1、采采 購購 管管 理理 規(guī)規(guī) 范范撰寫人：李華英撰寫人：李華英 Email：Lihying21cn 目目 錄錄一、一、目的目的.3二、二、適用范圍適用范圍.3三、三、定義定義.3四、四、采購管理制度采購管理制度.3五、五、供應商選擇標準供應商選擇標準.4六、六、供應商選擇、評價和終止辦法供應商選擇、評價和終止辦法.41、供應商檔案管理要求.42、供應商選擇流程.53、供應商選擇視察表.64、合格供應商名錄.75、供應商資料卡.86、供應商考核辦法及考核表.97、終止供應商的報告.10七、七、采購流程采購流程.111、采購原則.112、常規(guī)采購.113、小額應急采購.12八、八、貨物檢驗貨物檢驗

2、.131、抽貨檢驗標準.132、貨物檢驗報告.14九、九、采購中心使命與績效考核采購中心使命與績效考核.151、采購中心工作使命.152、采購主管績效考核標準.15十、十、采購報告必需具備要素及分析圖表采購報告必需具備要素及分析圖表.16 一、一、目的目的規(guī)范采購操作步驟和方法，確保采購的質(zhì)量和采購要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。二、二、適用范圍適用范圍本規(guī)范適用于公司的設備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)不含公司長期代理產(chǎn)品等采購的控制。三、三、定義定義1、 供應商：是指能向采購者提供貨物、工程和服務的法人或其他組織。2、 合格供應商：是指經(jīng)過公司一定程序評審確定可以與公司合作的供應

3、商。3、 購物申請單：是必需求部門依據(jù)必需要采購的項目所填寫并提交給采購中心的單據(jù)，此單據(jù)須有部門經(jīng)理和其他審核權(quán)限必需簽批。4、 供應商選擇視察表：是確立為公司供應商前對供應商進行評估的表格，一般由采購主管對供應商進行視察并填寫此表，填寫完畢后交商務經(jīng)理與運作中心總監(jiān)時行審批。5、 供應商考核表：是每財年度對供應商交貨準時率、品質(zhì)和售前售后服務等進行視察的的表格，依據(jù)考核決定是否與該供應商持續(xù)合作。6、 終止供應商的報告：是指供應商發(fā)生惡劣服務、嚴重品質(zhì)狀況或考核不合等提出與其終止合作的報告，此報告由相關權(quán)責部門向采購中心提出，由采購主管填寫逐級上報審批。7、 抽貨檢驗標準：此標準是對采購物

4、品進行檢驗的參照標準，由技術部門或其他相關權(quán)責部門編寫交采購中心匯總成冊。8、 貨物檢驗報告：是貨物驗收部門和人員對貨物進行驗收后對所采購貨物給出驗收報告和處理看法。四、四、采購管理制度采購管理制度潔自律，嚴守工作紀律。不接受供應商禮金、禮品和宴請；嚴格遵守采購規(guī)范流程，按流程辦事；能及時按質(zhì)按量地采購到所必需物品；嚴格供應商選擇、評價、甑選以確保供應商供貨質(zhì)量；強化采購的事前管理，建立完善的設備價格信息檔案，以有效地控制和降低采購成本 并確保采購質(zhì)量；科學、客觀、認真地進行收貨質(zhì)量檢查；處理好與供應商的關系，幫助供應商解決一定的問題；認真分析采購工作，改善流程、規(guī)范和采購標準，提出有助改善公

5、司和供應商服務水平的建議；做好采購相關文檔的存檔、備份工作；在滿足公司必需求的基礎上最大限度降低采購成本；所有采購, 必需事前獲得批準. 未通過計劃并報審核和批準, ，除急購外不得采購，急購必需在申請單上注時“急購，并由總經(jīng)理總經(jīng)理補批；凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中計劃辦理采購，可以核定物品項目，通知各請購部門依計劃提出請購，然后集中辦理采購；采購物品在條件相同的前提下應在正在發(fā)生業(yè)務或已確認的供應商處購買， 不得隨意變更供應商；五、五、供應商選擇標準供應商選擇標準具有優(yōu)良的市信用和優(yōu)良的售前、售后服務能力和服務意識；注冊資金達到 50 萬以上的一般納稅人；健全的商務管理流程和制度；

6、優(yōu)良的財務狀況，至少可以給予七天以上帳期；具有優(yōu)勢的產(chǎn)品資源；相對有利于我公司的供配貨地理區(qū)位；積極的合作態(tài)度；六、六、供應商選擇、評價和終止辦法供應商選擇、評價和終止辦法供應商的資質(zhì)水平直接關系到供貨的質(zhì)量、售后服務水平和重大產(chǎn)品問題的處理等儲多問題，更有重大品質(zhì)、售后事件等的處理態(tài)度、反應的及時性都與供應商本身的資質(zhì)、能力有關。因此有必要嚴格地篩選、考核供應商，對不合格供應商制訂相關終止辦法。對供應商資信由高到低分為 A、B、C、D 四類。具體定類辦法參見供應商考核辦法及考核表 。1、供應商檔案管理要求、供應商檔案管理要求關于供應商的管理，要求建立存檔文檔表格和電子表格，存檔文件包涵供應商

