長期402科技協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)的有關(guān)文件材料短期403本校學(xué)術(shù)月活動(dòng)形成的文件材料短期404本校學(xué)術(shù)委員會(huì)的組織條例、組成人員名單及有關(guān)文件材料長期5電世界創(chuàng)刊60周年慶典活動(dòng)長期6統(tǒng)計(jì)601科技工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久7校產(chǎn)管理701上級(jí)、本校關(guān)于校辦產(chǎn)業(yè)工作的指示、規(guī)定通知、職責(zé)、制度等長期702本校關(guān)于校辦產(chǎn)業(yè)工作的規(guī)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)等長期703校產(chǎn)與校直屬企業(yè)簽訂合同、協(xié)議長期704上級(jí)、本校關(guān)于財(cái)務(wù)、稅收、統(tǒng)計(jì)等長期8學(xué)報(bào)工作801綜合管理上級(jí)、本校有關(guān)學(xué)報(bào)編輯、發(fā)行、出版工作的規(guī)定、通知、職責(zé)、制度等長期學(xué)報(bào)編輯部工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等長期802編輯出版（參見出版類檔案歸檔范圍及保管期限表）上級(jí)、本校有關(guān)稿酬發(fā)放的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)等短期上機(jī)、本校關(guān)于編輯、發(fā)行、出版評(píng)優(yōu)工作形成的文件材料長期更換出版許可證的文件材料永久803學(xué)報(bào)編輯統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久9科研項(xiàng)目形成的文件材料依據(jù)（參見科研類檔案歸檔范圍及保管期限表）10重大活動(dòng)形成的聲像載體材料高等技術(shù)教育研究所1綜合管理101上級(jí)、本校關(guān)于高教工作的指示、規(guī)定、通知、職責(zé)、制度長期102高教研究所工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等長期2高等教育研究201對(duì)本校有關(guān)學(xué)科（專業(yè)）及課程開設(shè)研討、論證等文件材料長期202本校教育科學(xué)研究工作文件材料（包括課題、設(shè)計(jì)、任務(wù)書、協(xié)議書、成果評(píng)議、優(yōu)秀教材論文等文件）長期203高校召開教育研討會(huì)形成的文件材料短期204高等教育高校協(xié)作組形成的有關(guān)文件材料短期3出版（參見出版類檔案歸檔范圍及保管期限表）301上級(jí)、本校有關(guān)編輯出版高教刊物的文件材料長期302本校技術(shù)教育信息長期4上海職教論壇秘書處工作形成的文件材料短期5其它資產(chǎn)管理處1綜合管理101上級(jí)、本校有關(guān)設(shè)備管理工作的通知、規(guī)章制度長期102本校設(shè)備工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)查材料長期103本校設(shè)備購置計(jì)劃及經(jīng)費(fèi)分配方案長期104實(shí)驗(yàn)室裝備建設(shè)、管理及兩級(jí)管理崗位責(zé)任目標(biāo)等工作形成的文件材料長期2設(shè)備項(xiàng)目依據(jù)性文件201申購報(bào)告、計(jì)劃、論證報(bào)告長期202上級(jí)或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購的批示長期203定購合同（復(fù)印件）和會(huì)談紀(jì)要、記錄等長期204進(jìn)口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件長期205開箱記錄及裝箱單長期206安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單長期207驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、及文件材料長期208索賠來往函件及結(jié)果文件長期3設(shè)備保管使用文件301設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件材料與設(shè)備共存302使用、檢修、故障事故記錄（設(shè)備履歷書）與設(shè)備共存303重大事故的調(diào)查分析及處理意見與設(shè)備共存304技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料與設(shè)備共存4