1、咨詢報告的寫法正確地撰寫報告 在咨詢工作中，書面交流能夠彌補口頭的不足。而在某些情況下，書面報告會成為主要的或唯一的交流渠道。報告除了歸納和傳遞信息、激勵客戶采取行動之外，對客戶還具有其他重要的作用，報告的質(zhì)量和說明在很大程度上決定著咨詢師在執(zhí)行咨詢?nèi)蝿者^程中的影響報告還影響咨詢師的總的信譽。當咨詢師和客戶個人之間的交往受到限制時（比如，客戶從好幾個咨詢師那里得到不同的書面報告而從中擇一時），報告的說服力就成為報告至關重要的作用。一份出色的咨詢報告應達到以下三個基本標準：·第一，要友好面對讀者，針對客戶的背景、需求和愛好，選擇報告的結(jié)構(gòu)、文體、術語、論點以及其他特點。最根本

2、的問題是："什么樣的報告能最好地服務于客戶，并易于客戶閱讀并理解"，而不是"我們公司愿意出具什么樣的報告？"當然，在大多數(shù)情形下，客戶對報告并沒有什么特殊的偏好，而是讓咨詢師替他們選擇。盡管如此，還是要征求他們的意見，直接和客戶討論報告是會有很大的幫助的。·第二，報告應便于咨詢師撰寫。便于撰寫的文章才便于閱讀。況且，這樣做可以為客戶節(jié)約時間和費用。因為客戶要為咨詢師撰寫報告所花費的時間支付費用，而且要花費自己的時間來研究報告。在極端的情況下，一份撰寫得很不好的報告會使客戶心煩起到事與愿違的作用。·第三，也是最重要的，每一份報告的目的都

3、是為了傳遞特定的信息。在撰寫報告前，需要明確這一信息（或目的）。這樣做有助于確定報告的結(jié)構(gòu)，選擇適當?shù)奈捏w，并針對要向客戶傳遞的這一信息，組織論據(jù)的事實和信息。做為自檢，可以通過以下問題來檢查要撰寫的報告的必要性和目的-為什么這份報告是必要的？-它想表達什么內(nèi)容？-如何達到這一目的？-有沒有達到這一目的的更好的方法？-時機成熟了嗎？-誰會是這份報告的讀者？誰會是這份報告的使用者？在試寫報告的開場白時，可以采用這樣的開頭："本報告的目的是"。如果完成這個句子有任何困難，說明寫這份報告的必要性有待商榷。從上次報告到現(xiàn)在的時間間隔長短并不重要，重要的是咨詢?nèi)蝿赵诖诉^程中取得的滿意

4、進展，而且也為客戶所知曉，即使是在按照咨詢合同規(guī)定，非提交報告不可時，也應該先考慮上述問題，環(huán)境可能已發(fā)生變化，先前定的時間表也許不再適宜，也許根本不再需要這樣一份報告了，等等。原則上，除了直接證明結(jié)論或工作所產(chǎn)生的文件的信息外，咨詢報告不應重復從客戶那里得到的或早為客戶熟知的信息及有關背景情況的一般信息。信息的精華在于新聞。因此，報告的信息內(nèi)容應包括：-咨詢師首先發(fā)現(xiàn)的事實；-對已知事實重要性的新發(fā)現(xiàn)；-新發(fā)現(xiàn)的已知效果和迄今未知原因之間的聯(lián)系；-客戶存在問題的解決方法及方法的正確性；-向客戶表明他/她需要采取行動的情況以及其他能引起客戶注意的任何情況。  報告的結(jié)構(gòu)&#

5、160;應當根據(jù)報告的性質(zhì)和目的以及期望得到的反映，對內(nèi)容進行"最佳順序"的編排。做到這一點可能不容易。作者可能希望能夠?qū)φ麄€咨詢?nèi)蝿找约白稍冃〗M的整個分析思考過程，給予全面的描述，但客戶則更急于了解將為業(yè)務帶來可見改進的結(jié)果和建議。盡管作者希望讀者能從頭讀到尾，但誰也無法保證這一點，這也是書面交流的一個弊端。報告具有說服力就需要一個理性的推理積累過程而讀者卻不愿意重復這一過程。解決的辦法是在報告的開頭最好有一個吸引人的提要，提要主要描述報告的總旨及關鍵信息。這樣大多數(shù)工作繁忙的高級管理成員，即使不會逐章閱讀，也可以通過閱讀提要來了解報告的結(jié)構(gòu)和主要結(jié)論。再根據(jù)高級管理人員

