辦公室文秘公關(guān)接待管理文秘工作第一章檔案的管理3。檔案的收集34。檔案的整理。檔案的鑒定19。文書檔案的銷毀23檔案的檢索24。文書檔案的保護29第二章調(diào)研工作47。調(diào)查研究工作的含義47調(diào)查研究的作用4849。調(diào)查研究的內(nèi)容和范圍。調(diào)查研究的準備工作5253調(diào)查研究的方法6第三章公關(guān)接待。公共關(guān)系的含義和特性6職員公關(guān)禮儀66辦公室接待禮儀80。辦公室電話禮儀84。談話的禮儀8688禮儀的象征1高J言PDFI自創(chuàng)FVNN帆忡忡，但叫叩刊以吁第一章、，、JT，檔案的管理、，、，【檔案的收集】檔案收集工作的內(nèi)容檔案的收集T作，就是按照黨和網(wǎng)家的規(guī)定，通過例行的接收制度和L專門的征集辦洼，將分散在各機關(guān)、部門、個人芋巾和散失在其他地方的梢案，有組織、有計劃地分別柴1到各有關(guān)機關(guān)檔案宮和各級各類皚案館，實現(xiàn)統(tǒng)一管理E檔案收集工作內(nèi)容，主要包插三個方而2LL機關(guān)檔案室對本機關(guān)ILJ要歸檔的利案的接收2儼I案館對各現(xiàn)行機關(guān)和撤銷機關(guān)的具有民久保在價值的檔案的集中和接收。M才巾華人民共和111建立以前各個歷史IIJWJ形成的相案的接收取征集二現(xiàn)行機關(guān)文書悄來的收集包括機關(guān)檔案室的收集工作和銷案館對現(xiàn)行機關(guān)檔案的接IK11作兩個方麗。介紹機關(guān)檔案室的收集工作機關(guān)也案室1IA中管理本機關(guān)檔案的機構(gòu)，其收集工作姓文書的案收集工作的ZE要組成部分，也是做好也案館收集工作的基礎(chǔ)和前捉。在正性的情況下，立主要是相機關(guān)內(nèi)文件材料的歸擋。歸檔是M各機關(guān)在1作研動中不斷F生的文付材料處理完畢以后，不得山承辦單位或個人分散保存，必須由文書部門或業(yè)務(wù)部門路理立卷1JJ移交給機關(guān)也IL集中保存在我國，歸擋已成為黨和國家明文規(guī)定的項制度，用法律形式固定F來因此，機關(guān)檔案室要做好收集工作，國先必須建立和健全歸檔制度，以斗主要精力搞好機關(guān)內(nèi)文3件材料的歸檔。進行收集工作時，必須明確歸檔范圍，把握歸檔時間。1歸中當范圍是指I哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件不應(yīng)該歸檔。從原則上說，凡是反映本機關(guān)工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。具體應(yīng)該按照國家檔案局關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍的文件規(guī)定執(zhí)行。2歸檔時間是指文書處理部門需要歸檔的文件材料向檔案室移交的時間。處理完畢的文件，由機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門立好卷，在次年6月底以前向檔案部門移交。對于專業(yè)方面的專門文件，特殊載體的文件或住地分散的單位的文件，為了便于日常工作查考，可以適當延長歸檔時間。內(nèi)部機構(gòu)簡單，或不設(shè)內(nèi)部機構(gòu)的小機關(guān)，工作人員少，文件又是集中處理的，文書處理和檔案工作由一人兼管，就不需要專門規(guī)定歸牛當時間，只需將處理完畢的文件歸入卷夾，組成案卷，編制出案卷日錄，就算歸檔了。機關(guān)檔案室一般不接收未經(jīng)整理的零散文件材料。接收文書部門或業(yè)務(wù)部門歸檔案卷的質(zhì)量要求是遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門在向檔案部門移交檔案時，必須嚴格執(zhí)行歸檔手續(xù)，應(yīng)根據(jù)案卷目錄詳細清點案卷。經(jīng)認真核對，證明案卷符合案卷目錄，交接雙方即可履行簽字手續(xù)，并將案卷目錄中的一份由檔案室經(jīng)手人簽字后交移交單位保存。在檔案工作與文書處理工作由一個部門兼管的小機關(guān)，不需要辦理歸檔手續(xù)，但在檔案人員調(diào)動工作時，應(yīng)參照上述辦法辦理交接手續(xù)?！緳n案的整理】一文書檔案整理工作的內(nèi)容和作用檔案整理工作，就是將零散的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系的過程。在科學(xué)研究和文獻工作領(lǐng)域中，所謂檔案的整理有廣義和狹義之分。廣義的檔案整理，包括對檔案文獻的鑒定、考證和編篡出版。如中華人民共和國國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第六個五年計劃的哲學(xué)社會科學(xué)研究一章，列有古籍和歷史檔案的整理項目。這里所謂的檔案整理，即是從廣義上講的。在檔案學(xué)中，檔案的整理通常指狹義的整理，其主要內(nèi)容包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、編立保管單位一般是立卷、案卷的排列和案卷目錄的編制。檔案的整理是檔案管理工作中一個相對獨立的組成部分，其系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和運行機制具有一定的特點一方面，就各個完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯(lián)系的若干內(nèi)部環(huán)節(jié)要素組成的有機系統(tǒng)。其中各項環(huán)節(jié)，在我國目前條件下一般是不可缺少和不能逆行的O另一方面，就特定的檔案管理單位而論，整理工作的項目則因具體環(huán)境和檔案狀況而有所不同。在檔案館和檔案室內(nèi)，4伯來的整理按其仁作內(nèi)容的范圍大致分為以下三種類型1系統(tǒng)排列和編問。在正規(guī)的工作條科下，檔案室接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照川檔要求立好的案卷檔案館接收的是由機關(guān)的案室根據(jù)入I在要求整理格交的案卷。在這種情況下，料案室和檔案飩的樣I案付現(xiàn)工作，1要是對所接收的檔案，在旦大的范例內(nèi)，即根據(jù)整個檔案室和檔案館有放手11耳種竹現(xiàn)的需要，進一步系統(tǒng)地整理，如L全宗和案卷的IL夕1，案卷II術(shù)的某些加工等等。2局部調(diào)整已經(jīng)穩(wěn)鹽1入館、室F且在的的案經(jīng)過管現(xiàn)實踐的檢驗歧的W質(zhì)量檢查，對其中顯然不符合整理要求，不便于保T牙利用的部分，仙案館和檔案室需要迸行一定的JIIL以提高其質(zhì)量另外，隨石時間的推移，擋案材料自身或檔案整理體系口JFT發(fā)生某些變化，也須邊仔必要的I用載。