統(tǒng)計(jì)401教學(xué)設(shè)備統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久外事處（港澳臺(tái)辦公室）1綜合管理101上級(jí)、本校關(guān)于外事工作指示、規(guī)定、通知、職責(zé)、制度長期102本校關(guān)于外事工作規(guī)劃、總結(jié)、制度、報(bào)告永久103外事工作會(huì)議材料長期104中外合作辦學(xué)評(píng)估工作的文件材料長期2出國（境）201上級(jí)對(duì)出國（境）人員的指示、規(guī)定、通知等長期202本校出國考察、培訓(xùn)的文件材料及名單等長期203出國（境）人員考察、訪問材料長期204上級(jí)本校出國留學(xué)學(xué)生入學(xué)的通知及本校的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)永久3來校301接待工作計(jì)劃、總結(jié)、情況匯報(bào)等文件材料短期302接待外國專家來校講學(xué)、參觀交流的材料長期4國際合作與會(huì)議401上級(jí)有關(guān)校際交流、合作工作的指示、規(guī)定、通知等文件材料長期402本校與國外高合作辦學(xué)形成的文件材料長期203聘請(qǐng)外藉教師的文件材料長期404雙方互贈(zèng)的禮品、紀(jì)念品長期5港澳臺(tái)工作形成的文件材料6統(tǒng)計(jì)601出國人員情況統(tǒng)計(jì)表長期7重大活動(dòng)形成的聲像載體材料永或長立卷類目說明立卷類目也稱歸檔類目或立卷方案，是各個(gè)部門在每年初根據(jù)本部門工作活動(dòng)的規(guī)律、預(yù)計(jì)該年度可能形成文件的類別和數(shù)量，主要依據(jù)各部門文件材料的歸檔范圍，擬制出來的歸卷?xiàng)l目，作為平時(shí)文件材料立卷的指南。歸檔類目主要有類和條款組成，每一條款準(zhǔn)備一個(gè)文件夾（或卷盒），將立卷類目中的條款和順序號(hào)打印在紙條上，貼在準(zhǔn)備好的文件夾背上。文件夾按條款的順序排放，文件處理完畢后，將文件“對(duì)號(hào)入座”歸入相應(yīng)的文件夾內(nèi)，并在收（發(fā)）文登記簿上注明文件存入的文件夾，以備查找。以下是二級(jí)學(xué)院立卷類目的范例，學(xué)校內(nèi)各部門可根據(jù)本部門形成的文件材料的實(shí)際情況和歸檔范圍，制定自己的立卷類目。黨群類（DQ）DQ11黨務(wù)工作方面的文件材料（包括本院黨總支、直屬黨支部工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等）DQ14學(xué)生思想政治工作方面的文件材料（包括本院有關(guān)學(xué)生思想政治工作的計(jì)劃、報(bào)告、典型調(diào)查材料、學(xué)生政工人員名單等）DQ17共青團(tuán)工作方面的文件材料（包括本院團(tuán)總支的工作計(jì)劃、總結(jié)和開展重大活動(dòng)的材料、團(tuán)員名冊、聲像材料）教學(xué)類（JX）JX13111有關(guān)行政管理、教學(xué)管理的文件材料（包括本院的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度和統(tǒng)計(jì)材料）JX13112有關(guān)教學(xué)改革方面的文件材料JX13113有關(guān)學(xué)生管理工作的文件材料JX13121有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件材料JX13141有關(guān)學(xué)生獎(jiǎng)懲材料JX13151有關(guān)教學(xué)與教學(xué)時(shí)間的文件材料（包括教學(xué)計(jì)劃、大綱、考試管理、實(shí)習(xí)等）JX13152有關(guān)教研活動(dòng)的材料JX13153重點(diǎn)課程的試題庫JX13154典型教案、課件JX13161學(xué)生論文目錄及優(yōu)秀畢業(yè)論文JX13171有關(guān)畢業(yè)生工作的文件材料JX13172畢業(yè)生合影照片JX13181本院各專業(yè)使用的教材目錄和自編教材聲像類（SX）SX12本院重大活動(dòng)形成的照片及底片SX13本院重大活動(dòng)形成的錄像帶SX19本院重大活動(dòng)形成的光盤實(shí)物類SWSW12獲獎(jiǎng)證書、錦旗、獎(jiǎng)狀和獎(jiǎng)杯上海電機(jī)學(xué)院檔案工作規(guī)章制度匯編第一部分上海電機(jī)學(xué)院檔案管理制度2上海電機(jī)學(xué)院檔案管理辦法2上海電機(jī)學(xué)院檔案實(shí)體分類辦法6檔案工作崗位職責(zé)9檔案保密制度10檔案鑒定、銷毀制度11檔案利用制度11檔案庫房管理制度12檔案收費(fèi)制度13第二部分上海電機(jī)學(xué)院檔案工作規(guī)范13黨群、行政類檔案工作規(guī)范13教