7、選擇視察表 、 供應商名錄 、 供應商資料卡 供應商考核表 、 詢價記錄 、 采購記錄 、到貨檢驗報告和終止供應商的報告 ，以及其它和往來單據(jù)等資料文檔。電子文檔、表格按公司要求進行統(tǒng)一備份存檔管理。2、供應商選擇流程、供應商選擇流程專業(yè)媒體市場走訪專業(yè)網(wǎng)站各種名冊客戶介紹展覽會和行業(yè)活動名片篩選待選擇的供應商進行資信調(diào)查考 察上門了解經(jīng)濟實力信譽財務狀況優(yōu)勢產(chǎn)品資源管理水平營業(yè)執(zhí)照稅務登記證視察結(jié)果報告商務經(jīng)理審批運作中心總監(jiān)審批正式洽談選擇供應商的程序流程圖選擇供應商的程序流程圖3、供應商選擇視察表、供應商選擇視察表供應商選擇視察表供應商選擇視察表視察人： 年 月 日待選供應商基本資料待選

8、供應商基本資料名稱法人代表：地址：郵 編： ：聯(lián)系人： ：經(jīng)營性質(zhì)：主營產(chǎn)品：具體評價指標具體評價指標序號評價辦法結(jié)果備注1注冊資金數(shù)額是多少2是不是一般納稅人3上年度銷售額是多少4給其他商家賬期一般是多久經(jīng)濟實力經(jīng)濟實力5一共有多少員工序號評價辦法結(jié)果備注1被媒體曝光次數(shù)2業(yè)內(nèi)口碑3有哪些假貨/水貨市場信譽市場信譽4售后服務水平怎么樣序號評價辦法結(jié)果備注1與主營產(chǎn)品廠家的關系代理/經(jīng)銷/總代2給不同渠道的價格結(jié)構(gòu)及毛利3相關產(chǎn)品線是否齊全優(yōu)勢資源優(yōu)勢資源4最短送貨時間是多久序號評價辦法結(jié)果備注1業(yè)務人員有沒有怠慢顧客現(xiàn)象2對售前咨詢有沒有耐心講解3有沒有完善的貨物進出流程管理水平管理水平4員

9、工是不是大小事情都要請示批示看法批示看法商務經(jīng)理看法商務經(jīng)理看法 簽名： 運作中心總監(jiān)運作中心總監(jiān)看法看法 簽名： 視察結(jié)果視察結(jié)果推舉為 C 類認可供應商 推舉為 D 類認可供應商 不能推舉為供應商4、合格供應商名錄、合格供應商名錄合格供應商名錄合格供應商名錄表格更新日期： 年 月 日序號序號編號編號企業(yè)名稱企業(yè)名稱等級等級地址地址提供的產(chǎn)品提供的產(chǎn)品及折扣及折扣聯(lián)系人聯(lián)系人 備備 注注5、供應商資料卡、供應商資料卡供應商資料卡供應商資料卡供應商編號：供應商編號： 建卡日期：建卡日期：產(chǎn)品類別：產(chǎn)品類別： 建卡人：建卡人：公司名稱聯(lián)系人/職務公司地址電 話傳 真?zhèn)}庫地址電 話傳 真開戶行帳

10、號公司類別 代理商 代理級別： 生產(chǎn)商創(chuàng)立時間注冊資本法人代表公司性質(zhì)公司規(guī)模管理層技術人員一般員工合計人數(shù)人 員構(gòu) 成比例經(jīng)營范圍序號考 核年 度準時交貨率品質(zhì)服務總分評等考核表編號備注6、供應商考核辦法及考核表、供應商考核辦法及考核表供應商的考核采用財年度考核辦法，由采購中心征集各方看法匯總成考核評語，再由相關權(quán)責部門給出評審看法，最終由運作總監(jiān)決定是否終止供應資格。供應商考核表供應商考核表NONO：PUR-KS-PUR-KS-流水號流水號供應商名稱考核日期主要考核人產(chǎn)品名稱考 核 評 語評分等級準時交貨率品質(zhì)服務考核內(nèi)容其它綜 合評 價意 見是否取消其資格各權(quán)責部門審批看法7、終止供應商