3全過程整理由J二些特殊原因，擋案館、較有LIT也接收和征集些零散文刊，或者當M藏的體系遭受嚴重的破壞時，就必須進行全過程的整理1作檔案整理工作，從JT各個環(huán)節(jié)作業(yè)的性質(zhì)上，又可概柄為系統(tǒng)化和L基本編日兩大部分。的案整理工作，在檔案總體管部中具有重要的怠義和作川。主要體現(xiàn)在L檔案的系統(tǒng)整理，是檔案利川、開發(fā)、發(fā)揮檔案作JTJ的項基本前提條件，是整個料案工作中巫耍的基本建設(shè)。在我國悠久的歷且發(fā)展過程中，形成了數(shù)盤價W的檔案?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和社會主義芥唄建設(shè)YLI業(yè)的發(fā)展便也案室和檔案館的也案數(shù)是不斷地附加，檔案的成分日益復(fù)雜同時，檔案利片L以至開放的社會信求，也顯茍地擴大和深化。對仙案如不J進行科學(xué)的整理，查找一價文件使如|叫大游撈告|一樣間難E而且不把檔案聯(lián)系組合起來，就不能充分體現(xiàn)檔案的特占，就會影響以至失去檔案的利用價值只有把檔案組成條理化的體系，才能客觀地反映出各種活動的本來而貌，他J一系統(tǒng)地查考研究。2優(yōu)化料來整理L二作，可以促進梢來E作系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)的良性運行科L協(xié)調(diào)發(fā)展。通過梢來的整理可以進一步了解和L檢驗料草收柴仁作的JII鹽，促使其議善和L提高梢案經(jīng)過系統(tǒng)的整理和L基本編肉，為全而鑒定料案的價值和生T立多元性的檢查體系奠定了科學(xué)基礎(chǔ)。|王L，K分析檔案的價仙，要把有關(guān)檔案材料聯(lián)系起米進行比較和研究編制專門的檢索工具，往往1RI1J借助于檔案系統(tǒng)整劇的成祟。而口這兒項工作往往可以約合進行。只有整理奸的檔案，才能為檔案的保護、統(tǒng)計和檢查提供基本的單位和完整的體系，便于維護檔案的完略和安全。所以，的案整理工作IAE開發(fā)仙案信息資源的主要穩(wěn)礎(chǔ)。檔案整理科學(xué)化和標準化水平的捉布，對F檔案管理工作的也體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響檔案工作部門必須切實做好檔案將理工作E二檔案監(jiān)FLLT作的原則整理檔案應(yīng)該保持文件之間的歷蟲聯(lián)系，先分取UM原基礎(chǔ)分門另1類，便于保岱幣1利JI。51檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系每個機關(guān)、單位為了實現(xiàn)自己的職能，同上下左右的機關(guān)都要發(fā)生各種關(guān)系，在這個過程中所積累的大量的文件也必然是互相聯(lián)系的。根據(jù)這種客觀規(guī)律整理檔案，那么有系統(tǒng)地依據(jù)材料的內(nèi)在聯(lián)系把這些材料加以整理的必要，就簡直成為無可避免的。由于檔案是歷史文件的積累物，所以，其內(nèi)在聯(lián)系在檔案管理中被著重表述為文件之間的歷史聯(lián)系。整理檔案，必須按照、文件之間的歷史聯(lián)系進行基本的分門別類。所謂文件之間的歷史聯(lián)系，就是文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。整理檔案不能按照偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合，必須掌握文件的特點及其形成的規(guī)律性，按照、文件在機關(guān)實踐活動中的固有聯(lián)系進行整理，才能把文件組成科學(xué)的有機體系，如實地反映出文件的歷史背景及其系統(tǒng)的內(nèi)容。文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件來源、時間、內(nèi)容和形式等幾個方面。文件在來源方面的聯(lián)系。文件是以一定的機關(guān)及其組織機構(gòu)或一定的個人為單位，有機地形成的。形成文件的這些單位，構(gòu)成了文件來源方面不可分的歷史聯(lián)系O整理檔案必須保持其來源方面的固有聯(lián)系，不允許隨意拆散和任意搬家。如果人為地使文件脫離開形成的原單位，打亂了文件來源方面的聯(lián)系，就會破壞文件體系的本來麗貌和利用價值。從全部整理工作程序來說，文件在來源方麗的聯(lián)系是首要的聯(lián)系。文件一定的來源，也是文件內(nèi)容和產(chǎn)生時間的某種體現(xiàn)。因此，只有在保持文件來源方麗聯(lián)系的前提下，文件的時間、內(nèi)容和形式等方面的聯(lián)系，才能更深刻地反映機關(guān)工作活動的面貌。如果首先分割了文件來源方麗的聯(lián)系，那么，其他一些方麗的聯(lián)系，者L將是不科學(xué)的。文件在時間方面的聯(lián)系。形成檔案的機關(guān)或個人所進行的具體活動，都有一定的過程和階段，因而使文件之間具有自然的時間聯(lián)系。比如，一個歷史階段或一個年度的文件，記述和反映了這一歷史階段、這一年度的工作和生產(chǎn)活動。整理這些文件，應(yīng)該在保持來源聯(lián)系的同時，注意保持文件之間這種時間聯(lián)系。文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件是機關(guān)或個人在履行一定職責(zé)的各種活動中，為了解決一定問題而產(chǎn)生的。它的形成者的特定活動，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。比如L做一件工作，處理一個問題，辦理一起案件，召開一次會議，必然要產(chǎn)生內(nèi)容相關(guān)的一系列文件，在整理時必須適當?shù)乇３炙鼈兊穆?lián)系。在整理檔案的某些程序中，文件內(nèi)容方面的聯(lián)系往往是最緊密的聯(lián)系。在整個整理過程中如果完全沒有表現(xiàn)出文件內(nèi)容方麗的聯(lián)系，那么來源、時間、形式等方面的聯(lián)系都可能顯得不甚密切。但是，只有在保持了文件大的來源聯(lián)系的情況下，文件內(nèi)容方面的聯(lián)系才更深刻。如果把文件內(nèi)容上的聯(lián)系與文件來源、時間等方面的聯(lián)系結(jié)合起來考慮，它的優(yōu)越性則更大。總之，從一定的意義上說，按文件內(nèi)容之間的聯(lián)系整理檔案是最重要的，但不是惟一的，不能過分強調(diào)內(nèi)容聯(lián)系而忽視甚至破壞了文件來源和時間等方面的聯(lián)系。文件在形式方面的聯(lián)系。文件的內(nèi)容必須通過一定的形式表現(xiàn)出來。所謂文件的6形式，包括它的內(nèi)部形式和外部形式兩方雨，主要是扣文刊的種類、名稱、載體和記錄方式等等文刊的形式，標志茍文件產(chǎn)生時的特定作用，在一定程丘上也反映了文刊的來源、時間和文件內(nèi)容的怕質(zhì)。