學(xué)類檔案工作規(guī)范16科學(xué)技術(shù)研究類檔案管理規(guī)范18產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類檔案管理規(guī)范20基本建設(shè)類檔案管理規(guī)范21儀器設(shè)備類檔案管理規(guī)范23出版類檔案管理規(guī)范25外事類檔案管理規(guī)范26財(cái)會(huì)檔案類檔案工作規(guī)范27聲像載體檔案工作規(guī)范29實(shí)物類檔案工作規(guī)范31第三部門文件材料部門立卷歸檔業(yè)務(wù)規(guī)范32歸檔范圍及保管期限表32部門立卷歸檔案卷質(zhì)量規(guī)范51文件材料歸檔流程54不歸檔文件材料范圍及處置辦法55立卷部門檔案工作考核辦法58第四部分國家、教育部、上海市有關(guān)檔案工作法規(guī)60中華人民共和國檔案法60上海市檔案條例63普通高等學(xué)校檔案管理辦法68上海市電子公文歸檔管理實(shí)施辦法（暫行）72上海電機(jī)學(xué)院檔案工作規(guī)章制度匯編第一部分上海電機(jī)學(xué)院檔案管理制度上海電機(jī)學(xué)院檔案管理辦法第一章總則第一條為了加強(qiáng)學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案工作更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法、教育部普通高等學(xué)校檔案管理辦法以及高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法、高等學(xué)校檔案管理規(guī)范和上海市檔案條例等法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際，特制定本管理辦法。第二條本辦法所稱的檔案是指從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)重要直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有保存和利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、事物等不同載體形式的歷史記錄。第三條學(xué)校檔案工作是評(píng)估教學(xué)質(zhì)量、衡量管理水平、促進(jìn)科技研究，維護(hù)學(xué)校權(quán)益以及編寫校史等重要依據(jù)。是黨和國家的寶貴財(cái)富，必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，做到完整、正確、系統(tǒng)、安全和有效地開發(fā)利用，以實(shí)現(xiàn)資源共享，任何人不得據(jù)為己有。第四條學(xué)校檔案工作是學(xué)校各項(xiàng)管理的工組成部分，是辦好學(xué)校重要基礎(chǔ)工作之一，學(xué)校此項(xiàng)工作納入整理發(fā)展規(guī)劃、納入學(xué)校管理體制和各部門的職責(zé)范圍，做到“四同步”（即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，要同時(shí)做好布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作），加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。第二章管理體制和任務(wù)第五條學(xué)校設(shè)立檔案工作委員會(huì)，由一位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)任主任委員，院長辦公室及有關(guān)職能部門的領(lǐng)導(dǎo)任委員任。委員會(huì)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)全校檔案工作，宣傳貫徹黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策和法規(guī)；制訂學(xué)校檔案工作發(fā)展規(guī)劃及檔案工作檢查評(píng)比辦法，提出改進(jìn)學(xué)校檔案工作的意見和建議，審批經(jīng)鑒定需銷毀的檔案。第六條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，它既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化機(jī)構(gòu)。其業(yè)務(wù)工作接受上級(jí)檔案行政管理部門的制度、監(jiān)督和檢查。第七條學(xué)校綜合檔案室的基本任務(wù)1貫徹執(zhí)行上級(jí)有關(guān)檔案工作的法令、政策和規(guī)定，制定檔案工作規(guī)章制度，制定各類檔案立卷、歸檔的工作規(guī)范，并組織實(shí)施。