6、的歸納，他們會選擇更加仔細地看一下報告的某些部分。內(nèi)容目錄也很重要（十分簡短的報告除外）；遺憾的是很多報告恰恰缺少這一項。內(nèi)容目錄最好是放在報告的最開始，即開頭是內(nèi)容簡介、前言、提要或任何其他章節(jié)。這樣做可能有助于在單獨的紙張或卡片上編寫標題和內(nèi)容摘要。然后可對這些卡片作出妥善的分類，以便擬定提綱和起草報告。對大標題、小標題等采用一套正規(guī)的數(shù)字和/或字母體系，有助于將報告的本文整理成合乎邏輯的結(jié)構(gòu)。每個數(shù)字后的文字可以用不同的格式打印。可以應用十進制方式，如：1、大標題1.1小標題1.1.1次小標題?；蛘哂脭?shù)字和字母方式，如：i、大標題1、小標題a、次小標題（1）列舉項目（2）列舉項目這種方式

7、的優(yōu)點在于，它能夠使作者考慮到問題的輕重緩急，確定哪些題目實際上是別的題目的小節(jié)，它可以促進報告結(jié)構(gòu)更有條理性，并可提出合理的布局，避免重復。例如，一份報告包括三個方面：采購、儲存和生產(chǎn)，對此作出的三個方面的說明：調(diào)查結(jié)果、做出結(jié)論和提出建議。下面的三種布局哪一種最好呢？1、調(diào)查1. 采購1.采購1.1采購1.1調(diào)查 1.1調(diào)查1.2儲存1.2結(jié)論1.2結(jié)論1.3生產(chǎn)1.3建議 2.結(jié)論 2. 儲存2. 儲存2.1采購2.1調(diào)查2.1調(diào)查2.2儲存2.2結(jié)論2.2結(jié)論2.3生產(chǎn)2.3建議 3、建議3.生產(chǎn)3. 生產(chǎn)3.1采購3.1調(diào)查3.1調(diào)查3.2儲存3.2結(jié)論3.2結(jié)論

8、3.3生產(chǎn) 3.3建議   4.建議  4.1采購  4.2儲存  4.3生產(chǎn)對于任一特別的報告，這些布局中總有一種是最簡單易行的，但是如果"調(diào)查"對客戶沒有什么新東西，那也無需對它們化力氣了。"結(jié)論"通常會直接導致"建議"，甚至可能整個報告只需按照上述第三欄第4項的格式編寫，建議本身要寫得使調(diào)查和結(jié)論更為清楚了。咨詢報告不同于研究論文，它所表達的內(nèi)容是為了激發(fā)和引導行動。每件事情都有輕重緩急、重要程度、利弊和目的；整理的方案有助于把上述諸點分選

9、出來。附錄有助于把一份報告中的詳細說明、清單、表格、圖表、圖解等抽出來，把它們放在報告中會打破閱讀的連貫性，而且在版面上也難于安排。報告的正文應便于閱讀，便于對概括性資料作快速的查閱，附錄能對報告中的某些項目作出補充。如果讀者遇到幾頁密密麻麻的數(shù)字表格，就不利于他們閱讀報告。但小表格或圖解，則無礙。它們有助于打破報告的單調(diào)性，傳遞有選擇的或總體性的信息，應在正文中予以保留。舉例來說，如果一份報告包括辦公系統(tǒng)的詳細說明，這種情況幾乎注定要入在附錄里面。這樣，在不破壞報告保密性的前提下，附錄在以后可以作為客戶通過操作手冊的一部分。在咨詢?nèi)蝿盏淖詈髨蟾嬷?，特別要對有關人員表示感謝，這里面也需要某些技