比如，命令反映丁L二R級機關(guān)的關(guān)系，請示與批復(fù)自然是緊密相聯(lián)的，賬搏產(chǎn)生于財務(wù)部門并記求了財務(wù)市動，文件的恪式、印章等也郁和文件產(chǎn)生的機關(guān)、時間、表達的內(nèi)容布切相關(guān)?？傊?，文件的形式也構(gòu)成文件之間定的聯(lián)系。因此，在市耍的情況F可以校文件形式方面的聯(lián)系進行將礎(chǔ)。七述兒方面的聯(lián)系，體現(xiàn)丁文件形成的些特點A文件之間的聯(lián)系是客觀有一征的，技照文件之間的聯(lián)系整理檔案，是合乎客觀現(xiàn)律的。I年內(nèi)亂期間，有些作法背高了這條原則，給檔案的整理和管理選成了地亂。從且個方而所得的經(jīng)驗和教訓(xùn)來看，保如立料之間的歷史聯(lián)系足行4有效的科學(xué)JJLQO，必須堅好實行JJ使之更川完善。同時，還應(yīng)該明確，必須辯證地看待和L處理文11之間的歷史聯(lián)系一方而，山T文11之間的聯(lián)系是創(chuàng)綜復(fù)雜和L多種多樣的，因而應(yīng)該恨據(jù)文刊情況，善于找山豐RI保持文件之間撾緊密的聯(lián)系。不能簡單地看到文件之間的任何聯(lián)系叩隨意整理。同時，從檔案整E衛(wèi)工仰的全過程米說，應(yīng)該力求從檔案的米源、內(nèi)容、時間和形式等品方鬧，全而地保持其聯(lián)系。這將對日后的全面鑒定、多元檢索和1便子利川等創(chuàng)造良好的條件，另J陽，文件之間的歷史聯(lián)系是相對的，成該根據(jù)一定的文件，如不同檔案的特點及其形成的不同忻況等，采取保持文件聯(lián)系的不INJ方法。不能離開實際導(dǎo)在現(xiàn)具體文件簡單地確定某種擔(dān)理方法和VVIT優(yōu)劣。同時，應(yīng)眩N檔案提礎(chǔ)上作的各個環(huán)節(jié)和各個方麗，全而地考察是有保抨了正件的聯(lián)系，不能只從某一個JT晰，如L只從分類一個環(huán)節(jié)或某一類、立卷一個環(huán)節(jié)或某一卷等，孤立地行待立料之間的聯(lián)系，不能把某種聯(lián)系和某種較理方法絕對化A綜上所述，就是通常所說的整理檔案應(yīng)該撾大限L立地保持文件之間的歷史聯(lián)系A(chǔ)既要求把握保持文件聯(lián)系的古觀限J且，又要求且揮主觀能動性，從特定的整理對象山發(fā)，對整理方法進行優(yōu)邊，使文件之間的歷聯(lián)系保持J1JJ泣佳狀態(tài)。2創(chuàng)案的整到應(yīng)該充分利口原有基礎(chǔ)檔案是歷/文化的嚴物，不僅記王在了氣時的實踐活動，而日反映了歷米整衛(wèi)11吶IF挺有檔案的情況和成棋。要尊重歷史和前人的勞動，西4整理檔案的時候，應(yīng)該充分利時原有的呢型農(nóng)礎(chǔ)。這處多年來實踐，JL明了的一種NJ行的辦法，也是科學(xué)地組織也案整理工作的一條原則。重視和利用先前的精J1JJJ礎(chǔ)，有利L保持文科之間的歷史聯(lián)系，提高檔案整理工作的質(zhì)癥IJ且能夠有效地加快艷J旦工作步伐，以適應(yīng)提供利用的需要擋來整理工作，I所謂利用原有基礎(chǔ)的含義和要求主要有兩方而Z第一，充分重視和利用先前整礎(chǔ)的基礎(chǔ)以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易于1亂1LT整一般地說，只要不是零散文件，己經(jīng)整理而有規(guī)可循、有H可查的，就應(yīng)JJ求保持其原有的整理體系8或者不再重新整理，而通過其他環(huán)節(jié)進行補救，戚在JLFF必要的加工整理。實踐證明，動輒改變L卓米的整理體系，對檔案反復(fù)進行折騰，這樣做的結(jié)果固然有些也提高了整JLI質(zhì)量，卻也有些是越整越精對伊1案也有所損毀，而JJI王此以往，今/天否定昨天，明天又否定今天，即使整理方法多變常新，也總是趕不上時興氣也不一定就整理得科學(xué)。只有按照檔案自然形成的規(guī)律整理出一套基本系統(tǒng)，并根據(jù)實際需要編制各種檢索工具，才能為多方面查找利用提供基礎(chǔ)。正反兩方面的經(jīng)驗教訓(xùn)告訴人們，今后對己經(jīng)整理好的檔案，不能再隨便折騰了。第二，在檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說，對必須進行一定整理的檔案，也要注意分析原有的整理基礎(chǔ)哪些是合理的，哪些是不合理的。對其中可取的作法應(yīng)該適當?shù)匚?。即使某些簡單的保存和清理工作痕跡，也往往是值得參考的線索而應(yīng)予以重視。對先前整理得不當?shù)暮湾e誤的地方，也要經(jīng)過仔細研究，掌握了有關(guān)情況之后再加以改動和糾正。這對避免人為地破壞文件之間的歷史聯(lián)系，保證整理質(zhì)量和提高效率，都有一定的補益。3檔案的整理必須便于保管和利用保持文件之間的歷史聯(lián)系，并不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系。毛澤東同志曾指出，文件和檔案的整理應(yīng)該分門別類，便于保存和尋找。便于保管和查找利用，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求?？偟恼f來，恰當?shù)乇３治募v史聯(lián)系整理出的檔案，也就能便于保管和利用，所以它們基本上是一致的。它們之間有時也不盡一致。比如一次會議的有關(guān)報告、講話的書面文稿和錄音磁帶，會議的經(jīng)費開支計劃和會議帳簿、記賬憑證，本來互有密切聯(lián)系，但是完全混同整理，則不便保管和利用。整理檔案是一項復(fù)雜細致的工作，同樣是在保持聯(lián)系的情況下，往往可以有各種不同的具體作法。而有些作法雖然保持了相互之間的聯(lián)系，但可能不便于安全保管和實際利用。因此，整理檔案時，特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時候，不能機械地運用保持文件聯(lián)系的原則，要充分考慮檔案保管和利用的方便。諸如由于檔案種類的不同，文件的記錄方式和載體材料的不同，程度、保管價值和文件數(shù)量的不同等等，貝IJ應(yīng)根據(jù)情況分別整理，恰當?shù)亟M合，而在相應(yīng)的范圍內(nèi)要求保持文件的聯(lián)系。三、文書檔案的整理方法檔案整理工作的主要內(nèi)容包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、編立保管單位一般是立卷、案卷的排列和案卷日錄的編制。1區(qū)分全宗全宗是一個獨立的機關(guān)、組織或著名的人物在社會活動中形成的檔案有機整體。確定一個單位的檔案能否構(gòu)成全宗，主要應(yīng)研究它在行政上、財務(wù)上和組織人事上是否具有一定的獨立性。