2建立健全學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，指導(dǎo)、督促、檢查和協(xié)助各部門做好文件材料的形成、積累、整理、立卷和按時(shí)歸檔工作。3負(fù)責(zé)接受（征集）、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管全校的各類檔案及有關(guān)資料。4編制多層次、多種類的檔案檢索工具，積極開展編研工作，大力開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。5保守機(jī)密，做好檔案保會(huì)工作，確保檔案的完整和安全，延長使用壽命。6開展檔案宣傳工作和利用者紀(jì)要活動(dòng)，提高全校師生員工的檔案意識(shí)。7每年年終對(duì)檔案進(jìn)行一次全面清點(diǎn)、檢查，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、庫存量、鑒定、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制年報(bào)，及時(shí)上報(bào)8組織全校專、兼職檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展檔案理論和業(yè)務(wù)的學(xué)術(shù)研究，組織和參加校內(nèi)外檔案研討、交流和協(xié)助活動(dòng)。第八條學(xué)校各部門必須有一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，對(duì)平時(shí)的文件材料管理工作進(jìn)行督促檢查，并對(duì)立卷歸檔的材料進(jìn)行審核；必須設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門的檔案的收集、整理立卷和移交工作。分管負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員，還需經(jīng)常對(duì)本部門教職員工進(jìn)行檔案工作的法令法規(guī)和檔案作用的宣傳。第九條學(xué)校因工作需要增設(shè)的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，應(yīng)有該機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人指派專人負(fù)責(zé)文件材料的收集、積累、整理、立卷工作，并將名單報(bào)院長辦公室備案。臨時(shí)機(jī)構(gòu)存在實(shí)踐較長、形成材料較多的，需按規(guī)定時(shí)間向綜合檔案室移交檔案。臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，該機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人和相關(guān)工作人員必須將全部檔案移交綜合檔案室后才能離開崗位。第十條檔案工作人員必須認(rèn)真貫徹黨和國家的路線、方針、政策，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守、遵守紀(jì)律，具備檔案專業(yè)知識(shí)和一定的科學(xué)文化知識(shí)。第十一條專、兼職檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。第三章經(jīng)費(fèi)、庫房和設(shè)備第十二條學(xué)院要確保檔案工作發(fā)展所需的經(jīng)費(fèi)，單獨(dú)列項(xiàng)，列入學(xué)校預(yù)算。第十三條學(xué)校必須為檔案部門提供專用的符合不同載體檔案管理的檔案庫房和適應(yīng)工作需要的辦公、閱覽、工作用房。第十四條學(xué)校要有計(jì)劃地配備必須的檔案設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理與信息化管理。第四章文件材料的立卷和歸檔第十五條文件材料實(shí)行形成部門立卷制度，一般由部門的兼職檔案員按文件材料的形成規(guī)律，加以系統(tǒng)整理、組卷、編排頁號(hào)及件號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，由部門分管負(fù)責(zé)人審批后按時(shí)向綜合檔案室歸檔。第十六條對(duì)于反映學(xué)校歷次重大活動(dòng)和校容校貌的聲像材料（包括錄音帶、錄像帶、光盤、底片、照片）要及時(shí)交綜合檔案室統(tǒng)一管理。第十七條科研成果、基建項(xiàng)目、大型設(shè)備（五萬元以上）進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收、開箱時(shí)，應(yīng)分別有科研、基建、設(shè)備部門的兼職檔案員參加，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行審查驗(yàn)收并簽署意見。