10、巧。如若一一列舉姓名，就一定不要有遺漏，因為每一個給予真誠幫助的人都希望在名單中看到自己的名字，與此同時，如果在名單中包括了某位與其說是幫助不如說是妨礙了工作的人的名字，那就有可能在周圍的人中產(chǎn)生各種復雜的想法，如果名單太長，則最好拿掉它并采用致以一般謝意，加上說明："要逐一提到每個人的名字是不可能的"。 撰寫報告 高級管理人員那里的報告堆積成山，他們討厭寫得冗長和粗糙的報告。因此，遵守某些原則是有益的。寫報告簡明扼要的原則把報告寫得盡可能短些。要考慮讀者的閱歷和經(jīng)驗。寫報告是為了說明問題，而不是為了嘩眾取虎。行文自然，效果最好的風格應是文體流暢，而不是

11、矯揉造作。句子要短；句子長短可以不一，但平均要在二十個字左右。避免復雜的句子，而且要精心選用長短詞語。選擇常用的文字，避免使用冷僻或繞彎的文字。除非肯定讀者確實熟悉，或者你自己深知其含義，否則應避免技術行話。避免使用給人造成有意把文章拉長的廢話。運用的語言應使讀者很容易想到所言之物。例如，起重機就該叫作起重機，不要叫"一個能提起東西的設備"用動詞表達行動，用主動語態(tài)表達力度，運用被動語態(tài)變換風格。要使報告的每一件事情都切合宗旨。要使報告包括宗旨所需要的所有觀點。保持文體勻稱-要根據(jù)每件事項的重要性分配篇幅的重點。保持"語氣"嚴肅，適合于表達嚴肅主題，不要

12、讓讀者從字里行間體會到言外之意；如果你這樣做，就有可能受制于讀者的想象力。在使用數(shù)字時要小心：數(shù)字本身往往就引人注意，要決定何時采用絕對值比百分比和比率更重要，何時百分比又比絕對值更有意義。引用其他來源的數(shù)字時，一定要正確；做估算時，要考慮其可靠程度和說得過去。如果引用其他文獻，要列出確切和完整的出處。當作者時間充裕時，不妨把完成的初稿擱置一、二天，然后再讀，就更容易看到所有的錯誤地方并加以修正，作者覺得沒問題了，還應該再讓別人讀一讀，執(zhí)行咨詢師草擬的報告，通常要請項目經(jīng)理或監(jiān)管人首先閱讀。在一般情況下，他能發(fā)現(xiàn)一些問題，而這些問題是缺少經(jīng)驗的咨詢師從來不會懷疑的?？墒?，這一點也有某些弊端：任

13、何報告總是可以不斷加以修改的，總想使它"盡善盡美"是難以以繼的。如同大多數(shù)的事情一樣，這里也有減少回報的關鍵點。撰寫報告過程中，咨詢師可能會發(fā)現(xiàn)最初選擇的報告提綱并不是最好的，這個時候就沒必要去堅持不順手的提綱，但是，如果先前的提綱是經(jīng)過客戶認可的，為避免可能的誤解，則應再次征得客戶對修改后提綱的認可。如果報告是由風格迥異的不同作者集體完成的，要事先為最后的編輯工作做準備。保持文體風格、布局、術語、章節(jié)長短等方面的連貫性和一致性是出色的報告所有的重要特征。 報告的打印 報告應該從各方面看都出自行家里手。它的封面和裝訂應該給人一個漂亮但不奢華的印象。里面，文字排版謀取應為裝訂和讀者做旁注留夠充足的空白頁邊。用激光打印機或類似設備打印出的報告應是無可挑剔的，不應有不該有的標記或改動。所有的圖形、表格、圖解都應該準確繪制，在各方面符合打印稿的標準。每個咨詢公司也許都有自己的標準格式，這不但便于區(qū)分同時便于報告資料在圖書館的歸檔和管理。不但封面，報告的內(nèi)容部分對章節(jié)、小章節(jié)等也有布局標準。在和某一特定報告的目的和實質(zhì)不沖突的前提下，可以沿用。供復制的最終稿應讓秘書/打字員毫無困難地準確識別。作