即具備以下條件CL可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨對外行文。2設(shè)立會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃。3設(shè)有管理人事的機構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。其中最基本的是第一個條件，即以獨立行使職權(quán)并主要以自己的名義對外行文為主要條件。具體區(qū)分檔案全宗，應(yīng)以此為核8,BA判定檔案具體屬于哪個全宗，關(guān)他在于確定檔案的形成者一立擋單位，P形成檔案全宗的機關(guān)或個人。須明確的概念是，個全宗的成分，包括該立檔單位各種形式和各種米I踞的檔案。對伊I案的形成高必須N且現(xiàn)解，不能把料案形成有等同子文件作者。為此，同先要掌握全宗構(gòu)成中文件的基本類型，全宗構(gòu)成不外乎內(nèi)部文件、發(fā)文非本、原稿和收文蘭種類割的文件，應(yīng)主要從此三方而著手，分別查明各自的形成者。立性單位的內(nèi)部文件和發(fā)文布本和原稿，其文件作者即檔案形成者E只要查明文件件再，就確定了所屆全宗。立檔單位的收文，其實際接受者就是檔案形成者，而不是文刊作者。只要查明丁收文的實際接受者，也就確定了其所屆全宗B2全宗內(nèi)檔案的分類即把立欄L單位所形成的梢巢，按其米IZI內(nèi)容、IIJ間和形式的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機體系它包擁選擇分類方法、制訂分類方案，分類料案材料文件的川一L類布I案卷排列等具體內(nèi)容分類的般方法，主要有4神類型1技文件的7生I時間分類。具體形式有年皮分類法和L時WJ階段分類法。2J主文件的來源分類。具體形式有組織機構(gòu)分類法、作者分類法和通訊有分類法回3技文件的內(nèi)容分類具體有L問題分類法、實物分類法和地理分類法。4技文件的形式分類臼共體形式有校文件種類名和分類、T主文件的載體形態(tài)分類和技文件的形式格式分類。JT巾，取常用的主要有三中J，年度分類法組織機構(gòu)分類法和問題分類法在實際工作中，單純采用種分類方法是比較少的，多是兩種方法結(jié)合使用。通常山年1直同組織機構(gòu)或問題結(jié)合，構(gòu)成以下四種復(fù)式分類法I年度組織機構(gòu)分類法適川于立儼I單位內(nèi)部機構(gòu)時句變化伺不復(fù)雜的全宗2組機構(gòu)年度分類法。適川1子主檔單位的內(nèi)部機構(gòu)多年直固定或者比較穩(wěn)定的農(nóng)礎(chǔ)上有1月刷整的全宗一般多井J于撤銷機關(guān)檔案。3年度一二問也分類法。多片F(xiàn)組織機構(gòu)變化復(fù)雜，或由F機構(gòu)之間分工不明確、文書工作不JE劃等原因難以區(qū)分X刊所屬機構(gòu)，以及沒有內(nèi)部機構(gòu)或內(nèi)部機構(gòu)非常簡單而無必要按組織機構(gòu)分類419情況?？侱二，在不可能和不適FJ主組織機構(gòu)分類時，往往采用此分類T4問題年旦分類法E多適用于IH肖機關(guān)和L歷史相案。對現(xiàn)行機關(guān)的檔案不宜用此分類法3編直保H單位立卷案卷IIT按照定的R趙南L內(nèi)部特征和L外部特征編直的，具有密切聯(lián)系的軒下文件的組全體。它既是料案的保甘單位，也是檔案數(shù)盤統(tǒng)計和般檢索的基本單位之一，是組9成全宗的基本單位?，F(xiàn)行機關(guān)的文件立卷工作在文書部門和L業(yè)務(wù)部門進行。但檔案部門應(yīng)該對立卷工作予以協(xié)助和指導(dǎo)。立卷方法是1主要根據(jù)文件本身的特征組卷。文件最基本的特征共有問題特征、時間特征、名稱特征、作者特征、通訊特征和地區(qū)特征。通常簡稱為六個特征，以此作為立卷的基本依據(jù)。2結(jié)合運用六個特征立卷。對六個特征的理解和運用，不能看做是六種方法，而將一個機關(guān)或一個單位的案卷，一律只選其中的某一個特征立卷。也不能理解為在每一個案卷中分別使用不同的特征。正確的方法，通常是根據(jù)文件的實際情況，靈活地結(jié)合運用23個特征來組立一個案卷，有時可多達4個特征結(jié)合立卷，如市檔案館1979年各季度檔案利用工作的統(tǒng)計表，同時具有作者XX市檔案館、時間1979年、問題檔案利用工作、名稱統(tǒng)計表4個特征。這樣組立的案卷，文件之間的聯(lián)系就會更為緊密。其中，問題、作者、名稱三個特征比較常用。3適當照顧、文件材料的保存價值組卷O卷內(nèi)文件整理完畢后，要以案卷為單位在封麗上編日，即進行案卷封面的編目。其基本要求是歷史觀點和政治上的正確性文字簡練，表達準確標題基本結(jié)構(gòu)力求完整。同時，還應(yīng)注意妥善標寫機關(guān)名稱、人物職務(wù)和稱號、歷法和紀元、文種、地名、文件的內(nèi)容和其他用語。4案卷排列指根據(jù)一定的方法，確定每類內(nèi)案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷與案卷之間的聯(lián)系。其排列方法有多種1按照、案卷所反映的工作上的聯(lián)系排列。2按照、案卷內(nèi)容所反映的一定問題排列。以上是最常用的也是比較好的方法。3按照案卷所屬起止日期刊時間來排列。4按文件的作者、收發(fā)文機關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列。引人事檔案或監(jiān)察、信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆劃、漢語拼音字句順序或四角號碼等方法排列。上述方法，可以單獨使用，但往往是幾種方法結(jié)合使用O其中第一、二、四種，往往又都結(jié)合重要程度使用。一個全宗內(nèi)各類案卷排列方法，可以一致，也可以不一致。但一個類內(nèi)案卷的排列，在一個層次上只能用一種方法，以下再依次結(jié)合其他方法排列，而不能同時并列地運用幾種方法排列案卷。對于具有不同類型和保管期限檔案的全宗，在案卷排列中應(yīng)予以區(qū)分。機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)范圍要求案卷的排列，應(yīng)以全宗為單位，按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。5編制案卷日錄案卷目錄即案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。設(shè)置案卷目錄的原則是，必須按照全宗來編制，一個全宗編一本，也可以編幾本案卷目錄。因此，案卷目錄的類型基本上有兩種1以全宗為單位編制的綜合目錄。2以全宗內(nèi)各種門類為單位編制的分冊目錄。10分JUIJ9錄按其丁類的特征，且編制方法又可分為以下幾種J以全宗檔案分類的類別為單位編制E21直保竹期間目編制。3掠保TJVI限紂I什分類JI案編制。