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件，不得進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收，不得上報(bào)成果，不得申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)。第十八條本校與其他單位合作的項(xiàng)目，由主辦單位立卷歸檔，保存一套完整的檔案。協(xié)作單位應(yīng)將自己形成的文件材料歸檔，還應(yīng)復(fù)制一套副本，送交主辦單位保存。第十九條對(duì)學(xué)校個(gè)人在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動(dòng)種形成的具有保存價(jià)值的各種載體、形式的文件材料，必須按規(guī)定向檔案室移交。任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第二十條文件材料歸檔范圍1、黨群類主要包括學(xué)校黨委、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派的組織在其活動(dòng)中的文件材料。2、行政類主要包括行政管理系統(tǒng)在其活動(dòng)中的文件材料。3、教學(xué)類主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究、實(shí)驗(yàn)室等活動(dòng)的文件材料。4、科研類主要包括反映學(xué)校、科研管理和科研項(xiàng)目（課題）活動(dòng)中的文件材料。5、產(chǎn)品類主要包括產(chǎn)品生產(chǎn)管理和產(chǎn)品過程中形成的文件材料、樣品或樣品照片、錄像等。6、基建類主要包括學(xué)?；ü芾砗突üこ袒顒?dòng)的文件材料（圖紙）及學(xué)校房產(chǎn)、地產(chǎn)等重要文件材料。7、設(shè)備類主要包括設(shè)備工作管理和設(shè)備請(qǐng)購論證、訂貨合同、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、報(bào)廢審批等各個(gè)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的文件材料。8、出版類主要包括出版管理和本校編輯出版的學(xué)報(bào)、校報(bào)和學(xué)術(shù)刊物等文件材料。9、外事類主要包括學(xué)校外事管理和外事活動(dòng)中形成的各種文件材料。10、財(cái)會(huì)類主要包括學(xué)校財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的文件材料、憑證、帳簿、報(bào)表等。11、聲像類主要包括學(xué)校在黨群工作、行政管理、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等。12、實(shí)物類主要包括學(xué)校在辦學(xué)過程中，獲得的各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌以及廢止的各種印章等有重要保存價(jià)值的物品。第二十一條歸檔的文件材料，必須內(nèi)容真實(shí)、標(biāo)題簡潔明確，制作和書寫材料利于長期保存，格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰、手續(xù)完備、裝訂牢固整齊、注明保管期限、密級(jí)（電子文件應(yīng)有備份）符合有關(guān)歸檔和標(biāo)準(zhǔn)的要求。第二十二條歸檔時(shí)間應(yīng)按以下要求1、各黨政部門和能按年度歸檔的部門，應(yīng)在次年六月底前歸檔。2、各教學(xué)部門和能按年度歸檔的部門，應(yīng)在次學(xué)年度按年度或?qū)W年度歸檔。3、二級(jí)學(xué)院、中心、系各部門的歸檔材料立卷后交歸口部門統(tǒng)一在次年四月底前歸檔。4、財(cái)會(huì)檔案，綜合管理材料次年六月底前歸檔，報(bào)表、清冊、帳簿、憑證在會(huì)計(jì)年度終了后立卷，按檔案管理要求整理編目、暫由財(cái)會(huì)部門保管二年，期滿后的次年六月底前歸檔。5、科研、基建、設(shè)備等專題性、成套性檔案，應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。第二十三條歸檔份數(shù)文件材料一般歸一份，重要或者頻繁的應(yīng)適當(dāng)增加副本。第二十四條歸檔手續(xù)歸檔時(shí)需要在案卷的備考表內(nèi)填寫本案卷頁數(shù)及備考等項(xiàng)，部門立卷人和審批人簽名，檔案室審核驗(yàn)收。歸檔部門打印“案卷移交目錄”一式兩份，經(jīng)交接雙方清點(diǎn)核對(duì)、簽字后，各執(zhí)一份，歸檔完畢。