11、的報告、終止供應商的報告終止供應商的報告終止供應商的報告年 月 日供應商編號：供應商名稱：建立聯(lián)系時間：最初聯(lián)系人：目前聯(lián)系人：來往主要業(yè)務：終止原因：目前來往財、物、帳等狀況：終止該供應商可能造成的影響：終止供應商的步驟：終止供應商申請人簽字：商務經(jīng)理簽字：運作總監(jiān)批示：七、七、采購流程采購流程1、采購原則、采購原則采購經(jīng)辦人員接獲請購單后應依請購的緩急，并參照市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，必需精選三家以上的供應商進行詢價、比價并經(jīng)分析后議價。采購申請人在采購過程提出撤消采購申請時，采購經(jīng)辦人員要及時轉(zhuǎn)入撤消程序，即中止本次采購作業(yè)，并在相關單據(jù)上加蓋“撤消章。采購經(jīng)辦人員詢價完成

12、后，于請購單詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂定購廠商交貨期限與報價有效期限經(jīng)主管審核，并依請購核決權(quán)限呈核2、常規(guī)采購、常規(guī)采購業(yè)務人員業(yè)務人員采購中心采購中心商務部經(jīng)理商務部經(jīng)理財務部門財務部門詢價請求詢價填寫購物申請表部門經(jīng)理審批否結(jié)束是議價是否 A 類供應商是采購確定最終供應商應付款3、小額應急采購、小額應急采購必需求人必需求人采購中心采購中心商務部經(jīng)理商務部經(jīng)理總經(jīng)理室總經(jīng)理室財務部財務部提出采購必需求詢價/議價補簽字填寫購物申請單注明應急采購實施采購補簽字主管補簽補簽字應付款八、八、貨物檢驗貨物檢驗1、抽貨檢驗標準、抽貨檢驗標準來料名稱來料名稱抽樣數(shù)抽樣數(shù)驗收準則驗收準則接收數(shù)量接收數(shù)量計算

13、機主機100%1)運行測試正常，配置正確2)機箱無破損、變形3)全新設備不合格拒收CPU100%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收內(nèi)存100%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收主板100%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收硬盤100%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收板卡顯示卡、網(wǎng)卡、聲卡等100%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收軟盤驅(qū)動器100%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收光盤驅(qū)動器100%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無

14、破損、變形不合格拒收鍵盤50%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收鼠標50%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收顯示器100%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收UPS100%1) 運行測試正常，配置正確2) 機箱無破損、變形不合格拒收網(wǎng)絡交換機100%1)運行測試正常，配置正確2)機箱無破損、變形不合格拒收路由器100%1) 運行測試正常，配置正確2) 機箱無破損、變形不合格拒收集線器100%1) 運行測試正常，配置正確2) 機箱無破損、變形不合格拒收網(wǎng)線30%1)機箱無破損、變形2)原廠包裝和無開箱痕跡3) 全新產(chǎn)品不

15、合格拒收接插件面板、模塊等30%1) 機箱無破損、變形2) 原廠包裝和無開箱痕跡3) 全新產(chǎn)品不合格拒收2、貨物檢驗報告、貨物檢驗報告NO：供應商： 檢驗日期： 年 月 日產(chǎn)品名稱型號規(guī)格來貨數(shù)量來貨日期抽樣數(shù)量驗驗 證證 記記 錄錄序號驗證項目標準要求實測結(jié)果結(jié)論驗證結(jié)論： 檢驗人： 復核：不合格批處理看法： 可用 挑選 囗換貨 囗退貨 審批： 九、九、采購中心使命與績效考核采購中心使命與績效考核1、采購中心工作使命、采購中心工作使命i.建立供應廠商與價格記錄；ii.采購方式設定及市場行情調(diào)查；iii.詢價、比價、議價、定購工作；iv.送貨進度控制與逾送催促；v.來貨質(zhì)量、數(shù)量異常處理；vi

16、.付款整理、檢察；vii.提交采購工作報告。2、采購主管績效考核標準、采購主管績效考核標準采購主管的績效標準采購主管的績效標準工作使命工作使命績效指標績效指標績效標準績效標準完成項目所必需的采購工作使申請部門得到所必需的設備和材料1.一個月內(nèi)各部門投訴沒有在承諾的期限內(nèi)得到設備或材料的次數(shù)不超過 1 次；2.一年內(nèi)因采購的設備型號錯誤造成的退貨次數(shù)不超過 2 次；3.項目采購的成本控制在預先設定的范圍內(nèi)。優(yōu)秀績效的表現(xiàn)：盡可能地推遲付款時間；控制進貨速度，使庫存最??；向多方供貨商詢價，得到性價比最正確的供貨。改善采購的工作流程和標準改善了的流程或標準上級主管人員對以下方面表示滿意：*所有的采購有關流程和工作標準每年至少進行 一次修訂；*相關的規(guī)定得到了正確的公布和溝通；*在流程中能夠合計到對不同狀況的區(qū)別對待。供貨商關系管理供貨商關系1.對大的供貨商能定期進行拜訪；2.供應商總數(shù)減少，使供貨更為集中。優(yōu)秀績效的表現(xiàn)：能夠幫助供貨商解決一定的問題。向管理層提供采購報告管理層所得到的信息管理層對如下方面表示滿意：*提供的采購報告有意義；*報告有助