其中，又可分為附種形式技全宗內(nèi)案卷的不同IIIL1JU1恨，各編制一本琪兒本案卷口錄放全宗內(nèi)悄案分類的類11，各編制一本或幾本案卷口錄。4恢檔案的機需程度分別編制。此外，如L架一個全宗內(nèi)的檔案在分類時劃分為黨、政、工、團若干部分，2且將專門檔案單獨構(gòu)成特殊部分，這些不同部分的檔案如會計檔案時以分別編制單獨的案卷日求，也口J以全編為一個綜合|斗錄。燭，案卷同錄W數(shù)和案卷號碼的位數(shù)不宜過多，以將案卷數(shù)控制在千位以內(nèi)為ID四、檔案保T7朋限衣的含義和作川檔案保管期限表就H主以表朋形式列舉的案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管歸限的一種指導(dǎo)性文件。它是作機關(guān)、檔案館鑒定檔案的價伯，確定檔案的保節(jié)期限的依據(jù)和析。FIL檻巢保管期限求的作用主要有第一，將定工作人員以擋Z擔(dān)保管JLI限表為依據(jù)和標準，容易統(tǒng)一認識有共同語言，可以I睦兔個人認識的同限性、片面性，以及由此I草成的判定檔案的價值過覺或過嚴的偏向，確保他巢價值鑒定的準確性，挺高工作質(zhì)量同時，又可避免山F鑒定T作人員思想不致而造成的爭論不休、猶豫不定的現(xiàn)象，1J11快工作進肢，提高效率。第二，惶案保管JLI限求上具體規(guī)定何中I擋來必須保存，何種檔案應(yīng)該銷毀，標準明偽，界限消楚，再加上有嚴格的銷毀檔案的批準、I監(jiān)T苗、注銷制且，就能有效地陽止人們有意或無意地錯誤銷毀I案，維護檔案的完整和L去全。第三，在立卷中，般要求適當照顧文件的保有價值，將具有不同保17價值的文件組成不同的案卷，個案卷內(nèi)只能有利而不能有附種或間種以上的保1WI限，經(jīng)驗表明以檔案保RRJUI限表作參考，文書主卷人員能較容易地區(qū)分文件的不同保在價值，比較準確地將LII1組成不同的案卷，并且初步確定其禮節(jié)期限，以后檔案館鑒定檔案的價值打F基礎(chǔ)。JI、梢來保管期限求的類型從我11日前的悄況來看料案保管用L限表的類型有以下五種L通用檔案保TRJLIJ限衣它是由國家拍案行政RFJFTRM門編制的，供全國各機關(guān)、附體、企業(yè)、市業(yè)單位鑒定料案價值時通川的檔案IH1JUI限表。建阿以米，我國先后制定、頒發(fā)布I執(zhí)行的通JTI檔案保管JVI限表有1956年，由中共中央辦公廳批準頒發(fā)的黨的機關(guān)檔案材料保1JUI表111957年，由國務(wù)院批準頒發(fā)的國家機關(guān)一般檔案材料保管期限參考表以1964年，國家檔案局將上述兩個保管期限表，修訂為黨政機關(guān)統(tǒng)一使用的機關(guān)文書檔案保管期限參考表試行草案1983年，國家檔案局制定、頒發(fā)了文書檔案保管期限表1987年12月，國家檔案局又制定、頒發(fā)了新的文書檔案保管期限表見附表1151。通用檔案保管期限表的特點是第一，它是確定全國各機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案材料的保管期限的依據(jù)和L標準，具有通用性。應(yīng)當指出，在這種保管期限表中，只是列舉了各機關(guān)都可能遇到的共有的文件種類，并指明其保管期限，但不包括各機關(guān)在各自特定職能活動中形成的某些特殊的專門文件的種類。第二，它是制定其他各種類型的檔案保管期限表的依據(jù)。各系統(tǒng)、各部門、各機關(guān)都可以按照通用表的原則精神，結(jié)合各自的實際情況，制定適合于本系統(tǒng)、本部門、本機關(guān)或同類型機關(guān)檔案特點的檔案保管期限表。在確定它們各種檔案的保管期限時，也應(yīng)當以通用檔案保管期限表的保管期限為依據(jù)。在一般情況下，它們的檔案保管期限表的保管期限可以略長于通用檔案保管期限表的保管期限。2專門檔案保管期限表它是由國家檔案行政管理部門會同有關(guān)主管部門編制的，供各機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位鑒定專門檔案時通用的檔案保管期限表。比如1962年、1966年和1984年，由財政部和國家檔案局先后共同制定、頒發(fā)的預(yù)算會計賬簿、憑證、報表保管期限一覽表、預(yù)算會計帳簿、憑證、報表保管、銷毀期限一覽表問時預(yù)算會計檔案保管期限表見附表1152，就是屬于這種類型的檔案保管期限表。它們是國家財政稅收機關(guān)和使用國家預(yù)算的各種機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位鑒定預(yù)算會計檔案這種專門檔案價值的統(tǒng)一標準。3同系統(tǒng)機關(guān)檔案保管期限表它是由主管領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)編制的，供同一系統(tǒng)內(nèi)各機關(guān)、單位鑒定檔案價值時通用的檔案保管期限表。這種檔案保管期限表須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)人批準后執(zhí)行，并報送國家檔案局備案，此外還要抄送各省自治區(qū)、直轄市檔案局。比如煤炭部行政、企業(yè)系統(tǒng)檔案材料保管期限暫行標準、中國人民解放軍文書檔案保管期限參考表，就是屬于這種類型的檔案保管期限表。4同類型機關(guān)檔案保管期限表它是由檔案行政管理部門或主管領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)編制的，供同一類型比如學(xué)校、醫(yī)院、工廠等各單位鑒定檔案價值時通用的檔案保管期限表。比如北京市各區(qū)人民委員會檔案材料保管期限表、湖南省湘潭市的學(xué)校文書檔案保管期限表，就是屬于這種類型的檔案保管期限表。5機關(guān)檔案保管期限表，供具體單位內(nèi)部使用它是各機關(guān)根據(jù)本機關(guān)檔案的具體情況編制的，供本機關(guān)鑒定檔案價值時使用的檔案保管期限表。它幾乎包括了一個機關(guān)或?qū)W校、工廠等在工作活動中可能形成的所有12伯來及其保管JLFJ限。比如巾華人民共和III天沖海夫文件保管朋限表，就是屬于這種類型的檔案保管陰限表T述各利類型的檔案似1WIJILI表之間具有定的關(guān)系。