第五章檔案的管理第二十五條遵循“保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于管理與利用”的原則，依據(jù)本部門管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及形成特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)。任何個(gè)人和部門都不得長期留存或拒絕歸檔，更不能占為己有。必須定期按規(guī)定向檔案室移交，全校師生員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。第二十六條配備適應(yīng)需要的檔案庫房和櫥具等設(shè)施，做到防火、防盜、防光、防塵、防有害生物、防高溫、防污染等標(biāo)準(zhǔn)要求；存放聲像等特殊載體檔案，應(yīng)有專門庫房和相應(yīng)的設(shè)備，確保檔案安全。第二十七條檔案應(yīng)存放在檔案柜內(nèi)，涉密檔案應(yīng)單獨(dú)登記，專箱存放。檔案按檔號(hào)順序排放。第二十八條已歸檔的檔案需要補(bǔ)充、更改時(shí)，必須由有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人審簽意見，交綜合檔案室歸檔。第二十九條綜合檔案室必須定期檢查檔案情況，發(fā)現(xiàn)破損、霉變的檔案，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制，并做出記錄。第六章檔案的利用第三十條檔案工作人員要熟悉庫藏分布情況，建立檔案利用制度，確保檔案安全。第三十一條校內(nèi)人員利用檔案，應(yīng)填寫利用檔案檔案登記，部分有關(guān)材料需要權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)審批，檔案室方可接待。第三十二條校外人員利用檔案，須持單位正式介紹信及個(gè)人證件，填寫利用檔案登記表檔案室方可接待。第三十三條學(xué)校設(shè)置檔案閱覽室，只限在閱覽室內(nèi)閱檔，不得將檔案帶出閱覽室。確因工作需要外借，需填寫借閱檔案登記表并經(jīng)院長辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批，方可外借，借期為二周，延長借期需要另辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)借出的檔案，檔案部門要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，因?qū)懗鰰鎴?bào)告，報(bào)學(xué)校按規(guī)定嚴(yán)肅處理。第三十四條綜合檔案室要編制必要的檔案檢索工具和參考資料，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，努力利用校園網(wǎng)，充分利用檔案信息資源。第三十五條未經(jīng)分管校長批準(zhǔn)，任何組織或個(gè)人無權(quán)公布檔案，重要、珍貴的檔案只提供備件及復(fù)制件。第三十六條利用者要求復(fù)印檔案，在內(nèi)容允許的前提下，由檔案室負(fù)責(zé)復(fù)印或監(jiān)督復(fù)印。檔案利用完后，應(yīng)填寫檔案利用效果登記表留檔案室查存。第三十七條為落實(shí)房、地、財(cái)產(chǎn)、債務(wù)、學(xué)歷、工齡和解決糾紛、生產(chǎn)建設(shè)、盈利性商業(yè)、匯編出版等有資金收益的單位或個(gè)人查閱、證明、復(fù)印均應(yīng)按上級(jí)有關(guān)規(guī)定付費(fèi)。第七章檔案的鑒定、銷毀和統(tǒng)計(jì)第三十八條建立檔案鑒定銷毀制度。檔案鑒定工作在分管校長領(lǐng)導(dǎo)下，由綜合檔案室與檔案形成部門的負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，準(zhǔn)確判定檔案存毀，對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行認(rèn)真審定，提出存毀的意見，寫出鑒定情況報(bào)告。第三十九條需要銷毀的檔案，應(yīng)造清冊報(bào)請(qǐng)分管校長批準(zhǔn)后予以銷毀。確定銷毀的檔案應(yīng)指定專人到指定地點(diǎn)銷毀。未盡鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。第四十條本校各類檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長期、短期三種。1、凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校工作具有長久利用價(jià)值的文件材料，列為永久保管。2、凡是反映學(xué)校一般職能活動(dòng)、在較長時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校工作具有利用價(jià)值的文件材料，列為長期保管，保存1650年左右。