通M檔案似RWJ限表對其他四種料案似于WJJ恨表具古FH導(dǎo)忘義，機關(guān)料案保1WI限哀，必須以其他川種欄I案MTTJ町限表為依據(jù)1述的這種相TJJJLJ約關(guān)系，是具有中|到特包的社會E義檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級婦型原則的體劇，它有利于妥善地制定有關(guān)檔案保恬JJI咀表以及確定其保管JJI限附表文書檔案保管期限0L本級黨的代表大會、代農(nóng)會議、人民代點大會、人民代表會、政治協(xié)商會議，匯會、共青團、婦支聯(lián)合會代表會議的文件材料11通知、名單、議程、報告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、大會發(fā)言、提案、選舉紂J柴、討論通過的文件、決議、紀要、公擬、司主席|卻會議記錄、簡報、重要的照片、錄音像帶等文件材料永久12賀信、賀T址、時淪米跑過的文件長期13小組會議LI己址、參考文件、會議服務(wù)機構(gòu)的討劃、總結(jié)等文件材料短期2豐級黨委、人民代表大會、政治協(xié)商會議、工會、共古團、婦女聯(lián)合會的常委會、侖體委員會，政的黨委會、辦公會議的CJ材料21公報、決議、決定、記錄、紀要領(lǐng)導(dǎo)人UT活、討論I且過的文何材料永久22討論未通過的文科材料等短期3上級機關(guān)有開的重要會議文件材料3111主文件材料LWI32其他文件材料短WI4J二級機關(guān)頒發(fā)的文件材料41宦屬上級機關(guān)頒發(fā)的，屬本機關(guān)主信業(yè)務(wù)的和非直屬上級機關(guān)似發(fā)的釗對本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的亞耍的文件材料1久42直屬上級機關(guān)頒發(fā)的周本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的般文科材料蹄143其他需要執(zhí)行的文刊材料卻期5克和國家領(lǐng)導(dǎo)人、上級機關(guān)視察檢查本地區(qū)、本機關(guān)工作11形成的題詞、講話、錄像等重要艾刊材料革久6本機關(guān)黨組包括實行黨委制的黨委和行政辦公會的記錄、紀要、D論通過的文件永久7本機關(guān)召開會議的文件材料71本機關(guān)召開的工作會議和重要的專業(yè)會議文件材料3711通知、名單、日程、報告、講話、決議、決定、紀要、重要的聲像材料永久712典型材料、代表發(fā)言、簡報長期713小組會議記錄、參考材料短期72一般專業(yè)會議文件材料721紀要、通知、總結(jié)、講話、報告、重要的聲像材料沃期722典型材料、代表發(fā)言、簡報短期8本機關(guān)制發(fā)的包括與其他機關(guān)聯(lián)合制發(fā)的文件材料81方針、政策法規(guī)性的，重要業(yè)務(wù)問題的永久82一般業(yè)務(wù)問題的劇創(chuàng)83事務(wù)性有參考價值的短期9代上級機關(guān)起草并被采用的文件的毒后草稿91重要的法規(guī)性的長期92其他的短期10本機關(guān)各種普查工作形成的文件材料101綜合成果、專題成果、方案、總結(jié)、報告永久102原始記錄長期11本機關(guān)專題、典型的調(diào)查報告111重要的永久112一般的短期12本機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復(fù)，下級機關(guān)的請示、報告與本機關(guān)的批復(fù)、批示121方針政策性的重要問題的永久122一般事務(wù)性問題的短期13本機關(guān)工作活動的工作總結(jié)、報告131主要職能活動年度和年度以上的、重要專題的永久132半年的、季度的、一般性的長期14本機關(guān)計劃、規(guī)劃、控制數(shù)字141年度和L年度以上的永久142年度的、月份的短期15本機關(guān)的統(tǒng)計報表151匯總的、年度和年度以上的、專題的永久152季度、月份的短期16本機關(guān)機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織簡則、工作條例、人員編制、啟用印信文件材料永久17干部任兔的文件材料14171本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人，本機關(guān)對直間單位領(lǐng)導(dǎo)人任兔的文件材料本久172本機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)負責(zé)人的任免材料L呈陽18本機關(guān)必動模范、先進工刊者等的文件材料永久181I級以上的182地、縣級以下的KJUI19本機關(guān)對有關(guān)人員的處分材料191影響大、問兇嚴亞的111D永久192一般的長期20干部LPL工錄用、轉(zhuǎn)IE、調(diào)資、定級離I叢休、職務(wù)聘任、復(fù)轉(zhuǎn)、撫恤、死亡等立卡|材料1在121本機關(guān)職工調(diào)ILR作的行政、二資、黨團組織關(guān)系的介紹信及在根民坤22本機關(guān)職工JL員名冊本久23本機關(guān)中黨、111、工會的基層組織形成的工作報告、總結(jié)、會議文件和11員名JVT等文件材料LUVI24本機關(guān)組織沿革、大事記永久25本機關(guān)及本機關(guān)批準的有關(guān)M城變化和解決地抖糾紛、征用二U血的文件材料永久26本機關(guān)財產(chǎn)、物資、檔案悖的交接憑證長期27本機關(guān)編輯的1反映主要職能活動的出版物定析和樣本水久28本機關(guān)與國內(nèi)外有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書等文卡|材料281肯歷史意義和民運利用價值的7久長期282重要的283，1性的聲在WI29本機關(guān)關(guān)于山L王1考察、友好往米、參加會議等外事情動形成的文件材料291重大研動的K要文件永久292一般活動的審批手續(xù)、考察報告長WJ293其它文件材料短期30機關(guān)之間協(xié)商工作的往來文件材抖短期31同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文科材樹撾周32本機關(guān)處理人民來借來訪的文中|材料久則川則本長短短321有省以上領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理約束的322有上級機關(guān)或木機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理紂I呆的323其他有重要處現(xiàn)結(jié)果的324ILI旬處班主L呆的1533下級機關(guān)報送的總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表331年度和年度以上的總結(jié)、統(tǒng)計報表，重大問題的專題報告長期332年度以下的總結(jié)、統(tǒng)計報表，一般專題的報告和備案的短期附表預(yù)算會計檔案保管期限表直主主IL|刪檔案名稱備注會總預(yù)計算算單會位計預(yù)|稅收會計一、會計憑證類L國家金庫編送的各種報表及繳庫返庫憑證|年卡年I年2各收入機關(guān)編送的報表3單位預(yù)算會計各種原始憑證和記帳憑證卡五年但括傳票匯總表共存叩根聯(lián)1銷古4各種完稅憑證和繳、退庫憑證1五年釘號立后保管工5財政總預(yù)算會計撥款憑證及其他會計憑證十五年6農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證十五年7涉及外事的會計憑證永久永久永久二、會計帳簿類8日T己貝T五年1五年9總賬1五年|五年卡五年稅收日記帳總帳和稅收票證分類出納賬|蘭卡10明細分類、分戶或登記簿1五年十五年|五年一十五年現(xiàn)金山納賬、銀行存款帳二五年12哥在預(yù)弈否計固定資產(chǎn)固定資產(chǎn)明細賬卡片13報廢清理后I年。