3、凡是在較短時(shí)期內(nèi)，對(duì)學(xué)校工作具有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管，保存15年以內(nèi)。第八章附則第四十一條本辦法由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)解釋。第四十二條本辦法印發(fā)之日起執(zhí)行。上海電機(jī)學(xué)院檔案實(shí)體分類辦法一、為了加強(qiáng)本校檔案和檔案工作的科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體分類、編號(hào)、排架、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范，根據(jù)高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法，結(jié)合本校實(shí)際，制定本分類辦法。二、本校檔案實(shí)體分類法，是以學(xué)校全部檔案為對(duì)象，按檔案形式的領(lǐng)域范疇將形成于統(tǒng)一活動(dòng)領(lǐng)域的檔案作為一個(gè)整體歸入相同的類別。把產(chǎn)生于同一活動(dòng)領(lǐng)域的管理和業(yè)務(wù)的文件材料作為有機(jī)聯(lián)系的整體，分別設(shè)類。本校檔案劃分為10個(gè)一級(jí)類目，聲像、實(shí)物檔案由其特殊性，另單獨(dú)設(shè)類。檔案實(shí)體分類辦法如下一DQ黨群11黨務(wù)綜合黨辦、黨代會(huì)、總支、直屬支部綜合材料入此12紀(jì)檢13組織黨校、離休干部材料入此14宣傳教育15統(tǒng)戰(zhàn)民主黨派材料入此16工會(huì)退管會(huì)、婦女工作、教職工代表大會(huì)材料入此17團(tuán)委工作學(xué)生社團(tuán)材料入此（二）XZ行政11綜合校辦、校友會(huì)、學(xué)校評(píng)估、校史工作和二級(jí)教學(xué)單位綜合材料入此12人事師資培養(yǎng)、人才交流材料入此13監(jiān)察審計(jì)14保衛(wèi)、武裝15后勤16檔案、圖書（三）JX教學(xué)13全日制本、?？平逃ù祟惗?jí)類目的劃分）11綜合學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)、教學(xué)評(píng)估、優(yōu)秀教學(xué)評(píng)獎(jiǎng)材料入此12學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)專業(yè)設(shè)置入此13招生14學(xué)籍管理學(xué)生獎(jiǎng)懲材料入此15課堂教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)16學(xué)位工作17畢業(yè)生工作畢業(yè)生信息反饋工作入此18教材14成人教育11綜合12專業(yè)設(shè)置13招生14學(xué)籍管理15課堂教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)（四）KY科研11綜合科研經(jīng)費(fèi)管理、學(xué)術(shù)活動(dòng)材料入此12項(xiàng)目研究（五）CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科學(xué)開發(fā)11綜合12按產(chǎn)品種類或項(xiàng)目設(shè)置類目（六）JJ基建11綜合12項(xiàng)目建設(shè)（七）SB設(shè)備11綜合12儀器設(shè)備項(xiàng)目（八）CB出版11綜合12報(bào)刊13期刊14書刊（九）WS外事11綜合12出國（境）13來校14國際合作與會(huì)議（十）CK財(cái)會(huì)11綜合12會(huì)計(jì)報(bào)表13會(huì)計(jì)帳簿14會(huì)計(jì)憑證15工資清冊（十一）SX聲像12照片13錄音帶14錄像帶15幻燈片16磁盤17影視膠卷18縮微膠片19光盤（十二）SW實(shí)物11綜合12獎(jiǎng)品13禮品14印章、校牌、?；?、校標(biāo)15其它三、檔號(hào)結(jié)構(gòu)、標(biāo)識(shí)和模式（一）檔號(hào)結(jié)構(gòu)一般包括年度、分類號(hào)、案卷號(hào)三部分；庫藏有多個(gè)全宗的，應(yīng)在年度前加全宗號(hào)；標(biāo)識(shí)到文件級(jí)的，應(yīng)在案卷號(hào)后加件號(hào)。（二）檔號(hào)標(biāo)識(shí)采用漢語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼制。1、全宗號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字按1N標(biāo)識(shí)。2、