一、會計報表類14各級財政總決1F永久15各級行政事業(yè)單位決算|年永久稅收年報決算1年永久16口國家金庫年報決算1年永久IFJ建設(shè)銀行基本建設(shè)撥、貸款年報決算1816斗墜孫L一FF迭的保管工|叫屈預(yù)算合計句報百E|判且限算合計月和主制五單位預(yù)輒會計月、芋JT報農(nóng)FF五，同上其中1電報報T2保懺F年，稅收告討JU在包NI票證JUI11年所屬稅OB革L(fēng)天報邊的TI年四其他類|刻會計格交情冊十五年十五年十五1間會計擋在保管消冊仁LI4叫1問斗會專1脫銷毀消JDI仁L叫卡|一叫工LLI4說明稅也機關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費會計擋在促管閉眼，拍單位預(yù)算合計劇A0046999YFI軋六、檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)他案保管JLJJ限0，通常出順序號、條JK、保管期限、附注以及總的說明等部分組成。其中，條款和保管JLJJ限是主要項11L條款它是組類型相同的料案文件的名稱或標題。擬制條戰(zhàn)般要求反映山同一組檔案文十|的來源內(nèi)容和L形式，可以指出具體的作者、問題和L文種，也可以概括山其類型FTLL臺直各用飛各醫(yī)院、領(lǐng)導(dǎo)性文件、報表等兒來源、內(nèi)容和形式三者，11不絕對要求11俱全，而應(yīng)當根據(jù)梢來保管朋限求的適用范圍、各種檔案文刊的特點及其價值來1決定。必要時，在條款中應(yīng)當111山科案文件的川途平11可年程度OJLI土生是M執(zhí)行、批準、各案、參與等?？煽砍潭仁侵窻ZP稿、定稿、正本、自I本等。每條款應(yīng)當代表一組有內(nèi)在聯(lián)系的價值相同的檔案文件。有時，為了使條款簡沽醒目，也可以14具有不同價伯國的而告聯(lián)系的組檔案文件寫成一個條，繭，在條款節(jié)面分別FRIJT其不同的IIIL1JU1恨。條款文字EZ力求簡RLJL扼要，附確無誤，什平訊法邏IL。同時，條款般不宜擬得過多過細，但也不要過于概括，而應(yīng)吁以便于使川為原則10Z保JUJ限它是根據(jù)芥類檔案的似在價值確定的。正確的似于RWI限，應(yīng)氣是客觀布在的儼I案保T價值的反映。保竹JVI限的JII分是檔案價仙鑒定工作的斗主要任務(wù)，保竹JVI限劃分得始否恰當，是衡量檔案價值將定工作質(zhì)量高低的主要標準B正天L為如此，我們在編制也案保管期限表I時，應(yīng)當重點研究如何劃分保鋁期限這一核心問LIHE根據(jù)1987年12片4ICJ國家檔案局頒發(fā)的4關(guān)F機關(guān)檔案保管陰限的現(xiàn)定，也案FFJTFLDRFIPL限定為永久、長期和知17期三種。長期為1650年左右，短期為15年以下。1永久保管。凡是反映機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。它主要包括本機關(guān)制定的屬于法規(guī)政策性的文件，處理重要問題形成的文件材料，重要會議的主要文件材料，重要的請示、報告、總結(jié)，綜合統(tǒng)計報表，機構(gòu)演變、機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級機關(guān)頒發(fā)的針對本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料。2長期保管。凡是反映本機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的文件材料，列為L三期保管。它主要包括本機關(guān)一般工作問題的文件材料，一般會議的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料，下級機關(guān)報送的重要總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。3短期保管。凡是在較短時間內(nèi)對本機關(guān)有參考利用價值的文件材料，列為短期保管。它主要包括本機關(guān)一般事務(wù)性的文件材料，上級機關(guān)和同級機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料，下級機關(guān)報送的一般工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。3附注它是在條款之下對條款及其保管期限所作的必要的注解或說明。比如對條款中重要的和一般的可以注釋為重要的是指方針政策性或重大問題的、具有科學(xué)歷史價值的文件材料，一般的是指一般業(yè)務(wù)和事務(wù)性問題、科學(xué)歷史價值不大的文件材料。再比如一些合同、協(xié)議書、借據(jù)的保管期限，往往需要從有效期滿后算起，可以在保管期限的后面注明失效后的字樣。4類別條款的分類，就是將條款按照一定的方法歸納起來，分成不同的類別。這是為了使條款條理清楚，便于鑒定工作人員運用檔案保管期限表中列舉的各個條款來分析和判定檔案的價值。檔案保管期限表的條款，一般是按照其內(nèi)容來分類的，也有按照各組文件的來源或形式分類的。檔案保管期限表劃分類別的數(shù)量和類別的設(shè)立，是由檔案保管期限表的類型以及各個檔案保管期限表的具體情況決定的。對于那些條款少的檔案保管期限表，也可以不分類，不設(shè)類別。不過，無論分類與否，各個條款均須按照一定的順序加以系統(tǒng)的排列。5順序號檔案保管期限表的各條款按分類系統(tǒng)排列后，必須在各條款前面統(tǒng)一編順序號。編號的目的是固定條款在分類和系統(tǒng)排列后的位置，但更重要的是它可以作為鑒定工作人員使用檔案保管期限表鑒定檔案價值時引用條款的代號O6總的說明18氈一般應(yīng)當扣山檔案保管WJ限衣的遠月范圍，制定檔案保告別L嘆衣的根據(jù)，保管WJ限衷的約構(gòu)，保竹JM恒的計算J法，以及其他應(yīng)當說明的事I頁?！緳n案的鑒定】鑒定檔案價值的基本工作萬法現(xiàn)行機關(guān)料來價值的鑒定1作一般是吐機關(guān)悄案至?xí)臅块T、業(yè)務(wù)部門共同進行的，在現(xiàn)行機關(guān)，通川由機關(guān)世I案室會同文1部門、業(yè)務(wù)邱門制定機關(guān)檔案保竹別限表，經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準后執(zhí)行，文I部門、業(yè)務(wù)部門據(jù)此進行檔案價值鑒定工作，在每年市縣歸擋的案卷的封而上注明其保管期限。特案卷歸檔時，檔案室在檢查案卷質(zhì)量的IJH才，須結(jié)合檢查其保管期限是有準確爾后，每年或創(chuàng)隔數(shù)年由機關(guān)檔案室負責(zé)將保管期淌的檔案揀出，經(jīng)市闌，認定無須繼續(xù)保存的11可銷毀。當檔案京保存有未經(jīng)鑒定的檔案時，斗干數(shù)量不多，則可山檔案室負責(zé)完成對該部分悄來價值的鑒定工作的全部任務(wù)1I5TT未虹、鑒定的檔案數(shù)里較多111可在機關(guān)辦公廳室的領(lǐng)導(dǎo)下組織機關(guān)內(nèi)各文書、業(yè)務(wù)部門共同鑒定，由怕案室交代鑒定原則、標準各部門各自鑒定其本身形成的檔案的價值，最后由檔案室統(tǒng)一檢查、驗收鑒定也ZE價值的基本工作方法是直接鑒定法，亦即JJJ過直接市查船來來鑒定檔案的價值。采用直接鑒定法鑒定創(chuàng)爽的價值，主要包括以F兩層含義1要求鑒定1作人員，棍據(jù)鑒定檔案價值的原則和標準，按照棉奈的實際情況直接判定檔案價值，這是因為，檔案保1LJPJ限表的條款不可能反映山實際檔案的一切特點，而且也不可能也衍所有的檔案，所以，切檔案不可能部通過欄I案保竹WJ11表米鑒癥。|叫1時，根據(jù)檔案保管期限表鑒定檔案的價值，亦劍LDH直接審查了檔案的實際情況后，才能確切地如LI芷它適合于參照檔案保管期限表的圳一個條款確定保管昂11悅目2要求鑒定I作人員逐刊、運頁地審查檔案，而不是僅僅根據(jù)毛主同錄卷內(nèi)文11FI錄取I案卷題名判定檔案的價值一般地說，上述的日錄、題右，應(yīng)當并能夠確切地反映伯來的內(nèi)容和成分。然而在實際T作巾還往往存在萄些1M鹽低劣的日錄、題名，如果根據(jù)它們米確定檔案的價值，就可能得山錯誤的結(jié)論。而且，即使是質(zhì)盤較好的日錄、也名，也不可能反映有關(guān)檔案價值的一切特征和L且岳，為了準確地判定他案的價值，亦須直接翻閱和審查檔案。直接接定法是保證植提價值鑒定工作質(zhì)量的重要方法，所以，在般情說下必須采用但是，采用直接鑒定法并不要求機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人、鑒定小組或鑒定委員會的全體成員M1111地、無休止地閱讀每一份檔案。至于應(yīng)當出誰直接審查擋案及市L到街案的詳細程度，可根據(jù)具體情況且過珩牢控。直接鑒定檔案一般是以案卷為單位進行的。如果個案卷內(nèi)有不同價值的檔案JJ兇門之間聯(lián)系密切，則可根據(jù)其中段立要的料案的價值確定該19案卷的保管期限如果在重要案卷內(nèi)發(fā)現(xiàn)個別無須繼續(xù)保存的檔案，而案卷業(yè)己裝訂好的，則不必揀出來銷毀如果在需要銷毀的案卷內(nèi)發(fā)現(xiàn)個別重要檔案，則須將其取出另行保存，其他檔案可銷毀。檔案的保存價值，有重要性和時間性兩方面的衡量標準。說檔案有重要的或一定的保存價值，就是指檔案在被利用的過程中發(fā)揮作用的大小說檔案有永久保存、長期保存和短期保存的價值，就是指檔案被利用時間的長短。在一般情況下，它們兩者是一致的。如1中國共產(chǎn)黨章程隊中華人民共和國憲法，它們無疑既是重要的，又具有永久保存價值。但是，有時檔案的重要性和保存時間的長短這兩者又有不一致之處。如一般機關(guān)的年度工作計劃是重要的，具有永久保存價值。而另一些重要機關(guān)的調(diào)動干部、轉(zhuǎn)移黨組織關(guān)系介紹信存根只具有長期保存價值，財務(wù)部門的原始憑證只具有15年的保存價值，能否說它們就一定不如L年度工作計劃重要呢不是如此。它們在其保管期限內(nèi)同樣是重要的。它們之所以沒有永久保存，主要是從可能被利用的時間的長短來決定的。而從其發(fā)揮作用的大小而言，很難說哪一種更重要，應(yīng)當說它們在規(guī)定的時間內(nèi)可能都是重要的。因此，在鑒定檔案的價值時，必須善于處理檔案的重要性和時間性兩方面衡量標準之間的關(guān)系，并對它們進行統(tǒng)一的、全面的分析、考察。在檔案價值分析中注意運用彈性原理。以彈性原理運用于檔案價值鑒定工作中，就是指分析檔案的價值必須留有余地，在關(guān)鍵環(huán)節(jié)保持可調(diào)性，事先應(yīng)當預(yù)備好可供選擇的多種調(diào)節(jié)方案，充分分析事態(tài)的多種可能發(fā)展趨勢和應(yīng)急措施，使檔案價值鑒定工作始終處于比較主動的地位。鑒定檔案的價值是人們對檔案被利用的可能性的一種估計和預(yù)測，難以做到完全準確。在具體鑒別某一份文件、某一個案卷，乃至某一部分檔案是否具有重要的保存價值，其保管期限劃定得高還是低，尤其是涉及到確定檔案是保存還是銷毀，而沒有把握時，運用彈性原理頗為必要。具體地說，也就是采取留有余地的彈性處理方法，。一般應(yīng)掌握保存從寬，銷毀從嚴孤本指其他單位、檔案館沒有重復(fù)的從寬，復(fù)本從嚴本機關(guān)的文件從寬，外機關(guān)的文件從嚴對介于兩可既可永久保存，又可長期保存既可長期保存，又可短期保存之間的文件，可采取就高不就低的方法處理即使對無須繼續(xù)保存的某些檔案，亦可判處銷毀，暫緩執(zhí)行等等。綜觀上述一系列彈性處理方法，其基本思想就是要極其慎重地判定檔案的價值，應(yīng)當留有以待一定的實踐檢驗的余地，以減少對檔案價值預(yù)測上的失誤，提高檔案價值鑒定工作的質(zhì)量?，F(xiàn)行機關(guān)的檔案價值鑒定工作，除了單獨進行外，有時還往往同檔案的整理工作結(jié)合進行。其一般方法是首先，在全宗內(nèi)文件分類過程中，剔除那些內(nèi)容重復(fù)和明顯沒有保存價值的文件，通常稱作不歸檔文件其次，在案卷編立過程中，利用立卷和擬寫案卷題名需要詳細閱讀文件的機會，鑒定檔案的價值，確定每個案卷的保管期限以及剔除無須繼續(xù)保存的文件最后，對揀出的需要銷毀的文件進行審查O倘若只對某一全宗的檔案作局部整理，如L調(diào)整案卷、修改案卷題名等，亦可結(jié)合進行檔案價值的鑒定工作。20二檔案價JTI鑒定工作的內(nèi)容一般地說，檔案鑒定工件包恬穩(wěn)定檔案的價伯和其偽囚目前，在他案館窒業(yè)務(wù)工作中經(jīng)MIIL行的鑒定工作主要赴指前者A所以，檔案94IEFT所說的檔案鑒定工作是指檔案價值的接定檔案價值鑒定工作是擋案館豐技陽、定的原則、標準和方法，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的拍案于以銷毀的一項檔案業(yè)務(wù)工作擋架價值鑒定1作的內(nèi)容主要包梢。制定檔案價值的統(tǒng)一標準及各種類型的檔案保管期限表具體分析料來的價值，劃分和確定不同保存價值的檔案的保管期限拍山無保存價值的啟L保管蠟滿的檔案F以悄賤，以及圍繞上21作1日開展的一系列鑒定組織T作。概括T述內(nèi)容，1主要是確定哪些檔案需要保汗和保存多L主時間，哪些檔案無須保存即可銷毀E但是，對上述存和毀FJJII由的工作內(nèi)容及其相互關(guān)系應(yīng)當有一個正確的、全面的認識和理解，